# Inventarizace IT systémů: 2–6 týdnů | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/cs/inwentaryzacja
Język: cs
Opis: Inventarizace IT systémů: kategorizace A/B/C/D, 16 dokumentů a nástrojů, 2–6 týdnů do jednání s vedením, pod limitem pro veřejné zakázky.

---

# Než do zavedení vložíte velké částky, *získejte jasný obraz toho, co už máte.*

Inventarizace IT systémů je uspořádaný registr aplikací, smluv, integrací, procesů a rizik organizace, zakončený jednou stránkou pro vedení; trvá 2–6 týdnů a je pod limitem pro veřejné zakázky. Inventarizace IT systémů a standardů architektury je nejmenší a nejlevnější krok na celém žebříčku digitalizace – a jediný, který dává kontrolu nad směrem na příštích 10 let úřadu nebo firmě, a ne dodavateli.

[Požádat o cenovou nabídku](https://krogis.pl/cs/inwentaryzacja#kontakt) [Co dostanete](https://krogis.pl/cs/inwentaryzacja#co-dostaniecie)

**List 0** archiv organizace **Současný stav** před inventarizací **Fotografie** ilustrativní

Jednostránkové shrnutí pro vedení

**Systémy organizace: stav a doporučení** 6 ze 14 systémů

- Oběh dokumentůSekretariátrozvoj do roku 2029C
- Finance a účetnictvíHlavní účetníbez API pro KSeFB
- Personalistika a mzdyPersonální odděleníaktuálníA
- Zákaznický servisOddělení služeb zákazníkůmbez integraceB
- Evidence majetkuTechnický odboraktuálníA
- Oběh faktur v KSeFbez vlastníkamezeraD

**2** ponechat **2** upravit **1** vyměnit **1** mezera

**Doporučení:** začít oběhem dokumentů; KSeF řešit integrací finančního systému, ne nákupem nového.

Příklad jednostránkového shrnutí pro vedení. Ilustrativní data.

## Otázky, na které je dobré znát odpověď.

Kladu je vedení, tajemníkům úřadů, starostům a předsedům představenstev dříve, než padnou rozhodnutí o dalším nákupu. Pokud na některou z nich zní odpověď „nevíme“, právě tady mohu pomoci.

1. **Kolik systémů skutečně máme, kdo je jejich vlastníkem a kdy končí jejich podpora?**
2. **Kterým smlouvám končí platnost a co pak uděláme?**
3. **Kde lidé ručně přepisují data nebo vedle systémů pracují v tabulkách?**
4. **Které systémy na sobě závisejí a co se stane, když jeden z nich přestane fungovat?**
5. **Zapadne další nákup do toho, co máme, nebo vytvoří další izolovaný ostrov?**

**Cena chyby.** Nákup bez znalosti toho, co už existuje, znamená zdvojené funkce, chybějící integrace a migraci, která opakuje chyby starého oběhu dokumentů. Poradce obvykle stojí méně než jedna špatně zvolená technologie, jeden nevhodný dodavatel nebo jedna past ve smlouvě.

## Co z toho máte.

### Klid

Jedna stránka pro vedení a úplný seznam systémů, smluv a rizik: víte, co máte, a můžete to ukázat zastupitelstvu, kontrolorům i auditorovi.

### Lepší výsledky

Další rozhodnutí i rozpočet stojí na faktech, ne na tom, kdo zrovna přijde s nabídkou.

### Méně útesů a chyb

Závislost na dodavatelích a data konce podpory vidíte dříve, než se z nich stane havárie nebo naléhavý nákup.

> „Upozornil na potřebu uspořádat informace o stávajících řešeních, jejich vzájemných závislostech a omezeních dříve, než úřad přijme další investiční rozhodnutí.“

**Krzysztof Pijanowski**, zástupce ředitele odboru digitalizace a informační společnosti, Úřad Lodžského vojvodství (Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego). [Celá reference](https://krogis.pl/cs/referencje#umwl)

## Sada, která by při samostatném objednání stála několikanásobně víc, *je součástí inventarizace.*

Vytvořená od nuly nezávislým poradcem a přizpůsobená Vaší organizaci – ne šablona, kterou si vyplníte sami. Celkem šestnáct dokumentů a nástrojů, které tvoří základ digitální transformace a realizace dlouhodobé IT strategie.

**Základy · kompletní sada dokumentů** 4 + 4 + 5 + 3 = 16 dokumentů a nástrojů

**Systémy organizace: stav a doporučení**

### Znalost současného stavu (4 dokumenty)

### Zobrazit seznam

- Jednostránkové shrnutí pro vedení: stav systémů, kategorie A/B/C/D a doporučení
- Zpráva z inventarizace – k předložení vedení, regionální účetní komoře (RIO), Nejvyššímu kontrolnímu úřadu (NIK) a auditorům EU
- Vyplněná inventarizační tabulka (35 atributů pro každý systém a kategorie A/B/C/D)
- Matice integrací se státními systémy (17 položek, stav, priorita, rizika)

**Smluvní ustanovení pro zadávací dokumentaci**

### Strategie a standardy do budoucna (4 dokumenty)

### Zobrazit seznam

- Strategie digitalizace na 10 let (regulace, architektura, AI, kybernetická bezpečnost, uvážlivý přístup ke cloudu, celkové náklady)
- Katalog technických standardů (API, ověřování, data, dokumenty, bezpečný vývoj, přístupnost)
- 20 vzorových smluvních ustanovení pro zadávací dokumentaci (otevřená API, plán ukončení, úschova zdrojového kódu, KSC/NIS 2/GDPR/AI Act)
- Zásady odpovědného využívání AI v souladu s AI Actem, s registrem využití AI v organizaci

**Registr rizik: tepelná mapa**

### Manažerské nástroje pro další projekty (5 nástrojů)

### Zobrazit seznam

- Šablona karty digitální iniciativy (business case)
- Šablona hodnoticí karty pro posouzení architektury pro architektonický výbor
- Metodika inventarizace – aby Váš vlastní tým IT mohl provádět další cykly
- Registr rizik (20 položek, hodnocení pravděpodobnost × závažnost, tepelná mapa)
- Plán řízení změn (organizační kultura, skupiny uživatelů a jejich systémy, strategie adaptace, komunikace, školení, měřítka)

**Doporučení pro vedení**

*14* systémů

*3* k výměně

*2–6* týdnů do rozhodnutí

### Komunikace a rozhodnutí vedení (3 položky)

### Zobrazit seznam

- Referenční diagramy architektury
- Slovník pojmů a zkratek (~150 pojmů)
- Prezentace pro vedení (12–15 snímků) a k tomu prezentační setkání v délce 60–90 minut, zahrnuté v ceně

## Stručně a soustředěně, *s minimální zátěží pro Váš úřad nebo firmu.*

1. Etapa 1 **Start** Úvodní workshop s vedením (starosta nebo generální ředitel, tajemník, IT) a inventarizační dotazník zaslaný útvarům a dodavatelům.
2. Etapa 2 **Analýza** Revize dokumentů, rozhovory s vlastníky systémů (5–10 × 45–60 min), technické ověření s IT. 1–3 dny schůzek s vlastníky procesů na místě, zbytek online.
3. Etapa 3 **Kategorizace** Návrh kategorizace A/B/C/D a validační workshop s vedoucími útvarů.
4. Etapa 4 **Rozhodnutí** Zpráva a kompletní sada dokumentů; příprava a vedení prezentačního setkání s vedením (60–90 min).

### Proč mi můžete důvěřovat

- Žádné obchodní vazby na dodavatele odborných systémů a platforem – hodnocení A/B/C/D bez střetu zájmů.
- Dohoda o mlčenlivosti před zahájením práce, případně ustanovení o mlčenlivosti v hlavní smlouvě.
- Všechny výstupy v upravitelném formátu, s nevýhradní a časově neomezenou licencí pro organizaci, včetně práva je upravovat.
- Práce bez přístupu k osobním údajům občanů nebo zákazníků; je-li přístup potřeba, samostatná smlouva o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR).

## Základy, které předcházejí každému rozhodnutí o zavedení.

Systém třídy EZD (elektronická správa dokumentů), e-úřad, oběh faktur v KSeF (státní systém e-fakturace), nová procesní platforma – každé z těchto rozhodnutí znamená velké částky a váže organizaci k dodavateli na roky. Inventarizace Vám ještě před tímto rozhodnutím dá objektivní znalost toho, co skutečně máte, v jakém je to stavu a co chybí – aby směr určovali Vy, a ne nabídka dodavatele.

## Tři pracovní proudy, *jedna sada dokumentů.*

- **Inventarizace systémů a odborných aplikací.** Každý odborný agendový systém (finance, personalistika a mzdy, EZD/EOD, daně, geodézie, školství, sociální služby, fakturace služeb), procesní systémy (oběh faktur a smluv, veřejné zakázky, výzvy k podávání žádostí) a infrastruktura a bezpečnost. U každého: dodavatel, licence, náklady, hosting, servisní smlouva, otevřenost API, soulad s GDPR/KSC/WCAG, připravenost na AI, rizika – k tomu mapa integrací se státními systémy a mapa závislostí mezi systémy. Zjišťujeme také, kde se v organizaci už používá AI, včetně nástrojů, o kterých vedení neví: pro jaké úkoly, s jakými daty a kdo za to odpovídá.
- **Kategorizace systémů metodikou A/B/C/D.** Každý systém je zařazen do jedné ze čtyř kategorií na základě pěti vážených hodnoticích dimenzí – viz „Kategorizace“ níže. Vyplněná matice kategorií se stává plánem kroků pro každý systém.
- **Standardy architektury a strategická dokumentace.** Kompletní sada dokumentů, která se přímo přenáší do každého budoucího IT zadávacího řízení – strategie, technické standardy, smluvní ustanovení, manažerské nástroje. Organizace tak může snižovat rizika a zajistit, aby budoucí investice odpovídaly přijatým standardům a jejím zásadám architektury a bezpečnosti.

## Před a po: kdo určuje požadavky.

| Bez inventarizace | Po inventarizaci |
| --- | --- |
| Zadávací dokumentace psaná podle nabídek dodavatelů. Požadavky často nakonec určují právě nabídky. | Zadávací dokumentace psaná podle skutečných potřeb – požadavky určuje zadavatel, dodavatel je plní |
| Ustanovení o otevřenosti a plán ukončení odložené s tím, že „možná je doplníme později“ | 20 vzorových architektonických ustanovení, povinných v každé IT smlouvě |
| Funkčně se překrývající systémy – organizace platí dvakrát | Přesně víte, co organizace má a kde jsou mezery – kupujete jen schopnosti, které chybějí |
| Dodatky ke smlouvě kvůli integracím opomenutým ve specifikaci, na náklady zadavatele | Katalog povinných integrací se státními systémy ve specifikaci od prvního dne |
| Riziko nesouladu s KSC/NIS 2/GDPR/AI Actem vyjde najevo až při auditu | Požadavky na soulad s předpisy zapsané ve specifikaci a vymáhané po dodavateli |
| Závislost na dodavateli – po letech nelze přejít jinam bez ztráty dat | Ustanovení o exportu dat, plán ukončení, úschova zdrojového kódu – zadavatel má plnou kontrolu |
| Chybějící zdůvodnění nákupního rozhodnutí, když se ptají kontroloři | Zdokumentovaná kategorizace A/B/C/D a zdůvodnění rozhodnutí |
| Žádosti o dotace EU bez pevného analytického základu | Podklady pro žádosti o dotace z EU, KPO a národních programů |

**Cena špatného rozhodnutí:** systém třídy EZD pro okresní úřad, procesní platforma nebo komplexní platforma e-úřadu patří k největším IT nákupům na mnoho let dopředu a víceletý provoz obvykle stojí 2–3krát víc než samotný nákup. Inventarizace stojí ekvivalent několika procent typického jednotlivého zadávacího řízení – je to nejlevnější způsob, jak pojistit kvalitu nákupního rozhodnutí.

## Co získáte. *Dokumenty jsou důkazem, ne cílem.*

- **Kontrolu nad směrem** Vy, a ne dodavatel, víte, co máte, v jakém je to stavu a co chybí.
- **Nižší výdaje** Zdvojené systémy, končící smlouvy a licence i skutečné náklady na provoz jsou vidět.
- **Klid při kontrole** Zdokumentovaná náležitá péče: písemný záznam o tom, co jste věděli, jaké byly možnosti a proč jste zvolili tu, kterou jste zvolili.
- **Rychlejší start dalšího projektu** Požadavky, matice integrací a smluvní ustanovení připravené před zadávacím řízením.

## Každý systém dostane jasnou kategorii a doporučený krok.

Najeďte myší na řádek nebo ho vyberte klávesou Tab a uvidíte příklad.

| Kat. | Definice | Typický krok |
| --- | --- | --- |
| A | Systémy v souladu s cílovou architekturou, vysoká vyspělostPříklad: personální a mzdový systém s platnou servisní smlouvou a otevřeným API. | Udržovat a řízeně rozvíjet |
| B | Správný směr, potřebuje úpravyPříklad: finanční systém bez integrace s KSeF. | Plán úprav, jednání s dodavatelem |
| C | Systém nese riziko – zastaralá technologie, konec podpory, závislost na dodavateli, chybějící integracePříklad: systém oběhu dokumentů, jehož dodavatel příští rok ukončí podporu. | Plán postupného vyřazení a náhrady |
| D | Chybějící schopnost v portfoliu, potřebná v horizontu 1–10 letPříklad: oběh nákladových faktur, který dnes běží přes e-mail a tabulku. | Stanovení priorit zavádění, volba modelu dodávky |

*20 %* *25 %* *20 %* *20 %* *15 %*

Hodnocení vychází z 5 vážených dimenzí: funkčnost a obchodní hodnota (20 %), architektura a otevřenost – API, integrace, standardy, připravenost na AI (25 %), bezpečnost a soulad – KSC/NIS 2/GDPR/KRI/WCAG (20 %), technologie a dodavatel – aktuálnost, podpora, závislost na dodavateli (20 %), ekonomika a celkové náklady na vlastnictví (15 %).

## Cena a podmínky.

Cena po rozhovoru

Cena závisí na počtu systémů a útvarů. Přesnou cenu stanovím po 30minutovém rozhovoru o velikosti Vaší organizace.

Pro srovnání: kompletní sada strategických dokumentů a standardů objednaná samostatně by stála několikanásobně víc.

- **Pod limitem pro veřejné zakázky.** Lze ji zadat bez řízení podle polského zákona o zadávání veřejných zakázek, podle vlastních vnitřních pravidel organizace.
- **Smlouva, která předává všechny výstupy.** Všechny dokumenty v upravitelném formátu, nevýhradní a časově neomezená licence, právo je upravovat.
- **Dohoda o mlčenlivosti před zahájením** a práce bez přístupu k osobním údajům.
- **Podklady pro žádosti o dotace.** Zpráva a strategie poskytují analytický základ pro žádosti o prostředky EU, z KPO a z národních programů.

## Nejde o zprávu do šuplíku. *Je to výchozí bod pro každý další projekt.*

01

### Nová iniciativa, např. systém třídy EZD nebo oběh faktur.

Metodika → karta iniciativy → posouzení architektury → ustanovení pro zadávací řízení → registr rizik.

02

### Zadávací řízení a jednání s dodavateli.

Katalog standardů, 20 smluvních ustanovení a hodnoticí karta – víte, na co se zeptat, ještě než usednete k jednání s dodavatelem.

03

### Integrace.

Matice integrací se státními systémy jako připravený výchozí bod pro každý budoucí integrační projekt.

04

### Pravidelná inventarizace.

Aktualizace každých 12–18 měsíců, kterou provede buď Váš vlastní tým IT podle stejné metodiky, nebo poradce formou aktualizace inventarizace.

## Na co se mě k této službě ptají nejčastěji.

### Jak dlouho trvá inventarizace IT systémů?

Obvykle 2–6 týdnů od podpisu smlouvy po prezentační setkání s vedením, podle počtu systémů. Na místě jsou jen 1–3 dny, zbytek probíhá na dálku. Koordinátor na straně organizace věnuje celkem zhruba 10 hodin.

### Máme termín pro zavedení. Nezdrží nás inventarizace?

Ne. Končí požadavky, smluvními ustanoveními a maticí integrací – tedy tím, co byste před zadávacím řízením stejně museli připravit. Přípravu řízení obvykle zkracuje, protože nahrazuje sběr nabídek dodavatelů jako výchozí bod.

### Co je kategorizace A/B/C/D?

Je to metoda hodnocení každého systému v pěti vážených dimenzích (funkčnost, architektura a otevřenost, bezpečnost a soulad, technologie a dodavatel, ekonomika a celkové náklady), na jejímž konci je každý systém zařazen do jedné ze čtyř kategorií: A (ponechat), B (upravit), C (naplánovat výměnu) nebo D (chybějící schopnost, kterou je třeba naplánovat).

### Týká se inventarizace osobních údajů občanů nebo zákazníků?

Ne – práce probíhá na úrovni systémů, smluv a konfigurace, bez přístupu k osobním údajům zpracovávaným v těchto systémech. Pokud by byl takový přístup v konkrétním případě potřeba, vyžadoval by samostatnou smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.

### Co se s výsledky inventarizace děje potom?

Stávají se výchozím bodem další práce: specifikace nového projektu, přípravy na jednání s dodavateli, žádostí o dotace a pravidelné aktualizace, kterou provádí Váš vlastní tým IT podle stejné metodiky. Nejde o zprávu, která skončí v šuplíku.

### Čím se to liší od bezpečnostního auditu nebo auditu souladu s KSC?

Bezpečnostní audit ověřuje soulad s konkrétní normou nebo předpisem a končí seznamem neshod. Inventarizace dává širší, obchodní obraz celého portfolia systémů – náklady, rizika, mezery, směr – a přímo se promítá do pracovních dokumentů pro další rozhodnutí, nejen do seznamu oprav.

### Zahrnuje inventarizace smlouvy a licence?

Ano. Registr aplikací u každého systému zaznamenává vlastníka, smlouvu, licenci, náklady a datum konce podpory. Je tak vidět, kterým smlouvám končí platnost, kde organizace závisí na jediném dodavateli a kolik provoz skutečně stojí.

## Začněme rozhovorem *o rozsahu a ceně pro Vaši organizaci.*

[Napište na: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Inventarizace%20IT%20%E2%80%93%20dotaz%20na%20cenovou%20nab%C3%ADdku) [Zavolejte: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- Odpovídám do 2 pracovních dnů
- První rozhovor: 30 minut, zdarma
- Cenová nabídka do 2 pracovních dnů po rozhovoru