# IT poradce pro samosprávy: inventarizace před EZD | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/cs/jst
Język: cs
Opis: Ohlášená povinnost systému třídy EZD, termín posunut nejdříve na rok 2029. Registr systémů a smluv, mapa oběhu dokumentů, jedna strana pro vedení a zastupitelstvo.

---

# Digitalizace úřadu znamená změnu toho, jak lidé pracují. *Systém je jen nástroj.*

Ohlášená povinnost zavést systém třídy EZD (elektronická spisová služba; termín posunut nejdříve na rok 2029), KSeF (národní systém e-faktur), KSC (zákon o národním systému kybernetické bezpečnosti), Centrální registr smluv: povinnosti přicházejí z různých stran, ale dopadají na tytéž lidi, odbory a rozpočet. Krogis radí obcím, městům a okresním samosprávám (polským powiatům), jak těmito změnami projít krok za krokem: co už úřad má, v jakém pořadí změny zavádět, jak připravit vedoucí a zaměstnance, jak vybrat dodavatele a jak po zavedení ověřit, že lidé opravdu pracují jinak. Jako externí poradce, bez nutnosti zřizovat nové místo, v rozsahu přizpůsobeném potřebám úřadu. Na začátek inventarizace: **2–6 týdnů**, pod limitem pro veřejné zakázky.

[Domluvit schůzku](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Rozhovor%20o%20digitalizaci%20%C3%BA%C5%99adu) [Co dostanete](https://krogis.pl/cs/jst#co-dostaniecie)

- Odpovídám do 2 pracovních dnů
- První rozhovor: 30 minut, zdarma
- Bez přístupu k údajům obyvatel

**Pohled B** zasedací sál **Ilustrativní fotografie** nezobrazuje konkrétní úřad **list 1** veřejný sektor – samospráva

**Wojciech Kroczak** Poradce pro řízení změn a digitalizaci. 2008–2026: projekty se samosprávami.

## Řízení změn v úřadu. *Typické projekty a co mění v práci lidí.*

Každý z těchto projektů končí formálním převzetím systému, ale výsledky se ukážou teprve tehdy, když zaměstnanci začnou pracovat jinak. Stejné principy, různé obtíže.

### Systém třídy EZD a elektronické vyřizování věcí

**Co se pro lidi mění:** spisy už neobíhají na papíře. Přidělování, schvalování, podepisování i archivace fungují jinak a vedoucí oddělení vidí věci svého oddělení v systému.

**Typická obtíž:** odbory postupují různým tempem a vedle systému ještě dlouho žije „souběžný papírový oběh“, protože působí bezpečněji.

**Na co se zaměřuji:** pořadí, v jakém odbory přecházejí, nejdřív příprava vedoucích oddělení, ambasadoři změny v každém odboru a jednoduché měřítko: kolik věcí se v systému skutečně vyřizuje.

### KSeF, e-Doręczenia, Centrální registr smluv

**Co se pro lidi mění:** nové povinnosti mění práci podatelny, účtárny a lidí, kteří mají na starosti smlouvy, a každá má jiný termín.

**Typická obtíž:** přicházejí ve stejnou dobu a dopadají na tytéž lidi. Každá zvlášť je zvládnutelná, dohromady je to víc, než lidé dokážou pojmout.

**Na co se zaměřuji:** jedna mapa všech změn v úřadu: co, koho se týká a kdy, a z ní pořadí prací, které lze obhájit.

### Integrace agendových systémů

**Co se pro lidi mění:** konec opakovaného přepisování týchž údajů mezi daněmi, financemi, personalistikou a oběhem dokumentů.

**Typická obtíž:** každý odbor je zvyklý na „svá“ data a bojí se, že nad nimi ztratí kontrolu.

**Na co se zaměřuji:** kdo odpovídá za která data, kdo rozhoduje o změnách a jak se odbory dozvědí, co tím získají.

### AI v úřadu

**Co se pro lidi mění:** jiný způsob přípravy dopisů, odpovědí a analýz, s člověkem, který výsledek kontroluje a odpovídá za něj.

**Typická obtíž:** obavy o pracovní místa a z odpovědnosti za chyby, a na druhé straně tiché používání soukromých nástrojů.

**Na co se zaměřuji:** pravidla používání, kdo odpovídá za rozhodnutí, kterými agendami začít a jak ukázat, že AI má lidem ulehčit práci, ne je nahradit.

**KSC a NIS 2.** Úřady okresních samospráv (polských powiatů) aOkresní úřady (polská starostwa) a orgánynbsp;orgány samosprávy vojvodství jsou základními subjekty bez ohledu na velikost, obecní úřad po překročení 50 zaměstnanců; podřízené organizace bývají důležitými subjekty. Pomáhám určit status celé skupiny a hlídám zavedení na straně vedení. [KSC z pohledu vedení](https://krogis.pl/cs/uslugi/koordynacja#ksc)

[Co je řízení změn a proč se vyplatí](https://krogis.pl/cs/zarzadzanie-zmiana)

## Jak úřadu pomáhám. *Od uspořádání systémů po průběžnou podporu.*

1. 01 **Inventarizace** IT – základ strategie digitalizace Než úřad začne plánovat nová zavádění, potřebuje vědět, jaké systémy používá, jak jsou propojené a kde jsou rizika a nesoulady. Tyto informace spojím do přehledné mapy, která umožní stanovit priority a naplánovat další kroky. Je to základ pro návrh architektury a tvorbu IT strategie – bez ní se o dalších změnách těžko rozhoduje s plnou znalostí věci. Výchozím bodem je [inventarizace IT systémů](https://krogis.pl/cs/inwentaryzacja).
2. 02 **Podpora tajemníka při zavádění systémů** Zavedení systému třídy EZD nebo jakéhokoli jiného systému vyžaduje víc než technická rozhodnutí: na nový způsob práce je třeba připravit i celý úřad. Zejména tam, kde nejsou rozsáhlé IT struktury, podporuji tajemníka při plánování dalších kroků a přípravě změny způsobu práce lidí – s oporou ve 20 letech zkušeností a osvědčené praxi zavádění. V jednáních s dodavateli kladu otázky, které se snadno přehlédnou, prověřuji vágní ujištění a odhaluji opomenutí dřív, než se z nich stane drahý problém. Pomáhám koordinovat práci odborů a IT, aby úřad věděl, co je třeba rozhodnout, kdo za co odpovídá a jak zavedením bezpečně projít.
3. 03 **Průběžná podpora tajemníka a vedení** Ne každé rozhodnutí o IT lze předvídat na začátku roku. Proto v dohodnutém rozsahu zůstávám k dispozici tajemníkovi a vedení: pomáhám posuzovat potřeby, stanovovat priority, dohlížet na projekty a jednat s dodavateli. Spolupracuji s vlastním IT týmem úřadu a podporuji vedení v rozhodování – aniž bych přebíral každodenní práci IT pracovníků.

## Otázky, na které je dobré znát odpověď.

Kladu je tajemníkům, představitelům okresních samospráv, starostům a finančním ředitelům dřív, než padnou rozhodnutí a začnou proudit peníze. Pokud na kteroukoli z nich zní odpověď „nevíme“, právě tady mohu pomoci.

1. **Jak zastupitelstvu vysvětlíme, na co jdou peníze na IT a proč právě tolik?**
2. **Víme, které digitální povinnosti se na nás už vztahují a které jsou zatím jen ohlášené, a kdo za ně odpovídá?**
3. **Bude výběr systému třídy EZD rozhodnutím, které obhájíme při kontrole?**
4. **Co se stane, když dodavatel zvýší cenu nebo ukončí podporu?**
5. **Přijmou zaměstnanci nový systém a kdo jim pomůže?**

**Cena chyby.** Špatně zvolený systém třídy EZD znamená roky práce v nevhodném oběhu dokumentů a drahou migraci o několik let později. Poradce obvykle stojí méně než jedna špatně zvolená technologie, jeden nevhodný dodavatel nebo jedna past ve smlouvě.

## Co získáte. *Dokumenty jsou nástroj, ne cíl.*

- **Klid při kontrole** Doložená náležitá péče: písemný záznam o tom, co jste věděli, jaké byly možnosti a proč jste zvolili právě tu, kterou jste zvolili. Pro Regionální kontrolní komoru (RIO), Nejvyšší kontrolní úřad (NIK) i zastupitelstvo.
- **Rozpočet, který obstojí před zastupitelstvem** Rozdělený na povinnost a investici, včetně nákladů nečinnosti, podaný jazykem, kterému zastupitelstvo rozumí.
- **Zkušený poradce u projektu, který jste dosud nedělali** Více než 20 let takových projektů, i v samosprávě, po boku Vašich vlastních IT pracovníků. Rozhodnutí zůstávají u Vás.
- **Zaměstnanci, kteří nový systém skutečně přijmou** Plán změny, školení a ambasadoři změny v každém odboru.
- **Méně utracených peněz** Nekupujete to, co už máte, a neplatíte za dodatky ke smlouvě kvůli integracím, které šlo předvídat.

## Co Vás čeká do roku 2029. *Každá položka začíná stejnou otázkou: co už úřad má?*

Povinností přibývá rychleji než odborných znalostí potřebných k jejich zvládnutí. Inventarizace je prvním krokem u každé z nich a stačí ji udělat jednou.

Stav ke 4. říjnu 2026. Zdroje: [EZD RP: termín ohlášený Ministerstvem digitalizace (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/ezd-rp--nadchodzi-era-bez-papieru-w-administracji-publicznej), [zákon o veřejných financích (čl. 238, návrh usnesení o rozpočtu)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20091571240), [novela zákona o národním systému kybernetické bezpečnosti (Sbírka zákonů 2026, položka 252)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000252), [Centrální registr smluv (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/finanse/centralny-rejestr-umow-jsfp--kluczowy-etap-1-lipca-2026-r), [limit zákona o veřejných zakázkách (UZP)](https://www.gov.pl/web/uzp/podwyzszenie-progu-stosowania-ustawy-prawo-zamowien-publicznych-i-ustawy-o-umowie-koncesji-na-roboty-budowlane-lub-uslugi), [KSeF (podatki.gov.pl)](https://ksef.podatki.gov.pl/), [e-Doręczenia (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/e-doreczenia).

## Tajemník na to nemusí být sám. *První takový projekt v tomto úřadu, ale ne první v mé praxi.*

Tajemník je jmenován, aby organizoval práci úřadu. Dnes mu na stůl dopadá zavedení systému třídy EZD, oběh faktur v KSeF i e-Doręczenia – velké IT projekty a ještě větší projekty změny toho, jak lidé pracují. Často jde o první takové projekty v jeho kariéře, vedené se dvěma či třemi IT pracovníky, kteří už mají plné ruce práce s chodem úřadu.

Přináším více než 20 let zkušeností s takovými projekty v různých organizacích a organizačních kulturách, i v samosprávě. V dohodnutém částečném rozsahu, jako externí poradenská služba, bez zřizování nového místa.

- Vím, jaké otázky položit dřív, než padne rozhodnutí.
- Pomáhám změnu provést tak, aby zaměstnanci nový systém skutečně přijali: komunikační plán, školení, ambasadoři změny v každém odboru, rozhovory s nepřesvědčenými. Radím ohledně strategie adopce u uživatelů.
- Hlídám dodavatele i harmonogram a tajemník dostává krátká shrnutí a rozhoduje tam, kde na tom záleží.
- U každého rozhodnutí zanechávám písemnou stopu pro případ kontroly nebo dotazů zastupitelstva.
- Rozhodnutí i odpovědnost zůstávají u vedení úřadu. Nespravuji systémy a nerozhoduji místo starosty: dodávám spolehlivé podklady pro rozhodnutí a pomáhám dohlížet na jejich provedení.

## Je to Vaše situace? *Čtyři věci, které je dobré vědět před prvním rozhovorem.*

### Co na ni často ukazuje

Běžně se stává, že termíny EZD, KSeF, KSC a Centrálního registru smluv leží v různých složkách a u různých lidí. Často nikdo neumí jednou větou říct, jaké systémy úřad má a kdo za ně odpovídá. Rozpočet na IT může být jediný řádek, který zastupitelstvo těžko řádně posoudí.

### Co se může stát, když to odložíte

Rozhodnutí pak mohou padat pod tlakem termínů, na základě nabídky dodavatele místo požadavků úřadu. Roste riziko dodatků ke smlouvám, zdvojených nákupů a závislosti na jediném dodavateli. U povinností podle zákona KSC za ně vedoucí úřadu odpovídá i poté, co je svěřil někomu jinému.

### Kdo bývá sponzorem projektu

Nejčastěji tajemník nebo finanční ředitel s jasným mandátem od starosty. Bez rozhodnutí vedení úřadu se obvykle nevyplatí začínat.

### Co nedělám

Nepřebírám povinnosti vedoucího úřadu, nespravuji systémy a nevydávám právní stanoviska. Rozhodnutí i odpovědnost zůstávají u úřadu.

**Nejmenší bezpečný první krok:** 30minutový rozhovor zdarma, potom inventarizace (2–6 týdnů, pod limitem pro veřejné zakázky). Do té doby se k ničemu nezavazujete.

## Povinnosti mají termíny a projekty své vlastníky. *Někdo musí vidět všechno najednou.*

EZD, KSeF, KSC, Centrální registr smluv a e-Doręczenia často dopadají na tytéž lidi. Termíny se mohou střetnout s běžným chodem úřadu a to, co se ví o postupu, se rozptýlí v e-mailech a v hlavách lidí. Pak často nechybí znalosti, ale trvalý řád práce.

V dohodnutém rozsahu udržuji tento řád na straně úřadu: každý úkol má vlastníka, termín a stav a tajemník i vedení vědí, jak věci stojí.

- Jeden registr povinností a projektů s vlastníkem, termínem a stavem, vedle něj registr rizik, rozhodnutí a dokumentů.
- Každý týden stav od vlastníků úkolů, krátká schůzka a zápis se seznamem úkolů a termínů.
- Připomínky, kontrola úplnosti dokumentace a včasné varování dřív, než termín uteče.
- Měsíční zpráva pro tajemníka a vedení, připravená i pro dotazy zastupitelstva nebo kontrolu.
- Nepřebírám realizaci a nerozhoduji za úřad: každý úkol má vlastníka na straně úřadu.

[Rozsah koordinace projektů a udržování pořádku v nich](https://krogis.pl/cs/uslugi#doradca)

## Postupy z papírové éry. *Dodržované ze zvyku, protože „tak se to vždycky dělalo“.*

Ve veřejných úřadech, ale i v profesních samosprávách a podobných institucích se mnoho úkolů dodnes vykonává podle postupů vytvořených pro analogový svět. Často už nikdo neví, proč se to dělá právě tak.

1. NejdřívInventarizace a popis současného stavu. Potom - co byste vůbec mohli chtít, - jak přistoupit k průzkumu trhu, - jaké nástroje použít: systémy pro oběh agendy, low-code platformu, automatizaci opakujících se úkolů (RPA), jednoduché nástroje AI, nebo někdy stačí obyčejný systém pro správu dokumentů.

Znalost trhu a dostupných řešení je moje největší silná stránka: pomáhá přizpůsobit nástroj problému, a ne problém nástroji, který někdo zrovna prodává.

## Co vedení uvidí po 2–6 týdnech.

Jednostránkové shrnutí, které můžete položit na stůl představiteli okresní samosprávy a finančnímu řediteli, prezentaci pro jednání vedení a úplnou sadu dokumentů pro příští výběrové řízení.

Jednostránkové shrnutí pro vedení

**Systémy okresního úřadu: stav a doporučení** 6 ze 14 systémů

- Oběh dokumentů (EZD PUW)Sekretariátvývoj do 2029C
- Finance a účetnictvíFinanční ředitelsmlouva do 2028B
- Personalistika a mzdyPersonální odd.aktuálníA
- Daně a poplatkyFinanční odborbez APIB
- Zeměměřictví a katastrGeodézieaktuálníA
- Oběh faktur v KSeFbez vlastníkamezeraD

**2** ponechat **2** upravit **1** nahradit **1** mezera

**Doporučení:** začít oběhem dokumentů ještě před výběrem systému třídy EZD. KSeF řešit integrací s finančním systémem, ne novým systémem.

Ukázka s ilustrativními daty; rozvržení odpovídá skutečnému dokumentu.

### Prezentace pro vedení, 12–15 snímků

Návrh osnovy. Setkání v délce 60–90 minut je v ceně.

1. **Cíl a rozsah inventarizace.** Co jsme započítali a co jsme záměrně vynechali.
2. **Mapa systémů úřadu.** Kdo je vlastní, kolik stojí, kdy končí podpora.
3. **Kategorie A/B/C/D.** Co ponechat, upravit, nahradit a co chybí.
4. **Rizika a jejich váha.** Registr 20 rizik s teplotní mapou, včetně KSC/NIS 2 a závislosti na dodavateli.
5. **Oběh dokumentů před výběrem systému třídy EZD.** Co migrovat, zjednodušit, integrovat.
6. **Varianty rozhodnutí.** Reálné možnosti s náklady a rizikem každé z nich.
7. **Náklady nečinnosti.** Co se stane, když do roku 2029 nic neuděláme.
8. **Rozpočet.** Rozdělený na regulatorní povinnost a investici, připravený na zasedání zastupitelstva.
9. **Doporučení a harmonogram.** První tři kroky a kdo za ně odpovídá.

[Úplný seznam 16 dokumentů a nástrojů](https://krogis.pl/cs/inwentaryzacja#co-dostaniecie)

| Váš plán | Co vedení dostane | Jaké riziko řeší |
| --- | --- | --- |
| **Výběr a zavedení systému třídy EZD** | Mapa oběhu dokumentů a integrací, požadavky na migraci, smluvní ustanovení. | Opakování chyb starého oběhu v novém systému, placené dodatky za integrace, které ve smlouvě chyběly, zmeškaný termín. |
| **KSC / NIS 2** | Registr systémů a vážený registr rizik. | Sankce a odpovědnost vedení za chybějící doložené řízení rizik. |
| **Rozpočet a zasedání zastupitelstva** | Rozdělení výdajů na povinnost a investici, náklady nečinnosti, jednostránkové doporučení. | Zastupitelstvo výdaj zamítne nebo bude mít námitky k jediné nevysvětlené položce „IT systém“. |
| **Kontroly RIO a NIK** | Doložené zařazení do kategorií A/B/C/D a odůvodnění nákupních rozhodnutí. | Zjištění nehospodárnosti nebo nepodložených rozhodnutí. |

Cena po rozhovoru

Podle počtu systémů a odborů. Přesnou cenu potvrdím po 30minutovém rozhovoru o velikosti Vašeho úřadu.

- **Pod limitem pro veřejné zakázky.** Není potřeba řízení podle zákona o veřejných zakázkách; objednávka se řídí vnitřními pravidly úřadu.
- **2–6 týdnů** od podpisu po jednání vedení, 1–3 dny na místě, asi 10 hodin času Vašeho koordinátora.
- **Bez přístupu k osobním údajům obyvatel.** Práce na úrovni systémů, smluv a konfigurace. Dohoda o mlčenlivosti před zahájením.

## Co z toho má tajemník, finanční ředitel a vedoucí IT.

- **Tajemník, starosta, představitel okresní samosprávy** Odpovídá za organizaci s problémy středně velké firmy – ale bez manažerských zkušeností s digitalizací a bez času je získávat metodou pokus–omyl. **Dostane:** jednostránkové doporučení a harmonogram zavedení systému třídy EZD – harmonogram, který zvládne řídit i bez znalostí IT. **Získá:** poradce pro projekt a změnu, nejen dokumenty.
- **Finanční ředitel** Musí obhájit rozpočet na IT před zastupitelstvem – potřebuje rozdělení na regulatorní povinnost a investici, ne jedinou položku „IT systém“, a někoho, kdo toto odůvodnění připraví a představí spolu s vedením. **Dostane:** rozdělení výdajů na IT na povinnost a investici, včetně nákladů na provoz, pro víceletý finanční výhled. Dostane také odůvodnění k návrhu rozpočtu a pro zasedání zastupitelstva. **Získá:** rozpočet, který lze obhájit před zastupitelstvem a který v dalších letech nepřinese překvapení.
- **Vedoucí** IT Spojenec, pokud se inventarizace stane argumentem pro jeho rozpočet – a ne hodnocením jeho dosavadní práce. **Dostane:** registr, opakovatelnou metodiku a argumenty k rozpočtu, vytvořené společně s ním, ne za jeho zády. **Získá:** spojence v rozhovoru s vedením a čas na udržení chodu úřadu.

Vedení neodpovídá jen samo sobě – musí se zodpovídat zastupitelstvu, orgánu zvolenému ve všeobecných volbách. Nejtěžší chvíle přichází, když je třeba požádat o vyšší rozpočet nebo o souhlas s výdaji. IT projekt pak musí být představen jasným, srozumitelným jazykem, bez technického žargonu, aby zastupitelstvo mohlo rozhodnout s plnou znalostí věci. Krogis připraví vedení na tento rozhovor a – po jeho boku – představí zastupitelstvu inventarizaci, rizika, náklady nečinnosti a odůvodnění výdaje: překlad z jazyka IT a předpisů do doporučení, které před zastupitelstvem obstojí.

## Na začátek malý, konkrétní rozsah, *který se rozšiřuje, jak roste důvěra.*

Stejný postup se osvědčil při digitalizaci samosprávy: úzký rozsah, aby byly vidět výsledky dřív, než padne větší rozhodnutí.

1. **Inventarizace IT systémů a procesů** *2–6 týdnů* Registr aplikací s vlastníkem, smlouvou, licencí, náklady a datem konce podpory. Mapa procesů a integrací. Registr rizik vzhledem ke KSC, NIS 2, e-Doręczenia a KSeF. Jednostránkové shrnutí pro vedení a zastupitelstvo. [Celý rozsah služby](https://krogis.pl/cs/inwentaryzacja)
2. **Strategie digitalizace a nákupní pravidla** *Termín po prvním rozhovoru* Tříletý plán postupu rozdělený na regulatorní povinnost a investici. Rozpočet rozdělený na investice a provoz, připravený k obhajobě před zastupitelstvem. Nákupní pravidla pro pořizování systémů zavedená dřív, než odejde první poptávka.
3. **Příprava výběrového řízení** *Termín po prvním rozhovoru* Specifikace požadavků, nákupní matice pro porovnání nabídek, otázky pro dodavatele a účast na jednáních s dodavateli jako zástupce zadavatele.
4. **Poradce pro digitalizaci** *Průběžná poradenská role* V dohodnutém rozsahu, například pevný počet hodin měsíčně a pravidelná schůzka s tajemníkem. Převzetí podle dohodnutých testovacích scénářů, posuzování dalších nákupů, sledování změn předpisů a plánů Ministerstva digitalizace, příprava na další vlnu regulace – a když je potřeba vyšší rozpočet, příprava vedení na rozhovor se zastupitelstvem o nezbytnosti výdaje a představení tohoto odůvodnění po jeho boku.

1. 2008–2026 **Samospráva** „Stejný model fungování v každém samosprávném úřadu – stejné rozpočtové procesy, veřejné registry, struktura odborů, režim veřejných zakázek a regulatorní tlak.“ 18 let spolupráce se samosprávami na strategii a architektuře jednotné platformy pro výměnu informací, která tvoří skutečný e-úřad. Více než 40 navržených a zavedených modulů, mimo jiné: EZD, e-archiv, e-rada, e-zastupitelstvo, e-výzvy k podávání žádostí, e-nábor, veřejné konzultace, e-pracovní cesty, e-školení, podpora zastupitelů, 12 veřejných registrů a dva webové portály. Asi 20 let zkušeností s projekty pro veřejnou správu i byznys.

## Co slýchám od okresních úřadů, než začneme.

Opakující se, anonymizovaná témata z desítek rozhovorů o digitalizaci – ne citáty z konkrétního úřadu.

> „Máme přes deset systémů a nikdo nevidí celek – dokud se něco nerozbije nebo nepřijde kontrola.“

> „Víme, že rozpočet na IT je příliš nízký, ale bez tvrdých dat o riziku a nákladech nečinnosti se to zastupitelstvu těžko zdůvodňuje.“

> „Víc než samotného zavedení nového systému se bojíme migrace archivu za mnoho let.“

> „Raději uvidíme, jak to funguje v podobném úřadu, než abychom věřili obchodní prezentaci.“

## Na co se veřejné úřady ptají nejčastěji.

### Od kdy musí mít úřad systém třídy EZD?

Ministerstvo digitalizace ohlásilo povinnost systému třídy EZD; podle vysvětlení ministerstva z října 2026 byl termín posunut nejdříve na rok 2029 a předpisy jsou zatím jen v návrhu, proto právní stav ověřujeme na začátku inventarizace. Podle harmonogramu NASK vývoj EZD PUW končí v roce 2029, to je ale jiná věc než termín povinnosti. Důležitější než samotné datum: migrace je okamžikem k přezkoumání celé architektury oběhu dokumentů, ne jen k přesunu dat.

### Vztahuje se zákon KSC (NIS 2) na náš okresní úřad?

Ano. Novelizovaný zákon o národním systému kybernetické bezpečnosti, platný od 3. dubna 2026, výslovně uvádí okresní úřad jako klíčový subjekt, stejně jako obecní úřad s nejméně 50 zaměstnanci; menší úřady a organizační jednotky jsou důležité subjekty. Zákon dává na splnění povinností 12 měsíců a vedoucí úřadu za ně osobně odpovídá, i když je svěří někomu jinému. Inventarizace systémů je prvním praktickým krokem: bez seznamu systémů, jejich vlastníků a rizik nelze naplánovat nic dalšího.

### Musí úřad zavést KSeF, i když jde hlavně o systém pro firmy?

Jako plátce DPH, který vystavuje a přijímá faktury, podléhá úřad stejným pravidlům jako kterýkoli jiný subjekt – povinnost se tedy týká i samosprávných celků, a to v rozsahu jejich ekonomické činnosti. Klíčová otázka nezní „zda“, ale „jak integrovat KSeF se stávajícím oběhem faktur a finančním systémem“, aby se nestal dalším izolovaným systémem.

### Jak napsat zadávací dokumentaci k IT systému, abychom se vyhnuli závislosti na dodavateli?

Klíčové je vyžadovat následující ustanovení už ve fázi specifikace, a ne je vyjednávat později: právo k vlastním datům a k jejich exportu v otevřeném formátu, popsaný plán ukončení, otevřená API a v odůvodněných případech úschovu zdrojového kódu (escrow). Bez toho znamená změna dodavatele o několik let později buď ztrátu dat, nebo vynucené drahé pokračování smlouvy.

### Kde začít s digitalizací úřadu, když nemáme čas ani vlastní odborníky?

Malým, časově ohraničeným krokem, který přinese tvrdé poznatky místo dalšího prohlášení o směru – v praxi inventarizací systémů a procesů, která trvá 2–6 týdnů a končí jednostránkovým shrnutím pro vedení, a ne mnohaměsíčním strategickým projektem bez hmatatelného výsledku.

### Jak převzít systém od dodavatele?

Převzetí by mělo vycházet z testovacích scénářů a kritérií zapsaných v zadávací dokumentaci a ve smlouvě, ne z celkového dojmu. Před podpisem předávacího protokolu ověřte migraci dat, integraci s finančním systémem a dalšími registry, dokumentaci a proškolení zaměstnanců. Případné vady zapište do předávacího protokolu s termínem jejich odstranění. Systém se nejsnáz přebírá tehdy, když byla kritéria převzetí sepsána spolu s požadavky.

### Jak připravit strategii digitalizace úřadu?

Strategie by měla vycházet z toho, co úřad už má, ne z katalogu dodavatele. Začíná inventarizací systémů, smluv a procesů, pak stanoví cílovou architekturu, standardy (například model oprávnění a pravidla dokumentace požadavků) a plán postupu rozdělený na zákonné povinnosti a investice. Dobrá strategie říká, co dělat v nejbližším rozpočtu a v jakém pořadí, aby finanční ředitel i zastupitelstvo viděli odůvodnění výdajů.

## Začněme inventarizací, *dřív než ji za nás udělá kontrola.*

[Napište na: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Rozhovor%20o%20digitalizaci%20%C3%BA%C5%99adu) [Zavolejte: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- Odpovídám do 2 pracovních dnů
- První rozhovor: 30 minut, zdarma
- Předem nemusíte nic připravovat