# Služby IT poradce: od inventarizace po převzetí systému | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/cs/uslugi
Język: cs
Opis: Inventarizace IT, strategie digitalizace, požadavky, hodnocení nabídek, dohled nad zavedením a převzetí, stálý poradce vedení. Pro samosprávy, podniky a firmy.

---

# Od první inventarizace po převzetí systému. *Jeden poradce na straně vedení po celém kurzu.*

Krogis poskytuje poradenství v oblasti IT na straně zadavatele v sedmi etapách: inventarizace systémů, analýza potřeb, strategie a architektura, požadavky, hodnocení nabídek, zavedení s řízením změn a průběžná koordinace projektů; každou etapu lze objednat samostatně. Pomáhám veřejným institucím, samosprávám a vedení komunálních i soukromých společností přijímat rozhodnutí o IT, dodavatelích a projektech, vždy na straně zadavatele. **Neprodávám software a nenahrazuji Vaše IT oddělení.** Do kurzu můžete vstoupit v kterémkoli bodě a objednat jen tu etapu, kterou právě potřebujete.

[Domluvit schůzku](https://krogis.pl/cs/uslugi#kontakt) [Začít inventarizací](https://krogis.pl/cs/inwentaryzacja)

## Není vždy zřejmé, co všechno lze požadovat. *Moje práce začíná otázkou, jaký výsledek očekáváme.*

Organizace často nedokážou pojmenovat, co chtějí, protože nevědí, co je možné. Požadavek na konkrétní systém bývá spíš prvním nápadem než cílem. Ptám se na cíl a definici úspěchu, strukturovaně vedu analýzu a teprve potom vybírám nástroj. Znalost trhu a dostupných řešení je moje největší silná stránka.

### Otázky, kterými začínám

1. Jak pro Vás vypadá ideální budoucnost?
2. Co Vám dnes nefunguje?
3. Proč to děláme?
4. Co je definice hotového?
5. Podle jakých kritérií poznáme, že projekt uspěl?

Jen málokterá organizace si tyto otázky klade. Obvykle rovnou hledá firmu, která má zdánlivě systém „na tohle“. To je spolehlivá cesta, jak ztratit čas i peníze. Externí poradce se širokou znalostí trhu naviguje, klade správné otázky a vede organizaci cestou, která je nejlepší pro ni, ne pro dodavatele. Tak se vyhnete chybám a snížíte riziko dřív, než cokoli koupíte. Koneckonců, víme opravdu, jaký je rozdíl mezi EZD, ECM, case managementem, DMS, workflow a BPM?

- **Oběh věcí a dokumentů** workflow, když záleží na schvalovací cestě a stopě rozhodnutí
- **No-code, low-code, pro-code** když je proces specifický pro Vás a bude se dál měnit
- **RPA** když je potřeba integrace a standardní rozhraní nejsou k dispozici
- **AI** od analytické a generativní AI po orchestrované agentní systémy
- **Systém pro správu dokumentů** DMS, protože někdy nic víc nepotřebujete
- **ECM a case management** podnikové systémy pro správu všech druhů obsahu a případů
- **CRM / SRM** procesně řízená vícekanálová správa vztahů se zákazníky, dodavateli a zainteresovanými stranami
- **Změna postupu** když k dosažení cíle není nový systém potřeba

- [**Veřejný sektor a profesní samosprávy** Postupy z doby papíru, udržované setrvačností. Nejdřív obraz současného stavu, potom to, co lze požadovat.](https://krogis.pl/cs/jst#po-co)
- [**Podniky veřejných služeb** „Systém na faktury do KSeF“, a pod ním nákupní politika, kterou je třeba uspořádat.](https://krogis.pl/cs/spolki-uzytecznosci-publicznej#po-co)
- [**Firmy** „Potřebujeme CRM“, když ve skutečnosti chybí procesní obsluha zákazníků a nabídek.](https://krogis.pl/cs/biznes#po-co)

**Přináším znalost trhu, 20 let projektových zkušeností, design thinking, strukturované řešení problémů a porozumění tomu, o co dodavatelům skutečně jde.** To vše proto, aby byla digitalizace jednodušší a levnější a aby se Váš projekt nepřidal k těm, které spolkly velké, nebo dokonce velmi velké částky, ačkoli se k nim dalo od začátku přistoupit jinak.

**Nevím všechno, ale vím, kde moje znalosti končí.** Poznám také, co nezná sama organizace. Když k tomu dojde, přivedu do týmu správného odborníka, který Vás tím provede, přestože bez poradce by si organizace často ani neuvědomila, že ho potřebuje.

1. **Inventarizace** IT systémů a procesů Co vlastně máme? Výchozí bod pro každé rozhodnutí o zavedení. Dříve než zvolíte systém, dodavatele nebo směr, získáte jasný a uspořádaný obraz toho, co už máte. - Registr aplikací s vlastníkem, smlouvou, licencí, náklady a datem konce podpory. - Mapa podporovaných a nepodporovaných procesů, mapa integrací a míst, kde se data ručně přepisují. - Registr rizik, včetně kritických bodů selhání a závislosti na dodavateli (vendor lock-in). - Kategorizace systémů A/B/C/D a jednostránkové shrnutí pro vedení. **2–6 týdnů**, pod limitem pro veřejné zakázky. [Celý rozsah inventarizace](https://krogis.pl/cs/inwentaryzacja)
2. **Analýza potřeb a workshopy** Co skutečně potřebujeme? Interní workshopy, na kterých zjišťujeme, co organizace opravdu potřebuje. Často to odhalím jednoduchými otázkami: jaká je definice úspěchu? Kdy bude tento projekt považován za úspěšný? Firmy i úřady tento krok velmi často přeskakují, buď proto, že si myslí, že už všechno vědí, nebo proto, že na hlubší otázky prostě nemají čas. Patří to k nejčastějším příčinám problémů v projektech. - Workshopy s vedením a s lidmi, kteří v procesu pracují každý den: cíle, očekávání, omezení. - Definice úspěchu a kritéria, podle kterých poznáte, že projekt fungoval. - Popis toho, co dnes nefunguje, a toho, jak má vypadat budoucnost. - Podklady pro požadavky nebo průzkum trhu, případně rozhodnutí, že nový systém není potřeba. [Otázky, kterými začínám](https://krogis.pl/cs/uslugi#po-co) [Úplný popis etapy](https://krogis.pl/cs/uslugi/analiza-potrzeb)
3. **Strategie digitalizace a cílová architektura** Kam směřujeme a v jakém pořadí? Strategie, která neskončí v šuplíku, protože stojí na tom, co organizace skutečně má, a říká, co udělat v příštím rozpočtu. - Cílová architektura rozvržená do vrstev: registry, procesy, integrace a přístupy. - Standardy, které organizace přijme: model oprávnění, standard rozhraní, pravidla dokumentace požadavků. - Plán, který odděluje regulatorní povinnosti od investic. - Nákupní pravidla pro pořizování systémů a rozdělení rozpočtu mezi investice a provoz. [Úplný popis etapy](https://krogis.pl/cs/uslugi/strategia-i-architektura)
4. **Požadavky a příprava projektu** Jak popsat potřeby, aby jim dodavatel porozuměl? Požadavky napsané jazykem Vašich procesů, dříve než vyhlásíte výběrové řízení nebo pošlete poptávku. Díky nim lze nabídky porovnat a dodavatele později vyúčtovat. - Rozhovory, mapy procesů, datový model, integrace a testovací scénáře. - Především odpověď na otázku, co se považuje za úspěch zavedení: proč to děláme a jaké výsledky očekáváme. - Když má vedení nápad, ale nemá čas ho sepsat: koncept nebo prototyp po jediném rozhovoru, zhruba za 2 dny. [Úplný popis etapy](https://krogis.pl/cs/uslugi/wymagania)
5. **Hodnocení nabídek a jednání s dodavateli** Jak účinně porovnat nabídky různých dodavatelů? Nezávislý názor vedle doporučení Vašeho IT týmu, ne místo něj. Vedení dostane srovnání, o které může opřít rozhodnutí a obhájit ho před zastupitelstvem, vlastníkem nebo centrálou. - Otázky pro dodavatele a prezentace postavené na Vašich vlastních scénářích. - Srovnávací matice: nabídky převedené na společný rozsah, celkové náklady ve víceletém horizontu, podmínky provozu a ukončení smlouvy. - U dceřiných společností srovnání s nákupními směrnicemi centrály, v případě potřeby v angličtině. - Účast na jednáních s dodavateli jako zástupce zadavatele. [Úplný popis etapy](https://krogis.pl/cs/uslugi/ocena-ofert)
6. **Zavedení, změna a převzetí** Jak projekt dotáhnout, získat lidi a vyúčtovat dodavatele? Velký IT projekt je zároveň změnou způsobu práce. Ve Vaší organizaci často první svého druhu, v mé praxi ne. Zastupuji vedení v implementačním týmu a provázím změnu tak, aby lidé nový systém skutečně přijali. Vedení se k tématu vrací jen tehdy, když je potřeba jeho rozhodnutí. - Dohled nad rozsahem, harmonogramem a rozhodnutími o změnách, s registrem změn a rozhodnutí. - Řízení změn: zmapování kultury organizace a uživatelů, strategie adaptace, komunikační plán, školení, ambasadoři změny v odborech a odděleních, rozhovory s dosud nepřesvědčenými a ukazatele zavedení, adopce a efektu. [Více o řízení změn](https://krogis.pl/cs/transformacja-cyfrowa). - Krátká shrnutí pro vedení a pro komunikaci s IT, zastupitelstvem nebo centrálou. - Převzetí podle dohodnutých testovacích scénářů a kritérií, ověřená migrace dat. - Smlouva o provozu a podpoře, která Vás neváže na jednoho dodavatele víc, než je nutné. [Jak to vypadá při zavádění ERP](https://krogis.pl/cs/biznes#wdrozenie-erp) [Úplný popis etapy](https://krogis.pl/cs/uslugi/wdrozenie-i-zmiana)
7. **Koordinace a trvalý pořádek v projektech** Nemáme ředitele IT. Kdo hlídá celek a termíny? Role, které se v zahraničí říká „fractional CIO“, s jedním rozdílem: nepřebírám IT oddělení ani jeho rozpočet. Převádím záměry vedení do požadavků, posuzuji doporučení IT a zastupuji zájmy zadavatele vůči dodavatelům. - Měsíční schůzka s tajemníkem úřadu nebo generálním ředitelem firmy a vedoucím IT, měsíční report o provozu a rizicích. - Čtvrtletní přezkum rizik a kritických smluv, posudek před každým větším nákupem. - Prvních 90 dní: úvodní zmapování a případné naléhavé „červené vlajky“, zavedení registrů a přezkum smluv, report pro vedení s plánem na 12–24 měsíců. Když běží několik projektů a IT oddělení sotva stíhá provoz systémů, chybí někdo, kdo by celek hlídal každý den. Jako stálý koordinátor na straně zadavatele vedu registry projektů, úkolů, rizik, rozhodnutí a dokumentů, sbírám stavy, připomínám termíny a eskaluji, když se věc zasekne. Nepřebírám realizaci a nerozhoduji za Vás: každý úkol má vlastníka na Vaší straně. - Jeden aktuální seznam projektů, úkolů, rizik, rozhodnutí a dokumentů, každý s vlastníkem, termínem a stavem. - Týdenní stavy a status schůzka s poznámkou a seznamem úkolů a měsíční report pro tajemníka úřadu, generálního ředitele nebo vedení. - Připomínky, kontrola úplnosti dokumentace, včasné varování před riziky a příprava eskalací. - Koordinace informací s dodavateli: stavy, závazky a termíny. Rytmus volíme podle počtu projektů a podle toho, kolik času má Vaše IT: - **Základní**, jednou měsíčně: aktualizace registrů, až dvě status schůzky a měsíční report. - **Pravidelný**, každý týden: stavy, status schůzka, registry, follow-up a měsíční report pro vedení. - **Intenzivní**, jednou nebo dvakrát týdně: větší portfolio projektů, vazby mezi nimi a nápravné plány pro ohrožené projekty. - **Přechodný**, několikrát týdně: na několik měsíců, když má organizace mezeru v řízení projektů a portfolio je potřeba rychle uspořádat. Potom se vracíte k lehčímu rytmu. [Úplný popis etapy](https://krogis.pl/cs/uslugi/koordynacja)

Jak dlouho jednotlivé etapy trvají, závisí na organizaci a projektu: na tom, jak je organizace připravená, jakou má organizační kulturu a jaký mandát dává vedení. Proto rozsah a termín stanovujeme po prvním rozhovoru. Cenu každé etapy, včetně inventarizace, připravím po 30minutovém rozhovoru.

## Prezentace, které rozhodnutí obhájí. *Před představenstvem, dozorčí radou i širším okruhem rozhodujících osob.*

Poradce musí umět víc než klást správné otázky. Musí také dokázat obhájit předpoklady, zprávu a výsledky projektu před orgánem, který rozhoduje. Když potřebujete profesionální prezentaci, která přesvědčí Vaše zainteresované strany, přináším zkušenosti z nejméně 126 vystoupení na konferencích, většinou v Polsku, ale také ve Spojených státech a v Irsku, i z prezentací před představenstvy, dozorčími radami a širšími fóry. Technologie představuji jazykem rozhodnutí, rizika a peněz.

- Doporučení projektu představenstvu nebo dozorčí radě: současný stav, varianty, náklady a riziko.
- Obhajoba zprávy a jejích výsledků před širším okruhem rozhodujících osob, i tváří v tvář kritickým otázkám.
- Koncept projektu a jeho výsledky prezentované na konferenci nebo oborovém fóru.

Témata vystoupení: správa informací a workflow, spolupráce, e-commerce, architektura a integrace systémů a uživatelský zážitek, ale také oborové konference pro samosprávy.

## Čím nejsem. *Abyste věděli, co ode mě čekat.*

V digitalizaci je spousta poradců a dodavatelů. Otevřeně říkám, co nedělám, protože se na to vedení často ptá dřív, než se rozhodne, komu důvěřovat.

### Nejsem integrátor ani dodavatel

Neprodávám systémy, licence ani implementační služby a neberu žádné provize. Proto může moje doporučení znít „nekupujte“.

### Nejsem advokátní kancelář

Upozorňuji, které předpisy a kdy se vyplatí ověřit, ale nevydávám právní stanoviska. Když vznikne potřeba, rád své postřehy proberu s Vaším právním poradcem, aby byly formulace co nejlepší a právník měl po ruce technologický pohled i někoho, kdo této oblasti rozumí.

### Nejsem auditor kybernetické bezpečnosti

Neprovádím bezpečnostní audity ani testy a nechtěl bych, aby to ode mě kdokoli očekával. Jako poradce vedení však dokážu posoudit, co je vedení předkládáno jako nezbytné pro kybernetickou bezpečnost: co je skutečně nutné, v jakém rozsahu a za jakou cenu. Dobrým základem je k tomu inventarizace systémů.

### Nejsem realizační firma ani dodavatel kapacit

Nespravuji systémy, nepíšu kód ani nezastupuji Vaše IT oddělení. Nerozhoduji za vedení: připravuji podklady pro rozhodnutí a pomáhám dohlížet na jejich provedení.

Když potřebujete někoho z tohoto seznamu, pomohu Vám stanovit požadavky a posoudit jeho nabídku, bez provize.

## Stejný kurz, *tři různé výchozí přístavy.*

Každá skupina vychází z jiné otázky, ale cesta od informačního chaosu k rozhodnutí, které lze obhájit, je stejná.

- [**Veřejný sektor – samospráva** Systém třídy EZD (elektronická správa dokumentů) s termínem nejdříve v roce 2029, rozpočet obhajitelný před zastupitelstvem, připravenost na kontrolu kdykoli.](https://krogis.pl/cs/jst)
- [**Podniky veřejných služeb** Oběh faktur v KSeF (národní e-fakturace), integrace s finančním systémem, dvě nabídky na stole vedení.](https://krogis.pl/cs/spolki-uzytecznosci-publicznej)
- [**Firmy** Zavedení ERP nebo jiného velkého systému, když je Váš IT tým zaměstnaný udržováním provozu.](https://krogis.pl/cs/biznes)

## Než si vyberete etapu.

### Jak začneme spolupracovat?

Bezplatným 30minutovým rozhovorem o rozhodnutí, které Vás čeká. Prvním krokem bývá inventarizace, protože na jejích výsledcích stojí všechny další etapy. Pokud už rozhodnutí padlo nebo projekt běží, můžete začít v té etapě, ve které se právě nacházíte.

### Můžeme si objednat jen jednu etapu, třeba hodnocení nabídek?

Ano. Každý bod na kurzu je samostatná služba. Začínám s úzkým rozsahem a rozšiřuji ho, až obě strany vidí, že to dává smysl.

### Kolik jednotlivé etapy stojí a jak dlouho trvají?

Inventarizace trvá 2–6 týdnů. Rozsah, termín a cenu všech etap, včetně inventarizace, stanovujeme po prvním rozhovoru, protože závisejí na organizaci, projektu, připravenosti týmu a mandátu, který dává vedení.

## Řekněte mi, kde na kurzu jste. *Navrhnu, kde začít.*

[Napište na: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Rozhovor%20o%20spolupr%C3%A1ci) [Zavolejte: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- Odpovídám do 2 pracovních dnů
- První rozhovor: 30 minut, zdarma
- Nezávislý na dodavatelích