# IT-Beratung: von Bestandsaufnahme bis Systemabnahme | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/de/uslugi
Język: de
Opis: IT-Bestandsaufnahme, Digitalisierungsstrategie, Anforderungen, Angebotsbewertung, Begleitung der Einführung und Abnahme, laufende Beratung des Vorstands. Für Kommunalverwaltungen, kommunale Unternehmen und die Wirtschaft.

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# Von der ersten Bestandsaufnahme bis zur Abnahme des Systems. *Ein Berater an der Seite des Vorstands – auf dem gesamten Kurs.*

Krogis bietet IT-Beratung auf der Seite des Auftraggebers in sieben Etappen: Bestandsaufnahme der Systeme, Bedarfsanalyse, Strategie und Architektur, Anforderungen, Bewertung von Angeboten, Einführung mit Veränderungsbegleitung sowie laufende Koordination der Projekte; jede Etappe lässt sich einzeln beauftragen. Ich unterstütze öffentliche Einrichtungen, Kommunalverwaltungen sowie die Vorstände kommunaler und privater Unternehmen bei Entscheidungen über IT, Anbieter und Projekte – stets auf der Seite des Auftraggebers. **Ich verkaufe keine Systeme und ersetze nicht Ihre IT-Abteilung.** Sie können an jedem Punkt des Kurses einsteigen und nur die Etappe beauftragen, die Sie jetzt brauchen.

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## Nicht immer ist klar, was man sich wünschen kann. *Meine Arbeit beginnt mit der Frage, welches Ergebnis wir erwarten.*

Organisationen können oft nicht benennen, was sie wollen, weil sie nicht wissen, was möglich ist. Der Wunsch nach einem bestimmten System ist häufig eine erste Idee, nicht das eigentliche Ziel. Ich frage nach dem Ziel und nach der Definition von Erfolg, lenke die Analyse in geordnete Bahnen und wähle erst dann das Werkzeug. Die Kenntnis des Marktes und der verfügbaren Lösungen ist meine größte Stärke.

### Die Fragen, mit denen ich beginne

1. Wie sieht für Sie eine ideale Zukunft aus?
2. Was bereitet Ihnen heute Schwierigkeiten?
3. Warum tun wir das?
4. Was ist unsere Definition of Done?
5. An welchen Kriterien erkennen wir, dass dieses Projekt ein Erfolg ist?

Kaum eine Organisation stellt sich diese Fragen. Meist sucht man sofort nach einem Unternehmen, das scheinbar ein System „dafür“ hat. Das ist der sicherste Weg, Zeit und Geld zu verschwenden. Ein externer Berater mit breiter Marktkenntnis navigiert, stellt die richtigen Fragen und führt die Organisation auf den Weg, der für sie am besten ist – nicht für den Anbieter. So vermeiden Sie Fehler und verringern das Risiko, bevor Sie irgendetwas kaufen. Denn wissen wir wirklich genau, worin sich EZD (elektronische Vorgangsbearbeitung in der polnischen Verwaltung), ECM, Case Management, DMS, Workflow und BPM unterscheiden?

- **Vorgangs- und Dokumentenfluss** Workflow, wenn es auf den Freigabeweg und die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen ankommt
- **No-Code, Low-Code, Pro-Code** wenn der Prozess spezifisch ist und sich weiter verändern wird
- **RPA** wenn eine Integration nötig ist, aber keine Standardschnittstellen verfügbar sind
- **KI** von analytischer und generativer KI bis zu orchestrierten agentenbasierten Systemen
- **Ein Dokumentenmanagementsystem** DMS, denn manchmal genügt genau das
- **ECM und Case Management** unternehmensweite Systeme zur Verwaltung aller Arten von Inhalten und Vorgängen
- **CRM / SRM** prozessorientiertes, mehrkanaliges Management der Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Stakeholdern
- **Änderung des Verfahrens** wenn das Ziel kein neues System erfordert

- [**Öffentlicher Sektor und berufsständische Selbstverwaltung** Verfahren aus der Papierzeit, aus Gewohnheit fortgeführt. Zuerst ein Bild des Ist-Zustands, dann das, was man sich wünschen kann.](https://krogis.pl/de/jst#po-co)
- [**Kommunale Versorgungsunternehmen** „Ein Rechnungssystem für KSeF“ – und darunter eine Einkaufspolitik, die geordnet werden muss.](https://krogis.pl/de/spolki-uzytecznosci-publicznej#po-co)
- [**Wirtschaft** „Wir brauchen ein CRM“ – obwohl eigentlich eine prozessorientierte Bearbeitung von Kunden und Angeboten gefragt ist.](https://krogis.pl/de/biznes#po-co)

**Ich bringe Marktkenntnis, 20 Jahre Projekterfahrung, Design Thinking, strukturiertes Problemlösen und ein Gespür dafür mit, worauf Anbieter tatsächlich aus sind.** Damit die Digitalisierung einfacher und günstiger wird und Ihr Projekt sich nicht in die Reihe derer einreiht, in denen große oder gar sehr große Summen versenkt wurden, obwohl man sie von Anfang an anders hätte angehen können.

**Ich weiß nicht alles, aber ich weiß, wo mein Wissen endet.** Ich erkenne auch, was die Organisation selbst nicht weiß. Dann hole ich den passenden Experten ins Team, der Sie da hindurchbegleitet – obwohl die Organisation ohne Berater oft gar nicht auf die Idee gekommen wäre, dass sie einen solchen Experten braucht.

1. **Bestandsaufnahme der** IT-Systeme und -Prozesse Was haben wir eigentlich? Der Ausgangspunkt jeder Einführungsentscheidung. Bevor Sie ein System, einen Anbieter oder eine Richtung wählen, erhalten Sie ein klares, strukturiertes Bild dessen, was bereits vorhanden ist. - Ein Anwendungsverzeichnis mit Verantwortlichem, Vertrag, Lizenz, Kosten und Supportende. - Eine Landkarte der unterstützten und nicht unterstützten Prozesse, eine Landkarte der Schnittstellen und der Stellen, an denen Daten von Hand erneut erfasst werden. - Ein Risikoregister, einschließlich einzelner Ausfallpunkte (Single Points of Failure) und der Abhängigkeit von einem Anbieter. - Eine Einstufung der Systeme in die Kategorien A/B/C/D und eine einseitige Zusammenfassung für den Vorstand. **2–6 Wochen**, unterhalb der Schwelle für öffentliche Vergaben. [Der vollständige Umfang der Bestandsaufnahme](https://krogis.pl/de/inwentaryzacja)
2. **Bedarfsanalyse und** Workshops Was brauchen wir wirklich? Interne Workshops, in denen wir herausarbeiten, was die Organisation wirklich braucht. Oft bringe ich es mit einfachen Fragen ans Licht: Was ist die Definition von Erfolg? Wann wird dieses Projekt als Erfolg gelten? Unternehmen und Behörden überspringen diesen Schritt sehr häufig – weil sie glauben, ohnehin schon alles zu wissen, oder weil ihnen schlicht die Zeit für tiefergehende Fragen fehlt. Das ist eine der häufigsten Ursachen für Probleme in Projekten. - Workshops mit dem Vorstand und den Menschen, die täglich in dem Prozess arbeiten: Ziele, Erwartungen, Rahmenbedingungen. - Eine Definition von Erfolg und die Kriterien, an denen Sie erkennen, dass das Projekt gelungen ist. - Eine Beschreibung dessen, was heute nicht funktioniert, und wie die Zukunft aussehen soll. - Grundlagen für die Anforderungen oder eine Markterkundung – oder die Entscheidung, dass kein neues System nötig ist. [Die Fragen, mit denen ich beginne](https://krogis.pl/de/uslugi#po-co) [Vollständige Beschreibung der Etappe](https://krogis.pl/de/uslugi/analiza-potrzeb)
3. **Digitalisierungsstrategie und** Zielarchitektur Wohin gehen wir – und in welcher Reihenfolge? Eine Strategie, die nicht in der Schublade landet, weil sie auf dem aufbaut, was die Organisation tatsächlich hat, und sagt, was im nächsten Budget zu tun ist. - Eine Zielarchitektur in Schichten: Register, Prozesse, Integrationen und Zugriffe. - Standards, die die Organisation verbindlich einführt: ein Berechtigungsmodell, ein Schnittstellenstandard, Regeln für die Dokumentation von Anforderungen. - Eine Roadmap, die regulatorische Pflichten von Investitionen trennt. - Beschaffungsregeln für den Kauf von Systemen und ein Budget, aufgeteilt in Investition und Betrieb. [Vollständige Beschreibung der Etappe](https://krogis.pl/de/uslugi/strategia-i-architektura)
4. **Anforderungen und** Projektvorbereitung Wie beschreiben wir den Bedarf so, dass ein Anbieter ihn versteht? Anforderungen in der Sprache Ihrer Prozesse – bevor Sie ein Vergabeverfahren einleiten oder eine Angebotsanfrage versenden. Mit ihnen werden Angebote vergleichbar, und Sie können den Anbieter später daran messen. - Interviews, Prozesslandkarten, ein Datenmodell, Integrationen und Testszenarien. - Vor allem eine Antwort auf die Frage, woran der Erfolg der Einführung gemessen wird: warum wir das tun und welche Ergebnisse wir erwarten. - Wenn der Vorstand eine Idee, aber keine Zeit hat, sie auszuarbeiten: ein Konzept oder ein Prototyp nach einem einzigen Gespräch, in etwa 2 Tagen. [Vollständige Beschreibung der Etappe](https://krogis.pl/de/uslugi/wymagania)
5. **Angebotsbewertung und** Gespräche mit Anbietern Wie vergleichen wir die Angebote verschiedener Anbieter wirksam? Eine unabhängige Einschätzung neben der Empfehlung Ihrer IT – nicht an ihrer Stelle. Der Vorstand erhält einen Vergleich, auf den er eine Entscheidung stützen und den er vor dem Rat, dem Eigentümer oder der Konzernzentrale vertreten kann. - Fragen an die Anbieter und Vorführungen anhand Ihrer eigenen Szenarien. - Eine Vergleichsmatrix: Angebote, auf einen gemeinsamen Leistungsumfang gebracht, Gesamtkosten über mehrere Jahre, Bedingungen für Betrieb und Ausstieg. - In Tochtergesellschaften ein Abgleich mit den Einkaufsrichtlinien der Konzernzentrale, bei Bedarf auf Englisch. - Teilnahme an Gesprächen mit Anbietern als Vertreter des Auftraggebers. [Vollständige Beschreibung der Etappe](https://krogis.pl/de/uslugi/ocena-ofert)
6. **Einführung,** Veränderung und Abnahme Wie bringen wir das Projekt ins Ziel, gewinnen die Menschen und nehmen den Anbieter in die Pflicht? Ein großes IT-Projekt verändert auch die Art, wie Menschen arbeiten. Oft ist es das erste dieser Art in Ihrer Organisation – in meiner Praxis nicht. Ich vertrete den Vorstand im Einführungsteam und begleite den Wandel so, dass die Menschen das neue System tatsächlich annehmen. Der Vorstand muss sich erst dann wieder damit befassen, wenn eine Entscheidung ansteht. - Kontrolle von Umfang, Zeitplan und Änderungsentscheidungen, mit einem Register der Änderungen und Entscheidungen. - Veränderungsmanagement: Erfassung der Kultur der Organisation und der Nutzer, Strategie zur Nutzerakzeptanz, Kommunikationsplan, Schulungen, Multiplikatoren in den Abteilungen, Gespräche mit denen, die noch nicht überzeugt sind, Kennzahlen für Einführung, Akzeptanz und Wirkung. [Mehr zum Veränderungsmanagement](https://krogis.pl/de/transformacja-cyfrowa). - Kurze Zusammenfassungen für den Vorstand und für die Kommunikation mit der IT, dem Rat oder der Konzernzentrale. - Abnahme anhand vereinbarter Testszenarien und Kriterien, geprüfte Datenmigration. - Ein Wartungsvertrag, der Sie nicht stärker als nötig an einen einzigen Anbieter bindet. [Wie das bei einer ERP-Einführung aussieht](https://krogis.pl/de/biznes#wdrozenie-erp) [Vollständige Beschreibung der Etappe](https://krogis.pl/de/uslugi/wdrozenie-i-zmiana)
7. **Koordination und laufende** Ordnung in Projekten Wir haben keinen IT-Direktor. Wer behält das Ganze und die Fristen im Blick? Eine Rolle, die international als „Fractional CIO“ bekannt ist – mit einem Unterschied: Ich übernehme weder die IT-Abteilung noch ihr Budget. Ich übersetze die Absichten des Vorstands in Anforderungen, bewerte die Empfehlungen der IT und vertrete die Interessen des Auftraggebers gegenüber den Anbietern. - Ein monatliches Treffen mit dem Verwaltungsleiter oder Geschäftsführer und dem IT-Leiter, ein monatlicher Bericht zu Betrieb und Risiken. - Eine vierteljährliche Überprüfung der Risiken und kritischen Verträge, eine Stellungnahme vor jeder größeren Anschaffung. - Die ersten 90 Tage: eine erste Erkundung und dringende „Warnsignale“, der Aufbau der Register und die Prüfung der Verträge, ein Bericht für den Vorstand mit einer Roadmap für 12–24 Monate. Wenn mehrere Projekte laufen und die IT-Abteilung kaum mit dem Betrieb der Systeme nachkommt, fehlt jemand, der im Alltag das Ganze im Blick behält. In der Rolle des festen Koordinators auf Seiten des Auftraggebers führe ich die Register für Projekte, Maßnahmen, Risiken, Entscheidungen und Dokumente, hole Statusmeldungen ein, erinnere an Fristen und eskaliere, wenn eine Sache stockt. Ich übernehme nicht die Umsetzung und entscheide nicht für Sie: Jede Maßnahme hat einen Verantwortlichen auf Ihrer Seite. - Eine aktuelle Liste der Projekte, Maßnahmen, Risiken, Entscheidungen und Dokumente mit Verantwortlichem, Frist und Status. - Wöchentliche Statusmeldungen und ein Statustreffen mit Notiz und Maßnahmenliste, ein monatlicher Bericht für den Verwaltungsleiter, den Geschäftsführer oder den Vorstand. - Erinnerungen, Kontrolle der Vollständigkeit der Dokumentation, Frühwarnung vor Risiken und Vorbereitung von Eskalationen. - Koordination der Informationen mit den Anbietern: Statusmeldungen, Zusagen und Termine. Den Rhythmus legen wir nach der Zahl der Projekte fest und danach, wie viel Zeit Ihre IT hat: - **Grundrhythmus**, einmal im Monat: Aktualisierung der Register, bis zu zwei Statustreffen und ein monatlicher Bericht. - **Regelmäßig**, jede Woche: Statusmeldungen, Statustreffen, Register, Nachverfolgung und ein monatlicher Bericht für den Vorstand. - **Intensiv**, ein- bis zweimal pro Woche: ein größeres Projektportfolio, Abhängigkeiten zwischen den Projekten und Sanierungspläne für gefährdete Projekte. - **Übergangsphase**, mehrmals pro Woche: für einige Monate, wenn die Organisation eine Lücke im Projektmanagement hat und das Portfolio rasch geordnet werden muss. Danach kehren Sie zu einem leichteren Rhythmus zurück. [Vollständige Beschreibung der Etappe](https://krogis.pl/de/uslugi/koordynacja)

Wie lange jede Etappe dauert, hängt von der Organisation und vom Projekt ab: davon, wie gut die Organisation vorbereitet ist, von ihrer Organisationskultur und vom Mandat, das der Vorstand erteilt. Deshalb legen wir Umfang und Zeitrahmen nach dem ersten Gespräch fest. Ein Angebot für jede Phase, auch für die Bestandsaufnahme, erstelle ich nach einem 30-minütigen Gespräch.

## Präsentationen, die Entscheidungen verteidigen. *Vor dem Vorstand, dem Aufsichtsrat und einem größeren Kreis von Entscheidern.*

Ein Berater muss mehr können, als die richtigen Fragen zu stellen. Er muss die zugrunde gelegten Annahmen, den Bericht und die Projektergebnisse auch vor dem Gremium vertreten können, das die Entscheidung trifft. Wenn Sie eine professionelle Präsentation brauchen, die Ihre Stakeholder überzeugt, bringe ich die Erfahrung aus mindestens 126 Konferenzvorträgen mit – überwiegend in Polen, aber auch in den Vereinigten Staaten und in Irland – sowie aus Präsentationen vor Vorständen, Aufsichtsräten und größeren Gremien. Technologie stelle ich in der Sprache von Entscheidungen, Risiken und Geld dar.

- Die Empfehlung eines Projekts vor dem Vorstand oder dem Aufsichtsrat: Ist-Zustand, Optionen, Kosten und Risiko.
- Die Verteidigung eines Berichts und seiner Ergebnisse vor einem größeren Kreis von Entscheidern, auch angesichts kritischer Fragen.
- Ein Projektkonzept und seine Ergebnisse, vorgestellt auf einer Konferenz oder einem Branchenforum.

Vortragsthemen: Informationsmanagement und Workflow, Zusammenarbeit, E-Commerce, Systemarchitektur und -integration, User Experience sowie Fachkonferenzen für Kommunalverwaltungen.

## Was ich nicht bin. *Damit Sie wissen, was Sie von mir erwarten können.*

Digitalisierung hat viele Berater und Dienstleister. Ich halte offen fest, womit ich mich nicht befasse, denn danach fragen Vorstände oft, bevor sie jemandem vertrauen.

### Ich bin kein Integrator und kein Anbieter

Ich verkaufe keine Systeme, Lizenzen oder Einführungsleistungen und nehme keine Provisionen. Deshalb kann meine Empfehlung auch lauten: „Kaufen Sie nicht.“

### Ich bin keine Kanzlei

Ich zeige auf, welche Vorschriften sich zu prüfen lohnen und wann, gebe aber keine Rechtsgutachten ab. Wenn es nötig wird, bespreche ich meine Beobachtungen gern mit Ihrem Rechtsberater: damit die Regelungen so gut wie möglich ausfallen und er die technologische Perspektive sowie jemanden zur Seite hat, der diesen Bereich versteht.

### Ich bin kein Auditor für Cybersicherheit

Ich führe keine Sicherheitsaudits und keine Penetrationstests durch und möchte auch nicht, dass man dies von mir erwartet. Als Berater des Vorstands kann ich aber beurteilen, was dem Vorstand als unverzichtbar für die Cybersicherheit dargestellt wird: was davon tatsächlich notwendig ist, in welchem Umfang und zu welchem Preis. Eine gute Grundlage dafür ist die Bestandsaufnahme der Systeme.

### Ich bin kein ausführender Dienstleister und stelle keine Ressourcen

Ich administriere keine Systeme, programmiere nicht und ersetze nicht Ihre IT-Abteilung. Ich entscheide nicht anstelle des Vorstands: Ich bereite die Entscheidungsgrundlagen vor und helfe, deren Umsetzung zu begleiten.

Wenn Sie jemanden aus dieser Liste brauchen, helfe ich, die Anforderungen zu formulieren und das Angebot zu bewerten – ohne Provision.

## Derselbe Kurs, *drei verschiedene Ausgangshäfen.*

Jede Gruppe beginnt mit einer anderen Frage, doch der Weg vom Informationschaos zu einer Entscheidung, die sich vertreten lässt, ist derselbe.

- [**Öffentlicher Sektor – Kommunalverwaltung** Ein System der EZD-Klasse (Termin frühestens 2029), ein Haushalt, den Sie vor dem Rat vertreten können, jederzeit bereit für eine Prüfung.](https://krogis.pl/de/jst)
- [**Kommunale Versorgungsunternehmen** Rechnungsworkflow unter KSeF, Integration mit der Finanzbuchhaltung, zwei Angebote auf dem Tisch der Geschäftsführung.](https://krogis.pl/de/spolki-uzytecznosci-publicznej)
- [**Wirtschaft** Eine ERP-Einführung oder ein anderes großes System, während Ihr IT-Team mit dem laufenden Betrieb ausgelastet ist.](https://krogis.pl/de/biznes)

## Bevor Sie eine Etappe wählen.

### Wie beginnt die Zusammenarbeit?

Mit einem kostenlosen 30-minütigen Gespräch über die Entscheidung, die vor Ihnen liegt. Der erste Schritt ist meist die Bestandsaufnahme, weil jede weitere Etappe auf ihren Ergebnissen aufbaut. Ist eine Entscheidung bereits gefallen oder läuft ein Projekt schon, können Sie bei der Etappe einsteigen, an der Sie gerade stehen.

### Können wir nur eine Etappe beauftragen, etwa die Angebotsbewertung?

Ja. Jeder Punkt auf dem Kurs ist eine eigenständige Leistung. Ich beginne mit einem eng gefassten Umfang und erweitere ihn, sobald beide Seiten sehen, dass es sinnvoll ist.

### Was kostet jede Etappe, und wie lange dauert sie?

Die Bestandsaufnahme dauert 2–6 Wochen. Umfang, Zeitrahmen und Preis aller Etappen, auch der Bestandsaufnahme, legen wir nach dem ersten Gespräch fest, da sie von der Organisation, dem Projekt, der Vorbereitung des Teams und dem Mandat des Vorstands abhängen.

## Sagen Sie mir, wo Sie auf dem Kurs stehen. *Ich schlage vor, wo wir beginnen.*

[Schreiben Sie an: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Gespr%C3%A4ch%20%C3%BCber%20eine%20Zusammenarbeit) [Rufen Sie an: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

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