# Asesor TI para administración local: inventario y EZD | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/es/jst
Język: es
Opis: Obligación anunciada de un sistema de clase EZD, plazo aplazado como pronto a 2029. Registro de sistemas y contratos, mapa documental, una página para el gobierno local y el pleno.

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# La digitalización de la administración cambia el trabajo de las personas. *El sistema es solo una herramienta.*

La obligación anunciada de contar con un sistema de clase EZD (gestión electrónica de expedientes; plazo aplazado como pronto a 2029), KSeF, KSC, el Registro Central de Contratos: las obligaciones llegan desde distintos frentes, pero recaen sobre las mismas personas, los mismos departamentos y el mismo presupuesto. Krogis asesora a municipios, ciudades y distritos sobre cómo afrontar estos cambios paso a paso: qué tiene ya la administración, en qué orden introducir los cambios, cómo preparar a los jefes y al personal, cómo elegir al proveedor y cómo comprobar, tras la implantación, que la gente trabaja de verdad de otra manera. Como asesor externo, sin crear un nuevo puesto, con una dedicación ajustada a las necesidades de la administración. Para empezar, un inventario: **de 2 a 6 semanas**, por debajo del umbral de contratación pública.

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- Respondo en un plazo de 2 días hábiles
- Primera conversación: 30 minutos, sin coste
- Sin acceso a datos de los vecinos

**Vista B** salón de plenos **Foto ilustrativa** no representa ninguna entidad concreta **hoja 1** sector público – administración local

**Wojciech Kroczak** Asesor en gestión del cambio y digitalización. 2008–2026: proyectos con entidades locales.

## Gestión del cambio en la administración. *Proyectos habituales y lo que cambian en el trabajo de las personas.*

Cada uno de estos proyectos termina con la recepción del sistema, pero el efecto solo llega cuando el personal empieza a trabajar de otra manera. Los mismos principios, distintas dificultades.

### Sistema de clase EZD y tramitación electrónica de expedientes

**Qué cambia para las personas:** el expediente deja de circular en papel. Cambian el reparto, la aprobación, la firma y el archivo, y el jefe ve en el sistema los expedientes de su unidad.

**Dificultad habitual:** los departamentos avanzan a distinto ritmo y, junto al sistema, sobrevive mucho tiempo un «papel paralelo», porque así parece más seguro.

**En qué me fijo:** el orden de los departamentos, preparar primero a los jefes de unidad, embajadores en los departamentos y un indicador sencillo: cuántos expedientes se tramitan de verdad en el sistema.

### KSeF, e-Doręczenia, Registro Central de Contratos

**Qué cambia para las personas:** las nuevas obligaciones cambian el trabajo del registro, de contabilidad y de quienes gestionan los contratos, cada una con un plazo distinto.

**Dificultad habitual:** llegan a la vez y recaen sobre las mismas personas. Cada una por separado se puede asumir; juntas superan lo que la gente es capaz de absorber.

**En qué me fijo:** un único mapa de todos los cambios en la administración: qué, a quién afecta y cuándo, y después un orden que se pueda defender.

### Integración de los sistemas sectoriales

**Qué cambia para las personas:** se acabó volver a teclear los mismos datos en tributos, finanzas, personal y gestión documental.

**Dificultad habitual:** cada departamento está acostumbrado a «sus» datos y teme perder el control sobre ellos.

**En qué me fijo:** quién responde de qué datos, quién decide sobre los cambios y cómo sabrán los departamentos qué ganan con ello.

### IA en la administración

**Qué cambia para las personas:** otra forma de preparar escritos, respuestas y análisis, con una persona que revisa el resultado y responde de él.

**Dificultad habitual:** el miedo a perder el puesto y a responder por un error y, por otro lado, el uso discreto de herramientas privadas.

**En qué me fijo:** normas de uso, quién responde de la decisión, por qué asuntos empezar y cómo mostrar que la IA está para aliviar la carga, no para sustituir a nadie.

**KSC y NIS 2.** Las administraciones de distrito (starostwo) y las del autogobierno regional (voivodato) son entidades esenciales con independencia de su tamaño; el ayuntamiento, a partir de 50 empleados; las entidades dependientes suelen ser entidades importantes. Ayudo a determinar la situación de todo el grupo y vigilo la implantación por parte de la dirección. [La KSC desde la dirección](https://krogis.pl/es/uslugi/koordynacja#ksc)

[Qué es la gestión del cambio y por qué compensa](https://krogis.pl/es/zarzadzanie-zmiana)

## En qué ayudo a la administración. *Del orden en los sistemas al apoyo continuo.*

1. 01 **Inventario de** TI – la base de la estrategia de digitalización Antes de planificar nuevas implantaciones, la administración necesita saber qué sistemas utiliza, cómo están conectados entre sí y dónde hay riesgos e incoherencias. Ordeno esa información en un mapa coherente que permite fijar prioridades y planificar los pasos siguientes. Es la base para diseñar la arquitectura y construir la estrategia de TI; sin ella, es difícil tomar decisiones fundadas sobre los próximos cambios. El punto de partida es un [inventario de los sistemas de TI](https://krogis.pl/es/inwentaryzacja).
2. 02 **Apoyo al secretario en la implantación de sistemas** La implantación de un sistema de clase EZD o de cualquier otro sistema no exige solo decisiones técnicas, sino también preparar a toda la administración para una nueva forma de trabajar. Sobre todo allí donde no hay estructuras informáticas desarrolladas, apoyo al secretario en la planificación de los siguientes pasos y en la preparación del cambio en el trabajo de las personas, aprovechando 20 años de experiencia y prácticas de implantación contrastadas. En las conversaciones con los contratistas planteo las preguntas que es fácil pasar por alto, verifico las declaraciones poco claras y detecto las omisiones antes de que se conviertan en un problema costoso. Ayudo a coordinar el trabajo de los departamentos y de TI, para que la administración sepa qué hay que decidir, quién es responsable de qué y cómo superar la implantación con seguridad.
3. 03 **Apoyo continuo al secretario y a la dirección** No todas las decisiones sobre informática pueden preverse a principios de año. Por eso, con la dedicación acordada, quedo a disposición del secretario y de la Junta de Gobierno: ayudo a evaluar necesidades, fijar prioridades, supervisar proyectos y dialogar con los contratistas. Colaboro con el departamento de TI propio y apoyo a la dirección en la toma de decisiones, sin sustituir a los informáticos en su trabajo diario.

## Las preguntas cuya respuesta conviene conocer.

Se las planteo a secretarios, alcaldes, presidentes de distrito y tesoreros antes de que se tomen las decisiones y empiece a fluir el dinero. Si la respuesta a alguna es «no lo sabemos», es justo ahí donde puedo ayudar.

1. **¿Cómo le explicaremos al Pleno en qué se gasta el dinero destinado a TI y por qué precisamente esa cantidad?**
2. **¿Sabemos qué obligaciones digitales ya pesan sobre nosotros y cuáles solo están anunciadas, y quién responde de ellas?**
3. **¿La elección de un sistema de clase EZD será una decisión defendible ante una fiscalización?**
4. **¿Qué pasará si el proveedor sube el precio o retira el soporte?**
5. **¿Aceptará el personal el nuevo sistema y quién le ayudará a hacerlo?**

**El coste de un error.** Un sistema de clase EZD mal elegido significa años de trabajo con un circuito documental inadecuado y una migración costosa dentro de unos años. Un asesor suele costar menos que una tecnología mal elegida, un proveedor inadecuado o una trampa en el contrato.

## Qué gana usted. *Los documentos son una herramienta, no el objetivo.*

- **Tranquilidad ante una fiscalización** Diligencia debida documentada: queda por escrito qué se sabía, qué alternativas había y por qué se eligió esta. Para la Cámara Regional de Cuentas (RIO), el Cámara Suprema de Control (NIK) y el Pleno.
- **Un presupuesto que se sostiene ante el Pleno** Desglose entre obligación e inversión, más el coste de no actuar, presentado en el lenguaje del Pleno.
- **Un asesor con experiencia para un proyecto que aún no ha llevado** Más de 20 años en proyectos de este tipo, también en la administración local, junto a su propio equipo de TI. Las decisiones siguen siendo suyas.
- **Un personal que de verdad adopte el nuevo sistema** Un plan de cambio, formación y referentes del cambio en cada departamento.
- **Menos dinero gastado** No compra lo que ya tiene ni paga modificaciones del contrato por integraciones que se podían haber previsto.

## Lo que le espera de aquí a 2029. *Cada punto empieza por la misma pregunta: ¿qué tiene ya la administración?*

Las obligaciones crecen más deprisa que las capacidades para asumirlas. El inventario es el primer paso para cada una de ellas, y se hace una sola vez.

Situación a 4 de octubre de 2026. Fuentes: [EZD RP: fecha anunciada por el Ministerio de Asuntos Digitales (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/ezd-rp--nadchodzi-era-bez-papieru-w-administracji-publicznej), [Ley polaca de Finanzas Públicas (art. 238, proyecto de acuerdo presupuestario)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20091571240), [reforma de la Ley del Sistema Nacional de Ciberseguridad (Dz.U. 2026, pos. 252)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000252), [Registro Central de Contratos (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/finanse/centralny-rejestr-umow-jsfp--kluczowy-etap-1-lipca-2026-r), [umbral de aplicación de la Ley polaca de Contratos Públicos (UZP)](https://www.gov.pl/web/uzp/podwyzszenie-progu-stosowania-ustawy-prawo-zamowien-publicznych-i-ustawy-o-umowie-koncesji-na-roboty-budowlane-lub-uslugi), [KSeF (podatki.gov.pl)](https://ksef.podatki.gov.pl/), [e-Doręczenia (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/e-doreczenia).

## El secretario no tiene por qué hacerlo solo. *El primer proyecto de este tipo en la administración, pero no el primero en mi trayectoria.*

Al secretario se le nombra para organizar el funcionamiento de la administración. Hoy recaen sobre él la implantación de un sistema de clase EZD, el circuito de facturas en KSeF y e-Doręczenia: grandes proyectos informáticos y proyectos aún mayores de cambio en la forma de trabajar. A menudo, los primeros de este tipo en su carrera, y con dos o tres informáticos que ya tienen las manos llenas con el día a día de la administración.

Aporto más de 20 años de experiencia en proyectos de este tipo, en organizaciones y culturas organizativas muy distintas, también en entidades locales. Con una dedicación parcial acordada, como servicio externo de asesoría, sin crear una plaza nueva.

- Sé qué preguntas hay que hacer antes de que se tome una decisión.
- Ayudo a conducir el cambio para que el personal adopte de verdad el nuevo sistema: plan de comunicación, formación, referentes del cambio en cada departamento, conversaciones con quienes aún no están convencidos. Asesoro sobre la estrategia de adopción por parte de los usuarios.
- Hago el seguimiento del proveedor y del calendario; el secretario recibe resúmenes breves y decide donde hace falta.
- Dejo constancia por escrito de cada decisión, por si llega una fiscalización o preguntas del Pleno.
- Las decisiones y la responsabilidad siguen en manos de los órganos de gobierno de la administración. No administro sistemas ni decido en lugar del alcalde o del presidente del distrito: aporto una base sólida para las decisiones y ayudo a supervisar su ejecución.

## ¿Es su caso? *Cuatro cosas que conviene saber antes de la primera conversación.*

### Qué suele indicarlo

Con frecuencia los plazos de EZD, KSeF, KSC y del Registro Central de Contratos viven en carpetas distintas y en manos de personas distintas. No es raro que nadie sepa decir en una frase qué sistemas tiene la administración y quién responde de ellos. El presupuesto de informática suele ser una sola partida que al Pleno le cuesta valorar con criterio.

### Qué puede ocurrir si lo posponen

A veces las decisiones se toman bajo la presión del plazo, a partir de la oferta del proveedor y no de los requisitos de la administración. Entonces crece el riesgo de adendas, de compras duplicadas y de dependencia de un único proveedor. En el caso de las obligaciones de la ley de KSC, la dirección de la entidad responde de ellas también cuando las ha encomendado a otra persona.

### Quién suele ser el patrocinador

Lo más habitual es el secretario o el tesorero, con un mandato claro del alcalde o del presidente del distrito. Sin una decisión de las autoridades de la administración, por lo general no merece la pena empezar.

### Lo que no hago

No asumo las obligaciones de la dirección de la entidad, no administro sistemas y no emito dictámenes jurídicos. Las decisiones y la responsabilidad siguen del lado de la administración.

**El primer paso más pequeño y seguro:** una conversación de 30 minutos sin coste y, después, un inventario (de 2 a 6 semanas, presupuesto tras la primera conversación, por debajo del umbral de contratación pública). Antes de eso no asumen ningún compromiso.

## Las obligaciones tienen plazos y los proyectos, responsables. *Alguien tiene que verlo todo en conjunto.*

EZD, KSeF, KSC, el Registro Central de Contratos y e-Doręczenia suelen recaer sobre las mismas pocas personas. Los plazos a veces chocan con la atención diaria de la administración, y el conocimiento sobre el estado de los trabajos se dispersa entre los correos y la cabeza de cada uno. Entonces a menudo no falta conocimiento, sino un orden permanente.

Con la dedicación acordada, me ocupo de ese orden del lado de la administración: que cada tarea tenga responsable, plazo y estado, y que el secretario y la dirección sepan en qué punto están.

- Un único registro de obligaciones y proyectos con responsable, plazo y estado, y junto a él un registro de riesgos, decisiones y documentos.
- Un estado semanal de los responsables de cada tarea, una reunión breve y una nota con la lista de acciones y plazos.
- Recordatorios, control de que la documentación esté completa y alerta temprana antes de que se pierda un plazo.
- Un informe mensual para el secretario y la dirección, preparado también para las preguntas del consejo municipal o de un control.
- No asumo la ejecución ni decido por la administración: cada acción tiene un responsable de su lado.

[Alcance de la coordinación y del orden permanente en los proyectos](https://krogis.pl/es/uslugi#doradca)

## Procedimientos de la era del papel. *Se siguen por inercia, porque «siempre se ha hecho así».*

En las administraciones, y también en los colegios profesionales e instituciones similares, muchas tareas se siguen haciendo con procedimientos pensados para un mundo analógico. A menudo ya nadie recuerda por qué se hacen precisamente así.

1. PrimeroUn inventario y una descripción de la situación actual. Después - qué se puede querer realmente, - cómo abordar el análisis del mercado, - qué herramientas utilizar: sistemas de tramitación de expedientes (workflow), una plataforma low-code, automatización de tareas repetitivas (RPA), herramientas sencillas de IA o, a veces, basta con un simple sistema de gestión documental.

El conocimiento del mercado y de las soluciones disponibles es mi mayor fortaleza: ayuda a elegir la herramienta adecuada para el problema, y no a adaptar el problema a la herramienta que alguien quiera vender en ese momento.

## Lo que verá la Junta de Gobierno al cabo de 2 a 6 semanas.

Un resumen de una página para la mesa del presidente del distrito (starosta) y del tesorero, una presentación para una reunión de la Junta de Gobierno y un conjunto completo de documentos para la próxima licitación.

Resumen de una página para la Junta de Gobierno

**Sistemas de la administración del distrito: situación y recomendación** 6 de 14 sistemas

- Flujo documental (EZD PUW)Secretaríadesarrollo hasta 2029C
- Finanzas y contabilidadTesorerocontrato hasta 2028B
- Personal y nóminasPersonalactualizadoA
- Tributos y tasasDepartamento financierosin APIB
- Geodesia y catastroGeodesiaactualizadoA
- Circuito de facturas en KSeFsin responsablecarenciaD

**2** mantener **2** adaptar **1** sustituir **1** carencia

**Recomendación:** empezar por el flujo documental antes de elegir un sistema de clase EZD. KSeF, mediante integración con el sistema financiero-contable, no con un sistema nuevo.

Ejemplo con datos ilustrativos; la estructura es la del documento real.

### Presentación para la Junta de Gobierno, de 12 a 15 diapositivas

Esquema orientativo. Sesión de 60 a 90 minutos incluida en el precio.

1. **Objetivo y alcance del inventario.** Qué hemos contabilizado y qué hemos dejado fuera a propósito.
2. **Mapa de sistemas de la administración.** Quién es el responsable, cuánto cuesta cada uno, cuándo termina el soporte.
3. **Categorías A/B/C/D.** Qué mantener, qué adaptar, qué sustituir y qué falta.
4. **Riesgos y su ponderación.** Registro de 20 riesgos con mapa de calor, incluidos KSC/NIS 2 y la dependencia de proveedores.
5. **Flujo documental antes de elegir un sistema de clase EZD.** Qué migrar, qué simplificar, qué integrar.
6. **Alternativas de decisión.** Opciones reales, con el coste y el riesgo de cada una.
7. **El coste de no actuar.** Qué ocurre si no hacemos nada antes de 2029.
8. **Presupuesto.** Desglose entre obligación normativa e inversión, listo para la sesión plenaria.
9. **Recomendación y calendario.** Los tres primeros pasos y quién responde de cada uno.

[La lista completa de 16 documentos y herramientas](https://krogis.pl/es/inwentaryzacja#co-dostaniecie)

| Su plan | Qué recibe la Junta de Gobierno | Qué riesgo cubre |
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| **Elección e implantación de un sistema de clase EZD** | Mapa del flujo documental y de las integraciones, requisitos para la migración, cláusulas para el contrato. | Repetir los errores del flujo antiguo en el sistema nuevo, pagar modificaciones del contrato por integraciones que quedaron fuera de él, incumplir el plazo. |
| **KSC / NIS 2** | Registro de sistemas y registro de riesgos ponderados. | Sanciones y responsabilidad de la dirección por no poder acreditar una gestión de riesgos documentada. |
| **Presupuesto y sesión plenaria** | Desglose del gasto entre obligación e inversión, coste de no actuar, recomendación en una página. | Que el Pleno rechace el gasto o cuestione una única partida de «sistema informático» sin justificar. |
| **Fiscalizaciones de la RIO y del NIK** | Clasificación A/B/C/D documentada y justificación de las decisiones de compra. | Un reproche de mala gestión o de decisiones sin fundamento. |

Presupuesto tras la conversación

Según el número de sistemas y departamentos. Confirmo el precio exacto tras una conversación de 30 minutos sobre el tamaño de su entidad.

- **Por debajo del umbral de contratación pública.** Se contrata sin licitación formal, conforme a las normas internas de la propia entidad.
- **De 2 a 6 semanas** desde la firma del contrato hasta la sesión con la Junta de Gobierno, de 1 a 3 días de trabajo presencial y unas 10 horas de dedicación de la persona coordinadora.
- **Sin acceso a datos personales de los vecinos.** Trabajo a nivel de sistemas, contratos y configuración. Acuerdo de confidencialidad antes de empezar.

## Qué gana el secretario, el tesorero y el responsable de TI.

- **Secretario, alcalde, presidente del distrito** Responde de una organización que hoy tiene los problemas de una empresa mediana, pero sin experiencia de gestión en digitalización y sin tiempo para adquirirla a base de ensayo y error. **Recibe:** una recomendación en una página y un calendario de implantación del sistema de clase EZD que se puede gestionar sin conocimientos de TI. **Gana:** un asesor para el proyecto y el cambio, no solo documentos.
- **Tesorero** Tiene que defender el presupuesto de TI ante el Pleno: necesita un desglose entre obligación normativa e inversión, no una única partida de «sistema informático», y a alguien que prepare esa justificación y la presente junto con la Junta de Gobierno. **Recibe:** el desglose del gasto en TI entre obligación e inversión, además de los costes de mantenimiento, para la previsión financiera plurianual. También recibe la justificación para el proyecto de presupuesto y para la sesión plenaria. **Gana:** un presupuesto que se puede defender ante el Pleno y que no deparará sorpresas en los próximos años.
- **Responsable de** TI Un aliado, si el inventario se convierte en un argumento a favor de su presupuesto y no en una evaluación de su trabajo anterior. **Recibe:** un registro, una metodología repetible y argumentos para su presupuesto, elaborados junto con él, no a sus espaldas. **Gana:** un aliado en la conversación con la Junta de Gobierno y tiempo para mantener en marcha la administración.

La Junta de Gobierno no responde solo ante sí misma: debe rendir cuentas ante el Pleno, un órgano elegido por sufragio universal. El momento más difícil es pedir un aumento del presupuesto o la aprobación de un gasto. Entonces hay que presentar el proyecto informático en un lenguaje sencillo y comprensible, sin jerga técnica, para que el Pleno pueda tomar una decisión informada. Krogis prepara a la Junta de Gobierno para esa conversación y, a su lado, presenta al Pleno el inventario, los riesgos, el coste de no actuar y la justificación del gasto: traduce del lenguaje de la informática y de la normativa a una recomendación que se sostiene ante el Pleno.

## Un alcance pequeño y concreto para empezar, *que se amplía a medida que crece la confianza.*

La misma secuencia funcionó en la digitalización de entidades locales: un alcance acotado para ver resultados antes de decidir algo de mayor envergadura.

1. **Inventario de sistemas y procesos de TI** *De 2 a 6 semanas* Registro de aplicaciones con responsable, contrato, licencia, coste y fin del soporte. Mapa de procesos e integraciones. Registro de riesgos frente a KSC, NIS 2, e-Doręczenia y KSeF. Un resumen de una página para la Junta de Gobierno y el Pleno. [El alcance completo del servicio](https://krogis.pl/es/inwentaryzacja)
2. **Estrategia de digitalización y normas de compra** *Plazo tras la primera conversación* Hoja de ruta a tres años, con desglose entre obligación normativa e inversión. Presupuesto desglosado entre inversión y mantenimiento, listo para defenderlo ante el Pleno. Introducción de normas de compra para la adquisición de sistemas, antes de que salga la primera solicitud de ofertas.
3. **Preparación de la licitación** *Plazo tras la primera conversación* Especificación de requisitos, matriz de compra para comparar ofertas, las preguntas que conviene hacer a los proveedores y participación en las reuniones con ellos como representante del cliente.
4. **Asesor en digitalización** *Colaboración continua* Con la dedicación acordada, por ejemplo una bolsa fija de horas al mes y una reunión periódica con el secretario. Recepciones conforme a los escenarios acordados, informes sobre las compras siguientes, seguimiento de los cambios legislativos y de los planes del Ministerio de Asuntos Digitales, preparación para la próxima ola normativa y, cuando haga falta solicitar más presupuesto, preparación de la Junta de Gobierno para la conversación con el Pleno sobre la necesidad del gasto y presentación de esa justificación a su lado.

1. 2008–2026 **Entidades locales** «El mismo modelo de funcionamiento en cada entidad local: los mismos procesos presupuestarios, registros públicos, estructura por departamentos, régimen de contratación pública y presión normativa». 18 años de trabajo con entidades locales en la estrategia y la arquitectura de una plataforma unificada de intercambio de información que hace posible una verdadera administración electrónica. Más de 40 módulos diseñados e implantados, entre ellos EZD, archivo electrónico, gestión electrónica de la Junta de Gobierno y del Pleno, convocatorias electrónicas, selección de personal electrónica, consultas públicas, comisiones de servicio electrónicas, formación electrónica, atención a los concejales, 12 registros públicos y dos portales web. Unos 20 años de experiencia en implantaciones para la administración pública y la empresa.

## Lo que oigo en las administraciones de distrito antes de empezar.

Temas recurrentes y anonimizados de decenas de conversaciones sobre digitalización, no citas de una entidad concreta.

> «Tenemos más de una docena de sistemas y nadie tiene la visión de conjunto, hasta que algo falla o llega una fiscalización».

> «Sabemos que el presupuesto de TI es insuficiente, pero es difícil justificarlo ante el Pleno sin datos sólidos sobre el riesgo y el coste de no actuar».

> «Nos da más miedo migrar años de datos de archivo que la propia implantación del sistema nuevo».

> «Preferiríamos ver cómo funciona en una administración parecida antes que fiarnos de una presentación comercial».

## Lo que más se pregunta en las administraciones.

### ¿Desde cuándo debe la administración tener un sistema de clase EZD?

El Ministerio de Asuntos Digitales anuncia la obligación de contar con un sistema de clase EZD; según las aclaraciones del ministerio de octubre de 2026, el plazo se ha aplazado como pronto a 2029 y la normativa está en proyecto, por lo que confirmamos la situación jurídica al inicio del inventario. Según el calendario de NASK, el desarrollo de EZD PUW termina en 2029, pero es un asunto aparte del plazo de la obligación. Más importante que la fecha en sí es que la migración es el momento de revisar toda la arquitectura del flujo documental, no solo de trasladar datos.

### ¿Se aplica la ley KSC (NIS 2) a nuestra administración de distrito?

Sí. La reforma de la ley del Sistema Nacional de Ciberseguridad, en vigor desde el 3 de abril de 2026, menciona expresamente la administración del distrito como entidad esencial, al igual que el ayuntamiento de un municipio con al menos 50 empleados; las administraciones más pequeñas y las unidades organizativas son entidades importantes. La ley concede 12 meses para aplicar las obligaciones, y el titular de la entidad responde de ellas personalmente, aunque las delegue en otra persona. El inventario de sistemas es el primer paso práctico: sin una lista de los sistemas, sus responsables y sus riesgos, no se puede planificar lo demás.

### ¿Tiene la administración que implantar KSeF, si es un sistema pensado sobre todo para empresas?

Como sujeto pasivo del IVA que emite y recibe facturas, la administración está sujeta a las mismas reglas que cualquier otra entidad; por tanto, la obligación alcanza también a las entidades locales en el ámbito de su actividad económica. La pregunta clave no es «si», sino «cómo integrar KSeF con el circuito de facturas existente y con el sistema financiero-contable», para que no surja otra isla de aplicaciones.

### ¿Cómo redactar los pliegos para un sistema de TI y evitar la dependencia de un proveedor?

La clave está en exigir ciertas cláusulas ya en la fase de especificación, en lugar de negociarlas después: el derecho sobre los datos y a exportarlos en un formato abierto, un plan de salida descrito, API abiertas y, en casos justificados, el depósito del código fuente en custodia. Sin ello, cambiar de proveedor al cabo de unos años supone perder datos o verse obligado a prolongar un contrato costoso.

### ¿Por dónde empezar a digitalizar la administración cuando no hay tiempo ni conocimientos en el equipo?

Por un paso pequeño y acotado en el tiempo que aporte conocimiento sólido en lugar de otra declaración de intenciones. En la práctica, por un inventario de sistemas y procesos, que dura de 2 a 6 semanas y termina con un resumen de una página para la Junta de Gobierno, y no con un proyecto estratégico de muchos meses sin resultados tangibles.

### ¿Cómo recibir un sistema del contratista?

La recepción debe basarse en escenarios de prueba y criterios recogidos en los pliegos y en el contrato, no en una impresión general. Antes de firmar el acta de recepción, compruebe la migración de datos, las integraciones con el sistema financiero-contable y otros registros, la documentación y la formación del personal. Anote las observaciones en el acta con un plazo para subsanarlas. Un sistema se recibe con más facilidad cuando los criterios de recepción se definieron junto con los requisitos.

### ¿Cómo preparar una estrategia de digitalización para la administración?

La estrategia debe partir de lo que la administración ya tiene, no del catálogo de un proveedor. Empieza por un inventario de sistemas, contratos y procesos; después fija la arquitectura objetivo, los estándares (por ejemplo, un modelo de permisos y reglas para documentar requisitos) y una hoja de ruta que distingue entre obligaciones legales e inversiones. Una buena estrategia indica qué hacer en el próximo presupuesto y en qué orden, para que el tesorero y el Pleno vean la justificación del gasto.

## Empecemos por el inventario, *antes de que lo haga por nosotros una fiscalización.*

[Escriba a: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Conversaci%C3%B3n%20sobre%20la%20digitalizaci%C3%B3n%20de%20la%20administraci%C3%B3n) [Llame al: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

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- No hace falta preparar nada