# Digitalisaationeuvonantaja ja digitaalinen muutos | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/fi
Język: fi
Opis: Neuvon johtoa: vaatimuksista toimittajakeskusteluihin ja työtapojen muutokseen. Aloitamme IT-kartoituksella. Kunnille, kunnallisille yhtiöille ja yrityksille.

---

# Digitaalinen muutos organisaatiossa. *Neuvonantajan kanssa, joka tulkitsee johdon, IT:n ja toimittajien välillä.*

Krogis on Wojciech Kroczakin riippumaton digitalisaationeuvonta: neuvon virastojen, kunnallisten yhtiöiden ja yritysten johtoa digitaalisessa muutoksessa lähtötilanteen kartoituksesta tavoiteltujen tulosten määrittelyn, muutosten ja hankkeiden tiekartan, muutosvalmiuden arvioinnin, riskien hallinnan, standardien suunnittelun, digitalisaatiostrategian ja käyttäjien omaksumisstrategian kautta tukeen keskusteluissa mahdollisista ratkaisuista ja käyttöönotoista. Johto vastaa digitalisaatiosta ja siihen liittyvästä muutosjohtamisesta. Käännän strategian ja tarpeet vaatimuksiksi ja organisaation menettelyiksi, autan käymään keskustelut toimittajien kanssa ja tuen organisaatiota muutoksen läpi. Aloitamme yleensä IT-järjestelmien ja organisaation kokonaisuuden kartoituksella: **2–6 viikkoa**, julkisten hankintojen kynnysarvon alapuolella.

[Pyytäkää tarjous](https://krogis.pl/fi#kontakt) [Katsokaa, miten työskentelen](https://krogis.pl/fi#jak-pracuje)

- Vastaan 2 arkipäivän kuluessa
- Ensimmäinen keskustelu: 30 minuuttia, maksutta
- Riippumaton toimittajista

- [*Julkinen sektori – kunnat* EZD-luokan järjestelmä, toimialajärjestelmien integrointi, KSC, talousarvion perusteleminen valtuustolle](https://krogis.pl/fi#dla-jst)
- [*Kunnalliset yhtiöt* KSeF, e-Doręczenia, ERP, asiakirjojen kulku, sähköinen arkisto, sähköiset hankintamenettelyt, sähköiset henkilöstökansiot, sähköiset allekirjoitukset](https://krogis.pl/fi#dla-spolek)
- [*Yritykset* IT-järjestelmien käyttöönotot, toimittajatapaamiset, johdon kokousten sähköinen hallinta, järjestelmäintegraatiot, prosessien optimointi, agenttipohjainen tekoäly](https://krogis.pl/fi#dla-przemyslu)

## Mitä te siitä saatte.

### Mielenrauha

Tiedätte, mitä teillä on, mitä pitää tehdä ja missä järjestyksessä. Joku teidän puolellanne pitää kokonaisuuden hallussa, ja päätökset pystyy perustelemaan valtuustolle, johdolle ja tarkastukselle.

### Parempia tuloksia

Digitalisaatio palvelee organisaation tavoitteita, ja ihmiset ottavat uuden työtavan omakseen, joten investointi maksaa itsensä takaisin arjen työssä eikä vain esityksessä.

### Vähemmän karikoita ja virheitä

Vältätte väärät teknologiat ja toimittajat sekä vendor lock-in -ansan (sidonnaisuuden yhteen toimittajaan). Ennen hankintaa kirjatut vaatimukset tarkoittavat vähemmän korjauksia käyttöönoton jälkeen.

**Virheen hinta.** Neuvonantaja maksaa yleensä vähemmän kuin yksi väärin valittu teknologia, yksi sopimaton toimittaja tai yksi ansa sopimuksessa. [Katsokaa, miten johdan digitaalista muutosta](https://krogis.pl/fi/transformacja-cyfrowa).

## Kuka puuttuu pöydästä, kun toimittaja saapuu.

Toimittaja tulee tarjouksen kanssa, integraattori mallipohjan kanssa ja IT-osasto järjestelmien päivittäisen ylläpidon kanssa. Useimmissa organisaatioissa kenenkään tehtäviin ei kuulu neljää asiaa.

1. **Tarpeiden tulkki** Organisaatio tietää, miten se toimii, mutta kuvaa sen arjen kielellä: ”näin on tehty vuosia”. Toimittaja tarvitsee vaatimuksia: skenaarioita, sääntöjä ja hyväksymiskriteerejä. Jonkun on saatava ne teiltä esiin ja kirjattava, muuten järjestelmään päätyy se, mikä mahtuu mallipohjaan.
2. **Jatkuva keskustelu toimittajan kanssa** Kirjatut vaatimukset on tarkistettava matkan varrella eikä vasta lopussa: työn sujuvuus, prosessien kulku, integraatiot, toimintanopeus ja tietomäärät. Ilman tätä organisaatio saa tietää ongelmista vasta hyväksymisvaiheessa tai käyttöönoton jälkeen, jolloin korjaukset maksavat eniten.
3. **Vertailupiste** Nykyinen työtapa on tunnettu ja ihmisille sopivaksi muotoutunut puutteistaan huolimatta. Ilman nykytilan mittaamista (vaiheiden määrä, toimenpiteen kesto, tietomäärät) on vaikea sanoa, onko muutoksen jälkeen paremmin.
4. **Jatkuvuuden strateginen turvaaminen** Tilaajat eivät yleensä kysy tätä, eivätkä toimittajat kerro siitä itse, joten asia paljastuu vasta käyttöönoton jälkeen: sidonnaisuus yhteen valmistajaan (vendor lock-in), vasteaika ja toimintanopeus, kokonaiskustannukset, mahdollisuus vaihtaa toimittajaa sekä käyttäjäkokemus (UX). Jonkun on kysyttävä tämä ennen aloitusta.

Testatkaa itse. Osaatteko kuvata toimittajalle, minkä uudessa järjestelmässä pitää toimia yhtä hyvin kuin nyt, tavalla, joka on todennettavissa? Kuka teidän puolellanne sanoo ”tämä ei ole sitä, mitä tarvitsemme” ja perustelee sen vaatimusten kielellä? Kuka varmistaa, että järjestelmä selviää tietomääristänne ennen kuin käyttäjät tekevät sen? Kuka kysyy toimittajalta vasteajasta, kokonaiskustannuksista ja mahdollisuudesta vaihtaa toimittajaa ennen kuin allekirjoitatte sopimuksen? Jos vastaus on ”emme tiedä”, juuri tämä rooli puuttuu. Aloitamme kartoituksesta, koska se antaa vertailupisteen, ja siirrymme sitten vaatimuksiin ja niiden toteutuksen valvontaan.

[Katsokaa, miten työskentelen](https://krogis.pl/fi/uslugi) [Keskustellaan](https://krogis.pl/fi#kontakt)

## Yli 20 vuoden ajan työni oli kääntää sidosryhmien tavoitteet projektien toteutuksen kielelle.

Kahden vuosikymmenen ajan toimin toimittajan puolella ja vastasin siitä, että ymmärrettiin, mitä liiketoiminta todella tarvitsi – silloinkin, kun se ei itse osannut ilmaista sitä selkeästi. Nykyään tarjoan saman osaamisen johdolle pöydän toiselta puolelta: tilaajan puolelta.

## Johto ja IT näkevät joskus samat asiat eri näkökulmista. Minä tulkkaan niiden välillä, jotta molemmat osapuolet työskentelevät organisaation yhteisten tavoitteiden hyväksi.

Tämä koskee kartoituksia, hankintoja ja riskien kääntämistä päätöksenteon kielelle – ei tietoturvaa sinänsä. IT-tiimillä on yleensä tämä tieto; minä autan muuntamaan sen johdon päätökseksi, ja päinvastoin.

[Varatkaa keskustelu](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Keskustelu%20jatkuvasta%20yhteisty%C3%B6st%C3%A4) [Pyytäkää yhteydenottoa](https://krogis.pl/fi#kontakt)

Leikkaus · nykytila

Sama rakennus ylhäältä nähtynä · lähtösatama

## Viisi vastuutasoa. *Aloitamme suppeasta laajuudesta ja laajennamme sitä luottamuksen kasvaessa.*

Sama eteneminen on toiminut kuntien ja julkisia palveluja tuottavien yhtiöiden digitalisoinnissa: aluksi suppea, konkreettinen laajuus, jota laajennetaan uusiin prosesseihin sitä mukaa kuin luottamus kasvaa.

01

### IT-järjestelmien ja prosessien kartoitus

2–6 viikkoa · lähtöpiste

Sovellusrekisteri, jossa on omistaja, sopimus, lisenssi, kustannus ja tuen päättymispäivä. Kartta järjestelmien tukemista ja tukemattomista prosesseista sekä kartta integraatioista ja tietojen manuaalisesta uudelleensyötöstä. Riskirekisteri: yksittäiset vikaantumispisteet, riippuvuus toimittajasta ja puutteet suhteessa vaatimuksiin (yhteentoimivuuden viitekehys KRI, NIS 2, sähköinen tiedoksiantopalvelu e-Doręczenia, kansallinen sähköisen laskutuksen järjestelmä KSeF). Yhden sivun yhteenveto johdolle.

[Palvelun koko laajuus](https://krogis.pl/fi/inwentaryzacja)

#### KSC / NIS 2 (velvoitteet ja seuraamukset organisaatiolle ja johdolle)

**Kartoitus tuottaa:** järjestelmärekisterin ja riskirekisterin – lähtökohdan Puolan kansallista kyberturvallisuusjärjestelmää koskevan lain (KSC) edellyttämälle riskienhallinnalle. Sitä, mikä ei ole listalla, ei voi suojata.

#### RIO:n ja NIK:n tarkastukset, auditoinnit (voivat tulla milloin tahansa)

**Kartoitus tuottaa:** dokumentoidun A/B/C/D-luokittelun ja perustelun jokaiselle hankintapäätökselle, valmiina esitettäväksi tarkastajille.

02

### Digitalisaatiostrategia ja tavoitearkkitehtuuri

Aikataulu sovitaan ensimmäisen keskustelun jälkeen

Rekisterien, prosessien ja integraatioiden kerrokset. Organisaation omaksumat standardit: organisaatiorakenne käyttöoikeusmallia varten, käyttöliittymästandardit, tietoryhmien rooli arkkitehtuurissa, prosessimallinnuksen standardit, kolmen vuoden tiekartta sovittujen tavoitteiden toteuttamiseksi, IT-hankintojen ohjeet (esim. dokumentoidut rajapinnat) sekä jäsennelty erittely arvioitavista talousarvioeristä investoinnit ja ylläpito (kokonaiskustannukset) mukaan lukien, voimassa olevan sääntelyn (KSC, NIS 2, EZD) mukaisesti.

#### Ensi vuoden talousarvio (valmistellaan syksyllä)

**Kartoitus** näyttää, mitä teillä on, mitä puuttuu ja mitä on korjattava, sekä kokonaiskustannukset: kertaluonteiset investoinnit ja välttämättömät ylläpitokustannukset. Juuri tällaista menosuunnitelmaa valtuusto ja talousjohtaja odottavat voidakseen suunnitella tulevia talousarvioita.

#### KSeF, EZD, työnkulut, taloushallinto ja kirjanpito, sähköiset henkilöstökansiot (nämä edellyttävät integroitua prosessia)

**Kartoitus tuottaa:** integraatiomatriisin taloushallinnon järjestelmään ja luettelon järjestelmistä, joiden on vaihdettava tietoja sen kanssa.

03

### Muutosjohtaminen

Aikataulu sovitaan ensimmäisen keskustelun jälkeen

Muutoksen on sovittava organisaation kulttuuriin ja sen läpikäyvien ihmisten tahtiin. Tunnistan organisaatiokulttuurin, käyttäjien erityispiirteet ja järjestelmät, joilla he nyt työskentelevät, ja laadin niiden pohjalta mukautumisstrategian: kuka siirtyy uuteen työtapaan, missä tahdissa, millä tuella ja missä järjestyksessä.

Asia on eri asukkaita palvelevalle osastolle kuin kirjanpidolle tai tekniselle osastolle. Viestintäsuunnitelman, koulutuksen ja mittarit mitoitan kullekin ryhmälle erikseen, en yhdelle keskivertokäyttäjälle. Sama koskee tekoälytyökaluja: niiden omaksuminen riippuu ihmisten luottamuksesta ja siitä, että on selvää, kuka vastaa mistäkin.

[Muutosjohtaminen käytännössä](https://krogis.pl/fi/transformacja-cyfrowa)

#### Tahti, johon organisaatio ei ole valmis (ihmisten vastarinta ja ylikuormitus)

**Kartoituksesta:** kartta käyttäjäryhmistä, niiden nykyisistä järjestelmistä ja tottumuksista, jaettuna niihin, jotka siirtyvät nopeasti, ja niihin, jotka tarvitsevat enemmän aikaa ja tukea. Yksi koulutus kaikille riittää harvoin.

04

### Vaatimusmäärittely hankintamenettelyä varten

Aikataulu sovitaan ensimmäisen keskustelun jälkeen

Haastattelut, prosessikartat, tietomalli, kentät, näkymät, ilmoitukset, integraatiot ja testiskenaariot kirjattuina ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Lisäksi valmistautuminen toimittajakeskusteluihin: esitettävät kysymykset, hankintamatriisi ja osallistuminen tapaamisiin tilaajan edustajana. Ennen kaikkea kuitenkin vastaus siihen, mitä käyttöönoton onnistuminen tarkoittaa: miksi teemme tämän ja mitä tuloksia odotamme.

#### EZD-luokan järjestelmä (ilmoitettu velvoite, määräaikaa siirretty aikaisintaan vuoteen 2029)

**Kartoitus tuottaa:** kartan asiakirjojen kulusta ja integraatioista, migraatiovaatimukset ja sopimuslausekkeet sähköisen asianhallinnan järjestelmää (EZD) varten. Ilman sitä migraatio vain siirtää vanhan asiakirjojen kulun virheet uuteen järjestelmään. Lisäksi nykyisten ja mahdollisten toimintojen jako järjestelmien kesken – esimerkiksi mikä järjestelmä hoitaa kirjeiden massalähetykset e-Doręczenia-palvelun kautta.

05

### Digitalisaationeuvonantaja

Jatkuva yhteistyö

Kuukausittainen tapaaminen hallintojohtajan tai toimitusjohtajan ja IT-päällikön kanssa, kuukausittainen toiminta- ja riskiraportti, neljännesvuosittain kokoontuva digitalisaatiotoimikunta, neljännesvuosittainen riskien ja kriittisten sopimusten katselmointi sekä pakollinen neuvoa-antava lausunto ennen jokaista suurempaa hankintaa.

Laajuus: IT:n hallintamalli ja päätöksenteko, ajantasainen järjestelmärekisteri, prosessien analysointi ja optimointi, hankinnat ja toimittajariippuvuuden riski, riskien tulkinta ja arviointi johdon ja IT:n välillä, projektisalkku.

Uuden yhteistyön ensimmäiset 90 päivää: alustava tilannearvio ja mahdolliset kiireelliset ”punaiset liput”, rekisterien käynnistäminen ja sopimusten läpikäynti sekä raportti johdolle ja 12–24 kuukauden tiekartta.

### Jokainen näistä velvoitteista alkaa samasta kysymyksestä: mitä meillä oikeastaan on?

Kartoitus ei ole erillinen hanke EZD-luokan järjestelmän valinnan, KSeF:n tai KSC:n rinnalla. Se on jokaisen niistä ensimmäinen vaihe, joka tehdään kerran eikä neljästi pala palalta.

### Laajuudesta riippumatta reitti on sama: hajanaisesta ja sekavasta tiedosta yhteen päätökseen, jonka voi perustella.

1. **Selvitys** Haastattelut, asiakirjojen ja järjestelmien läpikäynti, ensimmäinen kuva tilanteesta ilman ennakko-oletuksia.
2. **Yhteinen kuva** Yksi yhtenäinen kartta prosesseista, kustannuksista, riskeistä ja riippuvuuksista – ymmärrettävä sekä johdolle että IT:lle.
3. **Päätösvaihtoehdot** Todelliset vaihtoehdot seurauksineen, kustannuksineen ja riskeineen, suosimatta yhtäkään toimittajaa.
4. **Toteutuksen valvonta** Läsnäolo tilaajan puolella valinnassa, käyttöönotossa ja vastaanottotarkastuksessa – ei vain konseptivaiheessa.
5. **Tuloksen arviointi** Sen tarkistaminen, toiko päätös odotetun tuloksen – ja valmistautuminen seuraavaan vaiheeseen.

## 2–6 viikon kuluttua johto saa neljä asiakirjakokonaisuutta, *ei laatikkoon päätyvää raporttia.*

Laadittu alusta alkaen juuri teidän organisaatiollenne, muokattavassa muodossa ja pysyvällä lisenssillä. Yhteensä 16 asiakirjaa ja työkalua, jotka muodostavat perustan digitaaliselle muutokselle ja pitkän aikavälin IT-strategian toteuttamiselle – niiden joukossa johdolle pidettävä esitys ja esittelytilaisuus, jotka sisältyvät hintaan.

**Perusta · kartoitus** 2–6 viikkoa · julkisten hankintojen kynnysarvon alapuolella · 16 asiakirjaa ja työkalua

### Tieto nykytilasta (4 asiakirjaa)

Yhden sivun yhteenveto johdolle, kartoitusraportti, jonka voi esittää johdolle, alueelliselle tilintarkastuskamarille (RIO) ja Puolan valtiontalouden tarkastusvirastolle (NIK), taulukko, jossa kustakin järjestelmästä on 35 ominaisuutta, sekä matriisi integraatioista valtion keskitettyihin järjestelmiin. Nykytilan (”AS IS”) tunteminen on välttämätöntä tavoitetilan (”TO BE”) määrittelemiseksi.

### Strategia ja standardit tulevaisuutta varten (4 asiakirjaa)

Digitalisaatiostrategia 10 vuodeksi, teknisten standardien luettelo, 20 mallisopimuslauseketta tarjouspyyntöasiakirjoihin (SWZ) ja tekoälyn vastuullisen käytön periaatteet.

### Johtamisen työkalut tuleviin hankkeisiin (5 työkalua)

Digitaalisen aloitteen kuvauslomake, arkkitehtuuriarvioinnin pisteytyskortti, kartoitusmenetelmä, jonka voitte toistaa omin voimin, 20 riskin rekisteri lämpökarttoineen ja muutosjohtamisen suunnitelma.

### Viestintä ja johdon päätös (3 osaa)

Arkkitehtuurikaaviot, noin 150 käsitteen ja lyhenteen sanasto sekä johdolle pidettävä 12–15 dian esitys ja 60–90 minuutin esittelytilaisuus, joka sisältyy hintaan. Esityksessä käsitellään tunnistetut riskit ja keinot niiden lieventämiseen, mukaan lukien johdon jäsenten henkilökohtaiset riskit.

[Kaikki 16 asiakirjaa ja työkalua](https://krogis.pl/fi/inwentaryzacja#co-dostaniecie)

Julkinen sektori – kunnat

## EZD-luokan järjestelmä: ilmoitettu velvoite, määräaikaa siirretty aikaisintaan vuoteen 2029. Ennen kuin valitsette reitin, selvittäkää, mitä teillä jo on.

Hallintojohtajan ja talousjohtajan ei tarvitse tuntea IT-arkkitehtuuria. He tarvitsevat järjestelmä- ja sopimusrekisterin, KSC/NIS 2 -riskit ja yhden sivun yhteenvedon, jonka voi viedä kunnan johdon ja valtuuston eteen.

- **Apua EZD-luokan järjestelmän valintaan** Kartta asiakirjojen kulusta ja integraatioista ennen kuin migraatiopolusta päätetään.
- **Tukea EZD-hankkeen aikana** Keskustelut toimittajien kanssa, integraatiokeskustelut ja apu koulutusten järjestämisessä.
- **Sopimukset integroituna CRU JSFP:hen, julkisen sektorin sopimusten keskusrekisteriin** EZD muiden hankkeiden näkökulmasta: sopimusten valmistelu ja laadinta yhdessä CRU JSFP -integraation kanssa.
- **KSeF-laskut ja niiden kierto** Laskujen nouto KSeF:stä, asiatarkastus, muodollinen ja laskentatoimen tarkastus sekä laskujen siirto taloushallinnon järjestelmään.
- **Seuraavien hankkeiden suunnittelu** Rekrytoinnit ja hakukierrokset, asukkaiden kuulemiset, johdon kokousten sähköinen hallinta sekä virkamatkojen suunnittelu, hyväksyntä ja tilitys.
- **KSC / NIS 2** Järjestelmä- ja riskirekisteri – lähtökohta lain edellyttämälle riskienhallinnalle.
- **Talousarvio, jonka voi perustella valtuustolle** IT-menojen jako sääntelyn edellyttämiin velvoitteisiin ja investointeihin sekä tekemättä jättämisen kustannus.

[Julkisen sektorin sivu](https://krogis.pl/fi/jst)

Kunnalliset yhtiöt

## Asiakirjojen kulku (KSeF), e-Doręczenia, sähköiset allekirjoitukset, hankintamenettelyjen sähköinen arkisto, ERP-järjestelmän vaihto. Kaikki tämä kannattaa koota yhden johdonmukaisen strategian alle.

Kaukolämpö-, vesihuolto- tai joukkoliikenneyhtiön toimitusjohtaja saa yhden suosituksen omalta osastoltaan. Toinen, riippumaton näkemys ennen allekirjoitusta: mikä todella integroituu taloushallinnon järjestelmään ja mitä se oikeasti maksaa viiden vuoden aikana.

- **KSeF ja laskujen kierto** Integraatiomatriisi taloushallinnon järjestelmään sen sijaan, että syntyy jälleen yksi erillinen sovellussaareke.
- **Integraatio taloushallinnon ja ERP-järjestelmien kanssa** Integraatiovaatimus kirjataan määrittelyyn ensimmäisestä päivästä alkaen, eikä sitä lisätä sopimusmuutoksella allekirjoituksen jälkeen.
- **Sähköiset henkilöstökansiot ja uudet moduulit** A/B/C/D-luokat ja käyttöönottojärjestys, jotta jokainen moduuli liittyy siihen, mikä on jo olemassa.
- **Kirjeenvaihdon hallinta (EZD)** Kirjeenvaihdon kulku EZD-luokan järjestelmässä.
- **Sähköiset allekirjoitukset** Oikean sähköisen allekirjoitustyypin valinta kuhunkin käyttötarkoitukseen, jotta paperiasiakirjoista päästään eroon.
- **Integraatio e-Doręczenia-palveluun** Kirjeiden lähettäminen ja vastaanottaminen e-Doręczenia-palvelun kautta ilman tietojen uudelleensyöttöä järjestelmien välillä.
- **Monikanavainen kirjeenvaihto** Monikanavaisen kirjeenvaihdon vastaanoton ja massalähetysten rakentaminen ja ylläpito.

[Kunnallisten yhtiöiden sivu](https://krogis.pl/fi/spolki-uzytecznosci-publicznej)

Yritykset

## Teillä on hanke vietävänä läpi, ja IT-tiiminne kädet ovat täynnä ylläpitoa. Silloin on hyvä, että puolellanne on joku.

Uuden ERP-järjestelmän valinta ja käyttöönotto, reklamaatioiden käsittely, prosessipohjainen CRM, kustannusasiakirjojen kierto KSeF:n vaatimusten mukaisesti, sopimustenhallinta, työntekijöiden perehdytys ja työsuhteen päättämisen prosessit: kirjaan vaatimukset yhdessä johdon kanssa, keskustelen IT-tiiminne ja toimittajien kanssa, vertailen tarjouksia (tytäryhtiöissä konsernin pääkonttorin hankintaohjeiden mukaan) ja valvon sekä hankkeen toteutusta että sen mukanaan tuomaa organisaatiomuutosta. Konseptin saatte yhden keskustelun jälkeen, noin 2 päivässä.

- **15 minuutin keskustelu, konsepti 2 päivässä** Yksityiskohtaisten vaatimusten kerääminen ja määrittelyn kirjoittaminen voi olla työlästä, eivätkä ihmiset aina näe, mihin se on johtamassa. Ennen kuin työ alkaa, tarvitaan visuaalinen luonnos siitä, mitä johdolla on mielessä – jotta suuntaa voi arvioida ennen kuin kukaan kirjoittaa dokumentaation ensimmäistäkään sivua.
- **Tarjoukset vertailtuna pääkonttorin ohjeiden mukaan** Kriteerimatriisi: mikä on tärkeää, mikä vähemmän tärkeää, kuka tarjoaa mitäkin, miten kukin toimittaja vastasi, minun suositukseni. Päätöksen teette te; hallinnollisen työn, johon IT:llä ei ole aikaa eikä johdolla ketään osoitettavaksi, otan hoitaakseni osana hankkeen omia kustannuksia.
- **Johdon edustaja käyttöönotossa** Johto palaa asiaan vasta, kun päätös todella tarvitaan.
- **Suuri pääkonttorin hanke, esim. yhteinen ERP** Toimittajatapaamiset, integraatiokeskustelut ja tiiviit yhteenvedot johdolle ja IT:lle viestintään pääkonttorin kanssa – jotta johto palaa asiaan vain todellisen päätöksen kohdalla.

[Yritysten sivu](https://krogis.pl/fi/biznes)

## 8–18 vuotta kestäneitä asiakassuhteita, jotka ovat kantaneet sääntelyaallosta toiseen.

KSeF, e-Doręczenia, e-arkisto, NIS 2, sovellusalustat, prosessimallinnuksen standardit, henkilöstö- ja rekrytointiprosessit, talousprosessit, asiakaspalveluprosessit, ERP-luokan järjestelmiin integroituvien kokonaisvaltaisten sovellusjärjestelmien rakentaminen, verkkokauppa, B2B-markkinapaikat. Samat ongelmat neljässä hyvin erilaisessa ympäristössä: kunnan virastossa, kunnallisessa yhtiössä, satamassa ja teollisuuskonsernissa. Niiden näkeminen näin monesta näkökulmasta on kerryttänyt runsaasti kokemusta neuvonantajan työhön.

1. 2008–2026 **Paikallishallinto (kunnat)** 18 vuotta työtä paikallishallinnon kanssa yhtenäisen tiedonvaihtoalustan strategian ja arkkitehtuurin parissa – alustan, joka muodostaa todellisen sähköisen viraston. Yli 40 suunniteltua ja käyttöönotettua moduulia, muun muassa EZD (sähköinen asianhallinta), sähköinen arkisto, johdon sähköinen kokoushallinta, valtuuston sähköinen kokoushallinta, sähköiset hakukierrokset, sähköinen rekrytointi, asukkaiden kuulemiset, virkamatkojen sähköinen käsittely, verkkokoulutus, valtuutettujen palvelut, 12 julkista rekisteriä ja kaksi verkkoportaalia.
2. 2019–2026 **Julkisia palveluja tuottavat yhtiöt: kaukolämpö, vesihuolto, joukkoliikenne** Yhteistyön ja liiketoimintaprosessien hallinnan alustan suunnittelu, käyttöönotto ja käynnistys. Alusta kattaa muun muassa hankintamenettelyjen sähköisen arkiston, kustannusasiakirjojen sähköisen kierron, sähköiset henkilöstökansiot, kirjeenvaihdon hallinnan ja juridisen tuen.
3. 2017–2026 **Ulkomaisen konsernin teollinen tytäryhtiö** Kokonaisvaltaisen procure-to-pay-ratkaisun konseptisuunnittelu ja käyttöönotto Puolassa toimivalle kansainväliselle teollisuuskonsernille. Muutosjohtamisen vetäjän rooli suhteessa johtoon, talousjohtajaan (CFO) ja pääkirjanpitäjään. Nyt yhdeksäs vuosi BPM-järjestelmän (business process management) kehittämistä. Myöhemmät laajennukset ovat kattaneet muun muassa reklamaatiot, sopimukset ja sopimusmuutokset, näytteiden luovutuksen, varastopoikkeamat, laadunhallinnan, valtakirjat, muutoksia koskevat lausuntopyynnöt, e-Doręczenia-palveluun integroidun kirjeenvaihdon hallinnan sekä maksujen ja maksuerien käsittelyn pankkijärjestelmään integroituna.
4. 2018–2026 **Konttiterminaali** Asiakaspalvelun ja myynnin CRM-järjestelmä prosessialustalla: yhteystiedot, verkkosivujen kautta tulevat tiedustelut, tarjousten laskenta ja laatiminen, reklamaatiot – käytössä edelleen. Tavoitteiden tunnistaminen, vaatimusanalyysi ja konseptisuunnittelu sidosryhmäsuhteiden hallintajärjestelmää varten.
5. 2006–2013 **Puolalainen tuotantoyhtiöiden konserni** Konseptin ja tavoitteiden suunnittelu sekä yhteistyöalustan käyttöönotto 800 käyttäjälle. Vaatimusten ja tavoitteiden määrittely, liiketoiminta- ja prosessianalyysi sekä sellaisen prosessipohjaisen CRM-järjestelmän käyttöönotto, joka yhdistää kaikkien konserniyhtiöiden tiedot.

Ja monia muita, muun muassa tutkimuslaitoksia, osuustoiminnallisia säästö- ja luottokassoja, kaupunkien virastoja, sähköasennusyrityksiä, energiayhtiöitä, asuntorakennuttajia ja valtakunnallinen radioasema.

Haluatteko tietää lisää kokemuksestani? [Koko ansioluettelo Tietoa minusta -sivulla](https://krogis.pl/fi/o-mnie#doswiadczenie)

**Wojciech Kroczak** Muutosjohtamisen ja digitalisaation neuvonantaja, Krogis

## Tilaajan puolella. *Johdon kielellä, ei teknologiajargonilla.*

[wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl) [+48 516 401 658](tel:+48516401658)[LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/wojciech-kroczak/)

- **Johdon tukeminen päätöksenteossa** Ymmärrän johdon tavoitteet ja huolet ja opastan sitä digitalisaation kysymyksissä niin, että se voi käydä mielekästä keskustelua oman IT-tiiminsä kanssa – eikä vain hyväksyä valmiita suosituksia.
- **Tilaajan edustaja suhteessa toimittajiin** Valmistelen kysymykset toimittajille, hankintamatriisin tarjousten vertailuun ja yhteentoimivuuskriteerit perusteltua päätöstä varten – ja myöhemmin tulevaa tarkastusta varten.
- **Tavoitteen prototypointi: 15 minuuttia, konsepti ~2 päivässä** Johto pystyy kuvaamaan ongelman vartissa, mutta sillä ei ole aikaa kirjata vaatimuksia. Minulla on – ja palaan konseptin tai prototyypin kanssa ennen kuin hankkeelle on ehtinyt syntyä ensimmäistäkään kustannusta.
- **Johdon edustaja käyttöönottotiimissä** Kun hanke on käynnissä, huolehdin juoksevissa kokouksissa siitä, että se pysyy alkuperäisen tavoitteen mukaisena – johto palaa asiaan vasta, kun päätös todella tarvitaan.
- **Tekoälyn käytön suunnittelu organisaatiossa** Tekoäly ei kysy lupaa – se kääntää tuntemamme liiketoimintamallit päälaelleen. Nykyään jokaisesta yrityksestä on tulossa teknologiayritys toimialasta riippumatta. Myynti, markkinointi, operatiivinen toiminta, asiakaspalvelu, rutiininomainen työ tietokoneen ääressä: muutaman vuoden kuluttua leijonanosa näistä tehtävistä on tekoälyn hoidettavana. Tähän muutokseen sopeutuminen ei ole enää kunnianhimoa eikä trendi. Se on ainoa tapa pysyä kilpailukykyisenä.

## Neljä periaatetta, joiden varaan jokainen yhteistyö rakentuu.

Kirjoitettu suoraan auki, koska juuri näitä hallintojohtajat, toimitusjohtajat ja IT-päälliköt kysyvät ennen kuin päästävät ulkopuolisen järjestelmiinsä.

1. **Riippumattomuus toimittajista** En myy järjestelmiä, lisenssejä tai käyttöönottoja enkä ota provisiota yhdeltäkään toimittajalta. Suositukseni voi hyvin olla ”älkää ostako” tai ”pitäkää se, mitä teillä on”.
2. **Luottamuksellisuus** Salassapitosopimus ennen ensimmäistä asiakirjaa. Järjestelmiänne, sopimuksianne ja kustannuksianne koskevat tiedot eivät koskaan päädy muille asiakkaille tai asiakastapausten kuvauksiin ilman suostumustanne.
3. **Tuotosten omistus** Rekisterit, kartat, standardit ja lausekkeet ovat teidän, muokattavassa muodossa ja ilman aikarajaa. Voitte ylläpitää niitä jatkossa itse tai toisen neuvonantajan kanssa.
4. **Henkilötiedot** Kartoitus koskee järjestelmiä, sopimuksia ja prosesseja, ei asukkaiden tai asiakkaiden tietoja. En katso tietokantoihin; jos pääsy on välttämätön, se tapahtuu vain teidän omilla laitteillanne ja virallisella valtuutuksella.

## Ennen kuin otatte yhteyttä: vastaukset yleisimpiin kysymyksiin.

### Paljonko IT-järjestelmien kartoitus maksaa virastolle tai yhtiölle?

Järjestelmien ja osastojen määrästä riippuen 2–6 viikon työn hinta jää julkisten hankintojen kynnysarvon alapuolelle, ja lopuksi saatte täyden kokonaisuuden strategisia asiakirjoja. Koska hinta jää kynnysarvon alle, hankinta ei edellytä Puolan julkisista hankinnoista annetun lain mukaista menettelyä. Tarkan hinnan vahvistan lyhyen keskustelun jälkeen, kun olemme käyneet läpi organisaationne koon.

### Meillä on käyttöönotolle määräaika. Eikö kartoitus viivästytä sitä?

Ei. Se kestää 2–6 viikkoa ja päättyy vaatimuksiin, sopimuslausekkeisiin ja integraatiomatriisiin – asioihin, jotka teidän olisi joka tapauksessa valmisteltava ennen hankintamenettelyä. Yleensä se lyhentää hankinnan valmistelua, koska se korvaa toimittajien tarjousten keräämisen lähtökohtana.

### Meillä on oma IT-osasto. Miksi tarvitsemme ulkopuolisen neuvonantajan?

IT arvioi ratkaisuja teknisesti. Johto tarvitsee jonkun, joka arvioi niitä johdon omasta näkökulmasta – riski, kokonaiskustannukset, sääntelyn noudattaminen, organisaation etu suhteessa toimittajaan – IT:n suosituksesta riippumatta, ei sen sijasta. Kyse on toisesta, riippumattomasta näkemyksestä, ei kilpailijasta omalle tiimillenne.

### Mitä eroa on digitalisaationeuvonantajalla ja osa-aikaisella CIO:lla (fractional CIO)?

Kyse on samasta roolista, jota kansainvälisesti kutsutaan nimellä ”fractional CIO” – Puolassa sillä on yksinkertaisesti puolankielinen nimi. Ero on siinä, mihin raja vedetään: Krogis ei ota IT-osastoa tai sen budjettia hoitaakseen eikä johda teknistä henkilöstöä. Krogis edustaa johtoa – kääntää sen tavoitteet vaatimuksiksi ja auttaa IT:tä ilmaisemaan omat tarpeensa kielellä, jonka johto ymmärtää ja voi hyväksyä. Rooli on neuvoa-antava, tulkitseva ja edustava, ei teknisen tiimin esihenkilön rooli.

### Miten organisaatio valmistellaan uuden IT-järjestelmän käyttöönottoon?

Aloittakaa siitä, mitä teillä jo on: mitkä järjestelmät, tiedot, integraatiot ja sopimukset uuden järjestelmän on määrä korvata tai minkä kanssa sen on toimittava. Nimetkää omalta puoleltanne henkilö, joka päättää prosesseista, ja sopikaa, mistä tiedätte käyttöönoton onnistuneen. Kirjoittakaa vaatimukset prosessien kielellä ja keskustelkaa toimittajien kanssa vasta sen jälkeen. Kartoitus antaa teille tämän lähtökohdan 2–6 viikossa.

### Milloin järjestelmä kannattaa vaihtaa ja milloin modernisoida?

Järjestelmää, joka tukee prosessia hyvin ja jolla on yhä toimittajan tuki, kannattaa yleensä kehittää edelleen. Järjestelmä, jolla ei ole tukea, johon tietoja syötetään käsin uudelleen ja jonka ylläpitokustannukset kasvavat, on ehdokas vaihdettavaksi. Vertailkaa kokonaiskustannuksia usean vuoden aikajänteellä, älkää pelkkää uuden lisenssin hintaa, ja laskekaa, kuinka monta integraatiota ja kuinka paljon tietoa on siirrettävä. Kartoituksen järjestelmäluokittelu jäsentää tämän päätöksen koko organisaatiolle kerralla.

### Mitä eroa on järjestelmän käyttöönotolla ja organisaation muutoksella?

Käyttöönotto päättyy hyväksyntään: järjestelmä toimii. Muutos päättyy vasta, kun ihmiset työskentelevät uudella tavalla joka päivä. Ensimmäisen tilataan toimittajalta, jälkimmäinen vaatii kulttuurin ja käyttäjien tunnistamista sekä mukautumissuunnitelman. Lisää: [muutosjohtaminen](https://krogis.pl/fi/transformacja-cyfrowa).

### Kannattaako tekoäly ottaa käyttöön virastossa tai yhtiössä?

Kannattaa, jos on konkreettinen tavoite, kuvattu prosessi ja nimetty päätöksentekijä. Aloittakaa tietojen ja prosessien järjestämisestä, rekisteristä paikoista, joissa tekoälyä jo käytetään, sekä käyttösäännöistä. Tekoäly ei korjaa kaaosta vaan nopeuttaa sitä. Lailliset velvoitteet riippuvat käyttötavasta, joten ne kannattaa tarkistaa konkreettisille käyttötarkoituksille.

## Puhutaan päätöksestä, *ennen kuin toimittaja tekee sen puolestanne.*

[Kirjoittakaa: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=IT-kartoitus%20%E2%80%93%20keskustellaan) [Soittakaa: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- Vastaan 2 arkipäivän kuluessa
- Ensimmäinen keskustelu: 30 minuuttia, maksutta
- Mitään ei tarvitse valmistella etukäteen