# IT-neuvonta: kartoituksesta järjestelmän vastaanottoon | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/fi/uslugi
Język: fi
Opis: IT-kartoitus, digitalisaatiostrategia, vaatimukset, tarjousten arviointi, käyttöönoton valvonta ja vastaanotto, johdon jatkuva neuvonantaja. Kunnille ja yrityksille.

---

# Ensimmäisestä kartoituksesta järjestelmän vastaanottotarkastukseen. *Yksi neuvonantaja johdon puolella koko reitin ajan.*

Krogis tarjoaa tilaajan puolella toimivaa IT-neuvontaa seitsemässä vaiheessa: järjestelmien kartoitus, tarveanalyysi, strategia ja arkkitehtuuri, vaatimukset, tarjousten arviointi, käyttöönotto muutosjohtamisen kera sekä hankkeiden jatkuva koordinointi; kunkin vaiheen voi tilata erikseen. Autan julkisia organisaatioita, kuntia sekä kunnallisten yhtiöiden ja yritysten johtoa tekemään päätöksiä IT:stä, toimittajista ja hankkeista, aina tilaajan puolella. **En myy järjestelmiä enkä korvaa IT-osastoanne.** Voitte tulla mukaan missä tahansa reitin kohdassa ja tilata vain sen vaiheen, jota nyt tarvitsette.

[Varatkaa keskustelu](https://krogis.pl/fi/uslugi#kontakt) [Aloittakaa IT-kartoituksesta](https://krogis.pl/fi/inwentaryzacja)

## Aina ei ole selvää, mitä voisi pyytää. *Työni alkaa kysymyksellä, millaista tulosta odotamme.*

Organisaatiot eivät usein osaa nimetä sitä, mitä haluavat, koska ne eivät tiedä, mikä on mahdollista. Pyyntö tietystä järjestelmästä on usein ensimmäinen ajatus eikä varsinainen tavoite. Kysyn tavoitetta ja onnistumisen määritelmää, ohjaan analyysia jäsennellysti ja valitsen työkalun vasta sen jälkeen. Markkinoiden ja saatavilla olevien ratkaisujen tuntemus on suurin vahvuuteni.

### Kysymykset, joista aloitan

1. Millainen on teidän ihanteellinen tulevaisuutenne?
2. Mikä teitä tänään hiertää?
3. Miksi teemme tätä?
4. Mikä on valmiin määritelmä (definition of done)?
5. Millä kriteereillä toteamme, että hanke on onnistunut?

Harva organisaatio kysyy itseltään näitä kysymyksiä. Yleensä se ryhtyy suoraan etsimään yritystä, jolla näyttää olevan järjestelmä ”juuri tähän”. Se on varma tapa haaskata aikaa ja rahaa. Ulkopuolinen neuvonantaja, jolla on laaja markkinatuntemus, luotsaa, kysyy oikeat kysymykset ja ohjaa organisaation polulle, joka on paras sille itselleen eikä toimittajalle. Näin vältätte virheet ja pienennätte riskejä ennen kuin ostatte mitään. Tiedämmekö sitä paitsi tarkalleen, mitä eroa on EZD:llä, ECM:llä, case managementilla, DMS:llä, workflow’lla ja BPM:llä?

- **Asioiden ja asiakirjojen kulku** workflow, kun hyväksymispolku ja päätösten jäljitettävyys ratkaisevat
- **No-code, low-code, pro-code** kun prosessi on juuri teille ominainen ja muuttuu jatkossakin
- **RPA** kun tarvitaan integraatiota eikä tavanomaisia rajapintoja ole saatavilla
- **AI** analyyttisesta ja generatiivisesta tekoälystä orkestroituihin agenttijärjestelmiin
- **Asiakirjanhallintajärjestelmä** DMS, koska joskus se yksinkertaisesti riittää
- **ECM ja case management** yritystason järjestelmät kaikenlaisen sisällön ja asioiden hallintaan
- **CRM / SRM** prosessilähtöinen ja monikanavainen asiakas-, toimittaja- ja sidosryhmäsuhteiden hallinta
- **Menettelyn muuttaminen** kun tavoitteen saavuttaminen ei edellytä uutta järjestelmää

- [**Julkinen sektori ja ammattikuntien itsehallintoelimet** Paperiajan menettelyjä, joita jatketaan tottumuksesta. Ensin kuva nykytilasta, sitten se, mitä voisi pyytää.](https://krogis.pl/fi/jst#po-co)
- [**Kunnalliset yhtiöt** ”Laskujärjestelmä KSeF:ää varten”, ja sen alla hankintapolitiikka, joka kaipaa järjestämistä.](https://krogis.pl/fi/spolki-uzytecznosci-publicznej#po-co)
- [**Yritykset** ”Tarvitsemme CRM:n”, vaikka todellinen tarve on asiakkaiden ja tarjousten prosessipohjainen hallinta.](https://krogis.pl/fi/biznes#po-co)

**Tuon mukanani markkinatuntemusta, 20 vuoden projektikokemuksen, design thinkingiä, jäsenneltyä ongelmanratkaisua ja ymmärryksen siitä, mitä toimittajat todella tavoittelevat.** Kaikki siksi, että digitalisaatio olisi yksinkertaisempaa ja edullisempaa eikä hankkeenne päätyisi niiden joukkoon, joihin upotettiin suuria, jopa erittäin suuria summia, vaikka ne olisi alusta asti voitu hoitaa toisin.

**En tiedä kaikkea, mutta tiedän, missä osaamiseni raja kulkee.** Tunnistan myös sen, mitä organisaatio itse ei tiedä. Silloin tuon tiimiin oikean asiantuntijan, joka auttaa sen läpi, vaikka organisaatio ei ilman neuvonantajaa usein olisi edes tajunnut tarvitsevansa sellaista.

1. **IT-järjestelmien ja prosessien kartoitus** Mitä meillä oikeastaan on? Jokaisen käyttöönottopäätöksen lähtökohta. Ennen kuin valitsette järjestelmän, toimittajan tai suunnan, saatte selkeän ja jäsennellyn kuvan siitä, mitä teillä jo on. - Sovellusrekisteri, jossa on omistaja, sopimus, lisenssi, kustannus ja tuen päättymispäivä. - Kartta järjestelmien tukemista ja tukemattomista prosesseista, kartta integraatioista ja kohdista, joissa tietoja syötetään käsin uudelleen. - Riskirekisteri, mukaan lukien yksittäiset vikaantumispisteet (single points of failure) ja riippuvuus yhdestä toimittajasta. - Järjestelmien A/B/C/D-luokittelu ja yhden sivun yhteenveto johdolle. **2–6 viikkoa**, julkisten hankintojen kynnysarvon alapuolella. [IT-kartoituksen koko laajuus](https://krogis.pl/fi/inwentaryzacja)
2. **Tarveanalyysi ja työpajat** Mitä todella tarvitsemme? Sisäisiä työpajoja, joissa selvitämme, mitä organisaatio todella tarvitsee. Saan sen usein esiin yksinkertaisilla kysymyksillä: mikä on onnistumisen määritelmä? Milloin hanke katsotaan onnistuneeksi? Yritykset ja virastot ohittavat tämän hyvin usein, joko koska ne uskovat jo tietävänsä kaiken tai koska niillä ei yksinkertaisesti ole aikaa syvällisempiin kysymyksiin. Se on yksi yleisimmistä hankkeiden ongelmien syistä. - Työpajat johdon ja prosessissa päivittäin työskentelevien ihmisten kanssa: tavoitteet, odotukset, rajoitteet. - Onnistumisen määritelmä ja kriteerit, joista tunnistatte hankkeen onnistuneen. - Kuvaus siitä, mikä tänään ei toimi, ja siitä, miltä tulevaisuuden pitäisi näyttää. - Lähtötiedot vaatimuksiin tai markkinaselvitykseen tai päätös siitä, että uutta järjestelmää ei tarvita. [Kysymykset, joista aloitan](https://krogis.pl/fi/uslugi#po-co) [Koko vaiheen kuvaus](https://krogis.pl/fi/uslugi/analiza-potrzeb)
3. **Digitalisaatiostrategia ja tavoitearkkitehtuuri** Mihin olemme menossa ja missä järjestyksessä? Strategia, joka ei jää pöytälaatikkoon, koska se perustuu siihen, mitä organisaatiolla todella on, ja kertoo, mitä seuraavassa budjetissa tehdään. - Kerroksittain kuvattu tavoitearkkitehtuuri: rekisterit, prosessit, integraatiot ja pääsynhallinta. - Organisaation omaksumat standardit: käyttöoikeusmalli, rajapintastandardi, vaatimusten dokumentointisäännöt. - Tiekartta, joka erottaa sääntelyn asettamat velvoitteet investoinneista. - Järjestelmähankintojen hankintasäännöt ja budjetti jaettuna investointeihin ja ylläpitoon. [Koko vaiheen kuvaus](https://krogis.pl/fi/uslugi/strategia-i-architektura)
4. **Vaatimukset ja hankkeen valmistelu** Miten kuvaamme tarpeet niin, että toimittaja ymmärtää ne? Vaatimukset kirjoitettuina prosessienne kielellä ennen kuin käynnistätte kilpailutuksen tai lähetätte tarjouspyynnön. Niiden ansiosta tarjoukset ovat vertailukelpoisia ja toimittajan voi myöhemmin pitää vastuussa. - Haastattelut, prosessikartat, tietomalli, integraatiot ja testiskenaariot. - Ennen kaikkea vastaus kysymykseen, mitä käyttöönoton onnistuminen tarkoittaa: miksi teemme tätä ja mitä tuloksia odotamme. - Kun johdolla on idea mutta ei aikaa kirjoittaa sitä auki: konsepti tai prototyyppi yhden keskustelun pohjalta noin 2 päivässä. [Koko vaiheen kuvaus](https://krogis.pl/fi/uslugi/wymagania)
5. **Tarjousten arviointi ja keskustelut toimittajien kanssa** Miten eri toimittajien tarjouksia vertaillaan tehokkaasti? Riippumaton näkemys oman IT:nne suosituksen rinnalle, ei sen tilalle. Johto saa vertailun, johon se voi perustaa päätöksensä ja jonka se voi perustella valtuustolle, omistajalle tai konsernin pääkonttorille. - Kysymykset toimittajille ja esittelyt omien skenaarioidenne pohjalta. - Vertailumatriisi: tarjoukset yhteismitalliseen laajuuteen saatettuina, kokonaiskustannus usean vuoden aikajänteellä, ylläpidon ja sopimuksesta irtautumisen ehdot. - Tytäryhtiöille vertailu konsernin pääkonttorin hankintaohjeisiin, tarvittaessa englanniksi. - Osallistuminen toimittajatapaamisiin tilaajan edustajana. [Koko vaiheen kuvaus](https://krogis.pl/fi/uslugi/ocena-ofert)
6. **Käyttöönotto, muutos ja vastaanottotarkastus** Miten viemme hankkeen maaliin, saamme ihmiset mukaan ja pidämme toimittajan vastuussa? Suuri IT-hanke on myös muutos ihmisten tavassa tehdä työtä. Usein ensimmäinen laatuaan organisaatiossanne, mutta ei minun työssäni. Edustan johtoa käyttöönottotiimissä ja ohjaan muutosta niin, että ihmiset todella ottavat uuden järjestelmän omakseen. Johdon tarvitsee palata asiaan vain silloin, kun sen päätöstä tarvitaan. - Laajuuden, aikataulun ja muutospäätösten valvonta sekä muutos- ja päätösloki. - Muutosjohtaminen: organisaatiokulttuurin ja käyttäjien tunnistaminen, mukautumisstrategia, viestintäsuunnitelma, koulutukset, muutoslähettiläät osastoilla ja yksiköissä, keskustelut vielä epäröivien kanssa, käyttöönoton, käytön ja vaikutuksen mittarit. [Lisää muutosjohtamisesta](https://krogis.pl/fi/transformacja-cyfrowa). - Lyhyet yhteenvedot johdolle sekä viestintään IT:n, valtuuston tai konsernin pääkonttorin kanssa. - Vastaanottotarkastus sovittujen testiskenaarioiden ja kriteerien mukaan, tarkistettu tietojen siirto. - Ylläpitosopimus, joka ei sido teitä yhteen toimittajaan enempää kuin on välttämätöntä. [Miltä tämä näyttää ERP-käyttöönotossa](https://krogis.pl/fi/biznes#wdrozenie-erp) [Koko vaiheen kuvaus](https://krogis.pl/fi/uslugi/wdrozenie-i-zmiana)
7. **Hankkeiden koordinointi ja pysyvä järjestys** Meillä ei ole IT-johtajaa. Kuka valvoo kokonaisuutta ja määräaikoja? Rooli, jota kansainvälisesti kutsutaan osa-aikaiseksi CIO:ksi (”fractional CIO”), yhdellä erolla: en ota IT-osastoa tai sen budjettia hoitooni. Käännän johdon tavoitteet vaatimuksiksi, arvioin IT:n suosituksia ja edustan tilaajan etua suhteessa toimittajiin. - Kuukausittainen tapaaminen hallintojohtajan tai toimitusjohtajan ja IT-päällikön kanssa, kuukausittainen toiminta- ja riskiraportti. - Neljännesvuosittainen riskien ja kriittisten sopimusten katselmus, lausunto ennen jokaista suurempaa hankintaa. - Ensimmäiset 90 päivää: alustava arvio ja mahdolliset kiireelliset ”punaiset liput”, rekisterien käynnistäminen ja sopimusten läpikäynti, raportti johdolle ja tiekartta 12–24 kuukaudeksi. Kun hankkeita on useita ja IT-osasto tuskin ehtii ylläpitää järjestelmiä, puuttuu joku, joka valvoo kokonaisuutta päivittäin. Tilaajan puolella pysyvänä koordinaattorina ylläpidän hanke-, toimenpide-, riski-, päätös- ja asiakirjarekistereitä, kerään tilatiedot, muistutan määräajoista ja eskaloin, kun asia seisoo. En ota toteutusta hoitooni enkä päätä puolestanne: jokaisella toimenpiteellä on omistaja teidän puolellanne. - Yksi ajantasainen lista hankkeista, toimenpiteistä, riskeistä, päätöksistä ja asiakirjoista, joissa on omistaja, määräaika ja tila. - Viikoittaiset tilatiedot ja tilannetapaaminen, muistio ja toimenpidelista sekä kuukausiraportti hallintojohtajalle, toimitusjohtajalle tai johdolle. - Muistutukset, asiakirjojen täydellisyyden tarkastus, riskeistä varoittaminen ajoissa ja eskaloinnin valmistelu. - Tiedon koordinointi toimittajien kanssa: tilatiedot, sitoumukset ja määräajat. Työrytmi valitaan hankkeiden määrän ja IT-tiimin käytettävissä olevan ajan mukaan: - **Perusrytmi**, kerran kuussa: rekisterien päivitys, enintään kaksi tilannetapaamista ja kuukausiraportti. - **Säännöllinen**, viikoittain: tilatiedot, tilannetapaaminen, rekisterit, seuranta ja kuukausiraportti johdolle. - **Tehostettu**, kerran tai kaksi viikossa: laajempi hankesalkku, hankkeiden väliset riippuvuudet ja korjaussuunnitelmat vaarassa oleville hankkeille. - **Väliaikainen**, useita kertoja viikossa: muutaman kuukauden ajan, kun organisaatiossa on aukko hankehallinnassa ja salkku on saatava nopeasti kuntoon. Sen jälkeen palataan kevyempään rytmiin. [Koko vaiheen kuvaus](https://krogis.pl/fi/uslugi/koordynacja)

Kunkin vaiheen kesto riippuu organisaatiosta ja hankkeesta: siitä, kuinka valmis organisaatio on, millainen sen organisaatiokulttuuri on ja millaisen mandaatin johto antaa. Siksi sovimme laajuudesta ja aikataulusta ensimmäisen keskustelun jälkeen. Laadin hinta-arvion jokaisesta vaiheesta, myös IT-kartoituksesta, 30 minuutin keskustelun jälkeen.

## Esitykset, jotka puolustavat päätöksiä. *Johdolle, hallintoneuvostolle ja laajemmalle päättäjien joukolle.*

Neuvonantajan on osattava muutakin kuin kysyä oikeat kysymykset. Hänen on myös pystyttävä puolustamaan oletuksia, raporttia ja hankkeen tuloksia sen elimen edessä, joka tekee päätöksen. Kun tarvitsette ammattimaisen esityksen, joka vakuuttaa sidosryhmänne, tuon mukanani kokemuksen vähintään 126 konferenssiesityksestä, pääosin Puolassa mutta myös Yhdysvalloissa ja Irlannissa, sekä esityksistä yritysten johdolle, hallintoneuvostoille ja laajemmille foorumeille. Esitän teknologian päätösten, riskien ja rahan kielellä.

- Hankesuosituksen esittely johdolle tai hallintoneuvostolle: nykytila, vaihtoehdot, kustannukset ja riskit.
- Raportin ja sen tulosten puolustaminen laajemmalle päättäjien joukolle myös kriittisten kysymysten edessä.
- Hankkeen konsepti ja tulokset esiteltyinä konferenssissa tai toimialafoorumilla.

Esitysten aiheita: tiedonhallinta ja tiedon kulku, ryhmätyö, verkkokauppa, järjestelmäarkkitehtuuri ja integraatiot sekä käyttäjäkokemus, lisäksi paikallishallinnon toimialakonferenssit.

## Mitä en ole. *Näin tiedätte, mitä minulta voi odottaa.*

Digitalisaatiolla on monta neuvonantajaa ja toteuttajaa. Kirjoitan suoraan auki, mitä en tee, koska johto kysyy sitä usein ennen kuin päättää, kenen puoleen kääntyä.

### En ole integraattori enkä toimittaja

En myy järjestelmiä, lisenssejä enkä käyttöönottopalveluja, enkä ota provisiota. Siksi suositukseni voi olla ”älkää ostako”.

### En ole asianajotoimisto

Osoitan, mitkä säännökset kannattaa tarkistaa ja milloin, mutta en anna oikeudellisia lausuntoja. Tarvittaessa keskustelen mielelläni havainnoistani organisaationne lakimiehen kanssa, jotta kirjaukset olisivat mahdollisimman hyvät ja hänellä olisi käytettävissään teknologinen näkökulma sekä asiantuntija, joka ymmärtää tämän alueen.

### En ole kyberturvallisuuden auditoija

En tee turvallisuusauditointeja enkä -testejä, enkä halua, että minulta odotetaan niitä. Johdon neuvonantajana voin sen sijaan arvioida sen, mitä johdolle esitetään kyberturvallisuuden kannalta välttämättömänä: mikä siitä on todella tarpeellista, missä laajuudessa ja millä hinnalla. Hyvä pohja tälle on järjestelmien kartoitus.

### En ole toteuttaja enkä resurssien toimittaja

En ylläpidä järjestelmiä, en ohjelmoi enkä korvaa IT-osastoa. En päätä johdon puolesta: valmistelen päätösten perusteet ja autan valvomaan niiden toteutusta.

Kun tarvitsette jonkun tältä listalta, autan muotoilemaan vaatimukset ja arvioimaan tarjouksen, ilman provisiota.

## Sama kurssi, *kolme eri lähtösatamaa.*

Jokainen ryhmä lähtee liikkeelle eri kysymyksestä, mutta tie informaatiokaaoksesta päätökseen, jonka voi perustella, on sama.

- [**Julkinen sektori – kunnat** EZD-luokan järjestelmä (sähköinen asianhallinta; määräaika aikaisintaan 2029), budjetti, jonka voi perustella valtuustolle, valmius tarkastukseen milloin tahansa.](https://krogis.pl/fi/jst)
- [**Kunnalliset yhtiöt** KSeF-yhteensopiva laskujen kierto (KSeF on Puolan kansallinen sähköisen laskutuksen järjestelmä), integraatio taloushallinnon järjestelmään, kaksi tarjousta johdon pöydällä.](https://krogis.pl/fi/spolki-uzytecznosci-publicznej)
- [**Yritykset** ERP:n tai muun suuren järjestelmän käyttöönotto, kun IT-tiiminne on kiireinen ylläpidon parissa.](https://krogis.pl/fi/biznes)

## Ennen kuin valitsette vaiheen.

### Miten yhteistyö alkaa?

Maksuttomalla 30 minuutin keskustelulla edessänne olevasta päätöksestä. Ensimmäinen vaihe on yleensä IT-kartoitus, koska jokainen myöhempi vaihe rakentuu sen tulosten varaan. Jos päätös on jo tehty tai hanke on käynnissä, voitte aloittaa siitä vaiheesta, jossa olette.

### Voimmeko tilata vain yhden vaiheen, esimerkiksi tarjousten arvioinnin?

Kyllä. Jokainen reitin piste on erillinen palvelu. Aloitan suppealla laajuudella ja laajennan sitä, kun molemmat osapuolet näkevät sen järkeväksi.

### Paljonko kukin vaihe maksaa ja kuinka kauan se kestää?

IT-kartoitus kestää 2–6 viikkoa. Kaikkien vaiheiden, myös IT-kartoituksen, laajuus, aikataulu ja hinta sovitaan ensimmäisen keskustelun jälkeen, koska ne riippuvat organisaatiosta, hankkeesta, tiimin valmiudesta ja johdon antamasta mandaatista.

## Kertokaa, missä kohtaa reittiä olette. *Ehdotan, mistä aloittaa.*

[Kirjoittakaa: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Keskustelu%20yhteisty%C3%B6st%C3%A4) [Soittakaa: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- Vastaan 2 arkipäivän kuluessa
- Ensimmäinen keskustelu: 30 minuuttia, maksutta
- Riippumaton toimittajista