# Tarveanalyysi ja työpajat | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/fi/uslugi/analiza-potrzeb
Język: fi
Opis: Sisäisiä työpajoja, joissa selvitämme, mitä organisaatio todella tarvitsee. Saan sen usein esiin yksinkertaisilla kysymyksillä: mikä on onnistumisen määritelmä?

---

# Tarveanalyysi ja työpajat. *Mitä todella tarvitsemme?*

Sisäisiä työpajoja, joissa selvitämme, mitä organisaatio todella tarvitsee. Saan sen usein esiin yksinkertaisilla kysymyksillä: mikä on onnistumisen määritelmä? Milloin tämä hanke katsotaan onnistuneeksi? Yritykset ja virastot ohittavat tämän hyvin usein, koska ne uskovat jo tietävänsä kaiken tai koska niillä ei yksinkertaisesti ole aikaa syvällisempiin kysymyksiin. Se on yksi yleisimmistä hankkeiden ongelmien syistä.

[Sopikaa keskustelu](https://krogis.pl/fi/uslugi#kontakt) [Kaikki palvelut](https://krogis.pl/fi/uslugi)

## Kysymykset, joihin kannattaa tietää vastaus.

Jos vastaus johonkin niistä on ”emme tiedä”, juuri tässä voin auttaa. Esitän kysymykset johtokunnille, kunnanjohtajille, starostoille (piirin johtajille) ja toimitusjohtajille ennen kuin päätökset tehdään ja raha alkaa virrata.

1. **Mikä työssä tarkalleen muuttuu, jotta pidämme tätä hanketta onnistuneena?**
2. **Mikä maksaa meille tänään aikaa, virheitä tai hermoja, ja mistä tiedämme sen?**
3. **Onko se, mitä toimittajalta pyydämme, tavoite vai vain ensimmäinen ajatus ratkaisusta?**
4. **Kuka organisaatiossa tuntee tämän prosessin parhaiten, ja oliko hän pöydän ääressä?**

## Mitä te siitä saatte.

### Mielenrauha

Ennen kuin raha liikkuu, tiedätte, mitä haluatte ja mistä tunnistatte onnistumisen.

### Parempia tuloksia

Ostatte ratkaisun omaan ongelmaanne, ette järjestelmää, joka sattui tarjoutumaan.

### Vähemmän karikoita ja virheitä

Joskus käy ilmi, että menettelyn muutos riittää, ja säästätte koko hankinnan.

**Virheen hinta tässä vaiheessa.** Väärään ongelmaan ostettu ratkaisu maksaa koko käyttöönoton ja ihmisten kuukausien työn. Neuvonantaja maksaa yleensä vähemmän kuin yksi väärin valittu teknologia, yksi sopimaton toimittaja tai yksi ansa sopimuksessa.

## Ennen kuin valitsette järjestelmän, selvittäkää, mitä todella tarvitsette.

Pyyntö tietystä järjestelmästä on usein ensimmäinen ajatus eikä varsinainen tavoite. Työpajoissa kysyn tavoitetta ja onnistumisen määritelmää ja vasta sen jälkeen ratkaisua. Joskus johtopäätös on, ettei uutta järjestelmää tarvita, vaan menettelyn muutos riittää.

## Mitä saatte.

- Työpajat johdon ja prosessissa päivittäin työskentelevien ihmisten kanssa: tavoitteet, odotukset, rajoitteet.
- Onnistumisen määritelmä ja kriteerit, joista tunnistatte hankkeen onnistuneen.
- Kuvaus siitä, mikä tänään ei toimi, ja siitä, miltä tulevaisuuden pitäisi näyttää.
- Lähtötiedot vaatimuksiin tai markkinaselvitykseen tai päätös siitä, että uutta järjestelmää ei tarvita.

## Miten työskentelen tässä vaiheessa.

1. **Keskustelut ennen työpajaa** Johdon ja prosessissa päivittäin työskentelevien ihmisten kanssa. Selvitän tavoitteet, rajoitteet ja sen, mikä tänään ei toimi.
2. **Työpaja** Yksinkertaisilla kysymyksillä saan esiin onnistumisen määritelmän ja valmistumisen kriteerit. Samalla tunnistan organisaation kulttuurin ja käyttäjien erityispiirteet.
3. **Johtopäätökset** Kuvaus nykytilasta ja halutusta tulevaisuudesta, onnistumisen kriteerit sekä päätös: vaatimukset, markkinaselvitys tai luopuminen uudesta järjestelmästä.

## Ratkaisutyypit, joita harkitsemme.

Ennen kuin tuotteen nimi mainitaan, selvitämme, millainen ratkaisu sopii prosessiin. Joskus menettelyn muutos riittää.

### Kysymykset, joista aloitan

1. Millainen on teidän ihanteellinen tulevaisuutenne?
2. Mikä teitä tänään hiertää?
3. Miksi teemme tätä?
4. Mikä on valmiin määritelmä (definition of done)?
5. Minkä kriteerien perusteella katsomme tämän hankkeen onnistuneeksi?

Harva organisaatio kysyy itseltään näitä kysymyksiä. Yleensä se ryhtyy suoraan etsimään yritystä, jolla näyttää olevan järjestelmä ”juuri tähän”. Se on varma tapa haaskata aikaa ja rahaa. Ulkopuolinen neuvonantaja, jolla on laaja markkinatuntemus, luotsaa, kysyy oikeat kysymykset ja ohjaa organisaation polulle, joka on paras sille itselleen eikä toimittajalle. Näin vältätte virheet ja pienennätte riskejä ennen kuin ostatte mitään. Tiedämmekö sitä paitsi tarkalleen, mitä eroa on EZD:llä, ECM:llä, case managementilla, DMS:llä, workflow’lla ja BPM:llä?

- **Asioiden ja asiakirjojen kulku** workflow, kun hyväksymispolku ja päätösten jäljitettävyys ratkaisevat
- **No-code, low-code, pro-code** kun prosessi on juuri teille ominainen ja muuttuu jatkossakin
- **RPA** kun tarvitaan integraatiota eikä tavanomaisia rajapintoja ole saatavilla
- **AI** analyyttisesta ja generatiivisesta tekoälystä orkestroituihin agenttijärjestelmiin
- **Asiakirjanhallintajärjestelmä** DMS, koska joskus se yksinkertaisesti riittää
- **ECM ja case management** yritystason järjestelmät kaikenlaisen sisällön ja asioiden hallintaan
- **CRM / SRM** prosessilähtöinen ja monikanavainen asiakas-, toimittaja- ja sidosryhmäsuhteiden hallinta
- **Menettelyn muuttaminen** kun tavoitteen saavuttaminen ei edellytä uutta järjestelmää

## Osaamiseni tässä vaiheessa.

Yli 20 vuodessa olen oppinut esittämään kysymyksiä, jotka paljastavat todellisen tavoitteen, ja erottamaan organisaation tarpeen ensimmäisestä ajatuksesta järjestelmäksi.

## Digitaalinen muutos ja muutosjohtaminen.

Se on keskeinen osaaminen, joka yhdistää kaikki vaiheet: yli 20 vuotta työtä monissa organisaatioissa, tilaajan puolella.

[Digitaalinen muutos](https://krogis.pl/fi/transformacja-cyfrowa)

[(Edellinen vaihe, 01) **IT-järjestelmien ja prosessien kartoitus**](https://krogis.pl/fi/inwentaryzacja)[(Seuraava vaihe, 03) **Digitalisaatiostrategia ja tavoitearkkitehtuuri**](https://krogis.pl/fi/uslugi/strategia-i-architektura)

[Miten nämä vaiheet muodostavat digitaalisen muutoksen](https://krogis.pl/fi/transformacja-cyfrowa)

## Usein kysyttyä tästä vaiheesta.

### Onko meidän pakko ostaa uusi järjestelmä työpajojen jälkeen?

Ei. Yksi mahdollisista johtopäätöksistä on, ettei uutta järjestelmää tarvita ja tavoite saavutetaan menettelyn muutoksella.

### Ketkä osallistuvat työpajoihin?

Johto sekä ihmiset, jotka työskentelevät kyseisessä prosessissa päivittäin. Johdon tavoitteet ja odotukset asetetaan rinnakkain käyttäjien kokemuksen kanssa.

## Keskustellaan tästä vaiheesta.

Ensimmäinen keskustelu kestää 30 minuuttia eikä maksa mitään. Vastaan 2 arkipäivän kuluessa.

[Sopikaa keskustelu](https://krogis.pl/fi/uslugi#kontakt) [Kaikki palvelut](https://krogis.pl/fi/uslugi)