# Vaatimukset ja hankkeen valmistelu | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/fi/uslugi/wymagania
Język: fi
Opis: Vaatimukset kirjoitettuina prosessienne kielellä ennen kuin käynnistätte kilpailutuksen tai lähetätte tarjouspyynnön.

---

# Vaatimukset ja hankkeen valmistelu. *Miten kuvaamme tarpeet niin, että toimittaja ymmärtää ne?*

Vaatimukset kirjoitettuina prosessienne kielellä ennen kuin käynnistätte kilpailutuksen tai lähetätte tarjouspyynnön. Niiden ansiosta tarjoukset ovat vertailukelpoisia ja toimittajan voi myöhemmin pitää vastuussa.

[Sopikaa keskustelu](https://krogis.pl/fi/uslugi#kontakt) [Kaikki palvelut](https://krogis.pl/fi/uslugi)

## Kysymykset, joihin kannattaa tietää vastaus.

Jos vastaus johonkin niistä on ”emme tiedä”, juuri tässä voin auttaa. Esitän kysymykset johtokunnille, kunnanjohtajille, starostoille (piirin johtajille) ja toimitusjohtajille ennen kuin päätökset tehdään ja raha alkaa virrata.

1. **Osaammeko kuvata toimittajalle, mitä järjestelmän pitää tehdä, niin että se voidaan tarkistaa?**
2. **Minkä arkityömme skenaarioiden on toimittava poikkeuksetta?**
3. **Mitä tiedoillemme tapahtuu, ja miten pääsemme irti sopimuksesta, kun haluamme vaihtaa toimittajaa?**
4. **Kuinka nopeasti ja kuinka suurilla tietomäärillä järjestelmän on toimittava?**

## Mitä te siitä saatte.

### Mielenrauha

Tarjoukset ovat vertailukelpoisia, eikä vastaanotto ole kiistaa vaikutelmista.

### Parempia tuloksia

Saatte sen, mitä tarvitsette, ette sitä, mitä toimittajalla sattuu olemaan valmiina pohjassa.

### Vähemmän karikoita ja virheitä

Vähemmän korjauksia käyttöönoton jälkeen, koska vaatimukset on kirjattu ennen käyttöönottoa eikä sen jälkeen.

**Virheen hinta tässä vaiheessa.** Epätarkat vaatimukset tarkoittavat sopimuslisäyksiä, korjauksia käyttöönoton jälkeen ja kiistoja vastaanotosta. Neuvonantaja maksaa yleensä vähemmän kuin yksi väärin valittu teknologia, yksi sopimaton toimittaja tai yksi ansa sopimuksessa.

## Vaatimukset ovat toimittajan kanssa käytävän keskustelun valuutta.

Kun ne on kirjoitettu prosessienne kielellä ennen kilpailutuksen käynnistämistä tai tarjouspyynnön lähettämistä, tarjoukset ovat vertailukelpoisia ja toimittajan voi myöhemmin pitää vastuussa. Se on tärkein osaamiseni: käännän organisaation tarpeet liiketoiminnan vaatimuksiksi, skenaarioiksi ja vastaanoton kriteereiksi.

## Mitä saatte.

- Haastattelut, prosessikartat, tietomalli, integraatiot ja testiskenaariot.
- Ennen kaikkea vastaus kysymykseen, mitä käyttöönoton onnistuminen tarkoittaa: miksi teemme tätä ja mitä tuloksia odotamme.
- Kun johdolla on idea mutta ei aikaa kirjoittaa sitä auki: konsepti tai prototyyppi yhden keskustelun pohjalta noin 2 päivässä.

## Miten työskentelen tässä vaiheessa.

1. **Haastattelut ja prosessikartat** Prosessissa työskentelevien ihmisten ja prosessien omistajien kanssa. Tuloksena on kuvaus nykytilasta ja halutusta tilasta.
2. **Vaatimukset ja skenaariot** Tietomalli, integraatiot, näkymät, ilmoitukset, säännöt ja testiskenaariot sekä työn sujuvuutta, nopeutta ja tietomääriä koskevat vaatimukset.
3. **Vastaanoton kriteerit** Tarkistettavat kriteerit, joista tunnistatte, että järjestelmä toimii niin kuin sen piti. Toimittaja saa ne ennen tarjousta eikä vasta käyttöönoton jälkeen.

> ”Hän osaa muuntaa muutosten yleisen suunnan kysymyksiksi, jotka on esitettävä yksittäisille yksiköille, vaatimuksiksi, joista on sovittava, ja päätöksiksi, jotka johdon tulee tehdä.”

**Krzysztof Pijanowski**, Digitalisaation ja tietoyhteiskunnan osaston apulaisjohtaja, Łódźin vojvodikunnan marsalkan virasto. [Koko suosituskirje](https://krogis.pl/fi/referencje#umwl)

## Osaamiseni tässä vaiheessa.

Liiketoiminnan käyttäjien ilmoittamat ongelmat käännän kielelle, jota IT-maailma ymmärtää, ja teknologian mahdollisuudet johdon päätösten kielelle.

## Digitaalinen muutos ja muutosjohtaminen.

Se on keskeinen osaaminen, joka yhdistää kaikki vaiheet: yli 20 vuotta työtä monissa organisaatioissa, tilaajan puolella.

[Digitaalinen muutos](https://krogis.pl/fi/transformacja-cyfrowa)

[(Edellinen vaihe, 03) **Digitalisaatiostrategia ja tavoitearkkitehtuuri**](https://krogis.pl/fi/uslugi/strategia-i-architektura)[(Seuraava vaihe, 05) **Tarjousten arviointi ja keskustelut toimittajien kanssa**](https://krogis.pl/fi/uslugi/ocena-ofert)

[Miten nämä vaiheet muodostavat digitaalisen muutoksen](https://krogis.pl/fi/transformacja-cyfrowa)

## Usein kysyttyä tästä vaiheesta.

### Miksi vaatimukset kannattaa kirjata ennen kilpailutusta?

Niiden ansiosta tarjoukset voi vertailla ja toimittajan voi pitää vastuussa. Ilman niitä vertailette lupauksia, ja vastaanotto perustuu yleisvaikutelmaan.

### Entä jos johdolla ei ole aikaa kirjoittaa niitä auki?

Noin 15 minuutin keskustelu riittää. Palaan konseptin tai prototyypin kanssa noin kahdessa päivässä, ja sen pohjalta suunnan voi arvioida, ennen kuin hanke tuottaa ensimmäisen kustannuksen.

## Keskustellaan tästä vaiheesta.

Ensimmäinen keskustelu kestää 30 minuuttia eikä maksa mitään. Vastaan 2 arkipäivän kuluessa.

[Sopikaa keskustelu](https://krogis.pl/fi/uslugi#kontakt) [Kaikki palvelut](https://krogis.pl/fi/uslugi)