# Conseiller IT pour collectivités : inventaire avant EZD | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/fr/jst
Język: fr
Opis: Obligation annoncée d’un système de classe EZD, échéance au plus tôt 2029. Registre des systèmes et contrats, flux documentaire, synthèse d’une page pour l’exécutif et le conseil.

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# La transformation numérique de l’administration change le travail des agents. *Le système n’est qu’un outil.*

L’obligation annoncée d’un système de classe EZD (échéance reportée au plus tôt à 2029), KSeF, KSC, le registre central des contrats: les obligations arrivent de toutes parts, mais retombent sur les mêmes personnes, les mêmes services et le même budget. Krogis conseille les communes, les villes et les districts pour traverser ces changements étape par étape: ce dont l’administration dispose déjà, dans quel ordre introduire les changements, comment préparer les responsables et les agents, comment choisir un fournisseur et comment vérifier, après le déploiement, que les agents travaillent vraiment autrement. En tant que conseiller externe, sans créer de nouveau poste, avec un volume d’intervention adapté aux besoins de l’administration. Pour commencer, un inventaire: **2 à 6 semaines**, en dessous du seuil des marchés publics.

[Prendre rendez-vous](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=%C3%89change%20sur%20la%20transformation%20num%C3%A9rique%20de%20l%E2%80%99administration) [Ce que vous obtenez](https://krogis.pl/fr/jst#co-dostaniecie)

- Je réponds dans les 2 jours ouvrés
- Premier appel: 30 minutes, gratuit
- Aucun accès aux données des administrés

**Vue B** salle du conseil **Photo d’illustration** ne représente aucune administration en particulier **feuille 1** secteur public – collectivités locales

**Wojciech Kroczak** Conseiller en conduite du changement et transformation numérique. 2008–2026: projets avec des collectivités locales.

## La conduite du changement dans l’administration. *Des projets typiques et ce qu’ils changent dans le travail des agents.*

Chacun de ces projets se termine par la réception du système, mais l’effet n’apparaît que lorsque les agents commencent à travailler autrement. Les mêmes principes, d’autres difficultés.

### Système de classe EZD et circuit électronique des dossiers

**Ce qui change pour les gens:** les dossiers ne circulent plus sur papier. L’attribution, la validation, la signature et l’archivage se font autrement, et le responsable d’unité voit les dossiers de son unité dans le système.

**La difficulté typique:** les services avancent à des rythmes différents et, à côté du système, un « papier parallèle » survit longtemps, parce que c’est plus rassurant.

**Ce à quoi je veille:** l’ordre de passage des services, la préparation des responsables d’unité en premier, des référents dans chaque service et un indicateur simple: combien de dossiers sont réellement traités dans le système.

### KSeF, e-Doręczenia, registre central des contrats

**Ce qui change pour les gens:** de nouvelles obligations modifient le travail du bureau du courrier, de la comptabilité et des personnes chargées des contrats, chacune avec une échéance différente.

**La difficulté typique:** elles arrivent en même temps et retombent sur les mêmes personnes. Prise isolément, chacune est surmontable; ensemble, elles dépassent ce que les gens peuvent absorber.

**Ce à quoi je veille:** une seule carte de tous les changements dans l’administration: quoi, qui est concerné et quand, puis un ordre de priorité défendable.

### Intégration des logiciels métier

**Ce qui change pour les gens:** fini la ressaisie des mêmes données entre fiscalité, finances, ressources humaines et circuit des documents.

**La difficulté typique:** chaque service est habitué à « ses » données et craint d’en perdre le contrôle.

**Ce à quoi je veille:** qui est responsable de quelles données, qui décide des modifications et comment les services sauront ce qu’ils y gagnent.

### L’IA dans l’administration

**Ce qui change pour les gens:** une autre façon de préparer les courriers, les réponses et les analyses, avec une personne qui vérifie le résultat et en répond.

**La difficulté typique:** des craintes pour l’emploi et quant à la responsabilité en cas d’erreur et, à l’inverse, l’usage discret d’outils personnels.

**Ce à quoi je veille:** les règles d’usage, qui est responsable de la décision, par quels dossiers commencer et comment montrer que l’IA est là pour alléger la charge, pas pour remplacer les agents.

**KSC et NIS 2.** Les starosties (administrations de district) et les unités de l’autonomie régionale sont des entités essentielles quelle que soit leur taille, une mairie au-delà de 50 salariés; les unités subordonnées sont souvent des entités importantes. J’aide à établir le statut de l’ensemble du groupe et je veille à la mise en œuvre du côté de la direction. [Le KSC du point de vue de la direction](https://krogis.pl/fr/uslugi/koordynacja#ksc)

[Ce qu’est la conduite du changement et pourquoi elle est payante](https://krogis.pl/fr/zarzadzanie-zmiana)

## En quoi j’aide l’administration. *De la mise en ordre des systèmes à un accompagnement durable.*

1. 01 **Inventaire informatique — le socle de la stratégie numérique** Avant de planifier de nouveaux déploiements, l’administration doit savoir quels systèmes elle utilise, comment ils sont reliés entre eux et où se situent les risques et les incohérences. J’organise ces informations en une cartographie cohérente qui permet de fixer les priorités et de planifier la suite. C’est le socle sur lequel concevoir l’architecture et bâtir la stratégie informatique — sans lui, il est difficile de prendre des décisions éclairées sur les changements à venir. Le point de départ est un [inventaire des systèmes informatiques](https://krogis.pl/fr/inwentaryzacja).
2. 02 **Un appui au secrétaire général dans le déploiement des systèmes** Le déploiement d’un système de classe EZD ou de tout autre système ne se résume pas à des décisions techniques: il faut aussi préparer l’ensemble de l’administration à une nouvelle façon de travailler. En particulier là où il n’existe pas de structures informatiques étoffées, j’épaule le secrétaire général dans la planification des étapes suivantes et la préparation du changement dans le travail des agents, en m’appuyant sur vingt ans d’expérience et des pratiques de déploiement éprouvées. Dans les échanges avec les prestataires, je pose les questions qu’on oublie facilement, je vérifie les engagements flous et je repère les omissions avant qu’elles ne deviennent un problème coûteux. J’aide à coordonner le travail des services et de l’informatique, pour que l’administration sache ce qu’il faut trancher, qui est responsable de quoi et comment traverser le déploiement en toute sécurité.
3. 03 **Un appui continu au secrétaire général et à la direction** Toutes les décisions informatiques ne se prévoient pas en début d’année. C’est pourquoi, selon un volume d’intervention convenu, je reste à la disposition du secrétaire général et de l’exécutif: j’aide à évaluer les besoins, à fixer les priorités, à superviser les projets et à dialoguer avec les prestataires. Je travaille avec le service informatique interne en accompagnant la direction dans ses décisions — sans me substituer aux informaticiens dans leur travail quotidien.

## Les questions dont il vaut mieux connaître la réponse.

Je les pose aux secrétaires généraux, aux starostes, aux maires et aux trésoriers, avant que les décisions ne soient prises et que l’argent ne commence à circuler. Si la réponse à l’une d’elles est « nous ne savons pas », c’est précisément là que je peux aider.

1. **Comment expliquerons-nous au conseil à quoi sert l’argent consacré à l’informatique, et pourquoi précisément ce montant?**
2. **Savons-nous quelles obligations numériques pèsent déjà sur nous et lesquelles sont seulement annoncées, et qui en répond?**
3. **Le choix d’un système de classe EZD sera-t-il une décision défendable devant un contrôle?**
4. **Que se passera-t-il si le fournisseur augmente son prix ou retire son support?**
5. **Les agents adopteront-ils le nouveau système, et qui les y aidera?**

**Le coût d’une erreur.** Un système de classe EZD mal choisi, ce sont des années de travail dans un mauvais circuit documentaire et une migration coûteuse quelques années plus tard. Un conseiller coûte généralement moins cher qu’une seule technologie mal choisie, qu’un seul mauvais prestataire ou qu’un seul piège dans un contrat.

## Ce que vous y gagnez. *Les documents sont un outil, pas une fin en soi.*

- **La sérénité face aux contrôles** Une diligence documentée: une trace écrite de ce que vous saviez, des options possibles et des raisons de votre choix. Pour la chambre régionale des comptes (RIO), la Cour suprême de contrôle (NIK) et le conseil.
- **Un budget qui tient devant le conseil** Réparti entre dépenses obligatoires et investissements, avec le coût de l’inaction, présenté dans le langage du conseil.
- **Un conseiller expérimenté pour un projet que vous n’avez encore jamais mené** Plus de 20 ans de projets de ce type, notamment dans des collectivités locales, aux côtés de vos propres informaticiens. Les décisions restent de votre ressort.
- **Des agents qui adoptent vraiment le nouveau système** Un plan de conduite du changement, des formations et des référents dans chaque service.
- **Moins de dépenses** Vous n’achetez pas ce que vous avez déjà, et vous ne payez pas d’avenants pour des intégrations qui auraient pu être prévues.

## Ce qui vous attend d’ici 2029. *Chaque point commence par la même question: de quoi l’administration dispose-t-elle déjà?*

Les obligations s’accumulent plus vite que les compétences pour y faire face. L’inventaire est la première étape de chacune d’elles, et il ne se fait qu’une fois.

Situation au 4 octobre 2026. Sources: [EZD RP: date annoncée par le ministère du Numérique (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/ezd-rp--nadchodzi-era-bez-papieru-w-administracji-publicznej), [la loi sur les finances publiques (art. 238, projet de délibération budgétaire)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20091571240), [la loi modifiant la loi sur le système national de cybersécurité (Dz.U. 2026, pos. 252)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000252), [le registre central des contrats (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/finanse/centralny-rejestr-umow-jsfp--kluczowy-etap-1-lipca-2026-r), [le seuil d’application du droit polonais des marchés publics (UZP)](https://www.gov.pl/web/uzp/podwyzszenie-progu-stosowania-ustawy-prawo-zamowien-publicznych-i-ustawy-o-umowie-koncesji-na-roboty-budowlane-lub-uslugi), [KSeF (podatki.gov.pl)](https://ksef.podatki.gov.pl/), [e-Doręczenia (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/e-doreczenia).

## Le secrétaire général n’a pas à porter cela seul. *Le premier projet de ce type dans cette administration, mais pas le premier de ma carrière.*

Le secrétaire général est là pour organiser le travail de l’administration. Aujourd’hui, un système de classe EZD, le circuit des factures sous KSeF et e-Doręczenia arrivent tous sur son bureau: de grands projets informatiques, et des projets plus grands encore de transformation des méthodes de travail. Souvent les premiers de ce type dans sa carrière, menés avec deux ou trois informaticiens déjà bien occupés à faire tourner l’administration.

J’apporte plus de 20 ans d’expérience de ce type de projets, dans des organisations et des cultures très différentes, y compris des collectivités locales. Dans un volume convenu, à temps partiel, sous forme de prestation de conseil externe, sans créer de nouveau poste.

- Je sais quelles questions poser avant qu’une décision soit prise.
- J’aide à conduire le changement pour que les agents adoptent vraiment le nouveau système: plan de communication, formations, référents dans chaque service, échanges avec les sceptiques. Je conseille sur la stratégie d’adoption par les utilisateurs.
- Je veille au respect des engagements du fournisseur et du calendrier; le secrétaire général reçoit de courtes synthèses et tranche là où c’est important.
- Chaque décision laisse une trace écrite, en cas de contrôle ou de questions du conseil.
- Les décisions et la responsabilité restent entre les mains des autorités de la collectivité. Je n’administre pas les systèmes et je ne décide pas à la place du maire ou du président du département: j’apporte des bases solides pour décider et j’aide à suivre la mise en œuvre des décisions.

## Est-ce votre cas? *Quatre points à connaître avant le premier échange.*

### Ce qui le trahit souvent

Il arrive fréquemment que les échéances EZD, KSeF, KSC et du Registre central des contrats soient suivies dans des dossiers différents, par des personnes différentes. Il n’est pas rare que personne ne sache dire en une phrase quels systèmes l’administration possède ni qui en répond. Le budget informatique est parfois une ligne unique que le conseil a du mal à évaluer.

### Ce qui peut se passer si vous attendez

Il arrive que les décisions se prennent sous la pression d’une échéance, sur la base de l’offre d’un fournisseur plutôt que des besoins de l’administration. Le risque d’avenants, d’achats en double et de dépendance à un seul fournisseur augmente alors. Pour les obligations prévues par la loi sur le KSC, le chef de l’administration en reste responsable même lorsqu’il les a confiées à quelqu’un d’autre.

### Qui est généralement le sponsor

Le plus souvent le secrétaire général ou le trésorier, avec un mandat clair du maire ou du président du département. Sans décision de la direction de l’administration, il vaut généralement mieux ne pas commencer.

### Ce que je ne fais pas

Je ne reprends pas les obligations du chef de l’administration, je n’administre pas les systèmes et je ne rends pas d’avis juridiques. Les décisions et la responsabilité restent du côté de l’administration.

**Le plus petit premier pas sans risque:** un échange de 30 minutes sans frais, puis l’inventaire (2 à 6 semaines, en dessous du seuil des marchés publics, tarif communiqué après le premier échange). Vous ne prenez aucun engagement avant.

## Les obligations ont des échéances, les projets ont des responsables. *Quelqu’un doit pouvoir tout voir d’un seul regard.*

EZD, KSeF, KSC, le registre central des contrats et e-Doręczenia échoient souvent aux quelques mêmes personnes. Les échéances entrent parfois en conflit avec la gestion courante de l’administration, et l’état d’avancement se disperse dans des e-mails et dans les têtes. Ce qui manque alors souvent, ce n’est pas le savoir, mais un cadre permanent.

Dans un cadre convenu, je veille à ce cadre du côté de l’administration: que chaque tâche ait un responsable, une échéance et un statut, et que le secrétaire général et la direction sachent où ils en sont.

- Un registre unique des obligations et des projets, avec responsable, échéance et statut, et à côté un registre des risques, des décisions et des documents.
- Un point d’avancement hebdomadaire auprès des responsables des tâches, une courte réunion et un compte rendu avec la liste des actions et des échéances.
- Des rappels, un contrôle de la complétude des dossiers et une alerte précoce avant qu’une échéance ne soit manquée.
- Un rapport mensuel pour le secrétaire général et la direction, prêt aussi pour les questions du conseil ou d’un contrôle.
- Je ne prends pas en charge l’exécution et je ne décide pas à la place de l’administration: chaque action a un responsable de votre côté.

[Périmètre de la coordination et du suivi permanent des projets](https://krogis.pl/fr/uslugi#doradca)

## Des procédures de l’ère du papier. *Suivies par habitude, parce qu’« on a toujours fait comme ça ».*

Dans les administrations, mais aussi dans les ordres professionnels et les institutions comparables, de nombreuses tâches suivent encore des procédures conçues pour un monde analogique. Souvent, plus personne ne se souvient pourquoi.

1. D’abordUn inventaire et une description de l’existant. Ensuite - ce que l’on peut vouloir, au fond, - comment aborder l’étude de marché, - quels outils retenir: circuit des dossiers (workflow), plateforme low-code, automatisation des tâches répétitives (RPA), outils d’IA simples — parfois, une simple GED suffit.

Ma connaissance du marché et des solutions disponibles est mon principal atout: elle permet d’adapter l’outil au problème, et non le problème à l’outil que quelqu’un cherche à vendre.

## Ce que l’exécutif voit au bout de 2 à 6 semaines.

Une synthèse d’une page à poser sur le bureau du président du département et du trésorier, une présentation pour une réunion de l’exécutif et un dossier complet pour le prochain appel d’offres.

Synthèse d’une page pour l’exécutif

**Les systèmes de l’administration départementale: état et recommandation** 6 systèmes sur 14

- Flux documentaire (EZD PUW)Secrétariatdéveloppement jusqu’en 2029C
- Finances et comptabilitéTrésoriercontrat jusqu’en 2028B
- RH et paieRHà jourA
- Impôts et redevancesService financierpas d’APIB
- Topographie et cadastreCadastreà jourA
- Circuit des factures sous KSeFsans responsablelacuneD

**2** à conserver **2** à adapter **1** à remplacer **1** lacune

**Recommandation:** commencer par le flux documentaire avant de choisir un système de classe EZD. Traiter le KSeF par une intégration avec le système comptable, pas par un nouveau système.

Exemple avec des données illustratives; la mise en page est celle du document réel.

### Présentation à l’exécutif, 12 à 15 diapositives

Plan provisoire. Une séance de 60 à 90 minutes comprise dans le prix.

1. **Objectif et périmètre de l’inventaire.** Ce que nous avons recensé, et ce que nous avons volontairement laissé de côté.
2. **Cartographie des systèmes de l’administration.** Qui en est responsable, ce qu’ils coûtent, quand le support prend fin.
3. **Catégories A/B/C/D.** Ce qu’il faut conserver, adapter, remplacer, et ce qui manque.
4. **Les risques et leur pondération.** Un registre de 20 risques avec carte de chaleur, dont KSC/NIS 2 et la dépendance à un fournisseur.
5. **Le flux documentaire avant le choix d’un système de classe EZD.** Ce qu’il faut migrer, simplifier, intégrer.
6. **Options de décision.** Des options réelles, avec le coût et le risque de chacune.
7. **Le coût de l’inaction.** Ce qui se passe si nous ne faisons rien d’ici 2029.
8. **Budget.** Réparti entre obligation réglementaire et investissement, prêt pour la séance du conseil.
9. **Recommandation et calendrier.** Les trois premières étapes et leurs responsables.

[La liste complète des 16 documents et outils](https://krogis.pl/fr/inwentaryzacja#co-dostaniecie)

| Votre plan | Ce que reçoit l’exécutif | Risque couvert |
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| **Choix et déploiement d’un système de classe EZD** | Une cartographie du flux documentaire et des intégrations, les exigences de migration, des clauses contractuelles. | Reproduire les erreurs de l’ancien circuit dans le nouveau système, payer des avenants pour des intégrations oubliées dans le contrat, manquer l’échéance. |
| **KSC / NIS 2** | Un registre des systèmes et un registre des risques pondéré. | Sanctions et responsabilité de l’exécutif faute de gestion des risques documentée. |
| **Le budget et la séance du conseil** | La répartition des dépenses entre obligation et investissement, le coût de l’inaction, une recommandation d’une page. | Le conseil rejette la dépense, ou conteste une ligne unique « système informatique » sans explication. |
| **Contrôles de la RIO et de la NIK** | Une catégorisation A/B/C/D documentée et la justification des décisions d’achat. | Un constat de mauvaise gestion ou de décisions non étayées. |

Devis après un échange

Selon le nombre de systèmes et de services. Je confirme le prix exact après un appel de 30 minutes sur la taille de votre administration.

- **En dessous du seuil des marchés publics.** Commande sans procédure au titre de la loi polonaise sur les marchés publics, selon le règlement interne de votre administration.
- **2 à 6 semaines** de la signature à la réunion de l’exécutif, 1 à 3 jours sur place, environ 10 heures du temps de votre coordinateur.
- **Aucun accès aux données personnelles des administrés.** Travail au niveau des systèmes, des contrats et de la configuration. Un accord de confidentialité avant le démarrage.

## Ce qu’y gagnent le secrétaire général, le trésorier et le responsable informatique.

- **Secrétaire général, maire, président du département** Responsable d’une organisation qui a les problèmes d’une entreprise de taille moyenne — mais sans expérience de pilotage de la transformation numérique, ni le temps de l’acquérir par essais et erreurs. **Reçoit:** une recommandation d’une page et un calendrier de déploiement d’un système de classe EZD — un calendrier qu’il peut piloter sans expertise informatique. **Y gagne:** un conseiller pour le projet et le changement, pas seulement des documents.
- **Trésorier** Doit défendre le budget informatique devant le conseil: il lui faut une répartition entre obligation réglementaire et investissement, plutôt qu’une ligne unique « système informatique », et quelqu’un pour préparer et présenter cette justification aux côtés de l’exécutif. **Reçoit:** la répartition des dépenses informatiques entre obligation et investissement, avec les coûts de maintenance, pour la prévision financière pluriannuelle. Ainsi qu’une justification pour le projet de budget et la séance du conseil. **Y gagne:** un budget défendable devant le conseil, sans mauvaises surprises dans les années à venir.
- **Responsable informatique** Un allié, si l’inventaire devient un argument pour son budget — et non une évaluation de son travail passé. **Reçoit:** un registre, une méthode reproductible et des arguments budgétaires, construits avec lui, et non sans lui. **Y gagne:** un allié face à l’exécutif et du temps pour faire tourner l’administration.

L’exécutif ne rend pas seulement des comptes à lui-même: il répond devant le conseil, un organe élu au suffrage universel. Le moment le plus difficile est de demander un budget plus important ou l’approbation d’une dépense. Il faut alors présenter un projet informatique dans une langue simple et compréhensible, sans jargon technique, pour que le conseil puisse décider en connaissance de cause. Krogis prépare l’exécutif à cet échange et — à ses côtés — présente au conseil l’inventaire, les risques, le coût de l’inaction et la justification de la dépense: une traduction du langage de l’informatique et de la réglementation en une recommandation qui tient devant le conseil.

## Un périmètre restreint et concret pour commencer, *élargi à mesure que la confiance grandit.*

Cette même séquence a fait ses preuves dans la transformation numérique des collectivités locales: un périmètre étroit, pour montrer des résultats avant une décision plus importante.

1. **Inventaire des systèmes informatiques et des processus** *2 à 6 semaines* Un registre des applications avec responsable, contrat, licence, coût et date de fin de support. Une cartographie des processus et des intégrations. Un registre des risques au regard du KSC, de NIS 2, d’e-Doręczenia et du KSeF. Une synthèse d’une page pour l’exécutif et le conseil. [Le périmètre complet de la prestation](https://krogis.pl/fr/inwentaryzacja)
2. **Stratégie numérique et règles d’achat** *Délai fixé après le premier échange* Une feuille de route sur trois ans, répartie entre obligation réglementaire et investissement. Un budget réparti entre investissement et maintenance, prêt à être défendu devant le conseil. Des règles d’achat pour les acquisitions de systèmes — avant l’envoi de la première demande de devis.
3. **Préparation de l’appel d’offres** *Délai fixé après le premier échange* Un cahier des charges, une matrice d’achat pour comparer les offres, des questions à poser aux fournisseurs et la participation aux réunions avec les fournisseurs en tant que représentant de l’acheteur public.
4. **Conseiller en transformation numérique** *Accompagnement continu* Selon un volume convenu, par exemple un forfait d’heures mensuel et une réunion régulière avec le secrétaire général. Recettes sur la base de scénarios de test convenus, avis sur les achats ultérieurs, veille sur les évolutions juridiques et les projets du ministère du Numérique, préparation à la prochaine vague réglementaire — et, lorsqu’un budget plus important est nécessaire, préparation de l’exécutif à l’échange avec le conseil sur la nécessité de la dépense, et présentation de cette justification à ses côtés.

1. 2008–2026 **Collectivités locales** « Le même modèle de fonctionnement dans chaque collectivité: les mêmes processus budgétaires, les mêmes registres publics, la même organisation en services, les mêmes règles de commande publique et la même pression réglementaire. » 18 ans de collaboration avec des collectivités locales sur la stratégie et l’architecture d’une plateforme unifiée d’échange d’informations qui constitue une véritable administration électronique. Plus de 40 modules conçus et déployés, notamment: EZD, e-archives, e-exécutif, e-conseil, e-appels à candidatures, e-recrutement, consultations publiques, e-déplacements professionnels, e-formation, accompagnement des élus, 12 registres publics et deux portails web. Environ 20 ans d’expérience de projets pour l’administration publique et les entreprises.

## Ce que j’entends dans les administrations départementales avant de commencer.

Des thèmes récurrents et anonymisés, tirés de dizaines d’échanges sur la transformation numérique — pas des citations d’une administration en particulier.

> « Nous avons une bonne dizaine de systèmes, et personne n’a la vue d’ensemble — jusqu’à ce qu’une panne survienne ou qu’un contrôle arrive. »

> « Nous savons que le budget informatique est trop faible, mais il est difficile de le justifier devant le conseil sans données tangibles sur les risques et le coût de l’inaction. »

> « La migration d’années de données archivées nous fait plus peur que le déploiement du nouveau système lui-même. »

> « Nous préférerions voir comment cela fonctionne dans une administration comparable plutôt que de croire une présentation commerciale sur parole. »

## Les questions les plus fréquentes des administrations.

### À partir de quand l’administration doit-elle disposer d’un système de classe EZD?

Le ministère du Numérique annonce l’obligation d’un système de classe EZD; selon les explications du ministère d’octobre 2026, l’échéance a été reportée au plus tôt à 2029, et la réglementation n’existe encore qu’à l’état de projet, c’est pourquoi nous confirmons la situation juridique au début de l’inventaire. Selon le calendrier de NASK, le développement d’EZD PUW prend fin en 2029, mais c’est une question distincte de l’échéance de l’obligation. Plus important que la date elle-même: la migration est le moment de revoir toute l’architecture du flux documentaire, pas seulement de déplacer des données.

### La loi KSC (NIS 2) s’applique-t-elle à notre administration départementale?

Oui. La loi modifiée sur le système national de cybersécurité, en vigueur depuis le 3 avril 2026, cite expressément l’administration départementale comme entité essentielle, de même que la mairie d’une commune employant au moins 50 personnes; les administrations plus petites et les unités organisationnelles sont des entités importantes. La loi accorde 12 mois pour mettre en œuvre les obligations, et le chef de l’administration en répond personnellement, même s’il les confie à une autre personne. L’inventaire des systèmes est la première étape concrète: sans liste des systèmes, de leurs responsables et de leurs risques, impossible de planifier la suite.

### L’administration doit-elle mettre en place le KSeF, alors qu’il s’agit surtout d’un système destiné aux entreprises?

En tant qu’assujetti à la TVA qui émet et reçoit des factures, l’administration est soumise aux mêmes règles que toute autre entité: l’obligation s’applique donc aussi aux collectivités locales, pour leur activité économique. La vraie question n’est pas « faut-il », mais « comment intégrer le KSeF au circuit des factures existant et au système financier et comptable », pour qu’il ne devienne pas un îlot applicatif de plus.

### Comment rédiger le cahier des charges d’un système informatique pour éviter la dépendance à un fournisseur?

L’essentiel est d’exiger les clauses suivantes dès la rédaction du cahier des charges, plutôt que de les négocier plus tard: le droit sur vos données et leur export dans un format ouvert, un plan de réversibilité décrit, des API ouvertes et, dans les cas justifiés, un séquestre du code source. Sans cela, changer de fournisseur quelques années plus tard signifie soit perdre des données, soit subir une prolongation coûteuse et contrainte du contrat.

### Par où commencer la transformation numérique de l’administration quand on n’a ni le temps ni l’expertise en interne?

Par une étape modeste et limitée dans le temps, qui apporte des connaissances tangibles plutôt qu’une énième déclaration d’intention — concrètement, par un inventaire des systèmes et des processus: 2 à 6 semaines, conclu par une synthèse d’une page pour l’exécutif, et non un projet stratégique de plusieurs mois sans résultat concret.

### Comment réceptionner un système livré par le prestataire?

La recette doit reposer sur des scénarios de test et des critères inscrits dans le dossier de consultation et dans le contrat, et non sur une impression générale. Avant de signer le procès-verbal de recette, vérifiez la migration des données, l’intégration avec le système financier et comptable et les autres registres, la documentation et la formation des agents. Consignez les anomalies dans le procès-verbal avec un délai de correction. Un système se réceptionne d’autant plus facilement que les critères de recette ont été rédigés en même temps que les exigences.

### Comment élaborer la stratégie numérique de l’administration?

La stratégie doit partir de ce dont l’administration dispose déjà, et non du catalogue d’un fournisseur. Elle commence par un inventaire des systèmes, des contrats et des processus, puis définit l’architecture cible, les standards (comme un modèle d’habilitations et des règles de documentation des exigences) et une feuille de route répartie entre obligations légales et investissements. Une bonne stratégie dit quoi faire dans le prochain budget et dans quel ordre, pour que le trésorier et le conseil voient la justification des dépenses.

## Commençons par l’inventaire, *avant qu’un contrôle ne le fasse à notre place.*

[Écrivez à: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=%C3%89change%20sur%20la%20transformation%20num%C3%A9rique%20de%20l%E2%80%99administration) [Appelez le +48 516 401 658](tel:+48516401658)

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- Aucune préparation préalable nécessaire