# Változásmenedzsment- és digitalizációs tanácsadó | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/hu
Język: hu
Opis: Vezetőségeknek adok tanácsot: az igényektől a beszállítói tárgyalásokon át az új munkamódig. IT-leltárral kezdünk. Önkormányzatoknak, közműcégeknek, vállalatoknak.

---

# Digitális változás a szervezetben. *Egy tanácsadóval, aki tolmácsol a vezetőség, az IT és a szállítók között.*

A Krogis Wojciech Kroczak független digitalizációs tanácsadó irodája: hivatalok, önkormányzati közműcégek és vállalatok vezetőségének adok tanácsot a digitális átalakulásban – a jelenlegi állapot leltárától az elvárt eredmények meghatározásán, a változások és projektek ütemtervén, a változásra való felkészültség felmérésén, a kockázatok csökkentésén, a szabványok tervezésén, a digitalizációs stratégián és a felhasználói bevezetési stratégián át egészen a lehetséges megoldásokról és bevezetésekről folytatott tárgyalások támogatásáig. A digitalizációért és az azzal járó változásmenedzsmentért a vezetőség felel. Én a stratégiát és az igényeket követelményekre és szervezeti eljárásokra fordítom le, segítek a szállítókkal folytatott tárgyalások vezetésében, és támogatom a szervezetet a változás útján. Általában az informatikai rendszerek és a szervezet egészének leltárával kezdünk: **2–6 hét**, a közbeszerzési értékhatár alatt.

[Kérjen árajánlatot](https://krogis.pl/hu#kontakt) [Nézze meg, hogyan dolgozom](https://krogis.pl/hu#jak-pracuje)

- 2 munkanapon belül válaszolok
- Első beszélgetés: 30 perc, díjmentesen
- Független a szállítóktól

- [*Közszféra – önkormányzatok* EZD-osztályú rendszer, szakrendszerek integrációja, KSC, a költségvetés megvédése a testület előtt](https://krogis.pl/hu#dla-jst)
- [*Közszolgáltató vállalatok* KSeF, e-Doręczenia, ERP, iratkezelés, digitális archívum, elektronikus beszerzési eljárások, elektronikus személyi iratok, e-aláírás](https://krogis.pl/hu#dla-spolek)
- [*Üzleti szféra* IT-rendszerek bevezetése, szállítói megbeszélések, az igazgatósági ülések digitális kezelése, rendszerintegráció, folyamatoptimalizálás, ágensalapú MI](https://krogis.pl/hu#dla-przemyslu)

## Mit nyernek vele.

### Nyugalom

Tudják, mi van a birtokukban, mit kell tenni és milyen sorrendben. Valaki az Önök oldalán szem előtt tartja a teljes képet, a döntéseik pedig megvédhetők a testület, az igazgatóság és az ellenőrök előtt.

### Jobb eredmények

A digitalizáció a szervezet céljait szolgálja, az emberek pedig elfogadják az új munkamódot, így a beruházás a mindennapi munkában térül meg, nem csak egy prezentációban.

### Kevesebb zátony és hiba

Elkerülik a rossz technológiákat és szállítókat, valamint a szállítói bezártság csapdáját. A vásárlás előtt leírt követelmények kevesebb javítást jelentenek az élesítés után.

**A hiba ára.** Egy tanácsadó általában kevesebbe kerül, mint egyetlen rosszul megválasztott technológia, egyetlen nem megfelelő szállító vagy egyetlen csapda a szerződésben. [Nézze meg, hogyan kísérem a digitális átalakulást](https://krogis.pl/hu/transformacja-cyfrowa).

## Ki hiányzik az asztal mellől, amikor megjelenik a szállító.

A szállító ajánlattal érkezik, az integrátor sablonnal, az IT-osztály a rendszerek napi karbantartásával. A legtöbb szervezetben négy dolog senkinek sem szerepel a munkaköri leírásában.

1. **Az igények tolmácsa** A szervezet tudja, hogyan működik, de ezt a mindennapi munka nyelvén írja le: „mindig is így csináltuk”. A szállítónak követelményekre van szüksége: forgatókönyvekre, szabályokra és átvételi kritériumokra. Valakinek ki kell ezeket hámoznia és le kell írnia, különben a rendszer azt kapja, ami a sablonba illik.
2. **Folyamatos párbeszéd a szállítóval** A leírt követelményeket menet közben kell ellenőrizni, nem a végén: a kényelmes használatot, a folyamatok lefutását, az integrációkat, a sebességet és az adatmennyiségeket. Enélkül a szervezet csak az átvételkor vagy az élesítés után szembesül a problémákkal, amikor a javítás a legdrágább.
3. **Viszonyítási pont** A mai munkamód megszokott és az emberekhez igazodik, hibáival együtt. Ha nem mérjük fel, hogyan állnak most a dolgok (lépések száma, műveleti idő, mennyiségek), nehéz megmondani, jobb lett-e a helyzet a változás után.
4. **A folytonosság stratégiai biztosítása** A megrendelők általában nem kérdeznek rá, a szállítók maguktól nem hozzák szóba, ezért csak az élesítés után kerül elő: egyetlen gyártótól való függés (szállítói bezártság), válaszidő és sebesség, teljes birtoklási költség, a szállítóváltás lehetősége és a felhasználói élmény (UX). Valakinek a kezdés előtt rá kell kérdeznie.

Ellenőrizzék maguk. Le tudják-e írni a szállítónak, ellenőrizhető módon, minek kell az új rendszerben ugyanolyan jól működnie, mint ma? Ki fogja az Önök oldalán azt mondani, hogy „nem erre van szükségünk”, és megindokolni a követelmények nyelvén? Ki ellenőrzi, hogy a rendszer megbirkózik-e az Önök adatmennyiségével, még mielőtt a felhasználók tennék? Ki kérdez rá a szállítónál a válaszidőre, a teljes birtoklási költségre és a szállítóváltás lehetőségére, mielőtt aláírják a szerződést? Ha a válasz az, hogy „nem tudjuk”, akkor éppen erről a szerepről van szó. A leltárral kezdünk, mert az viszonyítási pontot ad, utána pedig a követelmények és megvalósításuk felügyelete következik.

[Nézze meg, hogyan dolgozom](https://krogis.pl/hu/uslugi) [Beszéljünk](https://krogis.pl/hu#kontakt)

## Több mint 20 évig az volt a munkám, hogy az érintettek céljait lefordítsam a projektmegvalósítás nyelvére.

Két évtizedig a szállító oldalán dolgoztam, és azért feleltem, hogy kiderítsem, mire van valójában szüksége az üzleti oldalnak – akkor is, ha azt maga sem tudta világosan megfogalmazni. Ma ugyanezt a képességet ajánlom a vezetőségeknek az asztal másik oldaláról: a megrendelő oldaláról.

## A vezetőség és az IT olykor ugyanazt különböző szemszögből látja. Tolmácsolok a kettő között, hogy mindkét fél a szervezet közös céljaiért dolgozzon.

Ez a leltárakra, a beszerzésekre és a kockázatok döntési nyelvre fordítására vonatkozik – nem magára a biztonságra. Ez a tudás általában megvan az IT-csapatnál; én abban segítek, hogy vezetői döntéssé váljon, és fordítva.

[Egyeztessünk időpontot](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Besz%C3%A9lget%C3%A9s%20folyamatos%20tan%C3%A1csad%C3%B3i%20egy%C3%BCttm%C5%B1k%C3%B6d%C3%A9sr%C5%91l) [Kérjen visszahívást](https://krogis.pl/hu#kontakt)

Metszet · jelenlegi állapot

Ugyanaz az épület felülnézetből · indulási kikötő

## A felelősség öt szintje. *Szűk terjedelemmel kezdünk, és a bizalom növekedésével bővítjük.*

Ugyanez a sorrend vált be önkormányzatok és közszolgáltató vállalatok digitalizációjában: kezdetben szűk, konkrét terjedelem, amelyet a bizalom erősödésével további folyamatokra terjesztünk ki.

01

### Az informatikai rendszerek és folyamatok leltára

2–6 hét · a kiindulópont

Alkalmazásnyilvántartás felelőssel, szerződéssel, licenccel, költséggel és a támogatás végének dátumával. A rendszerrel támogatott és nem támogatott folyamatok térképe, az integrációk és a kézi átgépelés térképe. Kockázati nyilvántartás: egyedüli hibapontok, szállítói bezártság, megfelelési hiányosságok a KRI (a lengyel nemzeti interoperabilitási keretrendszer), a NIS 2, az e-Doręczenia (a lengyel állami elektronikus kézbesítési szolgáltatás) és a KSeF (a lengyel országos e-számla-rendszer) tekintetében. Egyoldalas összefoglaló a vezetőségnek.

[A szolgáltatás teljes terjedelme](https://krogis.pl/hu/inwentaryzacja)

#### KSC / NIS 2 (kötelezettségek és szankciók a szervezet és a vezetőség számára)

**A leltárból:** rendszernyilvántartás és kockázati nyilvántartás – a lengyel Nemzeti Kiberbiztonsági Rendszerről szóló törvény (KSC) által előírt kockázatkezelés kiindulópontja. Azt, ami nincs a listán, nem lehet megvédeni.

#### RIO- és NIK-ellenőrzések, auditok (bármikor jöhetnek)

**A leltárból:** dokumentált A/B/C/D kategorizálás és indoklás minden beszerzési döntéshez, az ellenőröknek bemutatható formában.

02

### Digitalizációs stratégia és célarchitektúra

Határidő az első beszélgetés után

A nyilvántartások, folyamatok és integrációk rétegei. A szervezet által elfogadott szabványok: szervezeti felépítés a jogosultsági modellhez, felhasználói felületi szabványok, az adatcsoportok szerepe az architektúrában, folyamatmodellezési szabványok, az elfogadott célokat megvalósító hároméves ütemterv, irányelvek az informatikai beszerzésekhez (pl. dokumentált API-k), valamint a becslendő költségvetési tételek strukturált bontása, beruházással és üzemeltetéssel (teljes birtoklási költség), az alkalmazandó szabályozással (KSC, NIS 2, EZD) összhangban.

#### A jövő évi költségvetés (ősszel készül)

**A leltár** megmutatja, mi van meg, mi hiányzik és mit kell javítani, valamint a teljes birtoklási költséget: az egyszeri beruházást és az elkerülhetetlen működési költségeket. Ez az a kiadási terv, amelyet a testület és a pénzügyi vezető elvár, hogy a jövőbeli költségvetéseket megtervezhesse.

#### KSeF, EZD, workflow, pénzügy és számvitel, elektronikus személyi iratok (integrált folyamatot igényelnek)

**A leltárból:** a pénzügyi-számviteli rendszerrel való integrációs mátrix és azoknak a rendszereknek a listája, amelyeknek adatot kell cserélniük vele.

03

### Változásmenedzsment

Határidő az első beszélgetés után

A változásnak illeszkednie kell a szervezet kultúrájához és azoknak az embereknek a tempójához, akik keresztülmennek rajta. Felmérem a szervezeti kultúrát, a felhasználók sajátosságait és azokat a rendszereket, amelyeken ma dolgoznak, és ennek alapján bevezetési stratégiát készítek: ki, milyen tempóban, milyen támogatással és milyen sorrendben tér át az új munkamódra.

Másként néz ki ez a lakosokat kiszolgáló osztálynál, mint a könyvelésben vagy a műszaki csapatnál. A kommunikációs tervet, a képzést és a mérőszámokat mindegyik csoporthoz igazítom, nem egyetlen, átlagos felhasználóhoz. Ugyanez érvényes az MI-eszközökre: elfogadásuk az emberek bizalmán és azon múlik, hogy világos-e, ki miért felel.

[Változásmenedzsment a gyakorlatban](https://krogis.pl/hu/transformacja-cyfrowa)

#### Olyan tempó, amelyre a szervezet nem kész (ellenállás és túlterhelés az emberek körében)

**A felmérésből:** a felhasználói csoportok, jelenlegi rendszereik és szokásaik térképe, azokra bontva, akik gyorsan átállnak, és azokra, akiknek több időre és támogatásra van szükségük. Egyetlen képzés mindenkinek ritkán elég.

04

### Követelményspecifikáció a beszerzéshez

Határidő az első beszélgetés után

Interjúk, folyamattérképek, adatmodell, mezők, nézetek, értesítések, integrációk és tesztforgatókönyvek, még az eljárás kiírása előtt leírva. Emellett felkészülés a szállítókkal folytatott tárgyalásokra: a felteendő kérdések, beszerzési mátrix és részvétel a megbeszéléseken a megrendelő képviselőjeként. Mindenekelőtt azonban válasz arra, mit jelent a bevezetés sikere: miért csináljuk, és milyen eredményeket várunk.

#### EZD-osztályú rendszer (bejelentett kötelezettség, a határidő legkorábban 2029-re tolódott)

**A leltárból:** az iratforgalom és az integrációk térképe, migrációs követelmények, szerződéses kikötések. Enélkül a migráció egyszerűen átviszi a régi működés hibáit az új rendszerbe. Továbbá a meglévő és lehetséges funkciók elosztása a rendszerek között – például, hogy melyik rendszer intézze a levelek tömeges kiküldését az e-Doręczenián keresztül.

05

### Digitalizációs tanácsadó

Folyamatos tanácsadói szerep

Havi megbeszélés a hivatal jegyzőjével vagy a cég vezérigazgatójával és az IT-vezetővel, havi működési és kockázati jelentés, negyedéves digitalizációs bizottság, a kockázatok és a kritikus szerződések negyedéves áttekintése, valamint kötelező tanácsadói vélemény minden nagyobb beszerzés előtt.

Terjedelem: IT-irányítás és döntéshozatal, élő rendszernyilvántartás, folyamatelemzés és -optimalizálás, beszerzések és a szállítói bezártság kockázata, a kockázatok tolmácsolása és felülvizsgálata a vezetőség és az IT között, a projektportfólió.

Egy új együttműködés első 90 napja: kezdeti felmérés és az esetleges sürgős „vörös zászlók”, a nyilvántartások felállítása és a szerződések áttekintése, valamint jelentés a vezetőségnek 12–24 hónapos ütemtervvel.

### Mindegyik kötelezettség ugyanazzal a kérdéssel kezdődik: mi van valójában a birtokunkban?

A leltár nem külön projekt az EZD-osztályú (elektronikus iratkezelő) rendszer kiválasztása, a KSeF vagy a KSC-megfelelés mellett. Mindegyiknek az első lépése, egyszer elvégezve, nem négyszer, darabonként.

### A terjedelemtől függetlenül az útvonal ugyanaz: a szétszórt, kaotikus információktól egyetlen, megvédhető döntésig.

1. **Felderítés** Interjúk, a dokumentumok és rendszerek áttekintése, a helyzet első képe, előítéletek nélkül.
2. **Közös kép** A folyamatok, költségek, kockázatok és függőségek egyetlen, egységes térképe – érthető a vezetőség és az IT számára is.
3. **Döntési változatok** Valós lehetőségek, mindegyik következményeivel, költségével és kockázatával, egyetlen szállító előnyben részesítése nélkül.
4. **A megvalósítás felügyelete** Jelenlét a megrendelő oldalán a kiválasztás, a bevezetés és az átvétel során – nem csak a koncepció szakaszában.
5. **Az eredmény mérése** Annak ellenőrzése, hogy a döntés meghozta-e a várt eredményt – és felkészülés a következő szakaszra.

## 2–6 hét után a vezetőség négy dokumentumcsomagot kap, *nem fióknak szánt jelentést.*

A nulláról készül az Önök szervezete számára, szerkeszthető formátumban, határozatlan idejű felhasználási joggal. Összesen tizenhat dokumentum és eszköz, amelyek a digitális átalakulás és egy hosszú távú IT-stratégia megvalósításának alapját adják – köztük egy prezentáció és egy vezetőségi ülés, mindkettő az ár része.

**Alapozás · leltár** 2–6 hét · a közbeszerzési értékhatár alatt · 16 dokumentum és eszköz

### A jelenlegi állapot ismerete (4 dokumentum)

Egyoldalas vezetői összefoglaló, a vezetőségnek, a regionális számvevőszéknek (RIO) és a Legfelsőbb Ellenőrző Hivatalnak (NIK) bemutatható leltárjelentés, rendszerenként 35 jellemzőt tartalmazó táblázat, valamint a központi állami rendszerekkel való integrációk mátrixa. Az „AS IS” állapot ismerete nélkülözhetetlen a „TO BE” állapot meghatározásához.

### Stratégia és szabványok a jövőre (4 dokumentum)

10 éves digitalizációs stratégia, műszaki szabványok katalógusa, 20 minta szerződéses kikötés az ajánlati dokumentációhoz (SWZ), valamint az MI felelős használatáról szóló szabályzat.

### Irányítási eszközök a jövőbeli projektekhez (5 eszköz)

Digitális kezdeményezés alapító dokumentuma, architektúra-felülvizsgálati értékelőlap, saját maguk által megismételhető leltármódszertan, 20 kockázatot tartalmazó nyilvántartás hőtérképpel, valamint változásmenedzsment-terv.

### Kommunikáció és vezetői döntés (3 elem)

Architektúra-ábrák, mintegy 150 fogalmat és rövidítést tartalmazó szójegyzék, valamint 12–15 diás prezentáció 60–90 perces vezetőségi üléssel, amely az ár része. A prezentáció kitér a feltárt kockázatokra és csökkentésük módjára, beleértve a vezetőségi tagok személyes kockázatait is.

[A 16 dokumentum és eszköz teljes listája](https://krogis.pl/hu/inwentaryzacja#co-dostaniecie)

Közszféra – önkormányzatok

## EZD-osztályú rendszer: bejelentett kötelezettség, a határidő legkorábban 2029-re tolódott. Mielőtt utat választanak, nézzék meg, mi van már a birtokukban.

A jegyzőnek és a pénzügyi vezetőnek nem kell ismernie az IT-architektúrát. A rendszerek és szerződések nyilvántartására, a KSC/NIS 2 kockázataira és egy egyoldalas összefoglalóra van szükségük, amelyet a vezetés és a képviselő-testület elé tehetnek.

- **Segítség az EZD-osztályú rendszer kiválasztásában** Az iratforgalom és az integrációk térképe, még a migrációs út eldöntése előtt.
- **Támogatás az EZD-projekt során** Tárgyalások a szállítókkal, integrációs egyeztetések és segítség a képzések megszervezésében.
- **Szerződések integrálva a CRU JSFP-vel, a lengyel közszféra szerződéseinek központi nyilvántartásával** Az EZD más projektek szemszögéből: szerződések előkészítése és megszövegezése a CRU JSFP-integrációval együtt.
- **KSeF-számlák és útjuk** A számlák lekérése a KSeF-ből, szakmai jóváhagyás, formai és számviteli ellenőrzés, valamint a számlák átadása a pénzügyi-számviteli rendszerbe.
- **További projektek tervezése** Toborzás és pályázati felhívások, közmeghallgatások és társadalmi egyeztetések, a testületi ülések digitális kezelése, valamint a hivatalos kiküldetések tervezése, jóváhagyása és elszámolása.
- **KSC / NIS 2** Rendszer- és kockázati nyilvántartás – a törvény által előírt kockázatkezelés kiindulópontja.
- **A testület előtt megvédhető költségvetés** Az IT-kiadások jogszabályi kötelezettségekre és beruházásokra bontása, a tétlenség költségével együtt.

[Oldal a közszféra számára](https://krogis.pl/hu/jst)

Közszolgáltató vállalatok

## Iratkezelés (KSeF), e-Doręczenia, elektronikus aláírás, a beszerzési eljárások digitális archívuma, az ERP cseréje. Megéri mindezt egyetlen, koherens stratégiába foglalni.

Egy távhő-, víziközmű- vagy közösségi közlekedési cég vezérigazgatója egyetlen javaslatot kap a saját osztályától. Második, független vélemény az aláírás előtt: mi fog valóban integrálódni a pénzügyi rendszerrel, és mennyibe kerül valójában öt év alatt.

- **KSeF és számlakezelés** Integrációs mátrix a pénzügyi rendszerrel, újabb alkalmazássziget helyett.
- **Integráció a pénzügyi és ERP-rendszerekkel** Az integrációs követelmény az első naptól a specifikációban, nem az aláírás után, szerződésmódosítással hozzáadva.
- **Elektronikus személyi iratok és további modulok** A/B/C/D kategóriák és a bevezetések sorrendje, hogy minden modul ahhoz kapcsolódjon, ami már működik.
- **Levelezéskezelés (EZD)** A levelezés útja egy EZD-osztályú rendszeren belül.
- **Elektronikus aláírás** Az elektronikus aláírás megfelelő típusának kiválasztása minden felhasználási esetre, a papíralapú dokumentumok kiváltására.
- **Integráció az e-Doręczeniával** Levelek küldése és fogadása az e-Doręczenián keresztül, a rendszerek közötti adatok újbóli bevitele nélkül.
- **Többcsatornás levelezés** A többcsatornás beérkeztetés és a tömeges levélkiküldés kiépítése és működtetése.

[Oldal a közszolgáltató vállalatok számára](https://krogis.pl/hu/spolki-uzytecznosci-publicznej)

Üzleti szféra

## Van egy megvalósítandó projektjük, az IT-csapatuknak pedig tele a keze az üzemeltetéssel. Segít, ha valaki az Önök oldalán áll.

Új ERP kiválasztása és bevezetése, reklamációkezelés, folyamatalapú CRM, a költségdokumentumok kezelése a KSeF-ben, szerződéskezelés, munkavállalók be- és kiléptetése: a követelményeket a vezetőséggel együtt írom meg, egyeztetek az IT-csapatukkal és a szállítókkal, összevetem az ajánlatokat (leányvállalatoknál az anyavállalati beszerzési irányelvek szerint), és felügyelem a projektet, valamint az általa hozott szervezeti változást is. Egyetlen beszélgetés után, nagyjából 2 nap alatt koncepciót kapnak.

- **15 perc beszélgetés, koncepció 2 nap alatt** A részletes követelmények összegyűjtése és a specifikáció megírása fárasztó lehet, és az emberek nem mindig látják, merre tart. Mielőtt ez elkezdődik, vizuális vázlatra van szükség arról, mi jár a vezetőség fejében – hogy az irányt még azelőtt meg lehessen ítélni, hogy bárki megírná a dokumentáció első oldalát.
- **Az anyavállalati irányelvek szerint összevetett ajánlatok** Szempontmátrix: mi fontos, mi kevésbé, ki mit kínál, hogyan válaszoltak az egyes szállítók, és az én javaslatom. A döntést Önök hozzák meg; az adminisztratív munkát, amelyre az IT-nak nincs ideje, a vezetőségnek pedig nincs kire bíznia, a projekt saját költségén belül átvállalom.
- **A vezetőség képviselete a bevezetés során** A vezetőség csak akkor tér vissza a témához, amikor ténylegesen döntésre van szükség.
- **Nagy anyavállalati projekt, pl. közös ERP** Szállítói megbeszélések, integrációs egyeztetések és tömör összefoglalók a vezetőségnek és az IT-nak az anyavállalattal való kommunikációhoz – hogy a vezetőség csak valódi döntés miatt térjen vissza a témához.

[Oldal az üzleti szféra számára](https://krogis.pl/hu/biznes)

## 8–18 éves kapcsolatok, a szabályozási hullámokon át folyamatosan fenntartva.

KSeF, e-Doręczenia, e-archívum, NIS 2, alkalmazásplatformok, folyamatmodellezési szabványok, HR- és toborzási folyamatok, pénzügyi folyamatok, ügyfélszolgálati folyamatok, ERP-osztályú rendszerekkel integrált átfogó alkalmazásrendszerek kiépítése, e-kereskedelem, B2B piacterek. Ugyanazok a problémák négy nagyon különböző környezetben: önkormányzati hivatalban, önkormányzati közműcégben, kikötőben és ipari vállalatcsoportban. Az, hogy ennyi szemszögből láttam őket, gazdag tanácsadói tapasztalatot halmozott fel.

1. 2008–2026 **Önkormányzatok** 18 év együttműködés önkormányzatokkal egy egységes információcsere-platform stratégiáján és architektúráján, amely valódi e-hivatalt alkot. Több mint 40 megtervezett és bevezetett modul, köztük EZD, e-archívum, e-vezetőség, e-testület, e-pályázati felhívások, e-toborzás, társadalmi egyeztetések, e-kiküldetések, e-képzések, a képviselők munkájának támogatása, 12 nyilvános nyilvántartás és két webportál.
2. 2019–2026 **Közszolgáltató vállalatok: távhő, víziközmű, közösségi közlekedés** Együttműködési és üzleti folyamatkezelési platform tervezése, bevezetése és elindítása, amely többek között lefedi a beszerzési eljárások digitális archívumát, a költségdokumentumok digitális kezelését, az elektronikus személyi iratokat, a levelezés kezelését és a jogi támogatást.
3. 2017–2026 **Külföldi vállalatcsoport ipari leányvállalata** Egy Lengyelországban működő nemzetközi ipari vállalatcsoport teljes beszerzéstől kifizetésig (procure-to-pay) tartó megoldásának koncepcióterve és bevezetése. Változásmenedzsment-vezetői szerep a vezetőség, a gazdasági igazgató és a főkönyvelő felé. Jelenleg a BPM- (üzleti folyamatkezelési) rendszer fejlesztésének kilencedik éve tart. A további bővítések olyan folyamatokat fedtek le, mint a reklamációk, a szerződések és módosításaik, a minták kiadása, a raktári eltérések, a minőségirányítás, a meghatalmazások, a változtatás-jóváhagyási kérelmek, az e-Doręczeniával integrált levelezéskezelés, valamint a kifizetések és a banki utalási csomagok kezelése a banki rendszerrel integrálva.
4. 2018–2026 **Konténerterminál** CRM-rendszer az ügyfélszolgálati és értékesítési csapatoknak, folyamatplatformra építve: kapcsolatok, weboldalon érkező megkeresések, ajánlatok kalkulációja és elkészítése, reklamációk – ma is használatban van. A célok azonosítása, a követelmények elemzése és az érintettikapcsolat-kezelő rendszer koncepciótervezése.
5. 2006–2013 **Lengyel gyártó vállalatcsoport** A koncepció és a célok megtervezése, valamint egy 800 felhasználós együttműködési platform bevezetése. Követelmények és célok, üzleti és folyamatelemzés, valamint a csoport összes vállalatának adatait összekapcsoló folyamatalapú CRM-rendszer bevezetése.

És sok más, köztük kutatóintézetek, hitelszövetkezetek, városi hivatalok, villanyszerelő cégek, energiaszolgáltatók, lakásfejlesztők és egy országos rádióállomás.

Többet szeretne tudni a tapasztalatomról? [A teljes szakmai önéletrajz a Rólam oldalon](https://krogis.pl/hu/o-mnie#doswiadczenie)

**Wojciech Kroczak** Változásmenedzsment- és digitalizációs tanácsadó, Krogis

## A megrendelő oldalán. *A vezetőség nyelvén, nem technológiai zsargonban.*

[wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl) [+48 516 401 658](tel:+48516401658)[LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/wojciech-kroczak/)

- **A vezetőség támogatása a döntésekben** Értem, milyen célokkal és aggodalmakkal szembesül a vezetőség, és úgy vezetem végig a digitalizáció témáján, hogy érdemi beszélgetést folytathasson a saját IT-csapatával – ne csak kész javaslatokat fogadjon el.
- **A megrendelő képviselője a szállítók felé** Elkészítem a szállítóknak szóló kérdéseket, az ajánlatok összevetésére szolgáló beszerzési mátrixot és az interoperabilitási kritériumokat a megalapozott döntéshez – és a később következő ellenőrzéshez.
- **A szándék prototípusa: 15 perc, koncepció ~2 nap alatt** A vezetőség tizenöt perc alatt el tud mondani egy problémát, de nincs ideje leírni a követelményeket. Én leírom – és koncepcióval vagy prototípussal jelentkezem, mielőtt a projektnek az első költsége felmerülne.
- **A vezetőség képviselője a megvalósító csapatban** Amikor a projekt már fut, a napi megbeszéléseken gondoskodom arról, hogy az eredeti szándékhoz igazodjon – a vezetőség csak akkor tér vissza a témához, amikor valóban döntésre van szükség.
- **Az MI tervezése a szervezetben** Az MI nem kér engedélyt – felforgatja az általunk ismert üzleti modelleket. Ma minden cég technológiai céggé válik, ágazattól függetlenül. Értékesítés, marketing, működés, ügyfélszolgálat, rutinszerű irodai munka: néhány éven belül e munka oroszlánrészét a mesterséges intelligencia végzi majd. Az ehhez a változáshoz való alkalmazkodás már nem ambíció vagy divat. Ez az egyetlen módja annak, hogy versenyképesek maradjunk.

## Négy alapelv, amelyre minden együttműködés épül.

Egyenesen megfogalmazva, mert ezeket a kérdéseket teszik fel a jegyzők, a vezérigazgatók és az IT-vezetők, mielőtt egy kívülállót beengednek a rendszereikbe.

1. **Függetlenség a szállítóktól** Nem árulok rendszereket, licenceket vagy bevezetéseket, és egyetlen szállítótól sem fogadok el jutalékot. Javaslatom akár az is lehet, hogy „ne vásároljanak” vagy „maradjanak annál, ami van”.
2. **Titoktartás** Titoktartási megállapodás még az első dokumentum előtt. A rendszereikre, szerződéseikre és költségeikre vonatkozó információk soha nem jutnak el más ügyfelekhez vagy esettanulmányokba az Önök hozzájárulása nélkül.
3. **Az eredménytermékek tulajdonjoga** A nyilvántartások, térképek, szabványok és kikötések az Önökéi, szerkeszthető formátumban, időkorlát nélkül. Tovább vezethetik őket maguk vagy egy másik tanácsadóval.
4. **Személyes adatok** A leltár rendszerekre, szerződésekre és folyamatokra terjed ki, nem a lakosok vagy ügyfelek adataira. Nem nézek bele az adatbázisokba; ha a hozzáférés elkerülhetetlen, akkor csak az Önök saját eszközein és hivatalos felhatalmazással.

## Mielőtt felveszik a kapcsolatot: válaszok a leggyakoribb kérdésekre.

### Mennyibe kerül egy hivatal vagy egy cég informatikai rendszereinek leltára?

A rendszerek és a szervezeti egységek számától függően a 2–6 hét munka ára a közbeszerzési értékhatár alatt marad, a végén pedig a stratégiai dokumentumok teljes készletét kapják meg. Mivel az értékhatár alatt van, a megbízáshoz nem kell a lengyel közbeszerzési törvény szerinti eljárást lefolytatni. A pontos árat egy rövid, a szervezet méretéről szóló beszélgetés után erősítem meg.

### Határidőnk van a bevezetésre. Nem fogja késleltetni a leltár?

Nem. 2–6 hétig tart, és követelményekkel, szerződéses kikötésekkel és integrációs mátrixszal zárul – olyasmivel, amit a beszerzés előtt amúgy is el kellene készíteni. Általában lerövidíti a beszerzés előkészítését, mert kiindulópontként felváltja a szállítói ajánlatok összegyűjtését.

### Saját IT-osztályunk van. Miért van szükségünk külső tanácsadóra?

Az IT műszaki szempontból értékeli a megoldásokat. A vezetőségnek olyasvalakire van szüksége, aki a saját nézőpontjából értékeli őket – kockázat, teljes költség, jogszabályi megfelelés, a szervezet érdekei a szállítóval szemben –, az IT javaslatától függetlenül, de nem helyette. Ez második, független vélemény, nem a saját csapat versenytársa.

### Mi a különbség a digitalizációs tanácsadó és a részmunkaidős informatikai igazgató (fractional CIO) között?

Ez ugyanaz a szerep, amelyet nemzetközileg „fractional CIO”-ként ismernek – Lengyelországban egyszerűen lengyel néven fut. A különbség abban rejlik, hol húzódik a határ: a Krogis nem veszi át az IT-osztályt vagy annak költségvetését, és nem irányítja a műszaki személyzetet. A vezetőséget képviseli – a szándékát követelményekre fordítja, az IT-nak pedig segít olyan nyelven megfogalmazni az igényeit, amelyet a vezetőség megért és elfogad. Ez tanácsadói, tolmácsoló és képviseleti szerep, nem a műszaki csapat feletti vezetői szerep.

### Hogyan készítsük fel a szervezetünket egy új informatikai rendszerre?

Induljanak ki abból, ami már megvan: mely rendszereket, adatokat, integrációkat és szerződéseket kell az új rendszernek kiváltania, vagy melyekkel kell együttműködnie. Jelöljenek ki valakit a saját oldalukon, aki a folyamatokkal kapcsolatos döntésekért felel, és állapodjanak meg abban, miből fogják tudni, hogy a bevezetés sikerült. A követelményeket a saját folyamataik nyelvén írják le, és csak ezután tárgyaljanak a szállítókkal. A leltár 2–6 hét alatt adja meg ezt a kiindulópontot.

### Mikor érdemes lecserélni egy rendszert, és mikor korszerűsíteni?

Egy olyan rendszert, amely jól támogatja a folyamatot, és még van szállítói támogatása, általában érdemes tovább fejleszteni. A támogatás nélküli, kézi adat-újrabevitelt igénylő, egyre drágábban üzemeltethető rendszer a csere jelöltje. A több évre vetített teljes költséget vessék össze, ne csak az új licenc árát, és számolják össze, hány integrációt és mennyi adatot kell átvinni. A leltárból származó rendszerkategorizálás az egész szervezetre egyszerre teszi rendbe ezt a döntést.

### Miben különbözik egy rendszer bevezetése a szervezet megváltoztatásától?

A bevezetés az átvétellel zárul: a rendszer működik. A változás akkor ér véget, amikor az emberek nap mint nap az új módon dolgoznak. Az elsőt egy szállítótól rendelik meg; a második a kultúra és a felhasználók felmérését, valamint bevezetési tervet igényel. Bővebben: [változásmenedzsment](https://krogis.pl/hu/transformacja-cyfrowa).

### Érdemes MI-t bevezetni egy hivatalban vagy egy cégben?

Igen, ha van konkrét cél, leírt folyamat és megnevezett döntéshozó. Kezdjék az adatok és a folyamatok rendbetételével, annak nyilvántartásával, hol használnak már MI-t, és a használat szabályainak rögzítésével. Az MI nem szünteti meg a káoszt, csak felgyorsítja. A jogi kötelezettségek a felhasználás módjától függenek, ezért érdemes konkrét felhasználási esetekre ellenőrizni őket.

## Beszéljünk a döntésről, *mielőtt egy szállító hozná meg Önök helyett.*

[Írjon: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=IT-lelt%C3%A1r%20%E2%80%94%20besz%C3%A9lj%C3%BCnk) [Hívjon: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- 2 munkanapon belül válaszolok
- Első beszélgetés: 30 perc, díjmentesen
- Előzetesen semmit sem kell előkészíteni