# Informatikai rendszerek leltára: 2–6 hét | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/hu/inwentaryzacja
Język: hu
Opis: Informatikai rendszerek leltára: A/B/C/D besorolás, 16 dokumentum és eszköz, 2–6 hét a vezetőségi ülésig, a közbeszerzési értékhatár alatt.

---

# Mielőtt nagy összegeket kötnének le egy bevezetésre, *tekintsék át pontosan, mi van már a birtokukban.*

Az informatikai rendszerek leltára a szervezet alkalmazásainak, szerződéseinek, integrációinak, folyamatainak és kockázatainak rendezett nyilvántartása, amely egyoldalas vezetői összefoglalóval zárul; 2–6 hétig tart, és a közbeszerzési értékhatár alatt marad. Az IT-leltár és az architektúra-szabványok jelentik a legkisebb, legolcsóbb lépést a digitalizáció teljes lépcsőjén – és az egyetlent, amely a következő 10 év irányát a hivatal vagy a cég, nem pedig a szállító kezébe adja.

[Kérjen árajánlatot](https://krogis.pl/hu/inwentaryzacja#kontakt) [Nézze meg, mit kapnak](https://krogis.pl/hu/inwentaryzacja#co-dostaniecie)

**0. lap** a szervezet archívuma **Jelenlegi állapot** a leltár előtt **Fotó** illusztráció

Egyoldalas összefoglaló a vezetőségnek

**A szervezet rendszerei: állapot és javaslat** 14 rendszerből 6

- IratkezelésTitkárságfejlesztés 2029-igC
- Pénzügy és számvitelFőkönyvelőnincs API a KSeF-hezB
- HR és bérszámfejtésHRnaprakészA
- ÜgyfélszolgálatÜgyfélszolgálati osztálynincs integrációB
- VagyonnyilvántartásMűszaki osztálynaprakészA
- Számlák kezelése a KSeF-bennincs felelőshiányD

**2** megtartandó **2** átalakítandó **1** lecserélendő **1** hiány

**Javaslat:** az iratkezeléssel kezdeni; a KSeF-et a pénzügyi rendszer integrálásával megoldani, nem új rendszer vásárlásával.

Példa egyoldalas vezetői összefoglalóra. Szemléltető adatok.

## Kérdések, amelyekre érdemes tudni a választ.

Ezeket teszem fel vezetőségeknek, jegyzőknek, polgármestereknek és cégvezetőknek, mielőtt a következő beszerzésről döntenének. Ha bármelyikre az a válasz, hogy „nem tudjuk”, éppen ott tudok segíteni.

1. **Valójában hány rendszerünk van, ki felel értük, és mikor ér véget a támogatásuk?**
2. **Mely szerződések járnak le, és mit teszünk akkor?**
3. **Hol gépelnek át a munkatársak kézzel adatokat, vagy dolgoznak táblázatokban a rendszerek mellett?**
4. **Mely rendszerek függenek egymástól, és mi történik, ha valamelyik leáll?**
5. **Illeszkedik-e a következő beszerzés ahhoz, ami már megvan, vagy újabb szigetet hoz létre?**

**A hiba ára.** Ha úgy vásárolnak, hogy nem tudják, mi van már meg, az megkettőzött funkciókat, hiányzó integrációkat és olyan migrációt jelent, amely megismétli a régi működés hibáit. Egy tanácsadó általában kevesebbe kerül, mint egyetlen rosszul megválasztott technológia, egyetlen nem megfelelő szállító vagy egyetlen csapda a szerződésben.

## Mit nyernek vele.

### Nyugalom

Egy oldal a vezetőségnek, valamint a rendszerek, szerződések és kockázatok teljes listája: tudják, mi van a birtokukban, és be tudják mutatni a testületnek, az ellenőrző szerveknek és a könyvvizsgálónak.

### Jobb eredmények

A további döntések és a költségvetés tényeken alapulnak, nem azon, ki jelentkezik éppen ajánlattal.

### Kevesebb zátony és hiba

Előre látják a szállítóktól való függést és a támogatás végének dátumait, mielőtt üzemzavarrá vagy sürgős beszerzéssé válnának.

> „Felhívta a figyelmet arra, hogy a meglévő megoldásokra, azok kölcsönös függőségeire és korlátaira vonatkozó információkat rendezni kell, mielőtt a hivatal további beruházási döntéseket hoz.”

**Krzysztof Pijanowski**, a Digitalizációs és Információs Társadalom Főosztály igazgatóhelyettese, Łódźi Vajdaság Marsallhivatala (Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego). [A teljes ajánlólevél](https://krogis.pl/hu/referencje#umwl)

## Egy csomag, amely külön megrendelve többszörösébe kerülne, *a leltár része.*

Független tanácsadó készíti a nulláról, az Önök szervezetére szabva – nem saját kezűleg kitöltendő sablon. Összesen tizenhat dokumentum és eszköz, amelyek a digitális átalakulás és egy hosszú távú IT-stratégia megvalósításának alapját adják.

**Alapozás · a dokumentumok teljes készlete** 4 + 4 + 5 + 3 = 16 dokumentum és eszköz

**A szervezet rendszerei: állapot és javaslat**

### A jelenlegi állapot ismerete (4 dokumentum)

### Lista megjelenítése

- Egyoldalas vezetői összefoglaló: a rendszerek állapota, A/B/C/D kategóriák és javaslat
- Leltárjelentés – bemutatható a vezetőségnek, a regionális számvevőszéknek (RIO), a Legfelsőbb Ellenőrző Hivatalnak (NIK) és az uniós auditoroknak
- Kitöltött leltártáblázat (rendszerenként 35 jellemző, valamint A/B/C/D kategória)
- Integrációs mátrix a központi állami rendszerekhez (17 tétel, állapot, prioritás, kockázatok)

**Szerződéses kikötések az ajánlati dokumentációhoz**

### Stratégia és szabványok a jövőre (4 dokumentum)

### Lista megjelenítése

- 10 éves digitalizációs stratégia (szabályozás, architektúra, MI, kiberbiztonság, óvatos megközelítés a felhővel szemben, teljes költség)
- Műszaki szabványok katalógusa (API-k, hitelesítés, adatok, dokumentumok, biztonságos fejlesztés, akadálymentesség)
- 20 minta szerződéses kikötés az ajánlati dokumentációhoz (nyílt API-k, kilépési terv, forráskód letétbe helyezése, KSC/NIS 2/GDPR/MI-rendelet)
- Az MI felelős használatáról szóló szabályzat, az MI-rendeletnek (AI Act) megfelelően, a szervezetben alkalmazott MI-megoldások nyilvántartásával

**Kockázati nyilvántartás: hőtérkép**

### Irányítási eszközök a jövőbeli projektekhez (5 eszköz)

### Lista megjelenítése

- Digitális kezdeményezés alapító dokumentumának sablonja (üzleti indoklás)
- Architektúra-felülvizsgálati értékelőlap sablonja az architektúra-bizottság számára
- Leltármódszertan – hogy a saját IT-csapatuk lefolytathassa a következő ciklusokat
- Kockázati nyilvántartás (20 tétel, valószínűség × súlyosság szerinti pontozás, hőtérkép)
- Változásmenedzsment-terv (szervezeti kultúra, felhasználói csoportok és rendszereik, bevezetési stratégia, kommunikáció, képzés, mérőszámok)

**Javaslat a vezetőségnek**

*14* rendszer

*3* lecserélendő

*2–6* hét a döntésig

### Kommunikáció és vezetői döntés (3 elem)

### Lista megjelenítése

- Referenciaarchitektúra-ábrák
- Fogalom- és rövidítésjegyzék (~150 fogalom)
- Prezentáció a vezetőségnek (12–15 dia), valamint 60–90 perces bemutató ülés, amely az ár része

## Röviden és célirányosan, *a hivatal vagy a cég minimális terhelésével.*

1. 1. szakasz **Indítás** Nyitó workshop a vezetéssel (polgármester vagy vezérigazgató, jegyző, IT), valamint leltárkérdőív a szervezeti egységeknek és a szállítóknak.
2. 2. szakasz **Elemzés** Dokumentumok áttekintése, interjúk a rendszerek gazdáival (5–10 × 45–60 perc), műszaki ellenőrzés az IT-val. 1–3 nap helyszíni egyeztetés a folyamatgazdákkal, a többi online.
3. 3. szakasz **Kategorizálás** Az A/B/C/D kategorizálás tervezete és validáló workshop az osztályvezetőkkel.
4. 4. szakasz **Döntés** A jelentés és a dokumentumok teljes készlete; a vezetőségi bemutató ülés előkészítése és megtartása (60–90 perc).

### Miért bízhatnak bennem

- Nincs üzleti kapcsolatom szakrendszerek és platformok szállítóival – az A/B/C/D értékelés mentes az összeférhetetlenségtől.
- Titoktartási megállapodás a munka megkezdése előtt, vagy titoktartási kikötések a fő szerződésben.
- Minden eredménytermék szerkeszthető formátumban, nem kizárólagos, határozatlan idejű felhasználási joggal a szervezet számára, a módosítás jogával együtt.
- Munka a lakosok vagy ügyfelek személyes adataihoz való hozzáférés nélkül; ha hozzáférésre van szükség, külön adatfeldolgozási szerződés (GDPR 28. cikk).

## Az alapozás, amely minden bevezetési döntést megelőz.

Egy EZD-osztályú (elektronikus iratkezelő) rendszer, e-hivatal, számlakezelés a KSeF-ben (a lengyel országos e-számla-rendszerben), új folyamatplatform – mindegyik döntés nagy összegekkel jár, és évekre egy szállítóhoz köti a szervezetet. A leltár még a döntés előtt objektív képet ad arról, mi van valójában a birtokukban, milyen állapotban van, és mi hiányzik – hogy az irányt Önök határozzák meg, ne a szállító ajánlata.

## Három munkafolyam, *egy dokumentumkészlet.*

- **A rendszerek és szakalkalmazások leltára.** Minden szakrendszer (pénzügy, HR-bérszámfejtés, EZD/EOD, adók, földmérés, oktatás, szociális ellátás, számlázás), a folyamatrendszerek (számla- és szerződéskezelés, közbeszerzések, pályázati felhívások), valamint az infrastruktúra és a biztonság. Mindegyiknél: szállító, licenc, költség, üzemeltetési hely, szolgáltatási szerződés, API-nyitottság, GDPR/KSC/WCAG-megfelelés, MI-felkészültség, kockázatok – továbbá a központi állami rendszerekkel való integrációk térképe és a rendszerek közötti függőségek térképe. Azt is feltárjuk, hol használnak már MI-t a szervezetben, olyan eszközökben is, amelyekről a vezetés nem tud: milyen feladatokra, milyen adatokkal és ki a felelős érte.
- **A rendszerek kategorizálása az A/B/C/D módszertan szerint.** Minden rendszer öt súlyozott értékelési szempont alapján a négy kategória egyikébe kerül – lásd lent a „Kategorizálás” részt. A kitöltött kategóriamátrix rendszerenkénti cselekvési ütemtervvé válik.
- **Architektúra-szabványok és stratégiai dokumentáció.** A dokumentumok teljes készlete, amely közvetlenül átvihető minden jövőbeli IT-beszerzésbe – stratégia, műszaki szabványok, szerződéses kikötések, irányítási eszközök. Így a szervezet csökkentheti a kockázatot, és biztosíthatja, hogy a jövőbeli beruházások megfeleljenek az elfogadott szabványoknak, valamint architektúra- és biztonsági irányelveinek.

## Előtte és utána: ki határozza meg a követelményeket.

| Leltár nélkül | A leltár után |
| --- | --- |
| A szállítók ajánlataihoz igazított ajánlati dokumentáció. Gyakran végül az ajánlatok határozzák meg a követelményeket. | A valós igényekhez igazított ajánlati dokumentáció – a megrendelő határozza meg a követelményeket, a szállító teljesíti őket |
| A nyitottsági kikötések és a kilépési terv „majd később hozzátesszük” alapon maradnak ki | 20 minta architektúra-kikötés, kötelező minden IT-szerződésben |
| Funkcionálisan átfedő rendszerek – a szervezet kétszer fizet | Pontosan tudják, mi van a szervezet birtokában és hol vannak hiányok – csak a hiányzó képességeket vásárolják meg |
| Szerződésmódosítások a specifikációból kimaradt integrációk miatt, a megrendelő költségére | A központi rendszerekkel kötelező integrációk katalógusa az első naptól a specifikációban |
| A KSC/NIS 2/GDPR/MI-rendelet szerinti meg nem felelés kockázata csak az ellenőrzéskor derül ki | A jogszabályi megfelelés követelményei a specifikációban, a szállítóval szemben érvényesítve |
| Szállítói bezártság – évek múltán nem lehet váltani adatvesztés nélkül | Adatexportálási kikötések, kilépési terv, forráskód letétbe helyezése – a megrendelő teljes kontrollt tart meg |
| Nincs indoklás a beszerzési döntéshez, amikor az ellenőrök rákérdeznek | Dokumentált A/B/C/D kategorizálás és a döntés indoklása |
| Uniós pályázatok szilárd elemzési alap nélkül | Alapanyag uniós, KPO- és hazai pályázatokhoz |

**A rossz döntés ára:** egy járási hivatal EZD-osztályú rendszere, egy folyamatplatform vagy egy átfogó e-hivatal-platform az évekre előre legnagyobb IT-beszerzések egyike, és a többéves üzemeltetés általában a vételár 2–3-szorosába kerül. A leltár egy tipikus egyedi beszerzés néhány százalékának felel meg – ez a beszerzési döntés minőségének legolcsóbb biztosítása.

## Mit nyernek. *A dokumentumok bizonyítékok, nem célok.*

- **Kontroll az irány felett** Önök tudják – nem a szállító –, mi van a birtokukban, milyen állapotban van, és mi hiányzik.
- **Kevesebb elköltött pénz** Láthatóvá válnak a párhuzamos rendszerek, a lejáró szerződések és licencek, valamint az üzemeltetés valós költsége.
- **Nyugalom az ellenőrzés idején** Dokumentált gondosság: írásos nyoma annak, mit tudtak, milyen lehetőségek voltak, és miért éppen azt választották.
- **Gyorsabb indulás a következő projektnél** Követelmények, integrációs mátrix és szerződéses kikötések készen a beszerzés előtt.

## Minden rendszer egyértelmű kategóriát és javasolt teendőt kap.

Vigye az egeret egy sor fölé, vagy jelölje ki Tab billentyűvel, és megjelenik egy példa.

| Kat. | Meghatározás | Jellemző teendő |
| --- | --- | --- |
| A | A célarchitektúrához illeszkedő, magas érettségű rendszerekPélda: HR-bérszámfejtő rendszer érvényes szolgáltatási szerződéssel és nyílt API-val. | Fenntartás, ellenőrzött fejlesztéssel |
| B | Jó irány, de kiigazításra szorulPélda: pénzügyi rendszer KSeF-integráció nélkül. | Módosítási terv, tárgyalás a szállítóval |
| C | A rendszer kockázatot hordoz – elavult technológia, megszűnő támogatás, szállítói bezártság, integráció hiányaPélda: iratkezelő rendszer, amelynek szállítója jövőre megszünteti a támogatást. | Kivezetési és csereterv |
| D | Hiányzó képesség a portfólióban, amelyre 1–10 éves távlatban szükség vanPélda: a költségszámlák kezelése jelenleg e-mailen és táblázatban zajlik. | A bevezetések rangsorolása, a megvalósítási modell kiválasztása |

*20%* *25%* *20%* *20%* *15%*

Az értékelés 5 súlyozott szemponton alapul: funkcionalitás és üzleti érték (20%), architektúra és nyitottság – API-k, integrációk, szabványok, MI-felkészültség (25%), biztonság és megfelelés – KSC/NIS 2/GDPR/KRI/WCAG (20%), technológia és szállító – korszerűség, támogatás, szállítói bezártság (20%), gazdaságosság és teljes birtoklási költség (15%).

## Árajánlat és feltételek.

Árajánlat beszélgetés után

Az ár a rendszerek és a szervezeti egységek számától függ. A pontos árat egy 30 perces, a szervezet méretéről szóló beszélgetés után határozom meg.

Összehasonlításképpen: a stratégiai dokumentumok és szabványok teljes készlete külön megrendelve többszörösébe kerülne.

- **A közbeszerzési értékhatár alatt.** A lengyel közbeszerzési törvény szerinti eljárás nélkül, a szervezet saját belső szabályai alapján megrendelhető.
- **Szerződés, amely minden eredményterméket átad.** Minden dokumentum szerkeszthető formátumban, nem kizárólagos, határozatlan idejű felhasználási jog, a módosítás joga.
- **Titoktartási megállapodás a kezdés előtt**, és munka a személyes adatokhoz való hozzáférés nélkül.
- **Alapanyag pályázatokhoz.** A jelentés és a stratégia elemzési alapot ad az uniós forrásokra, a KPO-ra és hazai programokra benyújtandó pályázatokhoz.

## Ez nem fióknak szánt jelentés. *Ez minden további projekt kiindulópontja.*

01

### Új kezdeményezés, pl. EZD-osztályú rendszer vagy számlakezelés.

Módszertan → kezdeményezési alapdokumentum → architektúra-felülvizsgálat → beszerzési kikötések → kockázati nyilvántartás.

02

### A beszerzés és a tárgyalások a szállítókkal.

Szabványkatalógus, 20 szerződéses kikötés és értékelőlap – tudják, mit kérdezzenek, mielőtt leülnek egy szállítóval.

03

### Integrációk.

A központi rendszerekkel való integrációs mátrix kész kiindulópont minden jövőbeli integrációs projekthez.

04

### Időszakos leltár.

Frissítés 12–18 havonta, amelyet vagy a saját IT-csapatuk végez ugyanazzal a módszertannal, vagy a tanácsadó által elvégzett leltárfrissítés formájában.

## A szolgáltatással kapcsolatban leggyakrabban feltett kérdések.

### Mennyi ideig tart az informatikai rendszerek leltára?

Jellemzően 2–6 hét a szerződés aláírásától a vezetőségi bemutató ülésig, a rendszerek számától függően. Csak 1–3 nap zajlik a helyszínen, a többi távolról. A szervezet oldalán a koordináló személy összesen körülbelül 10 órát fordít rá.

### Határidőnk van a bevezetésre. Nem fogja késleltetni a leltár?

Nem. Követelményekkel, szerződéses kikötésekkel és integrációs mátrixszal zárul – olyasmivel, amit a beszerzés előtt amúgy is el kellene készíteni. Általában lerövidíti a beszerzés előkészítését, mert kiindulópontként felváltja a szállítói ajánlatok összegyűjtését.

### Mi az A/B/C/D kategorizálás?

Olyan módszer, amely minden rendszert öt súlyozott szempont szerint értékel (funkcionalitás, architektúra és nyitottság, biztonság és megfelelés, technológia és szállító, gazdaságosság és teljes költség), és azzal zárul, hogy minden rendszer a négy kategória egyikébe kerül: A (megtartani), B (átalakítani), C (cserét tervezni) vagy D (tervezendő hiányzó képesség).

### Kiterjed-e a leltár a lakosok vagy ügyfelek személyes adataira?

Nem – a munka a rendszerek, szerződések és konfigurációk szintjén zajlik, a rendszerekben kezelt személyes adatokhoz való hozzáférés nélkül. Ha egy konkrét esetben mégis szükség lenne ilyen hozzáférésre, ahhoz a GDPR 28. cikke szerinti külön adatfeldolgozási szerződés kellene.

### Mi lesz utána a leltár eredményeivel?

A további munka kiindulópontjává válnak: egy új projekt specifikációja, felkészülés a szállítókkal folytatott tárgyalásokra, pályázatok, valamint a saját IT-csapat által ugyanazzal a módszertannal végzett időszakos frissítés. Ez nem fiókba kerülő jelentés.

### Miben különbözik ez egy biztonsági audittól vagy KSC-megfelelőségi audittól?

A biztonsági audit egy konkrét szabványnak vagy jogszabálynak való megfelelést vizsgál, és a nem megfelelések listájával zárul. A leltár szélesebb, üzleti szintű képet ad a teljes rendszerportfólióról – költségek, kockázatok, hiányok, irány –, és közvetlenül munkadokumentumokká alakul a további döntésekhez, nem csupán javítások listájává.

### Kiterjed-e a leltár a szerződésekre és licencekre?

Igen. Az alkalmazásnyilvántartás minden rendszernél rögzíti a felelőst, a szerződést, a licencet, a költséget és a támogatás végének dátumát. Ebből látszik, mely szerződések járnak le, hol függ a szervezet egyetlen szállítótól, és mennyibe kerül valójában az üzemeltetés.

## Kezdjük egy beszélgetéssel *a terjedelemről és az árról az Önök szervezetére szabva.*

[Írjon: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=IT-lelt%C3%A1r%20%E2%80%94%20%C3%A1raj%C3%A1nlatk%C3%A9r%C3%A9s) [Hívjon: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- 2 munkanapon belül válaszolok
- Első beszélgetés: 30 perc, díjmentesen
- Árajánlat a beszélgetést követő 2 munkanapon belül