# IT-tanácsadó önkormányzatoknak: leltár az EZD előtt | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/hu/jst
Język: hu
Opis: Bejelentett kötelezettség: EZD-osztályú rendszer, határidő legkorábban 2029. Rendszer- és szerződésnyilvántartás, iratáramlási térkép, egy oldal a vezetésnek.

---

# A hivatal digitalizációja az emberek munkájának megváltoztatása. *A rendszer csak eszköz.*

Az EZD-osztályú (elektronikus dokumentumkezelő) rendszerre vonatkozó, bejelentett kötelezettség (a határidőt legkorábban 2029-re tolták ki), a KSeF (lengyel országos e-számlázási rendszer), a KSC (a lengyel nemzeti kiberbiztonsági rendszerről szóló törvény), a Szerződések Központi Nyilvántartása: a kötelezettségek különböző irányokból érkeznek, de ugyanazokra az emberekre, osztályokra és költségvetésre nehezednek. A Krogis abban ad tanácsot községeknek, városoknak és járásoknak, hogyan lehet lépésről lépésre végigvinni ezeket a változásokat: mi van már meg a hivatalban, milyen sorrendben kell bevezetni a változásokat, hogyan kell felkészíteni a vezetőket és a munkatársakat, hogyan kell szállítót választani, és hogyan lehet a bevezetés után ellenőrizni, hogy az emberek valóban másként dolgoznak-e. Külső tanácsadóként, új álláshely létrehozása nélkül, a hivatal igényeihez igazított időráfordítással. Kezdetnek egy leltár: **2–6 hét**, a közbeszerzési értékhatár alatt.

[Beszélgetés egyeztetése](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Besz%C3%A9lget%C3%A9s%20a%20hivatal%20digitaliz%C3%A1ci%C3%B3j%C3%A1r%C3%B3l) [Nézze meg, mit kapnak](https://krogis.pl/hu/jst#co-dostaniecie)

- 2 munkanapon belül válaszolok
- Első beszélgetés: 30 perc, díjmentesen
- Nem férek hozzá a lakosok adataihoz

**B nézet** tanácsterem **Illusztráció** nem egy konkrét hivatalt ábrázol **1. lap** közszféra – önkormányzatok

**Wojciech Kroczak** Változásmenedzsment- és digitalizációs tanácsadó. 2008–2026: projektek önkormányzatokkal.

## Változásmenedzsment a hivatalban. *Tipikus projektek, és mit változtatnak meg az emberek munkájában.*

Mindegyik projekt a rendszer formális átvételével zárul, de az eredmények csak akkor látszanak, amikor a munkatársak másként kezdenek dolgozni. Ugyanazok az elvek, más nehézségek.

### EZD-osztályú rendszer és elektronikus ügyintézés

**Mi változik az emberek számára:** az ügyek már nem papíron keringenek. A szignálás, a jóváhagyás, az aláírás és az irattározás is másként működik, az osztályvezetők pedig a rendszerben látják az osztályuk ügyeit.

**Tipikus nehézség:** az osztályok különböző tempóban haladnak, és a rendszer mellett sokáig él egy „párhuzamos papíralapú ügymenet”, mert az biztonságosabbnak tűnik.

**Mire figyelek:** az osztályok élesítésének sorrendjére, az osztályvezetők elsőként történő felkészítésére, a változásnagykövetekre minden osztályon, és egy egyszerű mérőszámra: hány ügyet intéznek valóban a rendszerben.

### KSeF, e-Doręczenia, Szerződések Központi Nyilvántartása

**Mi változik az emberek számára:** az új kötelezettségek megváltoztatják az iktatás, a könyvelés és a szerződésekkel foglalkozó munkatársak munkáját, mindegyik más határidővel.

**Tipikus nehézség:** egyszerre érkeznek, és ugyanazokra az emberekre nehezednek. Külön-külön mindegyik kezelhető, együtt viszont több annál, amit az emberek fel tudnak dolgozni.

**Mire figyelek:** egyetlen térképre a hivatal összes változásáról: mi, kit érint és mikor, majd egy megvédhető munkasorrendre.

### Szakrendszerek integrációja

**Mi változik az emberek számára:** vége ugyanazon adatok újragépelésének az adók, a pénzügyek, a HR és az iratkezelés között.

**Tipikus nehézség:** minden osztály hozzászokott a „saját” adataihoz, és fél, hogy elveszíti felettük az irányítást.

**Mire figyelek:** ki felel az egyes adatokért, ki dönt a változásokról, és hogyan tudják meg az osztályok, mit nyernek.

### MI a hivatalban

**Mi változik az emberek számára:** másként készülnek a levelek, válaszok és elemzések, és mindig van egy ember, aki ellenőrzi az eredményt, és felel érte.

**Tipikus nehézség:** félelem a munkahelyek elvesztésétől és a hibákért viselt felelősségtől, másrészt pedig magáneszközök csendes használata.

**Mire figyelek:** a használat szabályaira, arra, hogy ki felel a döntésért, mely ügyekkel érdemes kezdeni, és hogyan lehet megmutatni, hogy az MI a terhek könnyítésére szolgál, nem az emberek helyettesítésére.

**KSC és NIS 2.** A járási hivatalok és a vajdasági önkormányzat szervei méretüktől függetlenül alapvető szervezetek, a községi hivatal 50 alkalmazott felett; az alárendelt intézmények gyakran fontos szervezetek. Segítek megállapítani az egész csoport státuszát, és a vezetés oldalán felügyelem a bevezetést. [A KSC a vezetés szemszögéből](https://krogis.pl/hu/uslugi/koordynacja#ksc)

[Mi a változásmenedzsment, és miért éri meg](https://krogis.pl/hu/zarzadzanie-zmiana)

## Hogyan segítem a hivatalt. *A rendszerek rendbetételétől a folyamatos támogatásig.*

1. 01 **IT-leltár – a digitalizációs stratégia alapja** Mielőtt egy hivatal új bevezetéseket tervez, tudnia kell, milyen rendszereket használ, hogyan kapcsolódnak egymáshoz, és hol vannak a kockázatok és az ellentmondások. Ezeket az információkat egységes térképpé rendezem, amely lehetővé teszi a prioritások meghatározását és a következő lépések megtervezését. Ez az alapja az architektúra megtervezésének és az IT-stratégia kidolgozásának – nélküle nehéz megalapozott döntéseket hozni a további változásokról. A kiindulópont az [informatikai rendszerek leltára](https://krogis.pl/hu/inwentaryzacja).
2. 02 **A jegyző támogatása a rendszerbevezetésekben** Egy EZD-osztályú vagy bármely más rendszer bevezetéséhez nem elegendőek a technikai döntések: az egész hivatalt fel kell készíteni egy új munkamódra is. Különösen ott, ahol nincsenek kiterjedt IT-struktúrák, 20 év tapasztalatára és bevált bevezetési gyakorlatra támaszkodva támogatom a jegyzőt a következő lépések megtervezésében és az emberek munkamódjának változására való felkészülésben. A vállalkozókkal folytatott megbeszéléseken felteszem azokat a kérdéseket, amelyek könnyen elsikkadnak, ellenőrzöm a homályos ígéreteket, és észreveszem a hiányosságokat, mielőtt költséges problémává válnának. Segítek összehangolni az osztályok és az IT munkáját, hogy a hivatal tudja, miről kell dönteni, ki miért felel, és hogyan lehet biztonságosan végigvinni a bevezetést.
3. 03 **Folyamatos támogatás a jegyzőnek és a felső vezetésnek** Nem minden IT-döntés látható előre az év elején. Ezért egyeztetett időráfordítással a jegyző és a vezetés rendelkezésére állok: segítek felmérni az igényeket, meghatározni a prioritásokat, felügyelni a projekteket és tárgyalni a vállalkozókkal. A saját IT-csapattal együttműködve támogatom a vezetést a döntéshozatalban – anélkül, hogy átvenném az informatikusok napi munkáját.

## Kérdések, amelyekre érdemes tudni a választ.

Jegyzőknek, járási vezetőknek, polgármestereknek és pénzügyi vezetőknek teszem fel őket, mielőtt a döntések megszületnek, és elindul a pénz. Ha bármelyikre az a válasz, hogy „nem tudjuk”, éppen ott tudok segíteni.

1. **Hogyan magyarázzuk el a képviselő-testületnek, mire megy el az IT-ra szánt pénz, és miért éppen ennyi?**
2. **Tudjuk-e, mely digitális kötelezettségek vonatkoznak már ránk, és melyeket csak bejelentettek, és ki felel értük?**
3. **Az EZD-osztályú rendszer kiválasztása olyan döntés lesz, amelyet egy ellenőrzés előtt is megvédhetünk?**
4. **Mi történik, ha a szállító emeli az árat, vagy megszünteti a támogatást?**
5. **Elfogadják-e a munkatársak az új rendszert, és ki segít nekik?**

**A hiba ára.** Egy rosszul megválasztott EZD-osztályú rendszer évekig tartó munkát jelent egy nem megfelelő iratkezelési rendszerben, és néhány év múlva költséges migrációt. Egy tanácsadó általában kevesebbe kerül, mint egyetlen rosszul megválasztott technológia, egyetlen nem megfelelő szállító vagy egyetlen csapda a szerződésben.

## Mit nyernek. *A dokumentumok eszközök, nem célok.*

- **Nyugalom egy ellenőrzés idején** Dokumentált gondosság: írásos nyoma annak, mit tudtak, milyen lehetőségek voltak, és miért éppen azt választották. A Regionális Számvevőszék (RIO), a Legfelsőbb Ellenőrzési Hivatal (NIK) és a képviselő-testület számára.
- **Költségvetés, amely megállja a helyét a képviselő-testület előtt** Kötelezettségre és beruházásra bontva, kiegészítve a tétlenség költségével, a képviselő-testület nyelvén bemutatva.
- **Tapasztalt tanácsadó egy olyan projektben, amilyet még nem vittek** Több mint 20 év ilyen projektekben, többek között önkormányzatoknál, a saját informatikusaik mellett. A döntések Önöknél maradnak.
- **Munkatársak, akik valóban elfogadják az új rendszert** Változásterv, képzések és változásnagykövetek minden osztályon.
- **Kevesebb kiadás** Nem vásárolják meg azt, ami már megvan, és nem fizetnek szerződésmódosításokért olyan integrációk miatt, amelyeket előre lehetett látni.

## Mi vár Önökre 2029-ig. *Minden tétel ugyanazzal a kérdéssel kezdődik: mi van már meg a hivatalban?*

A kötelezettségek gyorsabban halmozódnak, mint a kezelésükhöz szükséges szaktudás. A leltár mindegyiknél az első lépés, és csak egyszer kell elvégezni.

Állapot: 2026. október 4. Források: [EZD RP: a Digitális Ügyek Minisztériuma által bejelentett időpont (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/ezd-rp--nadchodzi-era-bez-papieru-w-administracji-publicznej), [az államháztartási törvény (238. cikk, a költségvetési határozat tervezete)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20091571240), [a nemzeti kiberbiztonsági rendszerről szóló törvény módosítása (Dz.U. 2026, 252. tétel)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000252), [a Szerződések Központi Nyilvántartása (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/finanse/centralny-rejestr-umow-jsfp--kluczowy-etap-1-lipca-2026-r), [a közbeszerzési törvény értékhatára (UZP)](https://www.gov.pl/web/uzp/podwyzszenie-progu-stosowania-ustawy-prawo-zamowien-publicznych-i-ustawy-o-umowie-koncesji-na-roboty-budowlane-lub-uslugi), [KSeF (podatki.gov.pl)](https://ksef.podatki.gov.pl/), [e-Doręczenia (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/e-doreczenia).

## A jegyzőnek nem kell ezt egyedül csinálnia. *Az első ilyen projekt ebben a hivatalban, de nem az első a gyakorlatomban.*

A jegyzőt a hivatal munkájának megszervezésére nevezik ki. Ma egy EZD-osztályú rendszer bevezetése, a KSeF-számlák ügymenete és az e-Doręczenia is az ő asztalára kerül – nagy IT-projektek, és még nagyobb projektek az emberek munkamódjának megváltoztatására. Gyakran pályafutása első ilyen projektjei, két-három informatikussal, akiknek már a hivatal működésének fenntartása is bőven ad munkát.

Több mint 20 év tapasztalatot hozok ilyen projektekből, különböző szervezetekből és szervezeti kultúrákból, többek között önkormányzatoktól. Egyeztetett, részmunkaidős formában, külső tanácsadói szolgáltatásként, új álláshely létrehozása nélkül.

- Tudom, milyen kérdéseket kell feltenni, mielőtt döntés születik.
- Segítek úgy végigvinni a változást, hogy a munkatársak valóban elfogadják az új rendszert: kommunikációs terv, képzések, változásnagykövetek minden osztályon, beszélgetések a kétkedőkkel. Tanácsot adok a felhasználói adaptáció stratégiájához.
- Kézben tartom a szállítót és az ütemtervet, a jegyző pedig rövid összefoglalókat kap, és ott dönt, ahol számít.
- Minden döntésnek írásos nyomát hagyom, egy ellenőrzés vagy a képviselő-testület kérdései esetére.
- A döntések és a felelősség a hivatal vezetésénél maradnak. Nem üzemeltetek rendszereket, és nem döntök a polgármester vagy a járási vezető helyett: megalapozott döntési alapot adok, és segítek felügyelni a végrehajtást.

## Önökre is ez jellemző? *Négy dolog, amelyet érdemes tudni az első beszélgetés előtt.*

### Mi utal gyakran erre

Gyakori, hogy az EZD, a KSeF, a KSC és a Szerződések Központi Nyilvántartása határidői különböző mappákban és különböző embereknél vannak. Sokszor senki sem tudja egy mondatban megmondani, milyen rendszerei vannak a hivatalnak, és ki felel értük. Az IT-költségvetés lehet egyetlen sor, amelyet a képviselő-testület nehezen tud megfelelően értékelni.

### Mi történhet, ha halogatják

A döntések határidőnyomás alatt születhetnek meg, egy szállító ajánlata alapján, nem pedig a hivatal követelményei szerint. Ekkor nő a szerződésmódosítások, a párhuzamos beszerzések és az egyetlen szállítótól való függés kockázata. A KSC-törvényből eredő kötelezettségekért a hivatal vezetője akkor is felelős marad, ha azokat másra ruházta át.

### Ki szokott a támogató lenni

Leggyakrabban a jegyző vagy a pénzügyi vezető, a polgármester vagy a járási vezető egyértelmű felhatalmazásával. A hivatal vezetésének döntése nélkül általában nem érdemes belekezdeni.

### Mit nem vállalok

Nem veszem át a hivatalvezető feladatait, nem üzemeltetek rendszereket, és nem adok jogi véleményt. A döntések és a felelősség a hivatalnál maradnak.

**A legkisebb biztonságos első lépés:** egy 30 perces, díjmentes beszélgetés, majd egy leltár (2–6 hét, a közbeszerzési értékhatár alatt). Addig semmire sem kötelezik el magukat.

## A kötelezettségeknek határidejük, a projekteknek felelősük van. *Valakinek mindezt egyszerre kell látnia.*

Az EZD, a KSeF, a KSC, a Szerződések Központi Nyilvántartása és az e-Doręczenia gyakran ugyanarra a néhány emberre hárul. A határidők ütközhetnek a hivatal mindennapi működésével, az előrehaladásról szóló tudás pedig szétszóródik az e-mailekben és az emberek fejében. Ilyenkor gyakran nem tudás hiányzik, hanem állandó munkarend.

Egyeztetett időráfordítással a hivatal oldalán tartom fenn ezt a rendet: minden feladatnak van felelőse, határideje és státusza, a jegyző és a felső vezetés pedig tudja, hol tartanak a dolgok.

- Egyetlen nyilvántartás a kötelezettségekről és projektekről felelőssel, határidővel és státusszal, mellette a kockázatok, döntések és dokumentumok nyilvántartása.
- Heti státusz a feladatok felelőseitől, rövid megbeszélés és feljegyzés a teendők és határidők listájával.
- Emlékeztetők, a dokumentáció teljességének ellenőrzése, és korai figyelmeztetés, mielőtt egy határidő elcsúszna.
- Havi jelentés a jegyzőnek és a felső vezetésnek, amely a képviselő-testület kérdéseire vagy egy ellenőrzésre is kész.
- Nem veszem át a megvalósítást, és nem döntök a hivatal helyett: minden teendőnek van felelőse a hivatal oldalán.

[A projektkoordináció és a projektek rendben tartásának terjedelme](https://krogis.pl/hu/uslugi#doradca)

## Eljárások a papír korszakából. *Megszokásból követik őket, mert „mindig is így csináltuk”.*

A hivatalokban, de a szakmai köztestületekben és hasonló intézményekben is sok feladatot még mindig analóg világra épített eljárások szerint végeznek. Gyakran senki sem emlékszik, miért csinálják így.

1. ElőszörLeltár és a jelenlegi állapot leírása. Utána - mit akarhatnak egyáltalán, - hogyan fogjanak hozzá a piackutatáshoz, - milyen eszközöket használjanak: ügymenet-kezelő rendszereket, low-code platformot, az ismétlődő feladatok automatizálását (RPA), egyszerű MI-eszközöket, vagy néha egy egyszerű dokumentumkezelő rendszer is elég.

A piac és az elérhető megoldások ismerete a legnagyobb erősségem: segít az eszközt a problémához igazítani, nem pedig a problémát ahhoz az eszközhöz, amelyet éppen valaki árul.

## Mit lát a vezetés 2–6 hét után.

Egyoldalas összefoglalót, amelyet a járási vezető és a pénzügyi vezető asztalára lehet tenni, prezentációt egy vezetői ülésre, és a teljes dokumentumcsomagot a következő tenderhez.

Egyoldalas összefoglaló a vezetésnek

**A járási hivatal rendszerei: állapot és javaslat** 14 rendszerből 6

- Iratkezelés (EZD PUW)Titkárságfejlesztés 2029-igC
- Pénzügy és számvitelPénzügyi vezetőszerződés 2028-igB
- HR és bérszámfejtésHRnaprakészA
- Adók és díjakPénzügyi osztálynincs APIB
- Földmérés és ingatlan-nyilvántartásFöldmérésnaprakészA
- Számlák ügymenete a KSeF-bennincs felelőshiányD

**2** megtartandó **2** átalakítandó **1** cserélendő **1** hiány

**Javaslat:** az iratforgalommal kezdjék, mielőtt EZD-osztályú rendszert választanak. A KSeF-et a pénzügyi rendszerrel való integrációval oldják meg, ne új rendszerrel.

Példa szemléltető adatokkal; az elrendezés a valódi dokumentumé.

### Vezetői prezentáció, 12–15 dia

Tervezett vázlat. Egy 60–90 perces ülés az árban benne van.

1. **A leltár célja és terjedelme.** Mit számoltunk össze, és mit hagytunk ki szándékosan.
2. **A hivatal rendszereinek térképe.** Kié, mennyibe kerül, mikor ér véget a támogatás.
3. **A/B/C/D kategóriák.** Mit érdemes megtartani, átalakítani, lecserélni, és mi hiányzik.
4. **Kockázatok és súlyozásuk.** 20 kockázatot tartalmazó nyilvántartás hőtérképpel, a KSC/NIS 2-vel és a szállítói függőséggel együtt.
5. **Iratforgalom az EZD-osztályú rendszer kiválasztása előtt.** Mit kell migrálni, egyszerűsíteni, integrálni.
6. **Döntési lehetőségek.** Valós opciók, mindegyik költségével és kockázatával.
7. **A tétlenség költsége.** Mi történik, ha 2029-ig nem teszünk semmit.
8. **Költségvetés.** Jogszabályi kötelezettségre és beruházásra bontva, a testületi ülésre készen.
9. **Javaslat és ütemterv.** Az első három lépés és felelőseik.

[A 16 dokumentum és eszköz teljes listája](https://krogis.pl/hu/inwentaryzacja#co-dostaniecie)

| Az Önök terve | Mit kap a vezetés | Milyen kockázatra ad választ |
| --- | --- | --- |
| **EZD-osztályú rendszer kiválasztása és bevezetése** | Iratforgalmi és integrációs térkép, migrációs követelmények, szerződési kikötések. | A régi ügymenet hibáinak megismétlése az új rendszerben, fizetős szerződésmódosítások a szerződésből kimaradt integrációk miatt, a határidő elmulasztása. |
| **KSC / NIS 2** | Rendszernyilvántartás és súlyozott kockázati nyilvántartás. | Szankciók és a vezetés felelőssége a dokumentált kockázatkezelés hiánya miatt. |
| **Költségvetés és testületi ülés** | A kiadások kötelezettségre és beruházásra bontása, a tétlenség költsége, egyoldalas javaslat. | A képviselő-testület elutasítja a kiadást, vagy kifogásolja az egyetlen, megmagyarázatlan „informatikai rendszer” sort. |
| **A RIO és a NIK ellenőrzései** | Dokumentált A/B/C/D besorolás és a beszerzési döntések indoklása. | Gazdálkodási hiányosság vagy megalapozatlan döntések megállapítása. |

Árajánlat beszélgetés után

A rendszerek és az osztályok számától függően. A pontos árat egy 30 perces, a hivatal méretéről szóló beszélgetés után erősítem meg.

- **A közbeszerzési értékhatár alatt.** Nincs szükség közbeszerzési eljárásra; a megrendelés a hivatal belső szabályai szerint történik.
- **2–6 hét** az aláírástól a vezetői ülésig, 1–3 nap a helyszínen, a koordinátoruk kb. 10 órája.
- **Nincs hozzáférés a lakosok személyes adataihoz.** A munka a rendszerek, a szerződések és a konfiguráció szintjén folyik. Titoktartási megállapodás a kezdés előtt.

## Mit nyer ebből a jegyző, a pénzügyi vezető és az IT-vezető.

- **Jegyző, polgármester, járási vezető** Egy közepes méretű vállalat problémáival küzdő szervezetért felel – de digitalizációs vezetési tapasztalat nélkül, és nincs ideje azt próbálkozások és hibák árán megszerezni. **Kap:** egyoldalas javaslatot és az EZD-osztályú rendszer bevezetési ütemtervét – olyan ütemtervet, amelyet IT-szaktudás nélkül is tud irányítani. **Nyer:** tanácsadót a projekthez és a változáshoz, nem csak dokumentumokat.
- **Pénzügyi vezető** Meg kell védenie az IT-költségvetést a képviselő-testület előtt – jogszabályi kötelezettségre és beruházásra bontásra van szüksége, nem egyetlen „informatikai rendszer” sorra, és valakire, aki a vezetés mellett előkészíti és bemutatja ezt az indoklást. **Kap:** az IT-kiadások kötelezettségre és beruházásra bontását, az üzemeltetési költségekkel együtt, a többéves pénzügyi előrejelzéshez. Indoklást is kap a költségvetés-tervezethez és a testületi üléshez. **Nyer:** olyan költségvetést, amely megvédhető a képviselő-testület előtt, és a következő években sem okoz meglepetést.
- **IT-vezető** Szövetséges, ha a leltár a költségvetése melletti érvvé válik – nem pedig eddigi munkájának értékelésévé. **Kap:** nyilvántartást, megismételhető módszertant és költségvetési érveket, amelyek vele együtt készülnek, nem a háta mögött. **Nyer:** szövetségest a vezetéssel folytatott beszélgetésben, és időt a hivatal működésének fenntartására.

A vezetés nemcsak önmagának tartozik elszámolással – felelnie kell a képviselő-testületnek, egy általános választásokon megválasztott testületnek. A legnehezebb pillanat a nagyobb költségvetés vagy egy kiadás jóváhagyásának kérése. Ilyenkor egy IT-projektet egyszerű, érthető nyelven, szakzsargon nélkül kell bemutatni, hogy a testület megalapozott döntést hozhasson. A Krogis felkészíti a vezetést erre a beszélgetésre, és – a vezetés mellett – bemutatja a testületnek a leltárt, a kockázatokat, a tétlenség költségét és a kiadás indoklását: lefordítja az IT és a szabályozás nyelvét olyan javaslattá, amely megállja a helyét a képviselő-testület előtt.

## Kis, konkrét terjedelem a kezdéshez, *amely a bizalommal együtt bővül.*

Ugyanez a sorrend bevált az önkormányzati digitalizációban: szűk terjedelem, hogy az eredmények még egy nagyobb döntés előtt látszódjanak.

1. **Az informatikai rendszerek és folyamatok leltára** *2–6 hét* Alkalmazásnyilvántartás felelőssel, szerződéssel, licenccel, költséggel és a támogatás végének dátumával. A folyamatok és integrációk térképe. Kockázati nyilvántartás a KSC, a NIS 2, az e-Doręczenia és a KSeF szempontjából. Egyoldalas összefoglaló a vezetésnek és a képviselő-testületnek. [A szolgáltatás teljes terjedelme](https://krogis.pl/hu/inwentaryzacja)
2. **Digitalizációs stratégia és beszerzési szabályok** *Határidő az első beszélgetés után* Hároméves ütemterv jogszabályi kötelezettségre és beruházásra bontva. Beruházásra és üzemeltetésre bontott költségvetés, amely megvédhető a képviselő-testület előtt. Beszerzési szabályok bevezetése a rendszerbeszerzésekhez – még mielőtt kimegy az első ajánlatkérés.
3. **Felkészülés a tenderre** *Határidő az első beszélgetés után* Követelményspecifikáció, beszerzési mátrix az ajánlatok összevetéséhez, a szállítóknak felteendő kérdések, és részvétel a szállítókkal folytatott megbeszéléseken az ajánlatkérő képviselőjeként.
4. **Digitalizációs tanácsadó** *Folyamatos tanácsadói szerep* Egyeztetett időráfordítással, például havi fix óraszámmal és rendszeres egyeztetéssel a jegyzővel. Átvétel az elfogadott tesztforgatókönyvek alapján, a további beszerzések áttekintése, a jogszabályváltozások és a Digitális Ügyek Minisztériuma terveinek követése, felkészülés a szabályozás következő hullámára – és amikor nagyobb költségvetésre van szükség, a vezetés felkészítése a képviselő-testülettel folytatott beszélgetésre a kiadás szükségességéről, valamint ennek az indoklásnak a bemutatása a vezetés mellett.

1. 2008–2026 **Önkormányzatok** „Minden önkormányzati hivatalban ugyanaz a működési modell – ugyanazok a költségvetési folyamatok, közhiteles nyilvántartások, osztályszerkezet, beszerzési rend és szabályozói nyomás.” 18 év együttműködés önkormányzatokkal egy egységes információcsere-platform stratégiáján és architektúráján, amely valódi e-hivatalt alkot. Több mint 40 megtervezett és bevezetett modul, többek között: EZD, e-archívum, e-vezetőség, e-képviselő-testület, e-pályázati felhívások, e-toborzás, társadalmi egyeztetések, e-kiküldetés, e-képzés, a képviselők munkájának támogatása, 12 közhiteles nyilvántartás és két webportál. Mintegy 20 év tapasztalat a közigazgatásnak és az üzleti szférának szóló projektek megvalósításában.

## Amit a hivatalokban hallok, mielőtt elkezdjük.

Visszatérő, anonimizált témák a digitalizációról folytatott több tucat beszélgetésből – nem egy konkrét hivatal idézetei.

> „Van egy tucatnyi rendszerünk, és senki sem látja az egészet – amíg valami el nem romlik, vagy meg nem jön egy ellenőrzés.”

> „Tudjuk, hogy az IT-költségvetés túl alacsony, de a kockázatokról és a tétlenség költségéről szóló kemény adatok nélkül nehéz megindokolni a képviselő-testület előtt.”

> „Jobban tartunk a sokéves archívum migrációjától, mint magától az új rendszer bevezetésétől.”

> „Inkább megnéznénk, hogyan működik egy hasonló hivatalban, mint hogy egy értékesítési prezentációnak higgyünk.”

## Amit a hivatalok a leggyakrabban kérdeznek.

### Mikortól kell a hivatalnak EZD-osztályú rendszerrel rendelkeznie?

A Digitális Ügyek Minisztériuma bejelentette az EZD-osztályú rendszerre vonatkozó kötelezettséget; a minisztérium 2026. októberi tájékoztatása szerint a határidőt legkorábban 2029-re tolták ki, a jogszabályok pedig még csak tervezetek, ezért a jogi helyzetet a leltár kezdetén pontosítjuk. A NASK ütemterve szerint az EZD PUW fejlesztése 2029-ben ér véget, ez azonban a kötelezettség határidejétől független kérdés. Fontosabb magánál a dátumnál: a migráció az a pillanat, amikor az egész iratforgalmi architektúrát érdemes áttekinteni, nem csak az adatokat áthelyezni.

### Vonatkozik a KSC-törvény (NIS 2) a járási hivatalunkra?

Igen. A nemzeti kiberbiztonsági rendszerről szóló, 2026. április 3. óta hatályos módosított törvény kifejezetten alapvető szervezetként nevesíti a járási hivatalt, akárcsak a legalább 50 fős községi hivatalt; a kisebb hivatalok és szervezeti egységek fontos szervezetek. A törvény 12 hónapot ad a kötelezettségek teljesítésére, és a hivatal vezetője személyesen felel értük, akkor is, ha másra ruházza át őket. A rendszerek leltára az első gyakorlati lépés: a rendszerek, felelőseik és kockázataik listája nélkül a többit nem lehet megtervezni.

### Be kell vezetnie a hivatalnak a KSeF-et, pedig az főleg vállalkozásoknak szóló rendszer?

Áfaalanyként, amely számlákat bocsát ki és fogad, a hivatalra ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint bármely más szervezetre – a kötelezettség tehát az önkormányzati szervekre is vonatkozik, gazdasági tevékenységük tekintetében. A kulcskérdés nem az, hogy „kell-e”, hanem hogy „hogyan integráljuk a KSeF-et a meglévő számlakezelési ügymenettel és a pénzügyi rendszerrel”, hogy ne váljon újabb elszigetelt alkalmazássá.

### Hogyan írjunk tenderspecifikációt egy informatikai rendszerre, hogy elkerüljük a szállítói függőséget?

A lényeg, hogy az alábbi kikötéseket már a specifikáció szakaszában követeljék meg, ne utólag tárgyalják: az adatokhoz való jog és azok nyílt formátumú exportja, leírt kilépési terv, nyílt API-k, indokolt esetben pedig a forráskód letétbe helyezése (escrow). Enélkül a néhány évvel későbbi szállítóváltás vagy adatvesztést, vagy a szerződés kényszerű, drága folytatását jelenti.

### Hol kezdjük a hivatal digitalizációját, ha nincs sem időnk, sem saját szakértelmünk?

Egy kis, időben behatárolt lépéssel, amely újabb irányelvi nyilatkozat helyett kemény tudást ad – a gyakorlatban a rendszerek és folyamatok leltárával, amely 2–6 hétig tart, és egyoldalas vezetői összefoglalóval zárul, nem pedig egy hónapokig tartó, kézzelfogható eredmény nélküli stratégiai projekttel.

### Hogyan vegyük át a rendszert a vállalkozótól?

Az átvételnek a tenderdokumentációban és a szerződésben rögzített tesztforgatókönyveken és kritériumokon kell alapulnia, nem általános benyomáson. Az átvételi jegyzőkönyv aláírása előtt ellenőrizni kell az adatmigrációt, a pénzügyi rendszerrel és más nyilvántartásokkal való integrációt, a dokumentációt és a munkatársak képzését. Az esetleges hiányosságokat javítási határidővel kell rögzíteni az átvételi jegyzőkönyvben. Egy rendszert akkor a legkönnyebb átvenni, ha az átvételi kritériumokat a követelményekkel együtt írták meg.

### Hogyan készítsünk digitalizációs stratégiát a hivatal számára?

A stratégiának abból kell kiindulnia, ami a hivatalnak már megvan, nem egy szállító katalógusából. A rendszerek, szerződések és folyamatok leltárával kezdődik, majd meghatározza a célarchitektúrát, a szabványokat (például a jogosultsági modellt és a követelmények dokumentálásának szabályait), valamint a törvényi kötelezettségekre és beruházásokra bontott ütemtervet. Egy jó stratégia megmondja, mit kell tenni a következő költségvetésben és milyen sorrendben, hogy a pénzügyi vezető és a képviselő-testület lássa a kiadások indoklását.

## Kezdjük a leltárral, *mielőtt egy ellenőrzés teszi meg helyettünk.*

[Írjon: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Besz%C3%A9lget%C3%A9s%20a%20hivatal%20digitaliz%C3%A1ci%C3%B3j%C3%A1r%C3%B3l) [Hívjon: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- 2 munkanapon belül válaszolok
- Első beszélgetés: 30 perc, díjmentesen
- Előre semmit sem kell előkészíteni