# Igényfelmérés és workshopok | Krogis Źródło: https://krogis.pl/hu/uslugi/analiza-potrzeb Język: hu Opis: Workshopok a vezetéssel és a felhasználókkal: cél, a siker definíciója és az, ami ma gondot okoz. Néha az a következtetés, hogy nem kell új rendszer. --- # Igényfelmérés és workshopok. *Mire van valójában szükségünk?* Belső workshopok, amelyeken kidolgozzuk, mire van a szervezetnek ténylegesen szüksége. Gyakran egyszerű kérdésekkel hozom felszínre: mi a siker definíciója? Mikor tekintjük ezt a projektet sikeresnek? A cégek és a hivatalok ezt nagyon gyakran kihagyják, vagy mert úgy gondolják, hogy már mindent tudnak, vagy mert egyszerűen nincs idejük a mélyebb kérdésekre. Ez a projektekben felmerülő problémák egyik leggyakoribb oka. [Beszélgetés egyeztetése](https://krogis.pl/hu/uslugi#kontakt) [Minden szolgáltatás](https://krogis.pl/hu/uslugi) ## Kérdések, amelyekre érdemes tudni a választ. Ha bármelyikre az a válasz, hogy „nem tudjuk”, éppen ott tudok segíteni. Ezeket a kérdéseket vezetőségeknek, jegyzőknek, járási és megyei vezetőknek, valamint cégvezetőknek teszem fel, mielőtt a döntések megszületnek, és elindul a pénz. 1. **Pontosan minek kell megváltoznia a munkatársak munkájában ahhoz, hogy ezt a projektet sikeresnek nevezzük?** 2. **Mennyibe kerül ez nekünk ma időben, hibákban vagy idegeskedésben, és honnan tudjuk?** 3. **Az, amit a szállítótól kérünk, maga a cél, vagy csak egy első ötlet a megoldásra?** 4. **Ki ismeri a legjobban ezt a folyamatot a szervezetben, és ott ült-e az asztalnál?** ## Mit nyernek vele. ### Nyugalom Mielőtt elindul a pénz, tudják, mit akarnak, és miről ismerik fel a sikert. ### Jobb eredmények A saját problémájukra vásárolnak megoldást, nem azt a rendszert, amellyel épp valaki ajánlatot tesz. ### Kevesebb zátony és hiba Néha kiderül, hogy elég egy eljárás módosítása, és az egész beszerzést megspórolják. **A hiba ára ebben a szakaszban.** Ha rossz problémára vásárolnak megoldást, az egy teljes bevezetésbe és a munkatársak több hónapnyi munkájába kerül. Egy tanácsadó általában kevesebbe kerül, mint egyetlen rosszul megválasztott technológia, egyetlen nem megfelelő szállító vagy egyetlen csapda a szerződésben. ## Mielőtt rendszert választanak, tisztázzák, mire van valójában szükségük. Egy konkrét rendszerre vonatkozó kérés gyakran csak első ötlet, nem cél. A workshopokon a célról és a siker definíciójáról kérdezek, és csak utána a megoldásról. Néha az a következtetés, hogy nincs szükség új rendszerre, elég egy eljárás módosítása. ## Mit kapnak. - Workshopokat a vezetéssel és azokkal, akik nap mint nap a folyamatban dolgoznak: célok, elvárások, korlátok. - A siker definícióját és azokat a kritériumokat, amelyekből látni fogják, hogy a projekt bevált. - Leírást arról, mi nem működik ma, és milyennek kell lennie a jövőnek. - Kiindulópontot a követelményekhez vagy egy piackutatáshoz, illetve döntést arról, hogy nincs szükség új rendszerre. ## Hogyan dolgozom ebben a szakaszban. 1. **Beszélgetések a workshop előtt** A vezetéssel és azokkal, akik nap mint nap a folyamatban dolgoznak. Megismerem a célokat, a korlátokat, és azt, ami ma nem működik. 2. **A workshop** Egyszerű kérdésekkel feltárom a siker definícióját és a lezárás kritériumait. Közben megismerem a szervezet kultúráját és a felhasználók sajátosságait. 3. **Következtetések** A jelenlegi állapot és a kívánt jövő leírása, a sikerkritériumok és egy döntés: követelmények, piackutatás vagy az új rendszer elvetése. ## A megoldások típusai, amelyeket mérlegelünk. Mielőtt bármilyen termék neve elhangzik, megnézzük, milyen típusú megoldás illik a folyamathoz. Néha elég egy eljárás módosítása. ### A kérdések, amelyekkel kezdem 1. Hogyan képzelik el az ideális jövőt? 2. Mi nem működik ma? 3. Miért csináljuk ezt? 4. Mi lesz a lezárás definíciója? 5. Milyen kritériumok alapján ítéljük majd sikeresnek ezt a projektet? Kevés szervezet teszi fel magának ezeket a kérdéseket. Általában rögtön olyan céget keresnek, amelynek látszólag van rendszere „erre”. Ez rövid út az idő és a pénz elvesztegetéséhez. A piacot széles körben ismerő külső tanácsadó navigál, felteszi a megfelelő kérdéseket, és azon az úton vezeti végig a szervezetet, amely neki a legjobb, nem a szállítónak. Így elkerülhetők a hibák, és még bármilyen vásárlás előtt csökkenthető a kockázat – hiszen pontosan tudjuk, mi a különbség az EZD, az ECM, a case management, a DMS, a workflow és a BPM között? - **Ügy- és dokumentumfolyamatok** workflow, ha számít a jóváhagyási útvonal és a döntések nyoma - **No-code, low-code, pro-code** ha a folyamat egyedi, és folyamatosan változni fog - **RPA** ha integrációra van szükség, és a szokásos interfészek nem állnak rendelkezésre - **MI** az elemző rendszerektől a generatívakon át az orkesztrációval működő ágensalapú rendszerekig - **Dokumentumkezelő rendszer** DMS, mert néha egyszerűen ennyi is elég - **ECM és case management** vállalati rendszerek mindenféle tartalom és ügy kezelésére - **CRM / SRM** folyamatalapú, többcsatornás kapcsolatkezelés az ügyfelekkel, a beszállítókkal és az érintettekkel - **Az eljárás módosítása** ha a célhoz nem kell új rendszer ## Szakértelmem ebben a szakaszban. 20 év alatt megtanultam olyan kérdéseket feltenni, amelyek felszínre hozzák a valódi célt, és megkülönböztetni a szervezet igényét a rendszerre vonatkozó első ötletétől. ## Digitális átalakulás és változásmenedzsment. Ez az a kulcskompetencia, amely minden szakaszt összeköt: több mint 20 év munka számos szervezetben, a megrendelő oldalán. [Digitális átalakulás](https://krogis.pl/hu/transformacja-cyfrowa) [(Előző szakasz, 01) **Az informatikai rendszerek és folyamatok leltára**](https://krogis.pl/hu/inwentaryzacja)[(Következő szakasz, 03) **Digitalizációs stratégia és célarchitektúra**](https://krogis.pl/hu/uslugi/strategia-i-architektura) [Hogyan áll össze ezekből a szakaszokból a digitális átalakulás](https://krogis.pl/hu/transformacja-cyfrowa) ## Gyakori kérdések erről a szakaszról. ### A workshopok után kötelező új rendszert vásárolni? Nem. Az egyik lehetséges következtetés az, hogy nincs szükség új rendszerre, és a cél egy eljárás módosításával is elérhető. ### Kik vesznek részt a workshopokon? A vezetés és azok, akik nap mint nap az adott folyamatban dolgoznak. A vezetés céljait és elvárásait összevetjük a felhasználók tapasztalataival. ## Beszéljünk erről a szakaszról. Az első beszélgetés 30 percig tart, és semmibe sem kerül. 2 munkanapon belül válaszolok. [Beszélgetés egyeztetése](https://krogis.pl/hu/uslugi#kontakt) [Minden szolgáltatás](https://krogis.pl/hu/uslugi)