# Doradca IT dla JST: inwentaryzacja przed wyborem EZD | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/jst
Język: pl
Opis: Zapowiadany obowiązek systemu klasy EZD, termin przesunięty najwcześniej na 2029 r. Rejestr systemów i umów, mapa obiegu dokumentów, jedna strona dla Zarządu i Rady.

---

# Cyfryzacja urzędu to zmiana pracy ludzi. *System jest tylko narzędziem.*

Zapowiadany obowiązek systemu klasy EZD (termin przesunięty najwcześniej na 2029 r.), KSeF, KSC, Centralny Rejestr Umów: obowiązki przychodzą z różnych stron, a spadają na tych samych ludzi, wydziały i budżet. Krogis doradza gminom, miastom i starostwom, jak przejść przez te zmiany po kolei: co urząd już ma, w jakiej kolejności wprowadzać zmiany, jak przygotować kierowników i pracowników, jak wybrać dostawcę i jak po wdrożeniu sprawdzić, że ludzie naprawdę pracują inaczej. Jako zewnętrzny doradca, bez tworzenia nowego etatu, w wymiarze dopasowanym do potrzeb urzędu. Na początek inwentaryzacja: **2–6 tygodni**, poniżej progu zamówień publicznych.

[Umów rozmowę](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Rozmowa%20o%20cyfryzacji%20w%20urz%C4%99dzie) [Zobacz, co dostaniecie](https://krogis.pl/jst#co-dostaniecie)

- Odpowiadam w 2 dni robocze
- Pierwsza rozmowa 30 minut, bez kosztów
- Bez dostępu do danych mieszkańców

**Widok B** sala obrad **Zdjęcie ilustracyjne** nie przedstawia konkretnej jednostki **arkusz 1** sektor publiczny – JST

**Wojciech Kroczak** Doradca ds. zarządzania zmianą i cyfryzacji. 2008–2026: projekty w JST.

## Zarządzanie zmianą w urzędzie. *Typowe projekty i to, co zmieniają w pracy ludzi.*

Każdy z tych projektów kończy się odbiorem systemu, ale efekt pojawia się dopiero wtedy, gdy urzędnicy zaczną pracować inaczej. Te same zasady, inne trudności.

### System klasy EZD i elektroniczny obieg spraw

**Co się zmienia dla ludzi:** sprawa przestaje krążyć na papierze. Inaczej wygląda dekretacja, akceptacja, podpis i archiwum, a kierownik widzi sprawy swojego referatu w systemie.

**Typowa trudność:** wydziały mają różne tempo, a obok systemu długo żyje „równoległy papier”, bo tak jest bezpieczniej.

**Na co zwracam uwagę:** kolejność wydziałów, przygotowanie kierowników referatów jako pierwszych, ambasadorzy w wydziałach i prosty miernik: ile spraw naprawdę prowadzi się w systemie.

### KSeF, e-Doręczenia, Centralny Rejestr Umów

**Co się zmienia dla ludzi:** nowe obowiązki zmieniają pracę kancelarii, księgowości i osób prowadzących umowy, każdy z innym terminem.

**Typowa trudność:** przychodzą w tym samym czasie i spadają na te same osoby. Każdy z osobna da się przejść, razem przekraczają to, co ludzie są w stanie przyjąć.

**Na co zwracam uwagę:** jedna mapa wszystkich zmian w urzędzie: co, kogo dotyczy i kiedy, a potem kolejność, którą da się obronić.

### Integracja systemów dziedzinowych

**Co się zmienia dla ludzi:** koniec przepisywania tych samych danych między podatkami, finansami, kadrami i obiegiem dokumentów.

**Typowa trudność:** każdy wydział jest przyzwyczajony do „swoich” danych i obawia się utraty kontroli nad nimi.

**Na co zwracam uwagę:** kto odpowiada za które dane, kto decyduje o zmianach i jak wydziały dowiedzą się, co zyskają.

### AI w urzędzie

**Co się zmienia dla ludzi:** inny sposób przygotowania pism, odpowiedzi i analiz, z człowiekiem, który sprawdza i odpowiada za wynik.

**Typowa trudność:** obawy o miejsce pracy i o odpowiedzialność za błąd, a z drugiej strony ciche korzystanie z prywatnych narzędzi.

**Na co zwracam uwagę:** zasady użycia, kto odpowiada za decyzję, od jakich spraw zacząć i jak pokazać, że AI ma odciążyć, a nie zastąpić.

**KSC i NIS 2.** Starostwa i jednostki samorządu województwa są podmiotami kluczowymi bez względu na wielkość, urząd gminy po przekroczeniu 50 zatrudnionych; jednostki podległe często są podmiotami ważnymi. Pomagam ustalić status całej grupy i pilnuję wdrożenia po stronie kierownictwa. [KSC od strony zarządu](https://krogis.pl/uslugi/koordynacja#ksc)

[Czym jest zarządzanie zmianą i dlaczego się opłaca](https://krogis.pl/zarzadzanie-zmiana)

## W czym pomagam urzędowi. *Od porządku w systemach do stałego wsparcia.*

1. 01 **Inwentaryzacja** IT – fundament strategii cyfryzacji Zanim urząd zaplanuje nowe wdrożenia, potrzebuje wiedzieć, z jakich systemów korzysta, jak są ze sobą powiązane oraz gdzie występują ryzyka i niespójności. Porządkuję te informacje w spójną mapę, która pozwala ustalić priorytety i zaplanować dalsze działania. To fundament do projektowania architektury i budowania strategii IT — bez niego trudno podejmować świadome decyzje o kolejnych zmianach. Punktem wyjścia jest [inwentaryzacja systemów IT](https://krogis.pl/inwentaryzacja).
2. 02 **Wsparcie sekretarza przy wdrażaniu systemów** Wdrożenie EZD lub innego systemu wymaga nie tylko decyzji technicznych, ale też przygotowania całego urzędu do nowego sposobu pracy. Szczególnie tam, gdzie nie ma rozbudowanych struktur informatycznych, wspieram sekretarza w planowaniu kolejnych kroków i przygotowaniu zmiany w pracy ludzi, korzystając z 20-letniego doświadczenia oraz sprawdzonych praktyk wdrożeniowych. W rozmowach z wykonawcami zadaję pytania, które łatwo przeoczyć, weryfikuję niejasne deklaracje i wychwytuję pominięcia, zanim staną się kosztownym problemem. Pomagam skoordynować pracę wydziałów i IT, tak aby urząd wiedział, co trzeba rozstrzygnąć, kto za co odpowiada i jak bezpiecznie przejść przez wdrożenie.
3. 03 **Stałe wsparcie sekretarza i kierownictwa** Nie każdą decyzję dotyczącą informatyki da się przewidzieć na początku roku. Dlatego w uzgodnionym wymiarze pozostaję do dyspozycji sekretarza i zarządu: pomagam oceniać potrzeby, ustalać priorytety, nadzorować projekty i rozmawiać z wykonawcami. Współpracuję z wewnętrznym działem IT, wspierając kierownictwo w podejmowaniu decyzji — bez zastępowania informatyków w ich codziennej pracy.

## Pytania, na które warto znać odpowiedź.

Zadaję je sekretarzom, starostom, wójtom i skarbnikom, zanim zapadną decyzje i pieniądze zaczną płynąć. Jeśli na któreś odpowiedź brzmi „nie wiemy”, to właśnie tu mogę pomóc.

1. **Jak wyjaśnimy Radzie, na co idą pieniądze na IT i dlaczego akurat tyle?**
2. **Czy wiemy, które obowiązki cyfrowe już na nas ciążą, a które dopiero się zapowiadają, i kto za nie odpowiada?**
3. **Czy wybór systemu klasy EZD będzie decyzją, którą da się obronić przed kontrolą?**
4. **Co będzie, gdy dostawca podniesie cenę albo wycofa wsparcie?**
5. **Czy pracownicy przyjmą nowy system i kto im w tym pomoże?**

**Koszt błędu.** Źle wybrany system klasy EZD to lata pracy w niewłaściwym obiegu dokumentów i kosztowna migracja za kilka lat. Doradca kosztuje zwykle mniej niż jedna źle wybrana technologia, jeden niewłaściwy dostawca albo jedna pułapka w umowie.

## Co zyskujecie. *Dokumenty są narzędziem, nie celem.*

- **Spokój przy kontroli** Udokumentowana należyta staranność: macie na piśmie, co wiedzieliście, jakie były warianty i dlaczego wybraliście ten. Dla RIO, NIK i Rady.
- **Budżet, który obroni się przed Radą** Podział na obowiązek i inwestycję oraz koszt zaniechania, przedstawiony językiem Rady.
- **Doświadczony doradca przy projekcie, którego jeszcze nie prowadziliście** Ponad 20 lat takich projektów, także w JST, obok Waszych informatyków. Decyzje zostają po Waszej stronie.
- **Urzędnicy, którzy przyjmą nowy system** Plan zmiany, szkolenia i ambasadorzy w wydziałach.
- **Mniej wydanych pieniędzy** Nie kupujecie tego, co już macie, i nie płacicie aneksów za integracje, które dało się przewidzieć.

## Co Was czeka do 2029. *Każdy punkt zaczyna się od pytania, co urząd już ma.*

Obowiązków przybywa szybciej niż kompetencji, żeby je udźwignąć. Inwentaryzacja jest pierwszym krokiem każdego z nich, wykonanym raz.

Stan na 4 października 2026. Źródła: [EZD RP: termin zapowiadany przez Ministerstwo Cyfryzacji (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/ezd-rp--nadchodzi-era-bez-papieru-w-administracji-publicznej), [ustawa o finansach publicznych (art. 238, projekt uchwały budżetowej)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20091571240), [nowelizacja ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz.U. 2026 poz. 252)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000252), [Centralny Rejestr Umów (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/finanse/centralny-rejestr-umow-jsfp--kluczowy-etap-1-lipca-2026-r), [próg stosowania Prawa zamówień publicznych (UZP)](https://www.gov.pl/web/uzp/podwyzszenie-progu-stosowania-ustawy-prawo-zamowien-publicznych-i-ustawy-o-umowie-koncesji-na-roboty-budowlane-lub-uslugi), [KSeF (podatki.gov.pl)](https://ksef.podatki.gov.pl/), [e-Doręczenia (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/e-doreczenia). Aktualne terminy i ich zmiany: [kalendarz obowiązków](https://krogis.pl/kalendarz-obowiazkow).

## Sekretarz nie musi robić tego sam. *Pierwszy taki projekt w urzędzie, ale nie pierwszy w mojej praktyce.*

Sekretarz zostaje powołany, żeby organizować pracę urzędu. Dziś spada na niego wdrożenie systemu klasy EZD, obieg faktur pod KSeF i e-Doręczenia, czyli duże projekty informatyczne i jeszcze większe projekty zmiany sposobu pracy. Często pierwsze takie w jego karierze, prowadzone z dwoma–trzema informatykami, którzy mają pełne ręce roboty z bieżącą obsługą urzędu.

Wnoszę ponad 20 lat doświadczenia w takich projektach, w różnych organizacjach i kulturach organizacyjnych, także w jednostkach samorządu terytorialnego. W uzgodnionym, niepełnym wymiarze, jako zewnętrzna usługa doradcza, bez tworzenia nowego stanowiska.

- Wiem, jakie pytania zadać, zanim zapadnie decyzja.
- Pomagam przeprowadzić zmianę tak, żeby urzędnicy przyjęli nowy system: plan komunikacji, szkolenia, ambasadorzy zmiany w wydziałach, rozmowy z nieprzekonanymi. Podpowiadam strategię adaptacji użytkowników.
- Pilnuję dostawcy i harmonogramu, a sekretarz dostaje krótkie podsumowania i decyduje tam, gdzie trzeba.
- Zostawiam ślad każdej decyzji na piśmie, na wypadek kontroli albo pytań Rady.
- Decyzje i odpowiedzialność zostają po stronie władz urzędu. Nie administruję systemami i nie decyduję zamiast wójta czy starosty: dostarczam rzetelne podstawy decyzji i pomagam nadzorować ich wykonanie.

## Czy to Wasz przypadek? *Cztery rzeczy, które warto wiedzieć przed pierwszą rozmową.*

### Co często o tym świadczy

Często zdarza się, że terminy EZD, KSeF, KSC i Centralnego Rejestru Umów prowadzone są w różnych teczkach i przez różne osoby. Nierzadko nikt nie potrafi jednym zdaniem powiedzieć, jakie systemy urząd ma i kto za nie odpowiada. Budżet na informatykę bywa jedną pozycją, którą Radzie trudno skutecznie ocenić.

### Co może się stać, jeśli odłożycie

Zdarza się, że decyzje zapadają pod presją terminu, na podstawie oferty dostawcy, a nie wymagań urzędu. Rośnie wtedy ryzyko aneksów, zakupów, które się dublują, i uzależnienia od jednego dostawcy. W przypadku obowiązków z ustawy o KSC kierownik jednostki odpowiada za nie także wtedy, gdy powierzył je innej osobie.

### Kto zwykle jest sponsorem

Najczęściej sekretarz albo skarbnik, z wyraźnym mandatem wójta, burmistrza lub starosty. Bez decyzji władz urzędu zwykle nie warto zaczynać.

### Czego nie robię

Nie przejmuję obowiązków kierownika jednostki, nie administruję systemami i nie wydaję opinii prawnych. Decyzje i odpowiedzialność zostają po stronie urzędu.

**Najmniejszy bezpieczny pierwszy krok:** 30-minutowa rozmowa bez kosztów, a potem inwentaryzacja (2–6 tygodni, poniżej progu zamówień publicznych). Wcześniej nie podejmujecie żadnych zobowiązań.

## Obowiązki mają terminy, a projekty właścicieli. *Ktoś musi to widzieć w całości.*

EZD, KSeF, KSC, Centralny Rejestr Umów i e-Doręczenia często trafiają do tych samych kilku osób. Terminy bywają w konflikcie z bieżącą obsługą urzędu, a wiedza o stanie prac rozprasza się w mailach i w głowach. Wtedy często brakuje nie wiedzy, tylko stałego porządku.

W uzgodnionym wymiarze pilnuję tego porządku po stronie urzędu: żeby każde zadanie miało właściciela, termin i status, a sekretarz i kierownictwo wiedzieli, na czym stoją.

- Jeden rejestr obowiązków i projektów z właścicielem, terminem i statusem, a obok rejestr ryzyk, decyzji i dokumentów.
- Cotygodniowy status od właścicieli zadań, krótkie spotkanie i notatka z listą działań i terminów.
- Przypomnienia, kontrola kompletności dokumentacji i wczesne ostrzeżenie, zanim termin przepadnie.
- Miesięczny raport dla sekretarza i kierownictwa, gotowy także na pytania Rady albo kontroli.
- Nie przejmuję wykonania i nie decyduję za urząd: każde działanie ma właściciela po stronie urzędu.

[Zakres koordynacji i stałego porządku w projektach](https://krogis.pl/uslugi#doradca)

## Procedury z czasów papieru. *Robione z rozpędu, bo „zawsze tak było”.*

W urzędach, ale też w samorządach zawodowych i podobnych instytucjach wiele czynności wciąż wykonuje się według procedur, które powstały w świecie analogowym. Często nikt już nie wie, dlaczego robi się je właśnie tak.

1. NajpierwInwentaryzacja i opis stanu, jaki jest. Potem - czego w ogóle można chcieć, - jak podejść do rozeznania rynku, - z jakich narzędzi skorzystać: obieg spraw (workflow), platforma low-code, automatyzacja powtarzalnych czynności (RPA), proste narzędzia AI, a czasem wystarczy zwykły system zarządzania dokumentami.

Wiedza o rynku i o dostępnych rozwiązaniach to moja największa kompetencja: pomaga dobrać narzędzie do problemu, a nie problem do narzędzia, które akurat ktoś sprzedaje.

## Co zobaczy Zarząd po 2–6 tygodniach.

Jedna strona, którą da się położyć na biurku starosty i skarbnika, prezentacja na posiedzenie Zarządu i komplet dokumentów do następnego postępowania.

Jedna strona dla Zarządu

**Systemy starostwa: stan i rekomendacja** 6 z 14 systemów

- Obieg dokumentów (EZD PUW)Sekretariatrozwój do 2029C
- Finanse i księgowośćSkarbnikumowa do 2028B
- Kadry i płaceKadryaktualnyA
- Podatki i opłatyWydział finansowybrak APIB
- Geodezja i katasterGeodezjaaktualnyA
- Obieg faktur pod KSeFbrak właścicielalukaD

**2** do utrzymania **2** do dostosowania **1** do zastąpienia **1** luka

**Rekomendacja:** zacząć od obiegu dokumentów przed wyborem systemu klasy EZD. KSeF przez integrację z systemem FK, nie przez nowy system.

Przykład. Dane ilustracyjne, układ dokumentu rzeczywisty.

### Prezentacja dla Zarządu, 12–15 slajdów

Szkic układu. Sesja 60–90 minut wliczona w cenę.

1. **Cel i zakres inwentaryzacji.** Co policzyliśmy i czego celowo nie.
2. **Mapa systemów urzędu.** Kto jest właścicielem, co ile kosztuje, kiedy kończy się wsparcie.
3. **Kategorie A/B/C/D.** Co utrzymać, co dostosować, co zastąpić, czego brakuje.
4. **Ryzyka i ich wagi.** Rejestr 20 ryzyk z heatmapą, w tym KSC/NIS 2 i uzależnienie od dostawców.
5. **Obieg dokumentów przed wyborem systemu klasy EZD.** Co przenieść, co uprościć, co zintegrować.
6. **Warianty decyzji.** Realne opcje z kosztem i ryzykiem każdej z nich.
7. **Koszt zaniechania.** Co się stanie, jeśli nic nie zrobimy do 2029.
8. **Budżet.** Podział na obowiązek regulacyjny i inwestycję, gotowy na sesję Rady.
9. **Rekomendacja i harmonogram.** Pierwsze trzy kroki i kto za nie odpowiada.

[Pełna lista 16 dokumentów i narzędzi](https://krogis.pl/inwentaryzacja#co-dostaniecie)

| Wasz plan | Co dostaje Zarząd | Jakie ryzyko to zamyka |
| --- | --- | --- |
| **Wybór i wdrożenie systemu klasy EZD** | Mapa obiegu dokumentów i integracji, wymagania do migracji, klauzule do umowy. | Powtórzenie błędów starego obiegu w nowym systemie, aneksy za integracje pominięte w umowie, przekroczenie terminu. |
| **KSC / NIS 2** | Rejestr systemów i rejestr ryzyk z wagami. | Kara i odpowiedzialność zarządu za brak zarządzania ryzykiem, którego nie da się udokumentować. |
| **Budżet i sesja Rady** | Podział wydatków na obowiązek i inwestycję, koszt zaniechania, jedna strona z rekomendacją. | Odrzucenie wydatku przez Radę, zarzut jednej pozycji „system informatyczny” bez uzasadnienia. |
| **Kontrola RIO, NIK** | Udokumentowana kategoryzacja A/B/C/D i uzasadnienie decyzji zakupowych. | Zarzut niegospodarności albo braku podstaw do decyzji. |

Wycena po rozmowie

Zależnie od liczby systemów i wydziałów. Dokładną wycenę ustalam po 30-minutowej rozmowie o skali jednostki.

- **Poniżej progu zamówień publicznych.** Zamówienie bez postępowania w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych, według wewnętrznego regulaminu jednostki.
- **2–6 tygodni** od podpisania umowy do sesji dla Zarządu, 1–3 dni pracy w urzędzie, około 10 godzin zaangażowania osoby koordynującej.
- **Bez dostępu do danych osobowych mieszkańców.** Prace na poziomie systemów, umów i konfiguracji. Umowa poufności przed startem.

## Co z tego ma sekretarz, skarbnik i informatyk.

- **Sekretarz,** Wójt, Starosta Odpowiada za organizację, która ma dziś problemy skali średniej firmy — ale bez doświadczenia zarządczego w cyfryzacji i bez czasu, by je zdobywać metodą prób i błędów. **Dostaje:** jedną stronę z rekomendacją i harmonogram wdrożenia systemu klasy EZD, którym da się zarządzać bez wiedzy IT. **Zyskuje:** doradcę przy projekcie i zmianie, a nie tylko dokumenty.
- **Skarbnik** Musi obronić budżet IT przed Radą — potrzebuje podziału na obowiązek regulacyjny i inwestycję, nie jednej pozycji „system informatyczny”, i kogoś, kto to uzasadnienie przygotuje i przedstawi razem z zarządem. **Dostaje:** podział wydatków IT na obowiązek i inwestycję oraz koszty utrzymania do wieloletniej prognozy finansowej. Otrzymuje również uzasadnienie do projektu budżetu i na sesję Rady. **Zyskuje:** budżet, który da się obronić przed Radą i który nie będzie zaskakiwał w kolejnych latach.
- **Kierownik** IT Sojusznik, jeśli inwentaryzacja jest argumentem za jego budżetem — nie oceną jego dotychczasowej pracy. **Dostaje:** rejestr, metodykę do powtarzania i argumenty za budżetem, wypracowane razem z nim, nie obok niego. **Zyskuje:** sojusznika w rozmowie z zarządem i czas na utrzymanie urzędu.

Zarząd odpowiada nie tylko przed sobą — musi się tłumaczyć przed Radą, ciałem pochodzącym z wyborów powszechnych. Najtrudniejszy moment to prośba o zwiększenie budżetu albo zgodę na wydatek. Projekt informatyczny trzeba wtedy przedstawić prostym, zrozumiałym językiem, bez żargonu technologicznego, żeby Rada mogła podjąć świadomą decyzję. Krogis przygotowuje zarząd do tej rozmowy i — u jego boku — przedstawia Radzie inwentaryzację, ryzyka, koszt zaniechania i uzasadnienie wydatku: tłumacząc z języka informatyki i przepisów na rekomendację, którą da się obronić przed Radą.

## Mały, konkretny zakres na start, *rozszerzany wraz z zaufaniem.*

Ta sama sekwencja zadziałała przy digitalizacji JST: wąski zakres, żeby zobaczyć efekt, zanim padnie decyzja o czymś większym.

1. **Inwentaryzacja systemów i procesów IT** *2–6 tygodni* Rejestr aplikacji z właścicielem, umową, licencją, kosztem i końcem wsparcia. Mapa procesów i integracji. Rejestr ryzyk wobec KSC, NIS 2, e-Doręczeń i KSeF. Jedna strona dla zarządu i rady. [Pełny zakres usługi](https://krogis.pl/inwentaryzacja)
2. **Strategia cyfryzacji i zasady zakupowe** *Termin po pierwszej rozmowie* Roadmapa trzyletnia z podziałem na obowiązek regulacyjny i inwestycję. Budżet z podziałem na inwestycję i utrzymanie, gotowy do obrony przed radą. Wprowadzenie zasad zakupowych do zakupów systemowych — zanim padnie pierwsze zapytanie ofertowe.
3. **Przygotowanie do postępowania** *Termin po pierwszej rozmowie* Specyfikacja wymagań, matryca zakupowa do porównania ofert, pytania, które trzeba zadać dostawcom, i udział w spotkaniach z nimi jako przedstawiciel zamawiającego.
4. **Doradca ds. cyfryzacji** *Stała współpraca* W uzgodnionym wymiarze, na przykład stała pula godzin w miesiącu i cykliczne spotkanie z sekretarzem. Odbiory wobec uzgodnionych scenariuszy, opiniowanie kolejnych zakupów, bieżące rozeznanie w zmianach prawa i planach Ministerstwa Cyfryzacji, przygotowanie na kolejną falę regulacyjną — a gdy trzeba wnioskować o większy budżet, przygotowanie zarządu do rozmowy z Radą o konieczności wydatku i przedstawienie tego uzasadnienia u jego boku.

1. 2008–2026 **Jednostki samorządu terytorialnego** „Ten sam model działania w każdej JST — te same procesy budżetowe, rejestry publiczne, struktura wydziałowa, reżim zamówień publicznych i presja regulacyjna.” 18 lat pracy z JST nad budową strategii i architektury jednolitej platformy wymiany informacji tworzącej faktyczny e-urząd. Zaprojektowanych i wdrożonych ponad 40 modułów, w tym: EZD, e-archiwum, e-zarząd, e-rada, e-nabory, e-rekrutacje, konsultacje społeczne, e-delegacje, e-szkolenia, obsługa radnych, 12 rejestrów publicznych i dwa portale internetowe. Około 20 lat doświadczenia we wdrożeniach dla administracji i biznesu.

## Co słyszę od starostw, zanim zaczynamy.

Powtarzające się, zanonimizowane wątki z dziesiątek rozmów o cyfryzacji — nie cytaty z konkretnej jednostki.

> „Mamy kilkanaście systemów i nikt jeden nie widzi całości — dopóki coś się nie zepsuje albo nie przyjdzie kontrola.”

> „Wiemy, że budżet na IT jest za niski, ale trudno to uzasadnić radzie bez twardych danych o ryzyku i kosztach zaniechania.”

> „Boimy się migracji lat archiwalnych danych bardziej niż samego wdrożenia nowego systemu.”

> „Wolelibyśmy zobaczyć, jak to działa w podobnym urzędzie, niż wierzyć na słowo prezentacji handlowej.”

## To, o co pyta się najczęściej w urzędach.

### Od kiedy urząd musi mieć system klasy EZD?

Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada obowiązek systemu klasy EZD; według wyjaśnień resortu z października 2026 termin został przesunięty najwcześniej na 2029 r., a przepisy są w projekcie, dlatego stan prawny potwierdzamy na starcie inwentaryzacji. Według harmonogramu NASK rozwój EZD PUW kończy się w 2029 roku, ale to osobna sprawa niż termin obowiązku. Ważniejsze od samej daty jest to, że migracja to moment, w którym trzeba zweryfikować całą architekturę obiegu dokumentów, a nie tylko przenieść dane.

### Czy ustawa o KSC (NIS 2) dotyczy naszego starostwa?

Tak. Nowelizacja ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa obowiązuje od 3 kwietnia 2026 i wymienia starostwo powiatowe wprost jako podmiot kluczowy, podobnie urząd gminy zatrudniający co najmniej 50 osób; mniejsze urzędy i jednostki organizacyjne są podmiotami ważnymi. Na wdrożenie obowiązków ustawa daje 12 miesięcy, a odpowiada za nie osobiście kierownik jednostki, także gdy powierzy je innej osobie. Inwentaryzacja systemów jest pierwszym praktycznym krokiem: bez listy systemów, ich właścicieli i ryzyk nie da się zaplanować reszty.

### Czy urząd musi wdrożyć KSeF, skoro to system głównie dla przedsiębiorców?

Urząd jako podatnik VAT wystawiający i przyjmujący faktury podlega tym samym zasadom co inne podmioty — obowiązek dotyczy więc również jednostek samorządu, w zakresie ich działalności gospodarczej. Kluczowe pytanie nie brzmi „czy", tylko „jak zintegrować KSeF z istniejącym obiegiem faktur i systemem finansowo-księgowym", żeby nie powstała kolejna wyspa aplikacyjna.

### Jak napisać SWZ na system IT, żeby uniknąć uzależnienia od dostawcy?

Kluczowe są klauzule wymuszone już na etapie specyfikacji, nie negocjowane później: prawo do danych i ich eksportu w formacie otwartym, opisany plan wyjścia, otwarte API, a w uzasadnionych przypadkach depozyt kodu źródłowego. Bez tego zmiana dostawcy za kilka lat oznacza utratę danych albo drogą, wymuszoną kontynuację współpracy.

### Od czego zacząć cyfryzację urzędu, gdy nie ma się na to czasu ani wiedzy w zespole?

Od małego, ograniczonego czasowo kroku, który daje twardą wiedzę zamiast kolejnej deklaracji kierunku — w praktyce od inwentaryzacji systemów i procesów, która trwa 2–6 tygodni i kończy się jedną stroną podsumowania dla zarządu, a nie wielomiesięcznym projektem strategicznym bez namacalnego efektu.

### Jak odebrać system od wykonawcy?

Odbiór powinien opierać się na scenariuszach testowych i kryteriach zapisanych w dokumentacji postępowania i w umowie, a nie na ogólnym wrażeniu. Przed podpisaniem protokołu sprawdźcie migrację danych, integracje z systemem finansowo-księgowym i innymi rejestrami, dokumentację oraz przeszkolenie pracowników. Uwagi zapiszcie w protokole z terminem usunięcia. Najłatwiej odbiera się system, gdy kryteria odbioru powstały razem z wymaganiami.

### Jak przygotować strategię cyfryzacji urzędu?

Strategia powinna wynikać z tego, co urząd już ma, a nie z katalogu dostawcy. Zaczyna się od inwentaryzacji systemów, umów i procesów, potem ustala architekturę docelową, standardy (na przykład model uprawnień i zasady dokumentowania wymagań) i mapę drogową z podziałem na obowiązki ustawowe i inwestycje. Dobra strategia mówi, co zrobić w najbliższym budżecie i w jakiej kolejności, tak żeby skarbnik i Rada widzieli uzasadnienie wydatków.

## Zacznijmy od inwentaryzacji, *zanim zrobi to za nas kontrola.*

[Napisz: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Rozmowa%20o%20cyfryzacji%20w%20urz%C4%99dzie) [Zadzwoń: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- Odpowiadam w 2 dni robocze
- Pierwsza rozmowa 30 minut, bez kosztów
- Nie musisz nic przygotowywać