# Wojciech Kroczak — doradca ds. cyfryzacji | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/o-mnie
Język: pl
Opis: Pomagam JST, spółkom komunalnym i firmom podejmować decyzje o IT, dostawcach i projektach — po stronie zamawiającego. Nie sprzedaję systemów.

---

**Wojciech Kroczak** Doradca ds. zarządzania zmianą i cyfryzacji, Krogis

# Wojciech Kroczak. *Doradca ds. zarządzania zmianą i cyfryzacji.*

Wojciech Kroczak jest doradcą ds. cyfryzacji z ponad 20-letnim doświadczeniem w analizie, wymaganiach i wdrożeniach systemów dla samorządów, spółek komunalnych, sektora finansowego i przemysłu; działa pod marką Krogis, po stronie zamawiającego. Pomagam instytucjom publicznym, JST, zarządom spółek komunalnych i firm podejmować decyzje o IT, dostawcach i projektach — stojąc po stronie zamawiającego. Nie sprzedaję systemów i nie zastępuję działu IT.

[wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl) [+48 516 401 658](tel:+48516401658)[LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/wojciech-kroczak/)

## Co wnoszę do projektu. *Żeby cyfryzacja była prostsza i tańsza.*

Moim celem jest, żeby projekty informatyczne i niezbędna dziś digitalizacja były łatwiejsze, prostsze do osiągnięcia i wymagały niższych nakładów.

- **20 lat doświadczeń projektowych** wymagania, wdrożenia i relacje serwisowe prowadzone bezpośrednio z zarządami
- **Wiedza o rynku i rozwiązaniach** co jest dostępne, co do czego pasuje i czego w ogóle można chcieć
- **Design thinking** zaczynam od ludzi, problemu i celu, a nie od gotowego systemu
- **Strukturalne myślenie o problemach** porządkuję pytania, definicje i decyzje, zanim zapadną zakupy
- **126 wystąpień konferencyjnych** w Polsce, Stanach Zjednoczonych i Irlandii: zarządzanie informacją, praca grupowa, e-commerce, architektura, integracja, user experience, konferencje dla JST
- **Znajomość intencji i problemów dostawców** wiem, jak wygląda projekt po drugiej stronie stołu, i wykorzystuję to po stronie zamawiającego

**Enterprise Design Thinking Practitioner** IBM SkillsBuild

Metoda IBM, której używam na warsztatach z zarządem. Zanim padnie pytanie o system, ustalamy, kogo problem naprawdę dotyczy, co jest celem i po czym poznamy sukces. Rozbieżne oczekiwania działów porządkujemy w jedną listę priorytetów, a koncepcję sprawdzamy na szkicu albo prototypie, zanim projekt zacznie kosztować. Zarząd dostaje nazwany problem i rozwiązanie, które da się ocenić — a nie gotowy system szukający zastosowania.

Dzięki temu można uniknąć wpadek, w których toną setki tysięcy, a czasem miliony złotych — w projektach, które od początku dało się poprowadzić trochę inaczej.

## Po stronie zamawiającego. *Językiem zarządu, nie żargonem technologicznym.*

Pięć ról, w których zarządy korzystają z mojej pracy. Każdą można zamówić osobno; szczegóły na stronie [Usługi](https://krogis.pl/uslugi)

- **Wsparcie zarządów w procesie decyzyjnym** Rozumiem cele i obawy stawiane przed zarządem i prowadzę go przez temat cyfryzacji tak, by mógł sensownie rozmawiać z własnym IT — nie tylko przyjmować gotowe rekomendacje.
- **Przedstawiciel zamawiającego wobec dostawców** Przygotowuję pytania do dostawców, matrycę zakupową do porównania ofert i kryteria interoperacyjności do świadomej decyzji — i do audytu, który przyjdzie później.
- **Prototypowanie intencji: 15 minut, ~2 dni koncepcja** Zarząd potrafi opisać problem w kwadrans, ale nie ma czasu spisywać wymagań. Ja mam — i wracam z koncepcją albo prototypem, zanim projekt zdąży wygenerować pierwszy koszt.
- **Reprezentant zarządu w zespole wdrożeniowym** Gdy projekt ruszy, pilnuję zgodności z pierwotną intencją na bieżących spotkaniach — zarząd wraca do tematu tylko wtedy, gdy naprawdę trzeba podjąć decyzję.
- **Planowanie AI w organizacji** AI nie pyta o zgodę – wywraca znane nam modele biznesowe do góry nogami. Dziś każda firma staje się firmą technologiczną, niezależnie od branży. Sprzedaż, marketing, operacje, obsługa klienta czy rutynowa praca przy komputerze: za kilka lat lwia część tych zadań będzie w rękach sztucznej inteligencji. Przystosowanie się do tej zmiany to już nie ambicja ani trend. To jedyny sposób, by pozostać w grze.

## Ponad 20 lat projektów, *od pierwszych platform pracy grupowej po kolejne fale regulacyjne.*

Nazwy klientów podaję po uzyskaniu ich zgody. Do tego czasu opisuję organizacje ogólnie.

1. 2023–2026 **Software house i integrator** Projekt budowy marketplace’u B2B dla branży weterynaryjnej. Opracowanie procesów onboardingu merchantów w rygorze rynku ograniczonej dystrybucji. Opracowanie taksonomii kategorii produktowych łączącej oferty wielu dostawców. Analiza i koncepcja interfejsu analiz zakupowych dla firm i sieci zakupowych zaopatrujących się na platformie. **Cel zarządu:** Cyfryzacja rozproszonego łańcucha dostaw i szybsze wejście platformy na rynek. Jeden nadrzędny sposób kategoryzacji produktów, niezależny od liczby merchantów na platformie, a przy tym czytelny dla kupujących. **Korzyści:** Bezpieczne prawnie dołączanie dostawców w branży regulowanej. Kupujący dostają w jednym miejscu nie tylko narzędzia usprawniające ich procesy zakupowe, lecz także narzędzia do realnej analizy tego, co, kiedy, po ile i u kogo kupują.
2. 2019–2026 **Przedsiębiorstwa użyteczności publicznej: ciepłownie, wodociągi, komunikacja miejska** Opracowanie, wdrożenie i uruchomienie platformy pracy grupowej i zarządzania procesami biznesowymi, obejmującej m.in.: elektroniczne archiwum postępowań, elektroniczny obieg dokumentów kosztowych, e-teczki pracownicze, zarządzanie korespondencją i asystę prawną oraz obieg faktur zakupowych i sprzedażowych w integracji z KSeF. **Cel zarządu:** Koniec z silosami informacyjnymi i papierem, jednolite procedury w spółkach komunalnych. **Korzyści:** Krótsza akceptacja faktur kosztowych, e-teczki zgodne z RODO i Kodeksem pracy, przejrzysty nadzór nad postępowaniami przetargowymi i szybsze opiniowanie umów przez dział prawny.
3. 2018 – obecnie **Przychodnia weterynaryjna Hołdowańscy** Nadal na bieżąco pełnię również rolę menedżera w przychodni weterynaryjnej Hołdowańscy, prowadzonej przez moją żonę, jak również prowadzę szkolenia z ekonomiki i zarządzania praktyką weterynaryjną w ramach [Vetunio](https://vetunio.pl/). [weterynarz.swidnica.pl](https://weterynarz.swidnica.pl)
4. 2018–2026 **Terminal kontenerowy** System CRM na platformie procesowej dla działu obsługi klienta i działu handlowego: kontakty, zapytania ze strony internetowej, kalkulacja i przygotowanie ofert, reklamacje — w użyciu do dziś. Identyfikacja celów, analiza wymagań i opracowanie koncepcji systemu zarządzania relacjami z interesariuszami. **Cel zarządu:** Ciągłość i przejrzystość obsługi międzynarodowych kontrahentów terminalu. **Korzyści:** Szybsza obsługa zapytań i reklamacji, pełna historia każdego zgłoszenia i trwały standard obsługi klienta — system działa do dziś.
5. 2018–2026 **Międzynarodowa firma logistyczna** Wdrożenie i integracja platformy do zarządzania procesami wraz z opracowaniem i wdrożeniem architektury procesu procure-to-pay w integracji z ERP i systemami dziedzinowymi obsługującymi zamówienia transportowe. **Cel zarządu:** Spójność danych finansowych i operacyjnych oraz automatyzacja rozliczeń zleceń transportowych. **Korzyści:** Mniej ręcznego przepisywania danych i błędów, automatyczne uzgadnianie faktur z zamówieniami i przyjęciami (3-way matching), kontrola nad zobowiązaniami i szybsze zamykanie okresów rozliczeniowych.
6. 2017–2026 **Przemysłowa spółka-córka zagranicznego koncernu** Opracowanie koncepcji i wdrożenie całościowego rozwiązania typu procure-to-pay dla międzynarodowej korporacji przemysłowej działającej w Polsce. Rola lidera zarządzania zmianą wobec zarządu, CFO oraz głównej księgowej. Dziewiąty rok rozwoju systemu typu BPM (business process management). Kolejne rozbudowy obejmowały procesy takie jak reklamacje, umowy i aneksy, wydawanie próbek, niezgodności magazynowe, zarządzanie jakością, pełnomocnictwa, wnioski o zaopiniowanie zmian, zarządzanie korespondencją w integracji z e-Doręczeniami oraz obsługę płatności i paczek bankowych w integracji z systemem bankowym. Faktury w czterech językach rozpoznawane automatycznie (OCR). **Cel zarządu:** Jeden cyfrowy ład dla kontroli finansowej, decyzji zarządu i procesów operacyjnych zakładu. **Korzyści:** Ścisła kontrola wydatków i akceptacji budżetowych, udokumentowany ślad decyzji zarządu na potrzeby audytu, płatności przez integrację z bankiem bez ręcznego przepisywania, co ogranicza ryzyko nadużyć, oraz sprawne wdrażanie nowych obowiązków, takich jak e-Doręczenia.
7. 2016–2026 **Międzynarodowy holding – bank, leasing, ubezpieczenia** Wdrożenie platformy business process management, opracowanie koncepcji i wdrożenie rozwiązania typu procure-to-pay, obsługa podróży służbowych oraz integracja z systemami dziedzinowymi (OCR, KSeF). Dostosowanie rozwiązania do korporacyjnych procedur zakupowych. **Cel zarządu:** Rygorystyczna zgodność finansowa i automatyzacja kosztów ogólnych w sektorze regulowanym. **Korzyści:** Procesy zgodne z wymaganiami audytu i compliance, automatyczne rozliczanie delegacji, gotowość na KSeF i mniej ręcznej pracy w księgowości dzięki OCR.
8. 2008–2026 **Jednostki samorządu terytorialnego** 18 lat pracy z JST nad budową strategii i architektury jednolitej platformy wymiany informacji tworzącej faktyczny e-urząd. Zaprojektowanych i wdrożonych ponad 40 modułów, w tym: EZD, e-archiwum, e-zarząd, e-rada, e-nabory, e-rekrutacje, konsultacje społeczne, e-delegacje, e-szkolenia, obsługa radnych, 12 rejestrów publicznych i dwa portale internetowe. **Cel zarządu:** Przejście urzędu z modelu papierowego do zintegrowanego e-urzędu. **Korzyści:** Większa przejrzystość urzędu i udział mieszkańców w konsultacjach, krótszy czas załatwiania spraw, sprawniejsza praca zarządu i rady (e-zarząd, e-rada) oraz spełnione wymogi archiwizacji i doręczeń elektronicznych.
9. 2012–2024 **Międzynarodowy holding – produkcja mebli i materacy** Platforma pracy grupowej dla 2500 użytkowników w grupie czterech spółek na trzech kontynentach — od zapotrzebowania po dekretację kosztów. Analiza biznesowa i procesowa całościowego systemu typu procure-to-pay w integracji z systemem ERP. **Cel zarządu:** Jeden standard zakupów i obiegu dokumentów w międzynarodowej grupie. **Korzyści:** Koniec rozproszonych praktyk zakupowych, wgląd zarządu w koszty i przepływy pieniężne całej grupy, spójna integracja z ERP niezależnie od lokalizacji fabryki i jedno środowisko pracy dla 2500 użytkowników.
10. 2008–2020 **Producent autobusów** Projekt konsultingowy: dostarczona platforma procesowa i środowisko low-code, na którym zespół klienta budował własne aplikacje. W ciągu trzech lat powstało kilkadziesiąt aplikacji procesowych dla ponad 1000 użytkowników, zintegrowanych z SAP. Studium przypadku opracowane wspólnie z dostawcą platformy. **Cel zarządu:** Własne kompetencje cyfrowe w firmie i elastyczność IT przy rozsądnym całkowitym koszcie. **Korzyści:** Mniejsza zależność od zewnętrznych dostawców oprogramowania: zespół klienta sam buduje aplikacje biznesowe i wdraża je szybciej niż w klasycznych projektach, a terminowa realizacja zamówień chroni kontrakty przed karami umownymi.
11. 2012–2017 **Instytut naukowy** Usprawnienie pracy, przepływu informacji oraz zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi, obejmujące wdrożenie systemu pracy grupowej, korporacyjnej poczty elektronicznej i zestawu aplikacji biznesowych, takich jak zarządzanie projektami badawczymi, zarządzanie zasobami i umowami, obieg faktur i umów oraz delegacje krajowe i zagraniczne. **Cel zarządu:** Uporządkowane rozliczanie projektów grantowych i badawczych, mniej biurokracji. **Korzyści:** Koszty i delegacje przypisane do konkretnych grantów, co ma znaczenie przy kontrolach finansowania, oraz terminowa realizacja projektów badawczych.
12. 2007–2017 **Producent części samochodowych** Analiza i wdrożenie systemu zarządzania zasobami i procesami administracyjnymi. **Cel zarządu:** Procesy wsparcia zgodne z wymogami jakościowymi branży motoryzacyjnej. **Korzyści:** Przejrzystość wykorzystania zasobów, mniej przestojów w administracji i gotowość na cykliczne audyty branżowe.
13. 2013–2014 **Polska firma informatyczna (oprogramowanie telekomunikacyjne i inżynieryjne)** Firma z biurami w Polsce, Szwecji, na Ukrainie i Białorusi, później przejęta przez globalny koncern telekomunikacyjny. Analiza i wdrożenie jednego narzędzia do planowania, organizacji, finansowania i rozliczania podróży służbowych, krajowych, zagranicznych i wieloetapowych, dla 1350 użytkowników i ponad 3000 podróży rocznie: zaliczki i koszty w wielu walutach, przypisywanie do budżetów projektów, rozliczanie mieszkań służbowych za granicą. Integracja z systemem finansowo-księgowym, kadrowym i bazą urlopów. **Cel zarządu:** Ujednolicenie i maksymalna automatyzacja procesu podróży służbowych, dotąd złożonego, podatnego na opóźnienia i rozliczanego w Excelu. **Korzyści:** Cały proces, od planowania po ostateczne rozliczenie, w jednym narzędziu. Spojrzenie z zewnątrz pozwoliło uporządkować proces, którego firma nie domknęła własnymi siłami.
14. 2013–2014 **Ogólnopolska rozgłośnia radiowa** Analiza i wdrożenie dedykowanego systemu CRM. **Cel zarządu:** Sprawniejsza sprzedaż czasu antenowego i relacje z domami mediowymi. **Korzyści:** Krótszy cykl ofertowania, koniec konfliktów w rezerwacjach czasu reklamowego i bieżący wgląd w realizację celów sprzedażowych.
15. 2006–2014 **Spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe** Doświadczenie w całym modelu biznesowym SKOK, m.in. obieg dokumentów w sieci ponad 250 placówek. Wsparcie zarządu w uporządkowaniu procedur i procesów administracyjnych, finansowych i jakościowych, w tym procesów scoringu i udzielania pożyczek. Wdrażanie systemów pracy grupowej i platform BPM do realizacji procesów takich jak wniosek pożyczkowy i kredytowy, generowanie raportów BIK, kontrole oddziałów regionalnych i działów centrali, delegacje, faktury, zarządzanie dokumentacją ISO i działaniami korekcyjno-zapobiegawczymi, organizacja audytów, zarządzanie rekrutacją, kompetencjami i szkoleniami, zmiany struktury organizacyjnej i miejsca pracy oraz service desk. **Cel zarządu:** Rozwój sieci placówek przy zachowaniu dyscypliny ryzyka kredytowego i wymogów nadzoru. **Korzyści:** Szybsze decyzje pożyczkowe dzięki integracji z BIK i scoringowi, centralna kontrola nad placówkami oraz sprawnie przeprowadzane audyty jakościowe i nadzorcze.
16. 2009–2013 **Produkcja i montaż urządzeń elektroenergetycznych** Opracowanie koncepcji i ujednolicenie procedur pozyskiwania kontraktów i realizacji projektów inwestycyjnych zintegrowanych z procesami zakupowymi spółki. Połączenie systemu CRM z systemem zarządzania projektami oraz procesami typu procure-to-pay. **Cel zarządu:** Panowanie nad rentownością długich projektów inżynieryjnych i instalacyjnych. **Korzyści:** Bieżąca kontrola marży projektu: zakupy materiałów i usług podwykonawców przypisane do budżetu konkretnego kontraktu pozyskanego w CRM.
17. 2006–2013 **Polski holding spółek produkcyjnych** Platforma pracy grupowej i zarządzania procesami biznesowymi dla ok. 800 użytkowników jako fundament strategii aplikacyjnej holdingu. Na niej powstały kolejne aplikacje, w tym system CRM i jeden, wspólny dla wszystkich spółek proces zarządzania cyklem życia danych kontrahenta. Opracowanie wymagań i celów, analiza biznesowa i procesowa. **Cel zarządu:** Współpraca zamiast rywalizacji spółek holdingu i wspólna sprzedaż (cross-selling). **Korzyści:** Jedna baza kontrahentów dla całego holdingu: każda spółka widzi to, co jej dotyczy, i dane uzgodnione przez pozostałe spółki. Architektura danych holdingu zamiast silosów, koniec konkurowania ofertami wewnątrz grupy i jednolita polityka handlowa wobec kluczowych klientów.
18. 2008–2012 **Holding spółek deweloperskich (budowa mieszkań i powierzchni biurowych)** Opracowanie koncepcji i strategii wdrożenia systemu pracy grupowej, zunifikowanej komunikacji oraz jednolitego zestawu aplikacji biznesowych nadzorujących proces inwestycyjny w grupie: od pozyskiwania terenu pod budowę, przez realizację procesu budowlanego, po automatyzację procesów finansowych i kadrowych. **Cel zarządu:** Krótszy cykl inwestycyjny i pełna kontrola nad harmonogramem oraz budżetem budów. **Korzyści:** Wczesne sygnały opóźnień i przekroczeń budżetu, sprawniejszy obieg dokumentacji projektowej i wykonawczej oraz automatyczne rozliczenia z podwykonawcami.
19. 2005–2012 **Operator systemu gazociągów** Analiza i realizacja systemu zarządzania zasobami IT, intranetu oraz elektronicznego obiegu dokumentów. **Cel zarządu:** Większe bezpieczeństwo operacyjne infrastruktury krytycznej i lepsza komunikacja wewnętrzna. **Korzyści:** Dokładna ewidencja sprzętu i licencji IT gotowa do audytu, bezpieczny obieg dokumentów wrażliwych i szybszy dostęp do procedur operacyjnych.
20. 2007–2011 **Ogólnopolski zakład energetyczny** Analiza i realizacja systemów związanych z procesami zarządzania przetargami, polityką zakupową oraz przepływem pracy komórek merytorycznych i pięciu oddziałów spółki z departamentem prawnym. Usprawnienie procesów związanych z obsługą spraw w biurze zarządu. **Cel zarządu:** Przejrzystość wydatków i prawne zabezpieczenie decyzji zarządu. **Korzyści:** Mniejsze ryzyko błędów formalnych w przetargach, szybsze opiniowanie umów przez prawników i uporządkowany nadzór nad uchwałami zarządu.
21. 2008–2010 **Ogólnopolska hurtownia farmaceutyczna** Identyfikacja i mapowanie procesów, uruchomienie platformy business process management oraz realizacja kolejnych modułów automatyzujących wybrane procesy i integrujących się z systemami dziedzinowymi. **Cel zarządu:** Usunięcie wąskich gardeł w operacjach o dużym wolumenie i niskiej marży. **Korzyści:** Szybsza realizacja zadań administracyjno-magazynowych, bieżący przepływ informacji między magazynem a biurem i mniej błędów ludzkich.
22. 2006–2010 **Producent materiałów budowlanych** Analiza i wdrożenie systemu pracy grupowej i zunifikowanej komunikacji. Uruchomienie projektów związanych z optymalizacją serwisu, zarządzaniem umowami oraz dedykowanym systemem CRM. **Cel zarządu:** Lojalność klientów B2B i szybsza obsługa zgłoszeń serwisowych na budowach. **Korzyści:** Mniej nierozwiązanych reklamacji, szybsza reakcja ekip serwisowych i kontrola terminów oraz aneksów umów dystrybucyjnych.
23. 2007–2008 **Dystrybutor alkoholi do branży HoReCa** Opracowanie i wdrożenie procesowego systemu CRM z obsługą programów lojalnościowych. **Cel zarządu:** Lojalność lokali gastronomicznych i powtarzalne wolumeny zamówień. **Korzyści:** Automatyczne naliczanie nagród i rabatów, program zachęcający lokale do współpracy na wyłączność i bieżący wgląd w efektywność przedstawicieli handlowych.
24. 2004–2008 **Producent materiałów budowlanych** Realizacja projektu wsparcia pracy działu windykacji: analiza procesów i wdrożenie odpowiednich rozwiązań informatycznych. **Cel zarządu:** Ochrona płynności finansowej i krótszy czas spływu należności (DSO). **Korzyści:** Automatyczne monity i ścieżki windykacji, systemowe wychwytywanie przeterminowanych płatności i mniej odpisów na złe długi.
25. 2005–2007 **Międzynarodowy producent słodyczy** Analiza i opracowanie projektu systemów zarządzania cyklem życia pomysłów i obserwacji, systemu zarządzania projektami oraz systemu zgłaszania i nadzorowania rozwiązywania problemów na produkcji. **Cel zarządu:** Wyższa efektywność linii produkcyjnych i zaangażowanie pracowników w ciągłe doskonalenie. **Korzyści:** Szybsze usuwanie przestojów technicznych i sprawne wdrażanie pomysłów racjonalizatorskich przynoszących oszczędności.
26. 2005–2007 **Ogólnopolski producent alkoholu** Analiza i wdrożenie systemu zarządzania uprawnieniami w integracji z SAP. **Cel zarządu:** Bezpieczeństwo danych finansowych i produkcyjnych oraz rozdzielenie obowiązków (SoD). **Korzyści:** Mniejsze ryzyko nadużyć wewnętrznych, przejrzyste role w SAP i szybsze nadawanie oraz odbieranie dostępów.

## Porozmawiajmy o decyzji, która przed Wami stoi. *Pierwsza rozmowa 30 minut, bez kosztów.*

[Napisz: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Rozmowa%20o%20inwentaryzacji%20IT) [Zadzwoń: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- Odpowiadam w 2 dni robocze
- Pierwsza rozmowa 30 minut, bez kosztów
- Nie musisz nic przygotowywać