# Радник з цифровізації та цифрової трансформації | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/uk
Język: uk
Opis: Раджу правлінням: від потреб і вимог через розмови з постачальниками до зміни способу роботи. Починаємо з інвентаризації ІТ. Для самоврядування, комунальних компаній і бізнесу.

---

# Цифрові зміни в організації. *З радником, який перекладає між керівництвом, ІТ і постачальниками.*

Krogis — це незалежне консультування з цифровізації Войцеха Крочака: я раджу керівництву установ, комунальних підприємств і компаній щодо цифрової трансформації, від інвентаризації поточного стану, через визначення очікуваних результатів, дорожню карту змін і проєктів, оцінку готовності до змін, мінімізацію ризиків, планування стандартів, стратегію цифровізації та стратегію адаптації користувачів до підтримки в розмовах про потенційні рішення та впровадження. Керівництво відповідає за цифровізацію та пов’язане з нею управління змінами. Я перекладаю стратегію й потреби на вимоги та організаційні процедури, допомагаю вести розмови з постачальниками й підтримую організацію на шляху змін. Як правило, починаємо з інвентаризації ІТ-систем та організації як такої: **2–6 тижнів**, нижче порогу публічних закупівель.

[Дізнатися вартість](https://krogis.pl/uk#kontakt) [Подивіться, як я працюю](https://krogis.pl/uk#jak-pracuje)

- Відповідаю протягом 2 робочих днів
- Перша розмова — 30 хвилин, безкоштовно
- Незалежно від постачальників

- [*Публічний сектор – місцеве самоврядування* система класу EZD (електронний документообіг), інтеграція галузевих систем, KSC, захист бюджету перед радою](https://krogis.pl/uk#dla-jst)
- [*Комунальні підприємства* KSeF, e-Doręczenia, ERP, документообіг, електронний архів, електронні закупівельні процедури, електронні особові справи працівників, електронний підпис](https://krogis.pl/uk#dla-spolek)
- [*Бізнес* впровадження ІТ-систем, зустрічі з постачальниками, електронне обслуговування засідань правління, інтеграція систем, оптимізація процесів, агентний ШІ](https://krogis.pl/uk#dla-przemyslu)

## Що Ви з цього маєте.

### Спокій

Ви знаєте, що маєте, що робити і в якій послідовності. Хтось на Вашому боці стежить за цілим, а рішення можна обґрунтувати перед Радою, керівництвом і контролем.

### Кращі результати

Цифровізація служить цілям організації, а люди приймають новий спосіб роботи, тому інвестиція окупається в щоденній роботі, а не лише в презентації.

### Менше мілин і помилок

Ви оминаєте невідповідні технології та постачальників, а також пастку vendor lock-in (залежності від одного постачальника). Вимоги, записані до закупівлі, — це менше виправлень після запуску.

**Вартість помилки.** Радник зазвичай коштує менше, ніж одна невдало обрана технологія, один невідповідний постачальник чи одна пастка в договорі. [Подивіться, як я веду цифрову трансформацію](https://krogis.pl/uk/transformacja-cyfrowa).

## Кого бракує за столом, коли з’являється виконавець.

Постачальник приходить із пропозицією, інтегратор — із шаблоном, ІТ-відділ — із щоденною підтримкою систем. У більшості організацій ні в кого немає в обов’язках чотирьох речей.

1. **Перекладача потреб** Організація знає, як працює, але описує це мовою щоденної роботи: «так ми робимо роками». Постачальнику потрібні вимоги: сценарії, правила й критерії приймання. Хтось має витягнути їх із Вас і записати, інакше до системи потрапить лише те, що вміщається в шаблон.
2. **Постійної розмови з виконавцем** Записані вимоги треба перевіряти по ходу, а не наприкінці: зручність роботи, перебіг процесів, інтеграції, швидкість дії та обсяги даних. Без цього організація дізнається про проблеми під час приймання або після запуску, коли виправлення коштують найдорожче.
3. **Точки відліку** Сьогоднішній спосіб роботи відомий і пристосований до людей, попри свої вади. Без вимірювання, як є сьогодні (кількість кроків, тривалість операцій, обсяги), важко встановити, чи після зміни стало краще.
4. **Стратегічного захисту безперервності** Замовники зазвичай про це не питають, а постачальники самі не повідомляють, тому це виявляється лише після впровадження: залежність від одного виробника (vendor lock-in), час відповіді та швидкість дії, сукупна вартість володіння, можливість змінити постачальника та досвід користувача (UX). Хтось має запитати про це до старту.

Перевірте самі. Чи можете Ви описати постачальнику, що в новій системі має працювати так само добре, як сьогодні, у спосіб, який можна перевірити? Хто на Вашому боці скаже «це не те, що нам потрібно» і обґрунтує це мовою вимог? Хто перевірить, що система впорається з Вашим обсягом даних, раніше ніж це зроблять користувачі? Хто запитає постачальника про час відповіді, сукупну вартість володіння та можливість змінити постачальника, перш ніж Ви підпишете договір? Якщо відповідь «не знаємо», то це саме ця роль. Починаємо з інвентаризації, бо вона дає точку відліку, а потім переходимо до вимог і нагляду за їх виконанням.

[Подивіться, як я працюю](https://krogis.pl/uk/uslugi) [Поговорімо](https://krogis.pl/uk#kontakt)

## Понад 20 років я перекладав цілі зацікавлених сторін мовою реалізації проєктів.

Два десятиліття я працював на боці постачальника й відповідав за те, щоб зрозуміти, чого бізнес насправді потребує, — навіть тоді, коли він сам не міг цього чітко сформулювати. Сьогодні ту саму компетенцію я пропоную керівництву організацій, стоячи по інший бік столу: на боці замовника.

## Керівництво та ІТ іноді бачать ті самі речі під різними кутами. Я перекладаю між ними, щоб дії обох сторін служили спільним цілям організації.

Ідеться про інвентаризацію, закупівлі та переклад ризиків мовою рішень, а не про безпеку як таку. ІТ-відділ зазвичай має ці знання; я допомагаю перетворити їх на рішення керівництва — і навпаки.

[Домовитися про розмову](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=%D0%A0%D0%BE%D0%B7%D0%BC%D0%BE%D0%B2%D0%B0%20%D0%BF%D1%80%D0%BE%20%D0%BF%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%96%D0%B9%D0%BD%D1%83%20%D1%81%D0%BF%D1%96%D0%B2%D0%BF%D1%80%D0%B0%D1%86%D1%8E) [Попросити зв’язатися зі мною](https://krogis.pl/uk#kontakt)

Розріз · поточний стан

Та сама будівля, вигляд згори · порт відправлення

## П’ять рівнів відповідальності. *Починаємо з вузького обсягу й розширюємо його в міру зростання довіри.*

Така сама послідовність спрацювала під час цифровізації органів місцевого самоврядування та комунальних підприємств: вузький, конкретний обсяг на старті, який поширюється на наступні процеси в міру зростання довіри.

01

### Інвентаризація ІТ-систем і процесів

2–6 тижнів · відправна точка

Реєстр застосунків із зазначенням власника, договору, ліцензії, вартості та дати завершення підтримки. Карта процесів, які підтримуються й не підтримуються системами, карта інтеграцій і ручного перенесення даних. Реєстр ризиків: єдині точки відмови, залежність від постачальника, прогалини щодо KRI (польських вимог до інтероперабельності), NIS 2, e-Doręczenia (державної системи електронного вручення) та KSeF (національної системи електронних рахунків-фактур). Одна сторінка для керівництва.

[Повний обсяг послуги](https://krogis.pl/uk/inwentaryzacja)

#### KSC / NIS 2 (обов’язки та санкції для організації і керівництва)

**З інвентаризації:** реєстр систем і реєстр ризиків — відправна точка для управління ризиками, якого вимагає польський закон про національну систему кібербезпеки (KSC). Неможливо захистити те, чого немає в переліку.

#### Перевірки RIO і NIK, аудит (у будь-який момент)

**З інвентаризації:** задокументована категоризація A/B/C/D та обґрунтування кожного закупівельного рішення, готові для пред’явлення органам контролю.

02

### Стратегія цифровізації та цільова архітектура

Термін — після першої розмови

Шари реєстрів, процесів та інтеграцій. Стандарти, які ухвалює організація: організаційна структура для моделі прав доступу, стандарти інтерфейсу користувача, роль груп даних в архітектурі, стандарти моделювання процесів, трирічна дорожня карта для досягнення узгоджених цілей, настанови для ІТ-закупівель (наприклад, задокументований API), а також структурований перелік статей бюджету для оцінювання, що охоплює інвестиції та експлуатацію (сукупну вартість володіння) з урахуванням чинних регуляцій (KSC, NIS 2, EZD).

#### Бюджет на наступний рік (проєкт готується восени)

**Інвентаризація** показує, що ми маємо, чого бракує і що потрібно виправити, а також сукупну вартість володіння: одноразові інвестиції та неминучі витрати на експлуатацію. Саме такого плану видатків очікують рада і скарбник, щоб планувати майбутні бюджети.

#### KSeF, EZD, workflow, фінансово-бухгалтерська система, електронна особова справа працівника (це вимагає інтегрованого процесу)

**З інвентаризації:** матриця інтеграцій із фінансово-бухгалтерською системою та перелік систем, які мають обмінюватися з нею даними.

03

### Управління змінами

Термін — після першої розмови

Зміна має відповідати культурі організації та темпові людей, які через неї пройдуть. Я вивчаю організаційну культуру, специфіку користувачів і системи, на яких вони працюють сьогодні, а на цій підставі готую стратегію адаптації: хто, в якому темпі, з якою підтримкою і в якій послідовності переходить на новий спосіб роботи.

Для відділу, що обслуговує мешканців, це виглядає інакше, ніж для бухгалтерії чи технічного відділу. План комунікації, навчання й показники я підбираю під кожну з цих груп, а не під одного, середнього користувача. Те саме стосується інструментів ШІ: їх прийняття залежить від довіри людей і від ясності, хто за що відповідає.

[Управління змінами на практиці](https://krogis.pl/uk/transformacja-cyfrowa)

#### Темп, до якого організація не готова (опір і перевантаження людей)

**З розпізнавання:** карта груп користувачів, їхніх наявних систем і звичок, з поділом на тих, хто перейде швидко, і тих, кому потрібно більше часу й підтримки. Одного навчання для всіх рідко достатньо.

04

### Специфікація вимог для закупівельної процедури

Термін — після першої розмови

Інтерв’ю, карти процесів, модель даних, поля, подання, сповіщення, інтеграції та тестові сценарії, зафіксовані до оголошення процедури. Крім того, підготовка до розмов із постачальниками: запитання, які варто поставити, закупівельна матриця та участь у зустрічах як представник замовника. Але насамперед — відповідь на запитання про критерій успіху впровадження: навіщо ми це робимо і яких результатів очікуємо.

#### Система класу EZD (анонсований обов’язок, термін перенесено щонайменше на 2029 р.)

**З інвентаризації:** карта документообігу та інтеграцій, вимоги до міграції, положення для договору. Без цього міграція просто переносить помилки старого документообігу в нову систему. А також розподіл наявних і можливих функцій між системами — наприклад, яка система має здійснювати масове надсилання кореспонденції через e-Doręczenia.

05

### Радник з цифровізації

Постійна співпраця

Щомісячна зустріч із секретарем (керівником апарату) або головою правління та керівником ІТ, щомісячний звіт про операційну діяльність і ризики, щоквартальний комітет із цифровізації, щоквартальний огляд ризиків і критичних договорів, обов’язковий висновок перед кожною значною закупівлею.

Сфера: управління ІТ та ухвалення рішень, актуальний реєстр систем, аналіз і оптимізація процесів, закупівлі та ризик залежності від постачальника, переклад і оцінка ризиків між керівництвом та ІТ-відділом, портфель проєктів.

Перші 90 днів нової співпраці: первинна діагностика й термінові «червоні прапорці», запуск реєстрів і перегляд договорів, звіт для керівництва з дорожньою картою на 12–24 місяці.

### Кожен із цих обов’язків починається з того самого запитання: що ми насправді маємо?

Інвентаризація — це не окремий проєкт поряд із вибором системи класу EZD, KSeF чи KSC. Це перший крок кожного з них, виконаний один раз, а не чотири рази частинами.

### За будь-якого обсягу шлях однаковий: від інформаційного хаосу до одного рішення, яке можна обґрунтувати й захистити.

1. **Діагностика** Інтерв’ю, огляд документів і систем, перше уявлення про ситуацію без упереджень.
2. **Спільна картина** Одна узгоджена карта процесів, витрат, ризиків і залежностей — зрозуміла і керівництву, і ІТ.
3. **Варіанти рішень** Реальні варіанти з наслідками, вартістю та ризиком кожного, без надання переваги будь-якому постачальнику.
4. **Нагляд за реалізацією** Присутність на боці замовника під час вибору, впровадження та приймання — а не лише на етапі концепції.
5. **Оцінка результату** Перевірка, чи дало рішення очікуваний результат, — і підготовка до наступного етапу.

## Через 2–6 тижнів керівництво отримує чотири пакети документів, *а не звіт, що ляже в шухляду.*

Підготовлені з нуля для Вашої організації, у редагованому форматі, з безстроковою ліцензією. Загалом 16 документів та інструментів, що становлять фундамент цифрової трансформації та реалізації довгострокової ІТ-стратегії, — серед них презентація й сесія для керівництва, включені у вартість.

**Фундамент · інвентаризація** 2–6 тижнів · нижче порогу публічних закупівель · 16 документів та інструментів

### Знання про поточний стан (4 документи)

Одна сторінка для керівництва, звіт з інвентаризації, який можна представити керівництву, Регіональній рахунковій палаті (RIO) і Верховній палаті контролю (NIK), таблиця з 35 атрибутами для кожної системи та матриця інтеграцій із центральними державними системами. Знання поточного стану «AS IS» необхідне, щоб визначити цільовий стан «TO BE».

### Стратегія та стандарти на майбутнє (4 документи)

Стратегія цифровізації на 10 років, каталог технічних стандартів, 20 типових договірних положень для тендерної документації (SWZ) і політика відповідального використання ШІ.

### Управлінські інструменти для наступних проєктів (5 інструментів)

Картка цифрової ініціативи, картка архітектурної оцінки, методика інвентаризації, яку можна повторювати власними силами, реєстр 20 ризиків із тепловою картою та план управління змінами.

### Комунікація та рішення керівництва (3 позиції)

Архітектурні діаграми, глосарій приблизно зі 150 термінів і скорочень, а також презентація на 12–15 слайдів із 60–90-хвилинною сесією для керівництва, включеною у вартість. У презентації — виявлені ризики та способи їх зниження, зокрема особисті ризики членів керівництва.

[Повний перелік 16 документів та інструментів](https://krogis.pl/uk/inwentaryzacja#co-dostaniecie)

Публічний сектор – місцеве самоврядування

## Система класу EZD: анонсований обов’язок, термін перенесено щонайменше на 2029 р. Перш ніж обрати шлях, перевірте, що Ви вже маєте.

Секретарю і скарбнику не потрібно знати ІТ-архітектуру. Їм потрібні реєстр систем і договорів, ризики KSC/NIS 2 та одна сторінка, яку можна покласти на стіл виконавчому органу й раді.

- **Допомога у виборі системи класу EZD** Карта документообігу та інтеграцій — ще до ухвалення рішення про шлях міграції.
- **Підтримка під час реалізації проєкту EZD** Розмови з постачальниками, обговорення інтеграцій і допомога в організації навчання.
- **Договори з інтеграцією з CRU JSFP — центральним реєстром договорів публічного сектору** EZD крізь призму інших проєктів: підготовка та укладання договорів разом з інтеграцією з CRU JSFP.
- **Рахунки-фактури з KSeF та їх обіг** Отримання рахунків-фактур із KSeF, погодження по суті, формальна та бухгалтерська перевірка й передавання рахунків-фактур до фінансово-бухгалтерської системи.
- **Планування наступних проєктів** Набір персоналу та конкурсні відбори, громадські консультації, електронне обслуговування засідань виконавчого органу, планування, погодження й звітування про відрядження.
- **KSC / NIS 2** Реєстр систем і ризиків — відправна точка для управління ризиками, якого вимагає закон.
- **Бюджет, який можна захистити перед радою** Розподіл ІТ-видатків на регуляторні зобов’язання та інвестиції — з урахуванням ціни бездіяльності.

[Сторінка для публічного сектору](https://krogis.pl/uk/jst)

Комунальні підприємства

## Документообіг (KSeF), e-Doręczenia, цифрові підписи, електронний архів закупівельних процедур, заміна ERP. Усе це варто об’єднати в одну узгоджену стратегію.

Голова правління теплопостачального підприємства, водоканалу чи підприємства міського транспорту отримує одну рекомендацію від власного підрозділу. Друга, незалежна думка перед підписанням: що справді інтегрується з фінансово-бухгалтерською системою і скільки це насправді коштуватиме за п’ять років.

- **KSeF та обіг рахунків-фактур** Матриця інтеграцій із фінансово-бухгалтерською системою замість чергового ізольованого застосунку.
- **Інтеграція з фінансово-бухгалтерською системою та ERP** Вимога інтеграції, закладена в специфікацію з першого дня, а не додана додатковою угодою після підписання.
- **Електронні особові справи працівників і наступні модулі** Категорії A/B/C/D і черговість впроваджень, щоб кожен модуль вбудовувався в те, що вже є.
- **Управління кореспонденцією (EZD)** Обіг кореспонденції в системі класу EZD.
- **Електронний підпис** Добір відповідних типів електронного підпису для різних сценаріїв, щоб відмовитися від паперових документів.
- **Інтеграція з e-Doręczenia** Надсилання й отримання листів через e-Doręczenia без повторного введення даних між системами.
- **Багатоканальна кореспонденція** Створення та підтримка багатоканального приймання кореспонденції і її масового надсилання.

[Сторінка для комунальних підприємств](https://krogis.pl/uk/spolki-uzytecznosci-publicznej)

Бізнес

## У Вас є проєкт, який потрібно реалізувати, а Ваша ІТ-команда повністю зайнята підтримкою систем. Знадобиться хтось на Вашому боці.

Вибір і впровадження нової ERP, обробка рекламацій, процесна CRM, обіг документів витрат відповідно до вимог KSeF, управління договорами, онбординг і офбординг працівників: разом із правлінням я формулюю вимоги, спілкуюся з Вашою ІТ-командою та постачальниками, порівнюю пропозиції (у дочірніх компаніях — відповідно до закупівельних правил головного офісу), наглядаю за реалізацією проєкту та супутніми організаційними змінами. Концепцію Ви отримуєте після однієї розмови, приблизно за 2 дні.

- **15 хвилин розмови, концепція за 2 дні** Збирання детальних вимог і написання специфікації буває виснажливим, а люди не завжди бачать, куди це веде. Перш ніж усе почнеться, потрібен візуальний ескіз того, що має на увазі правління, — щоб оцінити напрям ще до того, як хтось напише першу сторінку документації.
- **Пропозиції, порівняні за правилами головного офісу** Матриця критеріїв: що важливо, що менш важливо, хто що пропонує, як відповів кожен постачальник, моя рекомендація. Рішення ухвалюєте Ви; адміністративну роботу, на яку в ІТ немає часу, а в правління — окремої штатної одиниці, я беру на себе в межах вартості самого проєкту.
- **Представництво правління під час впровадження** Правління повертається до теми лише тоді, коли справді потрібно ухвалити рішення.
- **Великий проєкт головного офісу концерну, наприклад спільна ERP** Зустрічі з постачальниками, обговорення інтеграцій і стислі підсумки для правління та ІТ для комунікації з головним офісом, — щоб правління поверталося до теми лише тоді, коли потрібне реальне рішення.

[Сторінка для бізнесу](https://krogis.pl/uk/biznes)

## Співпраця тривалістю від 8 до 18 років — крізь послідовні хвилі регуляторних змін.

KSeF, e-Doręczenia, електронний архів, NIS 2, платформи застосунків, стандарти моделювання процесів, кадрові та рекрутингові процеси, фінансові процеси, процеси обслуговування клієнтів, побудова комплексних прикладних систем, інтегрованих із системами класу ERP, e-commerce, B2B-маркетплейси. Ті самі проблеми в чотирьох дуже різних середовищах: органу місцевого самоврядування, комунального підприємства, порту та промислової корпорації. Такі різні ракурси сформували величезний багаж консультаційного досвіду.

1. 2008–2026 **Органи місцевого самоврядування** 18 років роботи з органами місцевого самоврядування над стратегією та архітектурою єдиної платформи обміну інформацією, яка робить можливим справжню електронну установу. Спроєктовано та впроваджено понад 40 модулів, зокрема: EZD, електронний архів, електронне обслуговування виконавчого органу, електронне обслуговування ради, електронні конкурсні відбори, електронний рекрутинг, громадські консультації, електронні відрядження, електронне навчання, обслуговування депутатів ради, 12 публічних реєстрів і два вебпортали.
2. 2019–2026 **Комунальні підприємства: теплопостачання, водоканали, міський транспорт** Розроблення, впровадження та запуск платформи для спільної роботи й управління бізнес-процесами, що охоплює, зокрема, електронний архів закупівельних процедур, електронний обіг документів витрат, електронні особові справи працівників, управління кореспонденцією та юридичний супровід.
3. 2017–2026 **Промислова дочірня компанія іноземного концерну** Розроблення концепції та впровадження комплексного рішення класу procure-to-pay для міжнародної промислової корпорації, що працює в Польщі. Роль лідера управління змінами у взаємодії з правлінням, фінансовим директором (CFO) і головною бухгалтеркою. Дев’ятий рік розвитку системи класу BPM (business process management — управління бізнес-процесами). Подальші розширення охопили такі процеси, як рекламації, договори й додаткові угоди, видача зразків, складські розбіжності, управління якістю, довіреності, запити на погодження змін, управління кореспонденцією з інтеграцією з e-Doręczenia, а також обробка платежів і пакетів банківських платежів з інтеграцією з банківською системою.
4. 2018–2026 **Контейнерний термінал** CRM-система для відділу обслуговування клієнтів і відділу продажів на процесній платформі: контакти, запити з вебсайту, розрахунок і підготовка комерційних пропозицій, рекламації — використовується донині. Визначення цілей, аналіз вимог і розроблення концепції системи управління відносинами із зацікавленими сторонами.
5. 2006–2013 **Польський холдинг виробничих компаній** Розроблення концепції та цілей і впровадження платформи спільної роботи для 800 користувачів. Формулювання вимог і цілей, бізнес- та процесний аналіз, а також впровадження процесної CRM-системи, що об’єднує дані всіх компаній групи.

І багато інших, зокрема науково-дослідні інститути, кредитні спілки, міські адміністрації, електромонтажні підприємства, енергетичні компанії, девелопери житлової нерухомості та загальнонаціональна радіостанція.

Хочете дізнатися більше про мій досвід? [Повне резюме на сторінці «Про мене»](https://krogis.pl/uk/o-mnie#doswiadczenie)

**Wojciech Kroczak** Радник з управління змінами та цифровізації, Krogis

## На боці замовника. *Мовою керівництва, а не технологічним жаргоном.*

[wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl) [+48 516 401 658](tel:+48516401658)[LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/wojciech-kroczak/)

- **Підтримка керівництва в ухваленні рішень** Я розумію цілі та побоювання, з якими стикається керівництво, і супроводжую його в темі цифровізації так, щоб воно могло предметно розмовляти з власною ІТ-командою, а не лише приймати готові рекомендації.
- **Представник замовника у взаємодії з постачальниками** Готую запитання до постачальників, закупівельну матрицю для порівняння пропозицій і критерії інтероперабельності для усвідомленого рішення — і для аудиту, який відбудеться згодом.
- **Прототипування задуму: 15 хвилин, концепція за ~2 дні** Керівництво може описати проблему за чверть години, але не має часу фіксувати вимоги. Я маю — і повертаюся з концепцією або прототипом ще до того, як проєкт встигне згенерувати перші витрати.
- **Представник керівництва в команді впровадження** Коли проєкт стартує, я стежу на поточних зустрічах за його відповідністю початковому задуму, — керівництво повертається до теми лише тоді, коли справді потрібно ухвалити рішення.
- **Планування ШІ в організації** ШІ не питає дозволу — він перевертає звичні нам бізнес-моделі догори дриґом. Сьогодні кожна компанія стає технологічною, незалежно від галузі. Продажі, маркетинг, операційна діяльність, обслуговування клієнтів, рутинна робота за комп’ютером: за кілька років левову частку цих завдань виконуватиме штучний інтелект. Адаптація до цієї зміни — це вже не амбіція і не тренд. Це єдиний спосіб залишитися в грі.

## Чотири принципи, на яких ґрунтується кожна співпраця.

Викладені прямо, бо саме про це запитують секретарі, голови правлінь і керівники ІТ, перш ніж погодитися допустити когось ззовні до своїх систем.

1. **Незалежність від постачальників** Я не продаю систем, ліцензій чи впроваджень і не беру комісійних від жодного постачальника. Моя рекомендація цілком може звучати як «не купуйте» або «залишайтеся з тим, що маєте».
2. **Конфіденційність** Угода про конфіденційність — ще до першого документа. Інформація про Ваші системи, договори й витрати не потрапляє до інших клієнтів чи до описів кейсів без Вашої згоди.
3. **Право власності на результати** Реєстри, карти, стандарти й договірні положення належать Вам — у редагованому форматі та безстроково. Ви можете й надалі вести їх самостійно або з іншим радником.
4. **Персональні дані** Інвентаризація стосується систем, договорів і процесів, а не даних мешканців чи клієнтів. До баз даних я не заглядаю; якщо доступ неминучий — лише на Вашому обладнанні та на підставі формального уповноваження.

## Перш ніж написати: відповіді на найпоширеніші запитання.

### Скільки коштує інвентаризація ІТ-систем для установи чи компанії?

Залежно від кількості систем і підрозділів вартість 2–6 тижнів роботи залишається нижче порогу публічних закупівель, а на виході Ви отримуєте повний комплект стратегічних документів. Оскільки це нижче порогу, замовлення не потребує процедури відповідно до польського Закону про публічні закупівлі. Точну вартість я визначаю після короткої розмови про масштаб Вашої організації.

### У нас є термін впровадження. Чи не затримає його інвентаризація?

Ні. Вона триває 2–6 тижнів і завершується вимогами, договірними положеннями та матрицею інтеграцій — тобто тим, що все одно потрібно підготувати перед закупівельною процедурою. Зазвичай вона навіть скорочує підготовку процедури, бо замінює збирання пропозицій від постачальників як відправну точку.

### У нас є власний ІТ-відділ. Навіщо нам зовнішній радник?

ІТ-відділ оцінює рішення з технічного погляду. Керівництву потрібен хтось, хто оцінить їх з його перспективи — ризики, сукупна вартість, відповідність регуляторним вимогам, інтереси організації в переговорах із постачальником, — незалежно від рекомендації ІТ, а не замість неї. Це друга, незалежна думка, а не конкуренція для власної команди.

### Чим радник з цифровізації відрізняється від fractional CIO?

Це та сама роль, яку в міжнародній практиці називають «fractional CIO» (CIO на неповний час), — у Польщі вона просто має польську назву. Різниця — у межах: Krogis не перебирає на себе ІТ-відділ чи його бюджет і не керує технічними фахівцями. Він представляє керівництво — перекладає його наміри мовою вимог, а ІТ-відділу допомагає сформулювати свої потреби мовою, яку керівництво зрозуміє й прийме. Це консультаційна, перекладацька та представницька роль, а не управлінська щодо технічної команди.

### Як підготувати організацію до впровадження нової ІТ-системи?

Почніть із того, що вже маєте: які системи, дані, інтеграції та договори нова система має замінити або з чим має взаємодіяти. Призначте на боці організації особу, яка ухвалює рішення щодо процесів, і домовтеся, за якими ознаками Ви зрозумієте, що впровадження вдалося. Опишіть вимоги мовою процесів і лише потім розмовляйте з постачальниками. Інвентаризація дає цю відправну точку за 2–6 тижнів.

### Коли систему варто замінити, а коли — модернізувати?

Систему, яка добре підтримує процес і має забезпечену підтримку виробника, зазвичай варто розвивати. Система без підтримки, з ручним перенесенням даних і дедалі вищими витратами на експлуатацію — кандидат на заміну. Порівнюйте сукупну вартість на горизонті кількох років, а не лише ціну нової ліцензії, і порахуйте, скільки інтеграцій і даних доведеться перенести. Категоризація систем за підсумками інвентаризації впорядковує це рішення для всієї організації одразу.

### Чим відрізняється впровадження системи від зміни організації?

Впровадження закінчується прийманням: система працює. Зміна закінчується тоді, коли люди щодня працюють по-новому. Перше замовляють у постачальника, друге вимагає розпізнавання культури й користувачів та плану адаптації. Докладніше: [управління змінами](https://krogis.pl/uk/transformacja-cyfrowa).

### Чи варто впроваджувати ШІ в органі влади чи компанії?

Варто, якщо є конкретна мета, описаний процес і названа особа, відповідальна за рішення. Почніть з упорядкування даних і процесів, з реєстру місць, де ШІ вже використовується, та з правил його використання. ШІ не виправить хаосу, а лише його прискорить. Правові обов’язки залежать від способу використання, тому варто перевірити їх для конкретних застосувань.

## Поговорімо про рішення, *поки його не ухвалив за Вас постачальник.*

[Напишіть: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=%D0%86%D0%BD%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0%D1%80%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D1%96%D1%8F%20%D0%86%D0%A2%20%E2%80%94%20%D0%BF%D0%BE%D0%B3%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%80%D1%96%D0%BC%D0%BE) [Зателефонуйте: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- Відповідаю протягом 2 робочих днів
- Перша розмова — 30 хвилин, безкоштовно
- Нічого не потрібно готувати заздалегідь