# Інвентаризація ІТ-систем: 2–6 тижнів | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/uk/inwentaryzacja
Język: uk
Opis: Інвентаризація ІТ-систем: категорії A/B/C/D, 16 документів та інструментів, 2–6 тижнів до засідання керівництва, нижче порогу публічних закупівель.

---

# Перш ніж витратити великі кошти на впровадження, *з’ясуйте, що у Вас уже є.*

Інвентаризація ІТ-систем — це впорядкований перелік застосунків, договорів, інтеграцій, процесів і ризиків організації, що завершується однією сторінкою для керівництва; вона триває 2–6 тижнів і не сягає порогу публічних закупівель. Інвентаризація ІТ-систем і архітектурних стандартів — найменший і найдешевший крок на всьому шляху цифровізації. І єдиний, що дає установі чи компанії, а не постачальнику, контроль над напрямом розвитку на наступні 10 років.

[Дізнатися вартість](https://krogis.pl/uk/inwentaryzacja#kontakt) [Що Ви отримаєте](https://krogis.pl/uk/inwentaryzacja#co-dostaniecie)

**Аркуш 0** архів установи **Поточний стан** до інвентаризації **Фото** ілюстративне

Одна сторінка для керівництва

**Системи установи: стан і рекомендація** 6 із 14 систем

- ДокументообігКанцеляріярозвиток до 2029C
- Фінанси та бухгалтеріяГоловна бухгалтерканемає API для KSeFB
- Кадри та зарплатаВідділ кадрівактуальнаA
- Обслуговування клієнтівВідділ обслуговуваннянемає інтеграціїB
- Облік майнаТехнічний відділактуальнаA
- Обіг рахунків-фактур у KSeFнемає власникапрогалинаD

**2** зберегти **2** адаптувати **1** замінити **1** прогалина

**Рекомендація:** почати з документообігу; KSeF реалізувати через інтеграцію з фінансово-бухгалтерською системою, а не через купівлю нової.

Приклад однієї сторінки для керівництва. Ілюстративні дані.

## Запитання, на які варто знати відповідь.

Ці запитання я ставлю правлінням, секретарям, старостам і керівникам компаній, перш ніж ухвалять рішення про наступну закупівлю. Якщо на котресь із них відповідь звучить «не знаємо», саме тут я можу допомогти.

1. **Скільки систем ми насправді маємо, хто є їхнім власником і коли закінчується підтримка?**
2. **Які договори закінчуються і що ми тоді робитимемо?**
3. **Де люди переписують дані вручну або працюють у таблицях поряд із системами?**
4. **Які системи залежать одна від одної і що станеться, коли одна з них перестане працювати?**
5. **Чи наступна закупівля впишеться в те, що ми маємо, чи створить ще один острів?**

**Вартість помилки.** Купівля без знання того, що вже є, — це дублювання функцій, відсутні інтеграції та міграція, що повторює помилки старого обігу. Радник зазвичай коштує менше, ніж одна невдало обрана технологія, один невідповідний постачальник чи одна пастка в договорі.

## Що Ви з цього маєте.

### Спокій

Одна сторінка для правління та повний перелік систем, договорів і ризиків: Ви знаєте, що маєте, і можете показати це Раді, контролерам та аудитору.

### Кращі результати

Наступні рішення та бюджет спираються на факти, а не на те, хто зголосився з пропозицією.

### Менше мілин і помилок

Ви бачите залежності від постачальників і кінці підтримки, перш ніж вони перетворяться на збій чи термінову купівлю.

> «Він звертав увагу на потребу впорядкувати відомості про наявні рішення, їхні взаємозв'язки та обмеження, перш ніж установа ухвалить наступні інвестиційні рішення.»

**Krzysztof Pijanowski**, Заступник директора Департаменту цифровізації та інформаційного суспільства, Маршалківське управління Лодзинського воєводства (Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego). [Уся рекомендація](https://krogis.pl/uk/referencje#umwl)

## Комплект, який, замовлений окремо, коштував би в рази дорожче, *входить у вартість інвентаризації.*

Підготовлений з нуля незалежним радником і адаптований до специфіки Вашої організації — а не шаблон, який Вам доведеться заповнювати самостійно. Загалом 16 документів та інструментів, що становлять фундамент цифрової трансформації та реалізації довгострокової ІТ-стратегії.

**Фундамент · повний комплект документів** 4 + 4 + 5 + 3 = 16 документів та інструментів

**Системи установи: стан і рекомендація**

### Знання про поточний стан (4 документи)

### Показати перелік

- Одна сторінка для керівництва: стан систем, категорії A/B/C/D і рекомендація
- Звіт з інвентаризації — для представлення керівництву, RIO, NIK та аудиторам ЄС
- Заповнена інвентаризаційна таблиця (35 атрибутів на систему плюс категорія A/B/C/D)
- Матриця інтеграцій із центральними державними системами (17 позицій, статус, пріоритет, ризики)

**Договірні положення для тендерної документації**

### Стратегія і стандарти на майбутнє (4 документи)

### Показати перелік

- Стратегія цифровізації на 10 років (регуляції, архітектура, ШІ, кібербезпека, виважений підхід до хмари, сукупна вартість)
- Каталог технічних стандартів (API, автентифікація, дані, документи, безпечна розробка, доступність)
- 20 типових договірних положень для тендерної документації (відкриті API, план виходу, депонування вихідного коду, KSC/NIS 2/GDPR/AI Act)
- Політика відповідального використання ШІ, узгоджена з AI Act, з реєстром застосувань ШІ в організації

**Реєстр ризиків: теплова карта**

### Управлінські інструменти для наступних проєктів (5 інструментів)

### Показати перелік

- Шаблон картки цифрової ініціативи (бізнес-обґрунтування)
- Шаблон картки архітектурної оцінки для архітектурного комітету
- Методика інвентаризації — щоб Ваша власна ІТ-служба могла самостійно проводити наступні цикли
- Реєстр ризиків (20 позицій, оцінка «ймовірність × вплив», теплова карта)
- План управління змінами (культура організації, групи користувачів і їхні системи, стратегія адаптації, комунікація, навчання, показники)

**Рекомендація для керівництва**

*14* систем

*3* замінити

*2–6* тижнів до рішення

### Комунікація та рішення керівництва (3 позиції)

### Показати перелік

- Діаграми референтної архітектури
- Глосарій термінів і скорочень (~150 термінів)
- Презентація для керівництва (12–15 слайдів) плюс презентаційна сесія на 60–90 хв, включена у вартість

## Стисло й по суті, *з мінімальним навантаженням на Вашу установу чи компанію.*

1. Етап 1 **Старт** Стартовий воркшоп із керівництвом (староста повіту чи голова правління, секретар, тобто керівник апарату, та ІТ) та інвентаризаційна анкета для структурних підрозділів і постачальників.
2. Етап 2 **Аналіз** Аналіз документації, інтерв’ю з власниками систем (5–10 × 45–60 хв), технічна перевірка разом з ІТ. 1–3 дні зустрічей із власниками процесів на місці, решта — онлайн.
3. Етап 3 **Категоризація** Попередня категоризація A/B/C/D і валідаційний воркшоп із керівниками підрозділів.
4. Етап 4 **Рішення** Звіт і повний комплект документів; підготовка та проведення презентаційної сесії для керівництва (60–90 хв).

### Чому мені можна довіряти

- Жодних комерційних зв’язків із постачальниками галузевих систем і платформ — оцінка A/B/C/D без конфлікту інтересів.
- Угода про конфіденційність до початку робіт або положення про конфіденційність в основному договорі.
- Усі результати в редагованому форматі, з невиключною безстроковою ліцензією для організації, включно з правом на їх зміну.
- Робота без доступу до персональних даних мешканців і клієнтів; якщо доступ потрібен — окремий договір доручення обробки (ст. 28 GDPR).

## Підготовчий етап, що передує будь-якому рішенню про впровадження.

Система класу EZD (електронне діловодство), електронні адміністративні послуги, обіг рахунків-фактур у KSeF (польській національній системі електронних рахунків-фактур), нова платформа для бізнес-процесів — кожне з цих рішень коштує великих грошей і на роки прив’язує організацію до постачальника. Інвентаризація дає об’єктивне знання про те, що у Вас насправді є, у якому воно стані і чого бракує, ще до ухвалення рішення — щоб напрям визначали Ви, а не комерційна пропозиція постачальника.

## Три напрями роботи, *один комплект документів.*

- **Інвентаризація систем і галузевих застосунків.** Усі галузеві системи (фінансово-бухгалтерська, кадри й зарплата, EZD/EOD, податки, геодезія, освіта, соціальна допомога, білінг), процесні системи (обіг рахунків-фактур і договорів, публічні закупівлі, конкурсні відбори), а також інфраструктура та безпека. Для кожної: постачальник, ліцензія, вартість, хостинг, сервісний договір, відкритість API, відповідність GDPR/KSC/WCAG, готовність до ШІ, ризики — плюс карта інтеграцій із центральними державними системами та карта залежностей між системами. Також з’ясовуємо, де в організації вже використовується ШІ, зокрема в інструментах, про які керівництво не знає: для яких завдань, з якими даними і хто за це відповідає.
- **Категоризація систем за методикою A/B/C/D.** Кожну систему відносять до однієї з чотирьох категорій за п’ятьма зваженими критеріями оцінки — див. розділ «Категоризація» нижче. Заповнена матриця категорій стає дорожньою картою дій щодо кожної системи.
- **Архітектурні стандарти та стратегічна документація.** Повний комплект документів, які безпосередньо переходять у кожну наступну ІТ-закупівлю, — стратегія, технічні стандарти, договірні положення, управлінські інструменти. Так організація знижує ризики і забезпечує, щоб майбутні інвестиції відповідали ухваленим стандартам і настановам щодо архітектури та безпеки.

## До і після: хто визначає вимоги.

| Без інвентаризації | Після інвентаризації |
| --- | --- |
| Тендерну документацію пишуть на основі пропозицій постачальників. Нерідко саме ці пропозиції й визначають вимоги. | Тендерну документацію пишуть на основі реальних потреб — вимоги визначає замовник, постачальник їх виконує |
| Положення про відкритість і план виходу залишаються на рівні «може, допишемо згодом» | 20 типових архітектурних положень, обов’язкових у кожному ІТ-договорі |
| Системи з функціями, що дублюються, — організація платить двічі | Точно відомо, що є в організації і де прогалини, — купуються лише ті можливості, яких бракує |
| Додаткові угоди за інтеграції, пропущені в тендерній документації, — коштом замовника | Каталог обов’язкових інтеграцій із центральними системами в тендерній документації з першого дня |
| Ризик невідповідності KSC/NIS 2/GDPR/AI Act виявляється лише під час аудиту | Вимоги щодо регуляторної відповідності прописані в тендерній документації, і їх виконання вимагають від постачальника |
| Залежність від постачальника — через роки його неможливо змінити без утрати даних | Положення про експорт даних, план виходу, депонування вихідного коду — замовник повністю зберігає контроль |
| Немає обґрунтування закупівельного рішення, коли його вимагають органи контролю | Задокументована категоризація A/B/C/D та обґрунтування рішення |
| Заявки на фінансування ЄС без надійної аналітичної бази | Вихідні матеріали для заявок на кошти ЄС, KPO та національних програм |

**Ціна хибного рішення:** система класу EZD для повіту, платформа для бізнес-процесів чи комплексна платформа електронних адміністративних послуг — це одна з найбільших ІТ-закупівель на роки вперед, а багаторічне обслуговування зазвичай обходиться у 2–3 рази дорожче за саму покупку. Інвентаризація коштує кілька відсотків від типової окремої закупівлі — це найдешевший спосіб застрахувати якість закупівельного рішення.

## Що Ви здобуваєте. *Документи — це доказ, а не мета.*

- **Контроль над напрямом** Саме Ви, а не постачальник, знаєте, що маєте, у якому воно стані і чого бракує.
- **Менше витрачених коштів** Стають видимими системи, що дублюються, договори й ліцензії, строк яких спливає, та реальна вартість обслуговування.
- **Спокій під час перевірки** Задокументована належна сумлінність: у Вас на папері є те, що Ви знали, які були варіанти і чому Ви обрали саме цей.
- **Швидший старт наступних проєктів** Вимоги, матриця інтеграцій і договірні положення готові ще до закупівлі.

## Кожна система отримує чітку категорію та рекомендацію щодо дій.

Наведіть курсор на рядок або виберіть його клавішею Tab, щоб побачити приклад.

| Кат. | Визначення | Типова дія |
| --- | --- | --- |
| A | Системи, що відповідають цільовій архітектурі, висока зрілістьПриклад: кадрово-зарплатна система з чинним сервісним договором і відкритим API. | Підтримка та контрольований розвиток |
| B | Правильний напрям, потрібні доопрацюванняПриклад: фінансово-бухгалтерська система без інтеграції з KSeF. | План модифікацій, переговори з постачальником |
| C | Система несе ризик — застаріла технологія, завершення підтримки, залежність від постачальника, відсутність інтеграціїПриклад: система документообігу, виробник якої наступного року припиняє підтримку. | План виведення з експлуатації та заміни |
| D | Можливість, якої бракує в портфелі й яка знадобиться в горизонті 1–10 роківПриклад: обіг рахунків-фактур за витратами, який сьогодні ведеться через електронну пошту й таблицю. | Пріоритизація впроваджень, вибір моделі реалізації |

*20%* *25%* *20%* *20%* *15%*

Оцінка ґрунтується на 5 зважених критеріях: функціональність і бізнес-цінність (20%), архітектура та відкритість — API, інтеграції, стандарти, готовність до ШІ (25%), безпека та відповідність — KSC/NIS 2/GDPR/KRI/WCAG (20%), технологія та постачальник — актуальність, підтримка, залежність від постачальника (20%), економіка та сукупна вартість володіння (15%).

## Кошторис і формальності.

Кошторис після розмови

Вартість залежить від кількості систем і структурних підрозділів. Точну ціну я визначаю після 30-хвилинної розмови про масштаб Вашої організації.

Для порівняння: повний комплект стратегічних документів і стандартів, замовлений окремо, коштував би в рази дорожче.

- **Нижче порогу публічних закупівель.** Замовлення можливе без процедури за польським Законом про публічні закупівлі — відповідно до внутрішнього регламенту організації.
- **Договір із передачею всіх результатів.** Усі документи в редагованому форматі, невиключна безстрокова ліцензія, право на зміни.
- **Угода про конфіденційність до початку робіт** і робота без доступу до персональних даних.
- **Матеріали для заявок на фінансування.** Звіт і стратегія становлять аналітичну базу для заявок на кошти ЄС, KPO та національних програм.

## Це не звіт, який ляже в шухляду. *Це відправна точка для кожного наступного проєкту.*

01

### Нова ініціатива, наприклад система класу EZD або обіг рахунків-фактур.

Методика → картка ініціативи → архітектурна оцінка → положення для закупівлі → реєстр ризиків.

02

### Закупівля та переговори з постачальниками.

Каталог стандартів, 20 договірних положень і картка оцінки — Ви знаєте, про що питати, ще до того, як сядете за стіл із постачальником.

03

### Інтеграції.

Матриця інтеграцій із центральними системами як готова відправна точка для кожного наступного інтеграційного проєкту.

04

### Періодична інвентаризація.

Оновлення кожні 12–18 місяців — самостійно силами Вашої ІТ-служби за тією самою методикою або як оновлення інвентаризації, яке проводить радник.

## Запитання, які мені найчастіше ставлять про цю послугу.

### Скільки триває інвентаризація ІТ-систем?

Зазвичай 2–6 тижнів від підписання договору до презентаційної сесії для керівництва — залежно від кількості систем. Лише 1–3 дні припадає на роботу на місці, решта відбувається дистанційно. Координатор з боку організації витрачає загалом близько 10 годин.

### У нас є термін впровадження. Чи не затримає його інвентаризація?

Ні. Її результат — вимоги, договірні положення та матриця інтеграцій, тобто те, що однаково потрібно підготувати перед закупівлею. Зазвичай вона навіть скорочує підготовку закупівлі, бо замінює збирання пропозицій від постачальників як відправну точку.

### Що таке категоризація A/B/C/D?

Це метод оцінювання кожної системи за п’ятьма зваженими критеріями (функціональність, архітектура та відкритість, безпека та відповідність, технологія та постачальник, економіка та сукупна вартість володіння), за підсумками якого система потрапляє до однієї з чотирьох категорій: A (зберегти), B (адаптувати), C (запланувати заміну) або D (можливість, якої бракує і яку треба запланувати).

### Чи охоплює інвентаризація персональні дані мешканців або клієнтів?

Ні — роботу ведуть на рівні систем, договорів і конфігурації, без доступу до персональних даних, що обробляються в цих системах. Якби в конкретному випадку такий доступ був потрібен, для цього знадобився б окремий договір доручення обробки відповідно до ст. 28 GDPR.

### Що відбувається з результатами інвентаризації потім?

Вони стають відправною точкою для подальших кроків: специфікації нового проєкту, підготовки до переговорів із постачальниками, заявок на фінансування, наступного періодичного оновлення, яке Ваша власна ІТ-служба проводить самостійно за тією самою методикою. Це не звіт, який ляже в шухляду.

### Чим це відрізняється від аудиту безпеки чи аудиту відповідності KSC?

Аудит безпеки перевіряє відповідність конкретному стандарту чи нормі і завершується переліком невідповідностей. Інвентаризація дає ширшу, бізнесову картину всього портфеля систем — витрати, ризики, прогалини, напрям розвитку — і одразу перетворюється на робочі документи для наступних рішень, а не лише на перелік того, що треба виправити.

### Чи охоплює інвентаризація договори й ліцензії?

Так. Реєстр застосунків містить для кожної системи власника, договір, ліцензію, вартість і дату завершення підтримки. Завдяки цьому видно, строк яких договорів спливає, де організація залежить від одного постачальника і скільки насправді коштує обслуговування.

## Почнімо з розмови *про обсяг робіт і вартість для Вашої організації.*

[Напишіть: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=%D0%86%D0%A2-%D1%96%D0%BD%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0%D1%80%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D1%96%D1%8F%20%E2%80%94%20%D0%B7%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%82%20%D1%89%D0%BE%D0%B4%D0%BE%20%D0%B2%D0%B0%D1%80%D1%82%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%96) [Зателефонуйте: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- Відповідаю протягом 2 робочих днів
- Перша розмова — 30 хвилин, безкоштовно
- Кошторис — протягом 2 робочих днів після розмови