# ІТ-радник для самоврядування: інвентаризація перед EZD | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/uk/jst
Język: uk
Opis: Анонсований обов’язок щодо системи класу EZD, термін перенесено щонайменше на 2029 р. Реєстр систем і договорів, карта документообігу, одна сторінка для керівництва й ради.

---

# Цифровізація установи — це зміна в роботі людей. *Система — лише інструмент.*

Анонсований обов’язок мати систему класу EZD (термін перенесено щонайменше на 2029 р.), KSeF, KSC, Центральний реєстр договорів: обов’язки надходять з різних боків, а лягають на тих самих людей, ті самі відділи й той самий бюджет. Krogis радить громадам, містам і повітам, як пройти через ці зміни крок за кроком: що установа вже має, в якій послідовності запроваджувати зміни, як підготувати керівників і працівників, як вибрати постачальника і як після впровадження перевірити, що люди справді працюють інакше. Як зовнішній радник, без створення нової посади, в обсязі, що відповідає потребам установи. Для початку — інвентаризація: **2–6 тижнів**, нижче порогу публічних закупівель.

[Домовитися про розмову](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=%D0%A0%D0%BE%D0%B7%D0%BC%D0%BE%D0%B2%D0%B0%20%D0%BF%D1%80%D0%BE%20%D1%86%D0%B8%D1%84%D1%80%D0%BE%D0%B2%D1%96%D0%B7%D0%B0%D1%86%D1%96%D1%8E%20%D0%B2%20%D1%83%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D1%96) [Що Ви отримаєте](https://krogis.pl/uk/jst#co-dostaniecie)

- Відповідаю протягом 2 робочих днів
- Перша розмова — 30 хвилин, безкоштовно
- Без доступу до даних мешканців

**Вид B** зала засідань **Ілюстративне фото** не зображує конкретної установи **аркуш 1** публічний сектор – місцеве самоврядування

**Wojciech Kroczak** Радник з управління змінами та цифровізації. 2008–2026: проєкти в органах місцевого самоврядування.

## Управління змінами в установі. *Типові проєкти і те, що вони змінюють у роботі людей.*

Кожен із цих проєктів закінчується прийманням системи, але результат з’являється лише тоді, коли службовці починають працювати інакше. Ті самі принципи, інші труднощі.

### Система класу EZD та електронний обіг справ

**Що змінюється для людей:** справа більше не ходить на папері. Інакше виглядають розподіл документів, погодження, підпис і архів, а завідувач сектору бачить справи свого сектору в системі.

**Типова складність:** відділи рухаються в різному темпі, а поруч із системою ще довго живе «паралельний папір», бо так безпечніше.

**На що я звертаю увагу:** черговість відділів, підготовка завідувачів секторів насамперед, амбасадори змін у відділах і простий показник: скільки справ справді ведуть у системі.

### KSeF, e-Doręczenia, Центральний реєстр договорів

**Що змінюється для людей:** нові обов’язки змінюють роботу канцелярії, бухгалтерії та тих, хто веде договори, і кожен має свій термін.

**Типова складність:** вони приходять одночасно й лягають на тих самих людей. Кожен окремо можна пройти, але разом вони перевищують те, що люди здатні сприйняти.

**На що я звертаю увагу:** одна карта всіх змін в установі: що, кого стосується і коли, а потім черговість, яку можна обґрунтувати.

### Інтеграція галузевих систем

**Що змінюється для людей:** більше не потрібно переписувати ті самі дані між податками, фінансами, кадрами й документообігом.

**Типова складність:** кожен відділ звик до «своїх» даних і боїться втратити контроль над ними.

**На що я звертаю увагу:** хто відповідає за які дані, хто ухвалює рішення про зміни і як відділи дізнаються, що вони отримають.

### ШІ в установі

**Що змінюється для людей:** інший спосіб підготовки листів, відповідей і аналізів, де людина перевіряє результат і відповідає за нього.

**Типова складність:** побоювання за робоче місце й за відповідальність за помилку, а з іншого боку — тихе користування приватними інструментами.

**На що я звертаю увагу:** правила використання, хто відповідає за рішення, з яких справ почати і як показати, що ШІ має розвантажити людей, а не замінити їх.

**KSC і NIS 2.** Повітові староства та установи самоврядування воєводства є ключовими суб’єктами незалежно від розміру, адміністрація гміни — якщо має понад 50 працівників; підпорядковані установи часто є важливими суб’єктами. Я допомагаю визначити статус усієї групи і стежу за впровадженням з боку керівництва. [KSC з боку правління](https://krogis.pl/uk/uslugi/koordynacja#ksc)

[Що таке управління змінами і чому воно окупається](https://krogis.pl/uk/zarzadzanie-zmiana)

## У чому я допомагаю установі. *Від упорядкування систем до постійної підтримки.*

1. 01 **Інвентаризація ІТ — фундамент стратегії цифровізації Перш ніж планувати нові впровадження, установа має знати, якими системами користується, як вони пов’язані між собою, а також де є ризики й невідповідності. Я впорядковую цю інформацію в цілісну карту, яка дає змогу визначити пріоритети й спланувати подальші дії. Це фундамент для проєктування архітектури та побудови ІТ-стратегії — без нього важко ухвалювати виважені рішення щодо наступних змін. Відправна точка — [інвентаризація ІТ-систем](https://krogis.pl/uk/inwentaryzacja).**
2. 02 **Підтримка секретаря під час впровадження систем Впровадження системи класу** EZD чи будь-якої іншої системи потребує не лише технічних рішень, а й підготовки всієї установи до нового способу роботи. Особливо там, де немає розгалуженої ІТ-структури, я підтримую секретаря в плануванні наступних кроків і підготовці змін у роботі людей, спираючись на 20-річний досвід і перевірені практики впровадження. У розмовах із виконавцями ставлю запитання, які легко пропустити, перевіряю нечіткі запевнення й виявляю прогалини, перш ніж вони стануть дорогою проблемою. Допомагаю скоординувати роботу відділів та ІТ, щоб установа знала, що потрібно вирішити, хто за що відповідає і як безпечно пройти через впровадження.
3. 03 **Постійна підтримка секретаря та керівництва Не кожне рішення щодо ІТ можна передбачити на початку року. Тому в узгодженому обсязі я залишаюся в розпорядженні секретаря та виконавчого органу: допомагаю оцінювати потреби, визначати пріоритети, наглядати за проєктами й вести розмови з виконавцями. Співпрацюю з внутрішнім ІТ-відділом і підтримую керівництво в ухваленні рішень — не підміняючи ІТ-фахівців у їхній щоденній роботі.**

## Запитання, на які варто знати відповідь.

Ці запитання я ставлю секретарям, старостам, війтам і скарбникам, перш ніж ухвалять рішення і гроші почнуть витрачатися. Якщо на котресь із них відповідь звучить «не знаємо», саме тут я можу допомогти.

1. **Як ми пояснимо Раді, на що йдуть гроші на ІТ і чому саме стільки?**
2. **Чи знаємо ми, які цифрові обов’язки вже лежать на нас, а які лише анонсуються, і хто за них відповідає?**
3. **Чи буде вибір системи класу EZD рішенням, яке можна захистити перед контролем?**
4. **Що буде, якщо постачальник підвищить ціну або припинить підтримку?**
5. **Чи приймуть працівники нову систему і хто їм у цьому допоможе?**

**Вартість помилки.** Невдало обрана система класу EZD — це роки роботи в невідповідному обігу документів і дорога міграція за кілька років. Радник зазвичай коштує менше, ніж одна невдало обрана технологія, один невідповідний постачальник чи одна пастка в договорі.

## Що Ви здобуваєте. *Документи — це інструмент, а не мета.*

- **Спокій під час перевірки** Задокументована належна сумлінність: у Вас є письмове підтвердження того, що Ви знали, які були варіанти і чому обрали саме цей. Для Регіональної рахункової палати (RIO), Верховної палати контролю (NIK) і ради.
- **Бюджет, який вистоїть перед радою** Розподіл на обов’язкові витрати й інвестиції, а також ціна бездіяльності, викладені мовою ради.
- **Досвідчений радник у проєкті, якого Ви ще не вели** Понад 20 років таких проєктів, зокрема в органах місцевого самоврядування, пліч-о-пліч із Вашими ІТ-фахівцями. Рішення залишаються за Вами.
- **Працівники, які приймуть нову систему** План змін, навчання та амбасадори змін у відділах.
- **Менше витрачених коштів** Ви не купуєте того, що вже маєте, і не платите за додаткові угоди щодо інтеграцій, які можна було передбачити.

## Що чекає на Вас до 2029 року. *Кожен пункт починається з одного питання: що вже має установа?*

Обов’язків додається швидше, ніж компетенцій, щоб їх подужати. Інвентаризація — перший крок для кожного з них, і виконується вона один раз.

Станом на 4 жовтня 2026 р. Джерела: [EZD RP: термін, анонсований Міністерством цифровізації (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/ezd-rp--nadchodzi-era-bez-papieru-w-administracji-publicznej), [польський Закон про публічні фінанси (ст. 238, проєкт бюджетної ухвали)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20091571240), [зміни до Закону про національну систему кібербезпеки (Dz.U. 2026, поз. 252)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000252), [Центральний реєстр договорів (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/finanse/centralny-rejestr-umow-jsfp--kluczowy-etap-1-lipca-2026-r), [поріг застосування польського Закону про публічні закупівлі (UZP)](https://www.gov.pl/web/uzp/podwyzszenie-progu-stosowania-ustawy-prawo-zamowien-publicznych-i-ustawy-o-umowie-koncesji-na-roboty-budowlane-lub-uslugi), [KSeF (podatki.gov.pl)](https://ksef.podatki.gov.pl/), [e-Doręczenia (gov.pl)](https://www.gov.pl/web/e-doreczenia).

## Секретар (керівник апарату) не мусить робити це сам. *Перший такий проєкт в установі, але не перший у моїй практиці.*

Секретаря призначають, щоб організовувати роботу установи. Сьогодні на нього лягають впровадження системи класу EZD, обіг рахунків-фактур у KSeF і e-Doręczenia — великі ІТ-проєкти і ще більші проєкти зміни способу роботи. Часто це перші такі проєкти в його кар’єрі, і веде він їх із двома-трьома ІТ-фахівцями, які й так мають повні руки роботи з поточним обслуговуванням установи.

Я приношу понад 20 років досвіду в таких проєктах, у різних організаціях і організаційних культурах, зокрема в органах місцевого самоврядування. В узгодженому, неповному обсязі, як зовнішня консультаційна послуга, без створення нової посади.

- Знаю, які питання поставити, перш ніж буде ухвалено рішення.
- Допомагаю провести зміни так, щоб працівники справді прийняли нову систему: план комунікації, навчання, амбасадори змін у відділах, розмови з тими, хто ще сумнівається. Раджу, як вибудувати стратегію адаптації користувачів.
- Стежу за постачальником і графіком, а секретар отримує короткі підсумки й ухвалює рішення там, де це потрібно.
- Залишаю письмовий слід кожного рішення — на випадок перевірки чи запитань ради.
- Рішення і відповідальність залишаються за керівництвом установи. Я не адмініструю системи і не ухвалюю рішень замість війта чи старости: надаю ґрунтовні підстави для рішень і допомагаю контролювати їх виконання.

## Чи це Ваш випадок? *Чотири речі, які варто знати перед першою розмовою.*

### Що часто про це свідчить

Часто трапляється, що терміни EZD, KSeF, KSC і Центрального реєстру договорів лежать у різних теках і в різних людей. Нерідко ніхто не здатен одним реченням сказати, які системи має установа і хто за них відповідає. Бюджет на інформатику буває однією статтею, яку раді важко ефективно оцінити.

### Що може статися, якщо відкласти

Трапляється, що рішення ухвалюють під тиском терміну, на основі пропозиції постачальника, а не вимог установи. Тоді зростає ризик додатків до договорів, закупівель, що дублюються, і залежності від одного постачальника. Щодо обов’язків за законом про KSC керівник установи відповідає за них і тоді, коли доручив їх іншій особі.

### Хто зазвичай є спонсором

Найчастіше секретар або скарбник, із чітким мандатом війта, мера чи старости. Без рішення керівництва установи зазвичай не варто починати.

### Чого я не роблю

Я не беру на себе обов’язків керівника установи, не адмініструю системи й не надаю юридичних висновків. Рішення і відповідальність залишаються на боці установи.

**Найменший безпечний перший крок:** 30-хвилинна розмова без витрат, а потім інвентаризація (2–6 тижнів, вартість узгоджуємо після першої розмови, нижче порогу публічних закупівель). До того Ви не берете на себе жодних зобов’язань.

## Обов’язки мають терміни, а проєкти — власників. *Хтось має бачити все це разом.*

EZD, KSeF, KSC, Центральний реєстр договорів і e-Doręczenia часто лягають на одних і тих самих кількох людей. Терміни бувають у конфлікті з повсякденною роботою установи, а знання про стан робіт розпорошуються в листуванні та в чиїхось головах. Тоді часто бракує не знань, а постійного порядку.

В узгодженому обсязі я стежу за цим порядком на боці установи: щоб кожне завдання мало власника, термін і статус, а секретар і керівництво знали, на якому етапі вони перебувають.

- Один реєстр обов’язків і проєктів із власником, терміном і статусом, а поруч реєстри ризиків, рішень і документів.
- Щотижневий статус від власників завдань, коротка нарада та нотатка зі списком дій і термінів.
- Нагадування, контроль повноти документації та раннє попередження, поки термін не зірвався.
- Щомісячний звіт для секретаря та керівництва, готовий і до запитань ради чи контролю.
- Я не беру на себе виконання й не ухвалюю рішень замість установи: кожна дія має власника на боці установи.

[Обсяг координації та постійного порядку в проєктах](https://krogis.pl/uk/uslugi#doradca)

## Процедури з паперової доби. *Виконуються за інерцією, бо «так було завжди».*

В установах, а також у професійних самоврядних організаціях і подібних інституціях багато дій досі виконують за процедурами, створеними для аналогового світу. Часто вже ніхто не пам’ятає, чому саме так.

1. СпочаткуІнвентаризація та опис поточного стану. Потім - чого взагалі можна прагнути, - як підійти до дослідження ринку, - які інструменти обрати: системи ведення справ (workflow), платформу low-code, автоматизацію повторюваних дій (RPA), прості інструменти ШІ, а іноді вистачає звичайної системи керування документами.

Знання ринку та доступних рішень — моя найсильніша компетенція: воно допомагає добирати інструмент до проблеми, а не проблему до інструмента, який саме хтось продає.

## Що побачить виконавчий орган через 2–6 тижнів.

Одна сторінка, яку можна покласти на стіл старості повіту і скарбникові, презентація на засідання виконавчого органу та повний комплект документів для наступної закупівельної процедури.

Одна сторінка для виконавчого органу

**Системи повітової адміністрації: стан і рекомендація** 6 із 14 систем

- Документообіг (EZD PUW)Канцеляріярозвиток до 2029C
- Фінанси та бухгалтеріяСкарбникдоговір до 2028B
- Кадри та заробітна платаКадрова службаактуальнаA
- Податки та збориФінансовий відділнемає APIB
- Геодезія та кадастрГеодезіяактуальнаA
- Обіг рахунків-фактур у KSeFнемає власникапрогалинаD

**2** зберегти **2** адаптувати **1** замінити **1** прогалина

**Рекомендація:** почати з документообігу, перш ніж обирати систему класу EZD. KSeF — через інтеграцію з фінансово-бухгалтерською системою, а не через нову систему.

Приклад. Дані ілюстративні, структура документа реальна.

### Презентація для виконавчого органу, 12–15 слайдів

Орієнтовна структура. Сесія на 60–90 хвилин входить у вартість.

1. **Мета й обсяг інвентаризації.** Що ми порахували і чого свідомо не рахували.
2. **Карта систем установи.** Хто власник, скільки що коштує, коли закінчується підтримка.
3. **Категорії A/B/C/D.** Що зберегти, що адаптувати, що замінити, чого бракує.
4. **Ризики та їхня вага.** Реєстр 20 ризиків із тепловою картою, зокрема KSC/NIS 2 і залежність від постачальників.
5. **Документообіг перед вибором системи класу EZD.** Що перенести, що спростити, що інтегрувати.
6. **Варіанти рішення.** Реальні опції з вартістю та ризиком кожної з них.
7. **Ціна бездіяльності.** Що станеться, якщо до 2029 року ми нічого не зробимо.
8. **Бюджет.** Розподіл на регуляторний обов’язок та інвестиції, готовий до сесії ради.
9. **Рекомендація та графік.** Перші три кроки і хто за них відповідає.

[Повний перелік 16 документів та інструментів](https://krogis.pl/uk/inwentaryzacja#co-dostaniecie)

| Ваш план | Що отримує виконавчий орган | Який ризик це закриває |
| --- | --- | --- |
| **Вибір і впровадження системи класу EZD** | Карта документообігу та інтеграцій, вимоги до міграції, положення для договору. | Повторення помилок старого документообігу в новій системі, платні додаткові угоди щодо інтеграцій, пропущених у договорі, зрив строку. |
| **KSC / NIS 2** | Реєстр систем і реєстр ризиків із вагами. | Санкції та відповідальність керівництва за відсутність задокументованого управління ризиками. |
| **Бюджет і сесія ради** | Розподіл видатків на обов’язкові та інвестиційні, ціна бездіяльності, одна сторінка з рекомендацією. | Відхилення видатку радою, закид щодо однієї необґрунтованої статті «інформаційна система». |
| **Перевірки RIO та NIK** | Задокументована категоризація A/B/C/D та обґрунтування закупівельних рішень. | Закид у безгосподарності або в ухваленні рішень без належних підстав. |

Кошторис після розмови

Залежно від кількості систем і відділів. Точну вартість визначаю після 30-хвилинної розмови про масштаб Вашої установи.

- **Нижче порогу публічних закупівель.** Замовлення без формальної тендерної процедури, за внутрішнім положенням установи.
- **2–6 тижнів** від підписання договору до сесії для виконавчого органу, 1–3 дні роботи на місці, близько 10 годин участі координатора з Вашого боку.
- **Без доступу до персональних даних мешканців.** Робота на рівні систем, договорів і конфігурації. Угода про конфіденційність перед початком.

## Що з цього мають секретар, скарбник і керівник ІТ.

- **Секретар, війт, староста повіту Відповідає за організацію, яка сьогодні має проблеми масштабу середньої компанії, — але без управлінського досвіду в цифровізації і без часу набувати його методом спроб і помилок. **Отримує:** одну сторінку з рекомендацією та графік впровадження системи класу** EZD, яким можна керувати без знань в ІТ. **Здобуває:** радника в проєкті та змінах, а не лише документи.
- **Скарбник Має захистити ІТ-бюджет перед радою — потребує розподілу на регуляторний обов’язок та інвестиції, а не однієї статті «інформаційна система», і людини, яка підготує це обґрунтування та представить його разом із виконавчим органом. **Отримує:** розподіл ІТ-видатків на обов’язкові й інвестиційні, а також витрати на супровід — для багаторічного фінансового прогнозу. Крім того, отримує обґрунтування до проєкту бюджету та для сесії ради. **Здобуває:** бюджет, який можна захистити перед радою і який не підкидатиме несподіванок у наступні роки.**
- **Керівник ІТ Союзник, якщо інвентаризація стає аргументом на користь його бюджету, а не оцінкою його дотеперішньої роботи. **Отримує:** реєстр, методику, яку можна повторювати, і аргументи на користь бюджету, напрацьовані разом із ним, а не в обхід нього. **Здобуває:** союзника в розмові з виконавчим органом і час на підтримку роботи установи.**

Виконавчий орган відповідає не лише перед собою — він мусить звітувати перед радою, органом, обраним на загальних виборах. Найважчий момент — прохання збільшити бюджет або погодити видаток. Тоді ІТ-проєкт треба представити простою, зрозумілою мовою, без технічного жаргону, щоб рада могла ухвалити зважене рішення. Krogis готує виконавчий орган до цієї розмови і — пліч-о-пліч із ним — представляє раді інвентаризацію, ризики, ціну бездіяльності та обґрунтування видатку, перекладаючи з мови ІТ і законодавства на рекомендацію, яку можна захистити перед радою.

## Невеликий, конкретний обсяг для початку, *що розширюється разом із довірою.*

Та сама послідовність спрацювала під час цифровізації органів місцевого самоврядування: вузький обсяг, щоб побачити результат, перш ніж ухвалювати рішення про щось більше.

1. **Інвентаризація ІТ-систем і процесів** *2–6 тижнів* Реєстр застосунків із власником, договором, ліцензією, вартістю та датою завершення підтримки. Карта процесів та інтеграцій. Реєстр ризиків щодо KSC, NIS 2, e-Doręczenia та KSeF. Одна сторінка для виконавчого органу й ради. [Повний обсяг послуги](https://krogis.pl/uk/inwentaryzacja)
2. **Стратегія цифровізації та закупівельні правила** *Термін — після першої розмови* Трирічна дорожня карта з розподілом на регуляторний обов’язок та інвестиції. Бюджет із розподілом на інвестиції та супровід, готовий до захисту перед радою. Запровадження закупівельних правил для придбання систем — ще до першого запиту цінових пропозицій.
3. **Підготовка до закупівельної процедури** *Термін — після першої розмови* Специфікація вимог, закупівельна матриця для порівняння пропозицій, питання, які варто поставити постачальникам, і участь у зустрічах із ними як представник замовника.
4. **Радник з цифровізації** *Постійна співпраця* В узгодженому обсязі, наприклад фіксований пакет годин на місяць і регулярна зустріч із секретарем. Приймання за погодженими сценаріями, висновки щодо наступних закупівель, постійне відстеження змін у законодавстві та планів Міністерства цифровізації Польщі, підготовка до наступної хвилі регулювання, а коли треба просити більший бюджет, — підготовка виконавчого органу до розмови з радою про необхідність видатку та представлення цього обґрунтування пліч-о-пліч із ним.

1. 2008–2026 **Органи місцевого самоврядування** «Та сама модель роботи в кожному органі місцевого самоврядування — ті самі бюджетні процеси, публічні реєстри, структура відділів, режим публічних закупівель і регуляторний тиск». 18 років роботи з органами місцевого самоврядування над стратегією та архітектурою єдиної платформи обміну інформацією, яка робить можливою справжню електронну установу. Понад 40 спроєктованих і впроваджених модулів, зокрема: EZD, електронний архів, електронне обслуговування виконавчого органу, електронне обслуговування ради, електронні конкурсні відбори, електронний рекрутинг, громадські консультації, електронні відрядження, електронне навчання, обслуговування депутатів ради, 12 публічних реєстрів і два вебпортали. Близько 20 років досвіду впроваджень для публічної адміністрації та бізнесу.

## Що я чую від повітових адміністрацій, перш ніж ми починаємо.

Повторювані знеособлені теми з десятків розмов про цифровізацію, а не цитати з конкретної установи.

> «У нас понад десяток систем, і ніхто не бачить цілісної картини — доки щось не зламається або не прийде перевірка».

> «Ми знаємо, що ІТ-бюджет замалий, але це важко обґрунтувати перед радою без твердих даних про ризики й ціну бездіяльності».

> «Ми більше боїмося міграції архівних даних за багато років, ніж самого впровадження нової системи».

> «Ми воліли б побачити, як це працює в подібній установі, ніж вірити на слово комерційній презентації».

## Про що найчастіше запитують в установах.

### З якого часу установа повинна мати систему класу EZD?

Міністерство цифровізації Польщі анонсує обов’язок мати систему класу EZD; за роз’ясненнями міністерства від жовтня 2026 р. термін перенесено щонайменше на 2029 р., а нормативні акти перебувають у стадії проєкту, тому правовий стан ми підтверджуємо на початку інвентаризації. Згідно з графіком NASK розвиток EZD PUW завершується у 2029 році, але це окрема справа, не пов’язана з терміном обов’язку. Важливіше за саму дату інше: міграція — це момент, коли слід переглянути всю архітектуру документообігу, а не просто перенести дані.

### Чи поширюється закон про KSC (NIS 2) на нашу повітову адміністрацію?

Так. Зміни до закону про національну систему кібербезпеки (KSC), чинні з 3 квітня 2026 р., прямо називають повітову адміністрацію ключовим суб’єктом, так само як адміністрацію гміни, у якій працює щонайменше 50 осіб; менші установи та організаційні одиниці є важливими суб’єктами. На виконання обов’язків закон дає 12 місяців, а особисто відповідає за них керівник установи — навіть якщо доручить їх іншій особі. Інвентаризація систем — перший практичний крок: без переліку систем, їхніх власників і ризиків неможливо спланувати решту.

### Чи мусить установа впроваджувати KSeF, якщо це система переважно для підприємців?

Як платник ПДВ, що виставляє й отримує рахунки-фактури, установа підлягає тим самим правилам, що й інші суб’єкти, — тож обов’язок стосується й органів місцевого самоврядування в межах їхньої господарської діяльності. Ключове питання не «чи», а «як інтегрувати KSeF із наявним обігом рахунків-фактур і фінансово-бухгалтерською системою», щоб не з’явився ще один ізольований острівець застосунків.

### Як скласти тендерну документацію на ІТ-систему, щоб уникнути залежності від постачальника?

Ключове — вимагати потрібних положень уже на етапі специфікації, а не домовлятися про них згодом: право на дані та їх експорт у відкритому форматі, описаний план виходу, відкриті API, а в обґрунтованих випадках — депонування вихідного коду. Без цього зміна постачальника через кілька років означає або втрату даних, або дороге вимушене продовження співпраці.

### З чого почати цифровізацію установи, коли бракує і часу, і знань у команді?

З невеликого, обмеженого в часі кроку, який дає тверді знання замість чергової декларації про напрям. На практиці — з інвентаризації систем і процесів, яка триває 2–6 тижнів і завершується односторінковим підсумком для виконавчого органу, а не багатомісячним стратегічним проєктом без відчутного результату.

### Як прийняти систему від виконавця?

Приймання має спиратися на тестові сценарії та критерії, записані в документації закупівлі й у договорі, а не на загальне враження. Перш ніж підписати акт приймання, перевірте міграцію даних, інтеграції з фінансово-бухгалтерською системою та іншими реєстрами, документацію і навчання працівників. Зауваження внесіть до акта зі строком їх усунення. Найлегше приймати систему, коли критерії приймання створювалися разом із вимогами.

### Як підготувати стратегію цифровізації установи?

Стратегія має випливати з того, що установа вже має, а не з каталогу постачальника. Вона починається з інвентаризації систем, договорів і процесів, далі визначає цільову архітектуру, стандарти (наприклад, модель прав доступу та правила документування вимог) і дорожню карту з розподілом на обов’язки, передбачені законом, та інвестиції. Добра стратегія показує, що робити в найближчому бюджеті й у якій послідовності, щоб скарбник і рада бачили обґрунтування видатків.

## Почнімо з інвентаризації, *поки її не провела за нас перевірка.*

[Напишіть: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=%D0%A0%D0%BE%D0%B7%D0%BC%D0%BE%D0%B2%D0%B0%20%D0%BF%D1%80%D0%BE%20%D1%86%D0%B8%D1%84%D1%80%D0%BE%D0%B2%D1%96%D0%B7%D0%B0%D1%86%D1%96%D1%8E%20%D0%B2%20%D1%83%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D1%96) [Зателефонуйте: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- Відповідаю протягом 2 робочих днів
- Перша розмова — 30 хвилин, безкоштовно
- Нічого не потрібно готувати заздалегідь