# Usługi doradcy IT: od inwentaryzacji do odbioru systemu | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/uslugi
Język: pl
Opis: Inwentaryzacja IT, strategia cyfryzacji, wymagania, ocena ofert, nadzór nad wdrożeniem i odbiór, stały doradca zarządu. Dla JST, spółek komunalnych i biznesu.

---

# Od pierwszej inwentaryzacji do odbioru systemu. *Jeden doradca po stronie zarządu na całym kursie.*

Krogis prowadzi doradztwo IT po stronie zamawiającego w siedmiu etapach: inwentaryzacja systemów, analiza potrzeb, strategia i architektura, wymagania, ocena ofert, wdrożenie ze zmianą oraz stała koordynacja projektów; każdy etap można zamówić osobno. Pomagam instytucjom publicznym, JST, zarządom spółek komunalnych i firm podejmować decyzje o IT, dostawcach i projektach — stojąc po stronie zamawiającego. **Nie sprzedaję systemów i nie zastępuję działu IT.** Możecie wejść w dowolnym punkcie kursu i zamówić tylko ten etap, którego teraz potrzebujecie.

[Umów rozmowę](https://krogis.pl/uslugi#kontakt) [Zacznij od inwentaryzacji](https://krogis.pl/inwentaryzacja)

## Nie zawsze wiadomo, czego można chcieć. *Moja praca zaczyna się od pytania, jakiego oczekujemy rezultatu.*

Organizacje często nie wiedzą, jak nazwać to, czego chcą, bo nie wiedzą, czego można chcieć. Prośba o konkretny system bywa pierwszym pomysłem, a nie celem. Pytam o cel i definicję sukcesu, kieruję analizą w uporządkowany sposób i dopiero wtedy dobieram narzędzie. Wiedza o rynku i o dostępnych rozwiązaniach to moja największa kompetencja.

### Pytania, od których zaczynam

1. Jak wyobrażacie sobie idealną przyszłość?
2. Co Wam dzisiaj doskwiera?
3. Po co to robimy?
4. Co będzie definicją ukończenia (definition of done)?
5. Na podstawie jakich kryteriów uznamy, że ten projekt jest sukcesem?

Rzadko która organizacja zadaje sobie te pytania. Zwykle od razu szuka firmy, która wydaje się mieć system „do tego”. To prosta droga do marnowania czasu i pieniędzy. Zewnętrzny doradca z szeroką wiedzą o rynku nawiguje, zadaje właściwe pytania i prowadzi organizację drogą najlepszą dla niej, a nie dla dostawcy. Dzięki temu unikacie błędów i ograniczacie ryzyko, zanim cokolwiek kupicie, bo czy dokładnie wiemy, jakie są różnice między EZD, ECM, Case Management, DMS, Workflow i BPM?

- **Obieg spraw i dokumentów** workflow, gdy liczy się ścieżka akceptacji i ślad decyzji
- **No-code, low-code, pro-code** gdy proces jest specyficzny i będzie się zmieniał
- **RPA** gdy potrzebna jest integracja, a typowe interfejsy nie są dostępne
- **AI/SI** od analitycznej, przez generatywną, po systemy agentowe z orkiestracją
- **System zarządzania dokumentami** DMS, gdy czasem to po prostu wystarczy
- **ECM i Case Management** korporacyjne systemy zarządzania wszelkimi rodzajami treści oraz sprawami
- **CRM / SRM** procesowe i wielokanałowe zarządzanie relacjami z klientami, dostawcami i interesariuszami
- **Zmiana procedury** gdy do celu nie trzeba nowego systemu

- [**Sektor publiczny i samorządy zawodowe** Procedury z czasów papieru, robione z rozpędu. Najpierw opis stanu, potem to, czego można chcieć.](https://krogis.pl/jst#po-co)
- [**Spółki komunalne** „System do faktur pod KSeF”, a pod spodem polityka zakupowa do uporządkowania.](https://krogis.pl/spolki-uzytecznosci-publicznej#po-co)
- [**Biznes** „Potrzebujemy CRM”, a faktycznie procesowa obsługa klientów i ofert.](https://krogis.pl/biznes#po-co)

**Wnoszę wiedzę o rynku, 20 lat doświadczeń projektowych, design thinking, strukturalne myślenie o problemach i znajomość intencji dostawców.** Po to, żeby cyfryzacja była prostsza i tańsza, a Wasz projekt nie dołączył do tych, w których utopiono setki tysięcy albo miliony złotych, choć od początku dało się go poprowadzić inaczej.

**Nie wiem wszystkiego, ale wiem, kiedy wiedzy mi brakuje.** Potrafię też rozpoznać, czego nie wie organizacja. Wtedy zapraszam do zespołu właściwego eksperta, który pomoże przez to przejść, choć sama organizacja bez doradcy często nie pomyślałaby, że takiego eksperta potrzebuje.

1. **Inwentaryzacja systemów i procesów** IT Co właściwie mamy? Punkt startu każdej decyzji wdrożeniowej. Zanim wybierzecie system, dostawcę albo kierunek, dostajecie uporządkowaną wiedzę o tym, co już jest w Waszym posiadaniu. - Rejestr aplikacji z właścicielem, umową, licencją, kosztem i końcem wsparcia. - Mapa procesów wspieranych i niewspieranych, mapa integracji i ręcznych przepisań. - Rejestr ryzyk, w tym pojedyncze punkty awarii i uzależnienie od dostawcy. - Kategoryzacja systemów A/B/C/D i jedna strona dla Zarządu. **2–6 tygodni**, poniżej progu zamówień publicznych. [Pełny zakres inwentaryzacji](https://krogis.pl/inwentaryzacja)
2. **Analiza potrzeb i warsztaty** Czego naprawdę potrzebujemy? Wewnętrzne warsztaty, na których ustalamy, czego organizacja naprawdę potrzebuje. Wydobywam to często prostymi pytaniami: co jest definicją sukcesu? Kiedy ten projekt zostanie oceniony jako zakończony sukcesem? Firmy i urzędy bardzo często to pomijają, bo wydaje im się, że wszystko wiedzą, albo po prostu nie mają czasu na głębsze pytania. To jedno z najczęstszych źródeł problemów w projektach. - Warsztaty z zarządem i osobami, które na co dzień pracują w procesie: cele, oczekiwania, ograniczenia. - Definicja sukcesu i kryteria, po których poznacie, że projekt się udał. - Opis tego, co dziś doskwiera, i tego, jak ma wyglądać przyszłość. - Wnioski do wymagań, do rozeznania rynku albo decyzja, że nowy system nie jest potrzebny. [Pytania, od których zaczynam](https://krogis.pl/uslugi#po-co) [Pełny opis etapu](https://krogis.pl/uslugi/analiza-potrzeb)
3. **Strategia cyfryzacji i architektura docelowa** Dokąd idziemy i w jakiej kolejności? Strategia, która nie trafia do szuflady, bo wynika z tego, co organizacja naprawdę ma, i mówi, co robić w najbliższym budżecie. - Architektura docelowa w warstwach rejestrów, procesów, integracji i dostępu. - Standardy przyjmowane przez organizację: model uprawnień, standard interfejsu, zasady dokumentowania wymagań. - Mapa drogowa z podziałem na obowiązek regulacyjny i inwestycję. - Zasady zakupowe dla zakupów systemowych i budżet z podziałem na inwestycję i utrzymanie. [Pełny opis etapu](https://krogis.pl/uslugi/strategia-i-architektura)
4. **Wymagania i przygotowanie projektu** Jak opisać potrzeby, żeby dostawca je zrozumiał? Wymagania spisane językiem Waszych procesów, zanim ogłosicie postępowanie albo wyślecie zapytanie ofertowe. Dzięki nim oferty da się porównać, a dostawcę potem rozliczyć. - Wywiady, mapy procesów, model danych, integracje i scenariusze testowe. - Przede wszystkim odpowiedź na pytanie o kryterium sukcesu wdrożenia: po co to robimy i jakich rezultatów się spodziewamy. - Gdy zarząd ma pomysł, ale nie ma czasu go rozpisać: koncepcja albo prototyp po jednej rozmowie, w ok. 2 dni. [Pełny opis etapu](https://krogis.pl/uslugi/wymagania)
5. **Ocena ofert i rozmowy z dostawcami** Jak skutecznie porównać oferty różnych dostawców? Niezależna opinia obok rekomendacji własnego IT, nie zamiast niej. Zarząd dostaje porównanie, na którym może oprzeć decyzję i które obroni przed radą, właścicielem albo centralą. - Pytania do dostawców i pokazy na Waszych scenariuszach. - Matryca porównawcza: oferty sprowadzone do wspólnego zakresu, koszt całkowity w kilkuletnim horyzoncie, warunki utrzymania i wyjścia z umowy. - W spółkach-córkach porównanie według wytycznych zakupowych centrali, w razie potrzeby po angielsku. - Udział w spotkaniach z dostawcami jako przedstawiciel zamawiającego. [Pełny opis etapu](https://krogis.pl/uslugi/ocena-ofert)
6. **Wdrożenie, zmiana i odbiór** Jak dowieźć projekt, przekonać ludzi i rozliczyć dostawcę? Duży projekt informatyczny to także projekt zmiany sposobu pracy. Często pierwszy taki w Waszej organizacji, a nie pierwszy w mojej praktyce. Reprezentuję zarząd w zespole wdrożeniowym i prowadzę zmianę tak, żeby ludzie przyjęli nowy system. Zarząd wraca do tematu tylko wtedy, gdy potrzebna jest jego decyzja. - Pilnowanie zakresu, harmonogramu i decyzji o zmianach, rejestr zmian i decyzji. - Zarządzanie zmianą: rozpoznanie kultury organizacji i użytkowników, strategia adaptacji, plan komunikacji, szkolenia, ambasadorzy zmiany w wydziałach i działach, rozmowy z nieprzekonanymi, mierniki wdrożenia, adopcji i efektu. [Więcej o zarządzaniu zmianą](https://krogis.pl/transformacja-cyfrowa). - Krótkie podsumowania dla zarządu i do komunikacji z IT, radą albo centralą. - Odbiór według uzgodnionych scenariuszy testowych i kryteriów, sprawdzona migracja danych. - Umowa utrzymaniowa, która nie uzależnia Was od jednego dostawcy bardziej, niż to konieczne. [Jak to wygląda przy wdrożeniu ERP](https://krogis.pl/biznes#wdrozenie-erp) [Pełny opis etapu](https://krogis.pl/uslugi/wdrozenie-i-zmiana)
7. **Koordynacja i stały porządek w projektach** Nie mamy dyrektora IT. Kto pilnuje całości i terminów? Rola, którą za granicą nazywa się „fractional CIO”, z jedną różnicą: nie przejmuję działu IT ani jego budżetu. Tłumaczę intencje zarządu na wymagania, opiniuję rekomendacje IT i reprezentuję interes zamawiającego wobec dostawców. - Miesięczne spotkanie z sekretarzem albo prezesem i kierownikiem IT, miesięczny raport operacyjno-ryzykowy. - Kwartalny przegląd ryzyk i umów krytycznych, opinia przed większym zakupem. - Pierwsze 90 dni: rozpoznanie i pilne „czerwone flagi”, uruchomienie rejestrów i przeglądu umów, raport dla zarządu z mapą drogową na 12–24 miesiące. Gdy projektów jest kilka, a dział IT ledwo nadąża z utrzymaniem systemów, brakuje kogoś, kto na co dzień pilnuje całości. W roli stałego koordynatora po stronie zamawiającego prowadzę rejestry projektów, działań, ryzyk, decyzji i dokumentów, zbieram statusy, przypominam o terminach i eskaluję, gdy sprawa stoi. Nie przejmuję wykonania i nie decyduję za Was: każde działanie ma właściciela po Waszej stronie. - Jedna aktualna lista projektów, działań, ryzyk, decyzji i dokumentów z właścicielem, terminem i statusem. - Cotygodniowe statusy i spotkanie statusowe z notatką i listą działań, miesięczny raport dla sekretarza, prezesa albo zarządu. - Przypomnienia, kontrola kompletności dokumentacji, wczesne ostrzeganie o ryzykach i przygotowanie eskalacji. - Koordynacja informacji z dostawcami: statusy, deklaracje i terminy. Rytm dobieramy do liczby projektów i do tego, ile czasu ma Wasze IT: - **Podstawowy**, raz w miesiącu: aktualizacja rejestrów, do dwóch spotkań statusowych i miesięczny raport. - **Regularny**, co tydzień: statusy, spotkanie statusowe, rejestry, follow-up i miesięczny raport dla zarządu. - **Intensywny**, raz lub dwa razy w tygodniu: większy portfel projektów, zależności między nimi i plany naprawcze dla projektów zagrożonych. - **Przejściowy**, kilka razy w tygodniu: na kilka miesięcy, gdy organizacja ma lukę w zarządzaniu projektami i trzeba szybko uporządkować portfel. Potem wracacie do lżejszego rytmu. [Pełny opis etapu](https://krogis.pl/uslugi/koordynacja)

Ile trwa każdy etap, zależy od organizacji i projektu: od tego, jak organizacja jest przygotowana, jaką ma kulturę organizacyjną i jaki mandat daje zarząd. Dlatego zakres i termin ustalamy po pierwszej rozmowie. Wycenę każdego etapu, także inwentaryzacji, przygotowuję po 30-minutowej rozmowie.

## Wystąpienia, które bronią decyzji. *Przed zarządem, radą nadzorczą i szerszym gronem decydentów.*

Doradca nie tylko zadaje właściwe pytania. Musi też umieć obronić przyjęte założenia, raport i wyniki projektu przed gremium, od którego zależy decyzja. Gdy potrzebujecie profesjonalnego wystąpienia, które przekona Waszych interesariuszy, wnoszę doświadczenie co najmniej 126 wystąpień konferencyjnych, głównie w Polsce, ale też w Stanach Zjednoczonych i Irlandii, oraz wystąpień przed zarządami, radami nadzorczymi i szerszymi gremiami. Technologię przedstawiam w języku decyzji, ryzyka i pieniędzy.

- Rekomendacja projektu przed zarządem albo radą nadzorczą: stan, warianty, koszt i ryzyko.
- Obrona raportu i wyników przed szerszym gronem decydentów, także wobec krytycznych pytań.
- Koncepcja projektu i jego rezultaty przedstawione na konferencji lub forum branżowym.

Tematy wystąpień: zarządzanie informacją i jej obieg, praca grupowa, e-commerce, architektura i integracja systemów, user experience, a także konferencje branżowe dla jednostek samorządu terytorialnego.

## Czym nie jestem. *Dzięki temu wiecie, czego ode mnie oczekiwać.*

Cyfryzacja ma wielu doradców i wykonawców. Spisuję wprost, czym się nie zajmuję, bo o to często pytają zarządy, zanim zdecydują się komuś zaufać.

### Nie jestem integratorem ani dostawcą

Nie sprzedaję systemów, licencji ani usług wdrożeniowych i nie biorę prowizji. Dlatego moja rekomendacja może brzmieć „nie kupujcie”.

### Nie jestem kancelarią

Wskazuję, które przepisy warto zweryfikować i kiedy, ale opinii prawnych nie wydaję. Gdy zajdzie taka potrzeba, chętnie skonsultuję swoje spostrzeżenia z Waszym radcą prawnym: żeby zapisy były jak najlepsze, a on miał pod ręką perspektywę technologiczną i kogoś, kto rozumie ten zakres.

### Nie jestem audytorem cyberbezpieczeństwa

Nie wykonuję audytów ani testów bezpieczeństwa i nie chciałbym, żeby ktoś tego ode mnie oczekiwał. Jako doradca zarządu mogę natomiast ocenić to, co zarządowi przedstawia się jako niezbędne dla cyberbezpieczeństwa: co z tego faktycznie jest konieczne, w jakim zakresie i za jaką cenę. Dobrą podstawą jest do tego inwentaryzacja systemów.

### Nie jestem wykonawcą ani dostawcą zasobów

Nie administruję systemami, nie programuję i nie zastępuję działu IT. Nie decyduję za zarząd: przygotowuję podstawy decyzji i pomagam nadzorować ich wykonanie.

Gdy potrzebny jest ktoś z tej listy, pomagam sformułować wymagania i ocenić jego ofertę, bez prowizji.

## Ten sam kurs, *trzy różne porty wyjścia.*

Każda grupa zaczyna od innego pytania, ale droga od chaosu informacji do decyzji, którą da się obronić, jest ta sama.

- [**Sektor publiczny – JST** System klasy EZD (termin najwcześniej 2029), budżet do obrony przed Radą, kontrola w każdej chwili.](https://krogis.pl/jst)
- [**Spółki komunalne** Obieg faktur pod KSeF, integracja z systemem finansowo-księgowym, dwie oferty przed zarządem.](https://krogis.pl/spolki-uzytecznosci-publicznej)
- [**Biznes** Wdrożenie ERP albo innego dużego systemu, gdy Wasze IT zajmuje się utrzymaniem.](https://krogis.pl/biznes)

## Zanim wybierzecie etap.

### Od czego zacząć współpracę?

Od 30-minutowej rozmowy bez kosztów o tym, jaką decyzję macie przed sobą. Najczęściej pierwszym krokiem jest inwentaryzacja, bo każdy kolejny etap korzysta z jej wyników. Gdy decyzja już zapadła albo projekt trwa, można zacząć od etapu, na którym jesteście.

### Czy można zamówić tylko jeden etap, na przykład ocenę ofert?

Tak. Każdy punkt kursu jest osobną usługą. Wchodzę wąskim zakresem i rozszerzam go wtedy, gdy obie strony widzą, że to ma sens.

### Ile kosztuje i ile trwa każdy etap?

Inwentaryzacja trwa 2–6 tygodni. Zakres, termin i cenę wszystkich etapów, także inwentaryzacji, ustalamy po pierwszej rozmowie, bo zależą od organizacji, projektu, przygotowania zespołu i mandatu, jaki daje zarząd.

## Powiedzcie, na którym etapie jesteście. *Zaproponuję, od czego zacząć.*

[Napisz: wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=Rozmowa%20o%20wsp%C3%B3%C5%82pracy) [Zadzwoń: +48 516 401 658](tel:+48516401658)

- Odpowiadam w 2 dni robocze
- Pierwsza rozmowa 30 minut, bez kosztów
- Niezależnie od dostawców