# 数字化顾问与数字化转型 | Krogis

Źródło: https://krogis.pl/zh
Język: zh
Opis: 为管理层提供咨询：从需求到供应商沟通，再到工作方式转变。从IT盘点开始。服务地方政府、市政公用企业和企业。

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# 组织的数字化变革。 *有一位在管理层、IT部门和供应商之间“翻译”的顾问。*

Krogis是Wojciech Kroczak的独立数字化咨询：我为机关、市政公用企业和企业的管理层提供数字化转型咨询，从现状盘点，到界定预期成果、变革与项目路线图、变革准备度评估、风险缓解、标准规划、数字化战略和用户适应战略，直至协助就潜在解决方案与实施开展沟通。管理层对数字化及相关的变革管理负有责任。我把战略和需求转化为要求和组织流程，协助开展与供应商的沟通，并陪伴组织走过变革。通常从IT系统和组织本身的盘点开始： **2–6周** ，低于公共采购门槛。

[咨询报价](https://krogis.pl/zh#kontakt) [了解我的工作方式](https://krogis.pl/zh#jak-pracuje)

- 2个工作日内回复
- 首次沟通30分钟，免费
- 独立于供应商

- [*公共部门——地方政府* EZD级电子公文系统、业务系统集成、KSC（国家网络安全体系）、向地方议会论证预算](https://krogis.pl/zh#dla-jst)
- [*市政公用企业* KSeF（国家电子发票系统）、e-Doręczenia（电子送达）、ERP、公文流转、电子档案、电子化采购程序、电子人事档案、电子签名](https://krogis.pl/zh#dla-spolek)
- [*企业* IT系统实施、供应商会谈、管理层会议电子化管理、系统集成、流程优化、智能体AI](https://krogis.pl/zh#dla-przemyslu)

## 您能得到什么。

### 安心

您清楚自己拥有什么、该做什么、先后顺序如何。您这一侧有人把握全局，各项决定经得起议会、管理层和检查的审视。

### 更好的成果

数字化服务于机构目标，员工接受新的工作方式，因此投资回报体现在日常工作中，而不只是体现在演示文稿里。

### 更少暗礁与失误

您避开不合适的技术和供应商，避开供应商锁定（vendor lock-in）的陷阱。采购前写明的要求，意味着上线后更少的返工。

**出错的代价。** 顾问的费用通常低于选错一项技术、选错一家供应商或踩中一个合同陷阱的代价。 [看看我如何带领数字化转型](https://krogis.pl/zh/transformacja-cyfrowa).

## 实施方登场时，桌边缺的是谁。

供应商带着报价而来，集成商带着模板而来，IT部门带着系统的日常运维而来。在多数机构里，没有人的职责范围涵盖四件事。

1. **需求的翻译者** 机构清楚自己如何运作，却用日常工作的语言来描述：“我们多年来一直这样做”。供应商需要的是要求：场景、规则和验收标准。必须有人把这些从您这里挖掘出来并写下来，否则进入系统的只是模板里装得下的东西。
2. **与实施方的持续对话** 写下的要求应在过程中核查，而不是留到最后：使用便利性、流程走向、集成、运行速度和数据量。否则机构要到验收时或上线后才发现问题，而那时修改成本最高。
3. **参照基准** 如今的工作方式为人所熟知，也适合员工，尽管有种种缺点。不衡量现状（步骤数、操作时间、数据量），就很难判断变革之后是否更好。
4. **连续性的战略保障** 采购方通常不问，供应商也不会主动说，所以往往要到实施之后才暴露：对单一厂商的依赖（供应商锁定，vendor lock-in）、响应时间与运行速度、总拥有成本、更换供应商的可能性，以及用户体验（UX）。必须有人在启动前提出这些问题。

请自行检验。您能否向供应商描述，新系统中哪些方面要做到与现在一样好，并且描述得可以被验证？您这一侧谁会说“这不是我们需要的”，并用需求的语言说明理由？谁会在用户之前检查系统能否承受您的数据量？谁会在签约之前向供应商询问响应时间、总拥有成本和更换供应商的可能性？如果答案是“不知道”，这正是这个角色。我们从盘点开始，因为它提供参照基准，然后转入需求和对其落实的监督。

[了解我的工作方式](https://krogis.pl/zh/uslugi) [聊一聊](https://krogis.pl/zh#kontakt)

## 二十多年来，我的工作是把利益相关方的目标转化为项目实施的语言。

二十年间，我站在供应商一方，负责读懂业务方真正需要什么——即使对方自己也说不清楚。如今，我站到谈判桌的另一侧，即采购方一侧，为管理层提供同样的能力。

## 管理层与IT部门有时会从不同角度看待同一件事。我在两者之间做“翻译”，让双方的工作服务于机构的共同目标。

这涉及盘点、采购，以及把风险转化为决策语言——而不是安全本身。IT部门通常掌握这些知识；我帮助把它转化为管理层的决策，反之亦然。

[预约沟通](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=%E5%85%B3%E4%BA%8E%E9%95%BF%E6%9C%9F%E9%A1%BE%E9%97%AE%E5%90%88%E4%BD%9C%E7%9A%84%E6%B2%9F%E9%80%9A) [请求联系](https://krogis.pl/zh#kontakt)

剖面 · 现状

同一栋建筑，俯视 · 出发港

## 五个层级的责任。 *我们从窄范围起步，随着信任增长逐步扩大。*

同样的步骤已在地方自治政府和市政公用企业的数字化中行之有效：起步时范围窄而具体，随着信任建立再扩展到更多流程。

01

### IT系统与流程盘点

2–6周 · 起点

应用登记册：负责人、合同、许可、成本和支持终止日期。有系统支持与无系统支持的流程图，集成与人工重复录入图。风险登记册：单点故障、供应商锁定，以及相对于KRI（国家互操作性框架）、NIS 2、e-Doręczenia和KSeF的合规缺口。一页式管理层摘要。

[服务的完整范围](https://krogis.pl/zh/inwentaryzacja)

#### KSC / NIS 2 (机构及管理层的义务与处罚)

**盘点成果：** 系统登记册和风险登记册——法律要求的风险管理由此起步。不在清单上的东西，无从保护。

#### RIO和NIK检查、审计 (随时可能进行)

**盘点成果：** 有据可查的A/B/C/D分类，以及每项采购决策的依据，可随时向检查人员出示。

02

### 数字化战略与目标架构

时间在首次沟通后确定

登记册、流程和集成三个层次。机构采纳的标准：用于权限模型的组织结构、用户界面标准、数据组在架构中的作用、流程建模标准、实现既定目标的3年路线图、IT采购指引（例如有文档的API），以及待估算预算项目的结构化分解，涵盖投资与运维（总拥有成本），并符合现行法规（KSC、NIS 2、EZD）。

#### 明年的预算 (秋季编制)

**盘点** 表明您拥有什么、缺少什么、需要修复什么，以及总拥有成本：一次性投资和无法避免的运维成本。这正是地方议会和财务主管规划未来预算所期待的支出计划。

#### KSeF、EZD、工作流、财务会计、电子人事档案 (需要一体化的流程)

**盘点成果：** 与财务会计系统的集成矩阵，以及必须与其交换数据的系统清单。

03

### 变革管理

时间在首次沟通后确定

变革必须契合机构文化，以及将要经历变革的人的节奏。我会了解组织文化、用户的特点和他们目前使用的系统，并据此制定适应策略：谁、以什么节奏、获得什么支持、按什么顺序转入新的工作方式。

服务市民的部门、会计部门和技术部门，情况各不相同。沟通计划、培训和衡量指标针对每一类人群量身调整，而不是面向一个“平均用户”。AI工具也是如此：能否被接受，取决于人们的信任，以及谁负责什么是否清晰。

[变革管理实务](https://krogis.pl/zh/transformacja-cyfrowa)

#### 机构尚未准备好的节奏 (员工的抵触与不堪重负)

**来自前期摸底：** 用户群体及其现有系统和习惯的图谱，区分出能快速过渡的人，以及需要更多时间和支持的人。一场培训面向所有人，往往不够。

04

### 面向招标的需求规格说明

时间在首次沟通后确定

访谈、流程图、数据模型、字段、视图、通知、集成和测试场景，在发布招标公告之前全部形成书面文件。此外还包括与供应商沟通的准备：要提的问题、采购矩阵，以及作为采购方代表参加会议。但最重要的是回答实施成功的标准是什么：我们为什么做这件事，期望取得什么成果。

#### EZD级电子公文系统 (已预告的义务，时间已推迟至最早2029年)

**盘点成果：** 公文流转与集成图、迁移需求、合同条款。没有这些，迁移只会把旧流转方式中的错误照搬到新系统。此外还包括现有及潜在功能在各系统之间的划分——例如由哪个系统通过e-Doręczenia批量发送信函。

05

### 数字化顾问

长期合作

每月与秘书长（行政负责人）或总经理以及IT负责人会面，每月一份运营与风险报告，每季度召开数字化委员会会议，每季度审查风险和关键合同，重大采购前必须出具顾问意见。

范围：IT治理与决策、持续更新的系统登记册、流程分析与优化、采购与供应商锁定风险、在管理层与IT部门之间转述和评估风险、项目组合。

新合作的前90天：初步评估和紧急“危险信号”，建立登记册并审查合同，向管理层提交含12–24个月路线图的报告。

### 所有这些义务都始于同一个问题：我们究竟拥有什么？

盘点并不是与选择EZD级电子公文系统、KSeF或KSC合规并列的独立项目，而是其中每一项的第一步——做一次即可，而不是零零碎碎地做四次。

### 无论范围如何，路线都相同：从零散混乱的信息，到一个经得起推敲的决策。

1. **摸底** 访谈、审阅文件和系统，不带预设地形成对现状的初步认识。
2. **共同的全景** 一张统一的流程、成本、风险和依赖关系图——管理层和IT都能看懂。
3. **决策方案** 切实可行的选项，并列明每个选项的后果、成本和风险，不偏向任何供应商。
4. **实施监督** 在选型、实施和验收过程中始终站在采购方一侧——而不只停留在概念阶段。
5. **成果评估** 检验决策是否带来了预期效果——并为下一阶段做好准备。

## 2–6周后，管理层将获得四套文件， *而不是一份被束之高阁的报告。*

为贵机构从零编制，格式可编辑，永久许可。共16份文件与工具，构成数字化转型和长期IT战略实施的基础——其中包括面向管理层的演示文稿和汇报会，均已含在价格中。

**地基 · IT系统盘点** 2–6周 · 低于公共采购门槛 · 16份文件与工具

### 现状认知 (4份文件)

一页式管理层摘要、可提交管理层、地区审计院（RIO）和最高审计院（NIK）的盘点报告、每个系统含35项属性的电子表格，以及与中央政府系统的集成矩阵。掌握“AS IS”现状，是确定“TO BE”目标状态的前提。

### 面向未来的战略与标准 (4份文件)

10年数字化战略、技术标准目录、20条用于招标文件（SWZ）的示范合同条款，以及负责任使用AI的政策。

### 后续项目的管理工具 (5项工具)

数字化举措立项卡、架构评审评分卡、可由贵方自行重复使用的盘点方法论、含热力图的20项风险登记册，以及变革管理计划。

### 沟通与管理层决策 (3项)

架构图、约150个术语和缩写的词汇表，以及12–15页的演示文稿和60–90分钟的管理层汇报会，已含在价格中。演示内容涵盖已识别的风险及其缓解方式，包括管理层成员的个人风险。

[16份文件与工具的完整清单](https://krogis.pl/zh/inwentaryzacja#co-dostaniecie)

公共部门——地方政府

## EZD级电子公文系统：已预告的义务，时间已推迟至最早2029年。在选择路径之前，先看清您已经拥有什么。

秘书长和财务主管不必懂IT架构。他们需要的是系统和合同登记册、KSC/NIS 2风险，以及一页可以提交地方政府执行机构和地方议会的摘要。

- **协助选择EZD级电子公文系统** 在决定迁移路径之前，绘制公文流转与集成图。
- **EZD项目实施支持** 与供应商沟通、讨论集成，并协助组织培训。
- **与CRU JSFP（公共财政部门合同中央登记系统）集成的合同** 从其他项目的视角看EZD：合同的准备和起草，以及与CRU JSFP的集成。
- **KSeF发票及其流转** 从KSeF获取发票、业务审批、形式与会计核查，并将发票转入财务会计系统。
- **规划后续项目** 招聘与申请征集、公众咨询、执行机构会议电子化管理，以及公务出差的计划、审批和报销。
- **KSC / NIS 2** 系统和风险登记册——法律要求的风险管理由此起步。
- **经得起地方议会审议的预算** 将IT支出区分为法定义务和投资，并列明不作为的代价。

[公共部门专页](https://krogis.pl/zh/jst)

市政公用企业

## 公文流转（KSeF）、e-Doręczenia、数字签名、采购程序电子档案、ERP更换。值得把这一切纳入一个统一的战略。

供热、供水或城市公共交通企业的总经理，从自己的部门只得到一份建议。签字前的第二份独立意见：哪些方案真正能与财务会计系统集成，五年内的真实成本是多少。

- **KSeF与发票流转** 与财务会计系统的集成矩阵，而不是又一个应用孤岛。
- **与财务会计系统及ERP集成** 从第一天起就在规格说明中写明集成要求，而不是签约后再通过合同补充协议追加。
- **电子人事档案及后续模块** A/B/C/D分类和实施顺序，使每个模块都能接入现有系统。
- **信函管理（EZD）** 在EZD级电子公文系统中进行信函流转。
- **电子签名** 针对不同用途选择合适的电子签名类型，以取消纸质文件。
- **与e-Doręczenia集成** 通过e-Doręczenia收发信函，无需在系统之间重复录入。
- **多渠道信函** 建立并运行多渠道信函接收及批量发送。

[市政公用企业专页](https://krogis.pl/zh/spolki-uzytecznosci-publicznej)

企业

## 您有项目要推进，而IT团队忙于运维、分身乏术。有一个站在您这一边的人，会很有帮助。

新ERP的选型与实施、投诉处理、流程驱动的CRM、适应KSeF的费用单据流转、合同管理、员工入职与离职：我与管理层一起梳理需求，与贵方IT团队和供应商沟通，比较报价（对子公司而言，依据总部采购准则），并监督项目实施及其带来的组织变革。只需一次沟通，约2天即可拿到概念方案。

- **15分钟沟通，2天出概念方案** 收集详细需求、编写规格说明往往繁琐，大家也未必看得清方向。在此之前，需要一份直观的草图，呈现管理层的设想——以便在任何人写下第一页文档之前判断方向。
- **依据集团总部准则比较报价** 评估标准矩阵：什么重要、什么次要、谁提供什么、各供应商如何回应，以及我的建议。决策由您做出；IT没有时间、管理层又无专人负责的行政性工作，由我承担，计入项目本身的成本。
- **在实施中代表管理层** 只有在确实需要决策时，管理层才需要回到这个议题。
- **集团总部的大型项目，例如统一ERP** 供应商会议、集成讨论，以及供管理层和IT与集团总部沟通使用的精炼摘要——让管理层只在需要真正决策时才回到这个议题。

[企业专页](https://krogis.pl/zh/biznes)

## 长达8至18年的合作关系，历经一波又一波的监管变革。

KSeF、e-Doręczenia、电子档案、NIS 2、应用平台、流程建模标准、人事与招聘流程、财务流程、客户服务流程、构建与ERP级系统集成的完整应用系统、电子商务、B2B交易平台。同样的问题出现在四个截然不同的环境中：地方政府机关、市政公用企业、港口和工业集团。从如此多的角度观察，积累了丰富的顾问经验。

1. 2008–2026 **地方自治政府** 18年来与地方自治政府合作，为统一的信息交换平台制定战略和架构，使真正的电子政务成为可能。设计并实施了40多个模块，包括EZD、电子档案、执行机构会议电子化、议会会议电子化、电子申请征集、电子招聘、公众咨询、电子出差管理、电子培训、议员服务、12个公共登记册和两个门户网站。
2. 2019–2026 **市政公用企业：供热、供水、城市公共交通** 设计、实施并上线协同办公与业务流程管理平台，涵盖采购程序电子档案、费用单据电子流转、电子人事档案、往来函件管理和法律支持等。
3. 2017–2026 **外国集团旗下的工业子公司** 为一家在波兰运营的国际工业集团设计概念并实施完整的采购到付款（procure-to-pay）解决方案。面向管理层、CFO和总会计师担任变革管理负责人。BPM（业务流程管理）系统的开发已进入第九年。后续扩展涵盖投诉、合同及补充协议、样品发放、仓库差异、质量管理、授权委托、变更审批申请、与e-Doręczenia集成的信函管理，以及与银行系统集成的付款和银行批量付款处理等流程。
4. 2018–2026 **集装箱码头** 基于流程平台、面向客户服务部和销售部的CRM系统：联系人管理、网站询价、报价核算与编制、投诉处理——至今仍在使用。明确目标、需求分析，以及利益相关方关系管理系统的概念设计。
5. 2006–2013 **波兰生产企业集团** 概念与目标设计，以及面向800名用户的协同平台实施。需求与目标梳理、业务与流程分析，并实施连接集团所有公司数据的流程驱动型CRM系统。

还有许多其他客户，包括科研院所、储蓄信贷合作社、市政府、电气安装企业、能源企业、住宅开发商和一家全国性广播电台。

想进一步了解我的经验？[“关于我”页面上的完整履历](https://krogis.pl/zh/o-mnie#doswiadczenie)

**Wojciech Kroczak** 变革管理与数字化顾问，Krogis

## 站在采购方一侧。 *用管理层的语言，而不是技术术语。*

[wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl) [+48 516 401 658](tel:+48516401658)[LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/wojciech-kroczak/)

- **支持管理层决策** 我理解管理层面临的目标和顾虑，引导其了解数字化议题，使其能够与自己的IT团队进行有实质内容的对话——而不只是接受现成的建议。
- **面向供应商的采购方代表** 我准备向供应商提出的问题、用于比较报价的采购矩阵，以及互操作性标准，为审慎决策提供依据——也为日后的审计做好准备。
- **意图原型化：15分钟沟通，约2天出概念方案** 管理层能用一刻钟描述问题，却没有时间写下需求。我有时间——并在项目产生第一笔成本之前，带着概念方案或原型回来。
- **管理层在实施团队中的代表** 项目启动后，我在日常会议中确保项目与最初意图保持一致——只有在确实需要决策时，管理层才需要回到这个议题。
- **规划机构中的AI应用** AI不会征求许可——它正在颠覆我们熟知的商业模式。如今，无论身处哪个行业，每家企业都在成为科技企业。销售、市场、运营、客户服务，以及日常的案头工作：几年之内，这些工作中的绝大部分将由人工智能完成。适应这一变化已不再是一种抱负或潮流，而是保持竞争力的唯一途径。

## 每一次合作都建立在四项原则之上。

之所以直截了当地写明，是因为秘书长、总经理和IT负责人在允许外部人员接触其系统之前，都会问到这些问题。

1. **独立于供应商** 我不销售系统、许可或实施服务，也不收取任何供应商的佣金。我的建议完全可能是“不要购买”或“继续使用现有系统”。
2. **保密** 在接触第一份文件之前签署保密协议。未经您同意，有关贵方系统、合同和成本的信息绝不会提供给其他客户，也不会用于案例介绍。
3. **成果归属** 登记册、流程图、标准和条款归您所有，格式可编辑，没有期限限制。您可以自行继续维护，也可以与其他顾问合作维护。
4. **个人数据** 盘点针对的是系统、合同和流程，而不是居民或客户的数据。我不查看数据库；如确需查看，仅在贵方设备上并凭正式授权进行。

## 联系之前：最常见问题的解答。

### 公共机构或企业的IT系统盘点费用是多少？

视系统和部门数量而定，2–6周工作的价格低于公共采购门槛，最终您将获得一整套战略文件。由于低于门槛，该委托无需按照《公共采购法》履行采购程序。具体价格在简短了解机构规模后确认。

### 我们有实施期限。盘点会不会拖延进度？

不会。盘点历时2–6周，最终产出需求、合同条款和集成矩阵——这些本来就需要在招标前准备。它通常还能缩短招标准备时间，因为它取代了以收集供应商报价作为起点的做法。

### 我们有自己的IT部门，为什么还需要外部顾问？

IT部门从技术角度评估方案。管理层需要有人从管理层自身的视角评估这些方案——风险、总成本、合规性、与供应商交涉时的机构利益——独立于IT部门的建议，而不是取而代之。这是第二份独立意见，而不是与贵方团队竞争。

### 数字化顾问与兼职CIO（fractional CIO）有什么区别？

这就是国际上称为“fractional CIO”的同一角色——在波兰只是用波兰语来称呼。区别在于边界：Krogis不接管IT部门或其预算，也不管理技术人员。它代表管理层——将管理层的意图转化为需求，并帮助IT部门把自身需求表达为管理层能够理解和接受的语言。这是一个顾问、沟通和代表角色，而不是对技术团队的管理角色。

### 如何让机构为新的IT系统做好准备？

从您已有的东西入手：新系统要替代哪些系统、数据、集成和合同，或要与哪些协同工作。在机构内部指定一位负责流程决策的人员，并约定如何判断实施是否成功。用流程的语言写出需求，然后再与供应商沟通。盘点可在2–6周内为您提供这一起点。

### 什么时候应该更换系统，什么时候应该升级改造？

能够很好地支持流程、且仍有厂商支持的系统，通常值得继续发展。没有支持、需要人工重复录入数据、运维成本不断上升的系统，则是更换的候选对象。请比较数年周期内的总成本，而不只是新许可的价格，并统计需要迁移多少集成和数据。盘点中的系统分类可一次性为整个机构理清这一决策。

### 系统实施与组织变革有何不同？

实施以验收结束：系统能运行。变革则要到人们每天以新方式工作时才算结束。前者向供应商订购，后者需要了解文化和用户，并制定适应计划。 更多: [变革管理](https://krogis.pl/zh/transformacja-cyfrowa).

### 在政府机关或企业引入AI值得吗？

如果目标明确、流程有描述、决策负责人有名有姓，就值得。请先理顺数据和流程，建立已使用AI之处的登记册，并制定使用规则。AI不会修复混乱，只会让混乱加速。法律义务取决于使用方式，因此应针对具体应用场景逐一核查。

## 我们来谈谈这个决策， *赶在供应商替您做出决定之前。*

[写信至：wojciech.kroczak@krogis.pl](mailto:wojciech.kroczak@krogis.pl?subject=%E5%85%B3%E4%BA%8EIT%E7%B3%BB%E7%BB%9F%E7%9B%98%E7%82%B9%E7%9A%84%E6%B2%9F%E9%80%9A) [致电：+48 516 401 658](tel:+48516401658)

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