Jak uzasadnić budżet na informatykę przed Radą: obowiązek, inwestycja i koszt zaniechania

Ten wpis jest dla skarbników i sekretarzy, którzy jesienią składają projekt budżetu i muszą wytłumaczyć radnym, dlaczego informatyka kosztuje więcej niż rok temu.

Kalendarz: co ustawa mówi o terminach

Zgodnie z art. 238 ustawy o finansach publicznych zarząd jednostki samorządu terytorialnego (wójt, burmistrz, prezydent, zarząd powiatu) sporządza projekt uchwały budżetowej i przedkłada go organowi stanowiącemu, czyli Radzie, oraz regionalnej izbie obrachunkowej do zaopiniowania. Termin to 15 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy. W 2026 roku 15 listopada wypada w niedzielę, więc bezpieczniej planować złożenie projektu wcześniej.

Razem z projektem zarząd przedkłada uzasadnienie i materiały, których zakres określa uchwała Rady o trybie prac nad budżetem (art. 234). To w tej uchwale są wewnętrzne terminy dla wydziałów, zwykle wcześniejsze niż ustawowy. Warto sprawdzić, do kiedy wydział odpowiedzialny za informatykę składa swoje propozycje.

Wraz z projektem budżetu zarząd przedstawia też projekt uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej albo jej zmiany (art. 230). Prognoza obejmuje rok budżetowy i co najmniej trzy kolejne lata (art. 227). Uchwałę budżetową Rada podejmuje przed rozpoczęciem roku, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach najpóźniej do 31 stycznia (art. 239).

Trzy koszyki zamiast jednej pozycji

Jedna kwota „informatyka” nie mówi radnym nic. Te same wydatki rozpisane na trzy koszyki pokazują, o czym Rada naprawdę decyduje.

Obowiązek. Wydatki, których urząd nie może pominąć, bo wynikają z przepisu albo z podpisanej umowy. Przykłady: przystosowanie obiegu faktur do Krajowego Systemu e-Faktur, obsługa e-Doręczeń, przygotowanie do pracy w systemie klasy EZD, zobowiązania z umów serwisowych zawartych w poprzednich latach. Przy każdej pozycji podaje się podstawę: przepis albo numer umowy.
Utrzymanie. Koszt tego, żeby obecne systemy działały przez kolejny rok: opieka serwisowa, licencje, aktualizacje, łącza, wymiana zużytego sprzętu. Te wydatki wracają co roku i zwykle rosną z każdym nowym systemem. Więcej o tym mechanizmie we wpisie o koszcie całkowitym.
Inwestycja. Wydatki, które urząd wybiera, bo mają coś poprawić: skrócić obsługę sprawy, zastąpić ręczne przepisywanie danych, zmniejszyć liczbę systemów. Tu Rada ma realny wybór i tu potrzebne jest uzasadnienie korzyści oraz kosztu utrzymania w kolejnych latach.

Granica bywa nieostra. Wymiana serwera, do którego producent kończy wsparcie, to utrzymanie. Nowy moduł kupiony „przy okazji” obowiązku to inwestycja i tak powinien być opisany.

Dla nadzoru finansowego

Trzy koszyki nie zastępują klasyfikacji budżetowej. Ustawa dzieli wydatki na bieżące i majątkowe (art. 236), a obowiązek może trafić do obu grup: opieka serwisowa to wydatek bieżący, zakup nowego systemu zwykle majątkowy. Koszyki są dodatkową kolumną w uzasadnieniu. Pokazują powód wydatku, a klasyfikacja jego rodzaj.

Wydatki wieloletnie i prognoza finansowa

Wdrożenie większego systemu rzadko zamyka się w jednym roku, a po nim przychodzą coroczne opłaty. Ustawa przewiduje, że wieloletnie programy, projekty i zadania ujmuje się w załączniku do wieloletniej prognozy finansowej jako przedsięwzięcia, z nazwą i celem, jednostką odpowiedzialną, okresem realizacji, łącznymi nakładami, limitami wydatków w poszczególnych latach i limitem zobowiązań (art. 226).

Dla skarbnika oznacza to proste pytanie do każdej inwestycji w informatykę: ile będzie kosztować w roku zakupu i ile w każdym z trzech kolejnych lat. Jeżeli wydział nie potrafi podać tej drugiej liczby, wniosek nie jest gotowy.

Koszt zaniechania bez straszenia

Koszt zaniechania to odpowiedź na pytanie radnego: „a co, jeśli tego nie zrobimy?”. Dobrze opisany jest spokojny i konkretny. Źle opisany brzmi jak groźba i radni przestają go słuchać.

Kilka zasad, które pomagają:

Opisuj skutek dla pracy urzędu, nie katastrofę. Zamiast „grozi nam paraliż” lepiej: „po dacie końca wsparcia producent nie usuwa błędów, a naprawa awarii zależy od dobrej woli dostawcy”.
Podawaj daty i dokumenty. Koniec umowy, koniec wsparcia, termin z przepisu. Data z umowy przekonuje bardziej niż przymiotnik.
Pokazuj koszt odłożenia, jeśli da się go policzyć. Na przykład: dziś dwie osoby przepisują dane z faktur ręcznie i tak zostanie przez kolejny rok. Jeśli nie da się policzyć, nie wpisuj szacunku z powietrza.
Oddziel pewne od możliwego. Podwyżka opłaty zapisana w umowie jest pewna. Awaria starego serwera jest możliwa. Radni powinni widzieć tę różnicę.
Nie posługuj się karami jako głównym argumentem. Wystarczy wskazać, że obowiązek wynika z przepisu i od kiedy.

Analogia dla Rady

Budżet informatyki przypomina budżet budynku urzędu. Przegląd kominiarski i instalacji to obowiązek. Ogrzewanie i sprzątanie to utrzymanie. Termomodernizacja to inwestycja, która ma obniżyć rachunki. Nikt nie pyta, czy płacić za ogrzewanie, ale wszyscy chcą wiedzieć, czy docieplenie się zwróci. Tak samo warto ułożyć rozmowę o systemach.

Jak to pokazać radnym

Radni nie oceniają systemów. Oceniają, czy wydatek jest konieczny, celowy i oszczędny, bo tego wymaga od wydatków publicznych ustawa (art. 44). Dlatego w uzasadnieniu i na komisji sprawdza się jedna strona zamiast prezentacji technicznej.

Na tej stronie powinny się znaleźć: trzy koszyki z kwotami i porównaniem do roku bieżącego, przy każdej większej pozycji jedno zdanie „po co” i jedno „co, jeśli nie”, oraz koszty w kolejnych latach dla inwestycji. Nazwy systemów zastępuje się opisem tego, co robią: „system do obiegu pism”, „program do naliczania podatków”. Skróty rozwija się przy pierwszym użyciu albo pomija.

Warto też uprzedzić pytanie o wzrost. Jeśli budżet rośnie, strona powinna pokazać, która część wzrostu wynika z obowiązków, która z podwyżek w istniejących umowach, a która z decyzji urzędu.

Dokumenty, które za tym stoją

Podział na koszyki jest wiarygodny tylko wtedy, gdy da się go sprawdzić. Skarbnik może poprosić o trzy rzeczy:

Listę systemów. Dla każdego: do czego służy, który wydział z niego korzysta, kto jest dostawcą, numer i termin umowy, roczny koszt, data końca wsparcia producenta. O tym, czym taka lista różni się od spisu programów, piszę we wpisie o inwentaryzacji systemów.
Zestawienie umów z kosztami na kolejne lata. Które opłaty są stałe, które rosną i na jakiej podstawie, kiedy mija termin wypowiedzenia.
Listę obowiązków z podstawą prawną i terminem. Krótką, z nazwą przepisu i wskazaniem, czego dokładnie dotyczy w urzędzie.

Jeżeli tych dokumentów nie ma, pierwszy budżet w nowym układzie będzie przybliżony. To nadal lepsze niż jedna pozycja, pod warunkiem że uzasadnienie mówi wprost, które kwoty są szacunkiem.

Źródła

Stan prawny na 4 października 2026.