Spokój
Jedna strona dla zarządu oraz pełna lista systemów, umów i ryzyk: wiecie, co macie, i możecie to pokazać Radzie, kontrolującym i audytorowi.
Inwentaryzacja systemów IT to uporządkowany spis aplikacji, umów, integracji, procesów i ryzyk organizacji, zakończony jedną stroną dla zarządu; trwa 2–6 tygodni i mieści się poniżej progu zamówień publicznych. Inwentaryzacja systemów IT i standardów architektonicznych to najmniejszy, najtańszy krok w całej drabinie cyfryzacji — i jedyny, który daje urzędowi albo spółce, a nie dostawcy, kontrolę nad kierunkiem na kolejne 10 lat.
- 2–6 tyg.
- od podpisania umowy do sesji dla Zarządu
- Wycena
- po 30-minutowej rozmowie, zależnie od liczby systemów
- 16
- dokumentów i narzędzi na wyjściu
Jedna strona dla Zarządu
Systemy jednostki: stan i rekomendacja6 z 14 systemów
- Obieg dokumentówSekretariatrozwój do 2029C
- Finanse i księgowośćGłówna księgowabrak API do KSeFB
- Kadry i płaceKadryaktualnyA
- Obsługa klientaDział obsługibrak integracjiB
- Ewidencja majątkuDział technicznyaktualnyA
- Obieg faktur pod KSeFbrak właścicielalukaD
2 do utrzymania2 do dostosowania1 do zastąpienia1 luka
Rekomendacja: zacząć od obiegu dokumentów, KSeF przez integrację z systemem FK, nie przez nowy system.
Przykład jednej strony dla Zarządu. Dane ilustracyjne.
Pytania, na które warto znać odpowiedź.
Zadaję je zarządom, sekretarzom, starostom i prezesom, zanim zapadną decyzje o kolejnym zakupie. Jeśli na któreś odpowiedź brzmi „nie wiemy”, to właśnie tu mogę pomóc.
- Ile systemów mamy naprawdę, kto jest ich właścicielem i kiedy kończy się wsparcie?
- Które umowy wygasają i co wtedy zrobimy?
- Gdzie ludzie przepisują dane ręcznie albo pracują w arkuszach obok systemów?
- Które systemy są od siebie zależne i co się stanie, gdy jeden z nich przestanie działać?
- Czy kolejny zakup wpisze się w to, co mamy, czy stworzy kolejną wyspę?
Koszt błędu. Zakup bez wiedzy o tym, co już jest, to duplikaty funkcji, brakujące integracje i migracja, która powtarza błędy starego obiegu. Doradca kosztuje zwykle mniej niż jedna źle wybrana technologia, jeden niewłaściwy dostawca albo jedna pułapka w umowie.
Co z tego macie.
Lepsze wyniki
Kolejne decyzje i budżet opierają się na faktach, a nie na tym, kto się zgłosi z ofertą.
Mniej raf i błędów
Widzicie zależności od dostawców i końce wsparcia, zanim zamienią się w awarię albo pilny zakup.
„Zwracał uwagę na potrzebę porządkowania informacji o istniejących rozwiązaniach, ich powiązaniach i ograniczeniach, zanim urząd podejmie kolejne decyzje inwestycyjne.”
Zestaw, który zamawiany osobno kosztowałby kilkukrotnie więcej, w cenie inwentaryzacji.
Przygotowany od zera przez niezależnego doradcę, dopasowany do specyfiki jednostki — nie szablon do wypełnienia we własnym zakresie. Razem 16 dokumentów i narzędzi, które stanowią fundament transformacji cyfrowej i realizacji długoterminowej strategii IT.
Fundament · komplet dokumentów4 + 4 + 5 + 3 = 16 dokumentów i narzędzi
Wiedza o stanie obecnym 4 dokumenty
Pokaż listę
- Jedna strona dla Zarządu: stan systemów, kategorie A/B/C/D i rekomendacja
- Raport z inwentaryzacji — do przedstawienia Zarządowi, RIO, NIK, audytorom UE
- Wypełniony arkusz inwentaryzacyjny (35 atrybutów na system + kategoria A/B/C/D)
- Macierz integracji z systemami centralnymi (17 pozycji, status, priorytet, ryzyka)
Strategia i standardy na przyszłość 4 dokumenty
Pokaż listę
- Strategia cyfryzacji na 10 lat (regulacje, architektura, AI, cyberbezpieczeństwo, chmura z rozwagą, koszt całkowity)
- Katalog standardów technicznych (API, uwierzytelnianie, dane, dokumenty, bezpieczeństwo w wytwarzaniu, dostępność)
- 20 wzorcowych klauzul umownych do SWZ (otwarte API, plan wyjścia, depozyt kodu, KSC/NIS2/RODO/AI Act)
- Polityka odpowiedzialnego wykorzystania AI, zgodna z AI Act, z rejestrem zastosowań AI w organizacji
Narzędzia zarządcze na kolejne projekty 5 narzędzi
Pokaż listę
- Wzorzec karty inicjatywy cyfrowej (uzasadnienie biznesowe)
- Wzorzec karty oceny architektonicznej dla komitetu architektonicznego
- Metodyka inwentaryzacji — do samodzielnego prowadzenia kolejnych cykli przez własne IT
- Rejestr ryzyk (20 pozycji, ocena prawdopodobieństwo × waga, heatmapa)
- Plan zarządzania zmianą (kultura organizacji, grupy użytkowników i ich systemy, strategia adaptacji, komunikacja, szkolenia, mierniki)
Komunikacja i decyzja Zarządu 3 pozycje
Pokaż listę
- Diagramy architektury referencyjnej
- Słownik pojęć i skrótów (~150 pojęć)
- Prezentacja dla Zarządu (12–15 slajdów) + sesja prezentacyjna 60–90 min, wliczona w cenę
Krótko, konkretnie, z minimalnym obciążeniem urzędu albo spółki.
- Etap 1Start
Warsztat startowy z kierownictwem (Starosta lub Prezes, Sekretarz, IT) i ankieta inwentaryzacyjna do wydziałów i dostawców.
- Etap 2Analiza
Analiza dokumentacji, wywiady z właścicielami systemów (5–10 × 45–60 min), weryfikacja techniczna z IT. 1–3 dni spotkań z właścicielami procesów na miejscu, reszta online.
- Etap 3Kategoryzacja
Wstępna kategoryzacja A/B/C/D i warsztat walidacyjny z kierownictwem wydziałów.
- Etap 4Decyzja
Raport i komplet dokumentów, przygotowanie i sesja prezentacyjna dla Zarządu (60–90 min).
- 2–6 tyg.
- od podpisania umowy do sesji dla Zarządu
- 1–3 dni
- pracy na miejscu, reszta zdalnie
- ~10 godz.
- łącznego zaangażowania osoby koordynującej po Waszej stronie
Dlaczego można mi zaufać
- Brak relacji handlowych z dostawcami systemów dziedzinowych i platform — ocena A/B/C/D wolna od konfliktu interesów.
- Umowa poufności przed rozpoczęciem prac lub klauzule poufności w umowie głównej.
- Wszystkie produkty w formacie edytowalnym, niewyłączna, bezterminowa licencja dla jednostki — prawo do modyfikacji.
- Prace bez dostępu do danych osobowych mieszkańców i klientów; jeśli potrzebny dostęp — osobna umowa powierzenia (art. 28 RODO).
Etap wstępny, poprzedzający każdą decyzję wdrożeniową.
EZD, e-urząd, obieg faktur pod KSeF, nowa platforma procesowa — każda z tych decyzji kosztuje setki tysięcy złotych i wiąże organizację z dostawcą na lata. Inwentaryzacja daje obiektywną wiedzę o tym, co faktycznie macie, w jakim jest stanie i czego brakuje, zanim ta decyzja zapadnie — żebyśmy to my definiowali kierunek, a nie oferta dostawcy.
- System klasy EZDurzędy, zapowiadany obowiązek, termin przesunięty najwcześniej na 2029 r.
- Dostajecie: mapę obiegu dokumentów i integracji, wymagania do migracji i klauzule do umowy. Ryzyko: projektowanie systemu elektronicznego tak, by odzwierciedlał procedury analogowe.
- KSeF i obieg faktururzędy i spółki
- Dostajecie: macierz integracji z systemem finansowo-księgowym i wariant integracji obok wariantu nowego systemu, z kosztem w 5 lat. Ryzyko: kolejna wyspa aplikacyjna i podwójne wprowadzanie danych.
- KSC / NIS 2obowiązki i kary dla zarządu
- Dostajecie: rejestr systemów i rejestr 20 ryzyk z wagami i heatmapą. Ryzyko: odpowiedzialność za brak zarządzania ryzykiem, którego nie da się udokumentować.
- Kontrola RIO, NIK, rada nadzorczaw każdej chwili
- Dostajecie: udokumentowaną kategoryzację A/B/C/D i uzasadnienie każdej decyzji zakupowej. Ryzyko: zarzut niegospodarności albo decyzji bez podstaw.
- Budżet i finansowanieprojekt budżetu, wnioski o środki
- Dostajecie: podział wydatków IT na obowiązek i inwestycję, koszt zaniechania, materiał wejściowy do wniosków o środki UE, KPO i programy krajowe. Ryzyko: nieuwzględnienie całkowitych kosztów posiadania.
Trzy strumienie pracy, jeden komplet dokumentów.
- Inwentaryzacja systemów i aplikacji dziedzinowych. Wszystkie systemy dziedzinowe (FK, kadry-płace, EZD/EOD, podatki, geodezja, oświata, pomoc społeczna, billing), procesowe (obieg faktur i umów, zamówienia publiczne, nabory) oraz infrastruktura i bezpieczeństwo. Dla każdego: dostawca, licencja, koszt, hosting, umowa serwisowa, otwartość API, zgodność RODO/KSC/WCAG, gotowość na AI, ryzyka — plus mapa integracji z systemami centralnymi państwa i mapa zależności między systemami. Rozpoznajemy też, gdzie AI jest już używane w organizacji, także w narzędziach, o których kierownictwo nie wie: do jakich zadań, z jakimi danymi i kto za to odpowiada.
- Kategoryzacja systemów według metodyki A/B/C/D. Każdy system trafia do jednej z czterech kategorii według pięciu ważonych wymiarów oceny — patrz sekcja „Kategoryzacja” niżej. Uzupełniona macierz kategorii jest mapą drogową działań do podjęcia względem poszczególnych systemów.
- Standardy architektoniczne i dokumentacja strategiczna. Komplet dokumentów przenoszonych bezpośrednio do każdego kolejnego postępowania IT — strategia, standardy techniczne, klauzule umowne, narzędzia zarządcze. W ten sposób organizacja mityguje ryzyko i wymusza zgodność przyszłych inwestycji z przyjętymi standardami oraz wytycznymi dotyczącymi architektury i bezpieczeństwa inwestycji.
Przed i po: kto definiuje wymagania.
| Bez inwentaryzacji | Po inwentaryzacji |
|---|---|
| SWZ pisane w oparciu o oferty dostawców. To oferty dostawców często definiują wymagania. | SWZ pisane w oparciu o rzeczywiste potrzeby — urząd definiuje wymagania, dostawca je spełnia |
| Klauzule otwartości i plan wyjścia „może dopiszemy" | 20 wzorcowych klauzul architektonicznych obligatoryjnie w każdej umowie IT |
| Nakładające się funkcjonalnie systemy — organizacja płaci dwa razy | Wiadomo dokładnie, co organizacja posiada i gdzie są luki — kupuje się tylko brakujące zdolności |
| Aneksy do umów za integracje pominięte w SWZ, na koszt zamawiającego | Katalog obowiązkowych integracji z systemami centralnymi w SWZ od pierwszego dnia |
| Ryzyko niezgodności KSC/NIS2/RODO/AI Act wychodzi dopiero w audycie | Wymagania zgodności regulacyjnej opisane w SWZ i egzekwowane od dostawcy |
| Uzależnienie od dostawcy — po latach nie da się go zmienić bez utraty danych | Klauzule eksportu danych, plan wyjścia, depozyt kodu — pełna suwerenność zamawiającego |
| Brak uzasadnienia decyzji zakupowej dla organów kontroli | Udokumentowana kategoryzacja A/B/C/D i uzasadnienie decyzji |
| Wnioski o dofinansowanie UE bez solidnej bazy analitycznej | Materiał wejściowy do wniosków o środki UE/KPO/programy krajowe |
Skala kosztu decyzji nietrafionej: system klasy EZD dla powiatu, platforma procesowa czy kompleksowy e-urząd to jedne z największych zakupów informatycznych na lata, a wieloletnie utrzymanie kosztuje zwykle 2–3 razy więcej niż sam zakup. Inwentaryzacja to równowartość kilku procent typowego pojedynczego postępowania — najtańsza forma ubezpieczenia jakości decyzji zakupowej.
Co zyskujecie. Dokumenty są dowodem, nie celem.
- Kontrola nad kierunkiemTo Wy, a nie dostawca, wiecie, co macie, w jakim jest stanie i czego brakuje.
- Mniej wydanych pieniędzyWidać dublujące się systemy, kończące się umowy i licencje oraz prawdziwe koszty utrzymania.
- Spokój przy kontroliUdokumentowana należyta staranność: macie na piśmie, co wiedzieliście, jakie były warianty i dlaczego wybraliście ten.
- Szybszy start kolejnych projektówWymagania, macierz integracji i klauzule do umowy gotowe przed postępowaniem.
Każdy system dostaje jasną kategorię i rekomendację działania.
Najedź na wiersz albo wybierz go klawiszem Tab, żeby zobaczyć przykład.
| Kat. | Definicja | Typowe działanie |
|---|---|---|
| A | Systemy zgodne z architekturą docelową, wysokiej dojrzałościPrzykład: system kadrowo-płacowy z aktualną umową serwisową i otwartym API. | Utrzymanie i kontrolowany rozwój |
| B | Właściwy kierunek, wymaga dostosowańPrzykład: system finansowo-księgowy bez integracji z KSeF. | Plan modyfikacji, negocjacje z dostawcą |
| C | System rodzi ryzyko — przestarzała technologia, koniec wsparcia, uzależnienie od dostawcy, brak integracjiPrzykład: obieg dokumentów, którego producent kończy wsparcie w przyszłym roku. | Plan wycofania i zastąpienia |
| D | Brakująca zdolność w portfolio, potrzebna w perspektywie 1–10 latPrzykład: obieg faktur kosztowych prowadzony dziś w poczcie i arkuszu. | Priorytetyzacja wdrożeń, wybór modelu dostarczenia |
A utrzymać
- Kadry i płace
- Poczta e-mail
- Strona internetowa
B dostosować
- System finansowo-księgowy
- Ewidencja środków trwałych
- Serwer plików
C wycofać i zastąpić
- Obieg dokumentów bez wsparcia
- Rejestr umów w arkuszu
- Własny program magazynowy
D uzupełnić
- Obieg faktur kosztowych
- Rejestr uprawnień
- Portal kontrahenta
Ocena opiera się na 5 ważonych wymiarach: funkcjonalność i wartość biznesowa (20%), architektura i otwartość — API, integracje, standardy, gotowość na AI (25%), bezpieczeństwo i zgodność — KSC/NIS2/RODO/KRI/WCAG (20%), technologia i dostawca — aktualność, wsparcie, uzależnienie od dostawcy (20%), ekonomia i koszt całkowity (15%).
Wycena i formalności.
Wycena po rozmowie
Zależnie od liczby systemów i wydziałów. Dokładną wycenę ustalam po 30-minutowej rozmowie o skali organizacji.
Dla porównania: komplet dokumentów strategicznych i standardów zamawiany osobno kosztowałby kilkukrotnie więcej niż inwentaryzacja.
- Poniżej progu zamówień publicznych. Zamówienie bez postępowania w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych, według wewnętrznego regulaminu jednostki.
- Umowa z przeniesieniem produktów. Wszystkie dokumenty w formacie edytowalnym, niewyłączna, bezterminowa licencja, prawo do modyfikacji.
- Umowa poufności przed startem i prace bez dostępu do danych osobowych.
- Materiał do wniosków o dofinansowanie. Raport i strategia stanowią bazę analityczną do wniosków o środki UE, KPO i programy krajowe.
To nie jest raport do szuflady. To punkt startu do każdego kolejnego projektu.
Nowa inicjatywa, np. EZD albo obieg faktur.
Metodyka → karta inicjatywy → ocena architektoniczna → klauzule do postępowania → rejestr ryzyk.
Postępowanie i rozmowy z dostawcami.
Katalog standardów, 20 klauzul umownych i karta oceny — wiadomo, o co pytać, zanim usiądzie się z dostawcą do stołu.
Integracje.
Macierz integracji z systemami centralnymi jako gotowy punkt wyjścia do każdego kolejnego projektu integracyjnego.
Inwentaryzacja okresowa.
Aktualizacja co 12–18 miesięcy, prowadzona samodzielnie przez własne IT w tej samej metodyce lub jako aktualizacja inwentaryzacji prowadzona przez doradcę.
To, o co pyta się najczęściej o tę usługę.
Ile trwa inwentaryzacja systemów IT?
Standardowo 2–6 tygodni od podpisania umowy do sesji prezentacyjnej dla zarządu, zależnie od liczby systemów. Tylko 1–3 dni to praca na miejscu, reszta odbywa się zdalnie. Zaangażowanie osoby koordynującej po stronie organizacji to około 10 godzin łącznie.
Mamy termin na wdrożenie. Czy inwentaryzacja go nie opóźni?
Nie. Kończy się wymaganiami, klauzulami umownymi i macierzą integracji, czyli tym, co i tak trzeba przygotować przed postępowaniem. Zwykle skraca przygotowanie postępowania, bo zastępuje zbieranie ofert od dostawców jako punkt wyjścia.
Co to jest kategoryzacja A/B/C/D?
To metoda oceny każdego systemu w pięciu ważonych wymiarach (funkcjonalność, architektura i otwartość, bezpieczeństwo i zgodność, technologia i dostawca, ekonomia i koszt całkowity), która kończy się przypisaniem systemu do jednej z czterech kategorii: A (utrzymać), B (dostosować), C (planować zastąpienie) albo D (brakująca zdolność do zaplanowania).
Czy inwentaryzacja obejmuje dane osobowe mieszkańców lub klientów?
Nie — prace prowadzone są na poziomie systemów, umów i konfiguracji, bez dostępu do danych osobowych przetwarzanych w tych systemach. Jeśli w konkretnym przypadku potrzebny byłby taki dostęp, wymaga to osobnej umowy powierzenia zgodnej z art. 28 RODO.
Co się dzieje z wynikami inwentaryzacji potem?
Stają się punktem startu do kolejnych działań: specyfikacji nowego projektu, przygotowania do rozmów z dostawcami, wniosków o dofinansowanie, kolejnej, okresowej aktualizacji prowadzonej samodzielnie przez własny dział IT na tej samej metodyce. To nie jest raport, który trafia do szuflady.
Czym różni się to od audytu bezpieczeństwa albo audytu zgodności z KSC?
Audyt bezpieczeństwa ocenia zgodność z konkretną normą lub przepisem i kończy się listą niezgodności. Inwentaryzacja daje szerszy, biznesowy obraz całego portfela systemów — koszty, ryzyka, luki, kierunek rozwoju — i od razu przekłada się na dokumenty robocze do kolejnych decyzji, nie tylko na listę do poprawy.
Czy inwentaryzacja obejmuje umowy i licencje?
Tak. Rejestr aplikacji zawiera dla każdego systemu właściciela, umowę, licencję, koszt i koniec wsparcia. Dzięki temu widać, które umowy się kończą, gdzie organizacja jest uzależniona od jednego dostawcy i ile naprawdę kosztuje utrzymanie.
Zacznijmy od rozmowy o zakresie i wycenie dla Waszej jednostki.
Napisz: wojciech.kroczak@krogis.pl
Zadzwoń: +48 516 401 658
- Odpowiadam w 2 dni robocze
- Pierwsza rozmowa 30 minut, bez kosztów
- Wycena w 2 dni robocze po rozmowie