Cómo justificar el presupuesto de TI ante el Pleno: obligación, inversión y coste de la inacción

Este artículo está dirigido a tesoreros (skarbnik) y secretarios que en otoño presentan el proyecto de presupuesto y deben explicar a los concejales por qué la informática cuesta más que el año anterior.

Calendario: qué dice la ley sobre los plazos

De acuerdo con el artículo 238 de la Ley de Finanzas Públicas, el órgano ejecutivo de la entidad de la administración local (JST) —el alcalde (wójt, burmistrz o prezydent miasta) o la junta de distrito (zarząd powiatu)— elabora el proyecto de acuerdo presupuestario y lo presenta al órgano decisorio, es decir, al Pleno (rada), así como a la cámara regional de cuentas (regionalna izba obrachunkowa) para su dictamen. El plazo es el 15 de noviembre del año anterior al ejercicio presupuestario. En 2026 el 15 de noviembre cae en domingo, por lo que es más prudente planificar la presentación del proyecto con antelación.

Junto con el proyecto, el órgano ejecutivo presenta la justificación y los materiales cuyo alcance determina el acuerdo del Pleno sobre el procedimiento de trabajo del presupuesto (art. 234). Es en ese acuerdo donde se fijan los plazos internos para los departamentos, normalmente anteriores al plazo legal. Conviene comprobar hasta cuándo el departamento responsable de informática debe presentar sus propuestas.

Junto con el proyecto de presupuesto, el órgano ejecutivo presenta también el proyecto de acuerdo sobre la previsión financiera plurianual o su modificación (art. 230). La previsión abarca el ejercicio presupuestario y al menos los tres años siguientes (art. 227). El Pleno aprueba el acuerdo presupuestario antes del inicio del ejercicio y, en casos especialmente justificados, a más tardar el 31 de enero (art. 239).

Tres bolsas en lugar de una sola partida

Una sola cifra de «informática» no dice nada a los concejales. Esos mismos gastos desglosados en tres bolsas muestran sobre qué decide realmente el Pleno.

Obligación. Gastos que el ayuntamiento no puede omitir porque se derivan de una norma o de un contrato firmado. Ejemplos: adaptar el circuito de facturas al Sistema Nacional de e-Factura (KSeF), la operativa de e-Doręczenia (e-Delivery), la preparación para trabajar con un sistema de gestión documental de clase EZD, u obligaciones derivadas de contratos de mantenimiento firmados en años anteriores. En cada partida se indica el fundamento: la norma o el número de contrato.
Mantenimiento. El coste de que los sistemas actuales sigan funcionando durante el año siguiente: soporte técnico, licencias, actualizaciones, conexiones y la sustitución de equipos obsoletos. Estos gastos se repiten cada año y suelen crecer con cada sistema nuevo. Más sobre este mecanismo en el artículo sobre el coste total.
Inversión. Gastos que el ayuntamiento elige porque deben mejorar algo: acortar la tramitación de un expediente, sustituir la copia manual de datos o reducir el número de sistemas. Aquí el Pleno tiene una elección real, y aquí es donde se necesita justificar el beneficio y el coste de mantenimiento en los años siguientes.

El límite a veces es difuso. Sustituir un servidor cuyo fabricante deja de dar soporte es mantenimiento. Un nuevo módulo comprado «de paso» al cumplir una obligación es una inversión, y así debería describirse.

Para la supervisión financiera

Las tres bolsas no sustituyen la clasificación presupuestaria. La ley divide los gastos en corrientes y de capital (art. 236), y una obligación puede encajar en ambos grupos: el soporte técnico es un gasto corriente, la compra de un nuevo sistema suele ser de capital. Las bolsas son una columna adicional en la justificación: muestran el motivo del gasto, mientras que la clasificación muestra su naturaleza.

Gastos plurianuales y previsión financiera

La implantación de un sistema de cierta envergadura rara vez se cierra en un solo año, y después llegan los pagos anuales. La ley prevé que los programas, proyectos y tareas plurianuales se recojan en el anexo de la previsión financiera plurianual como «iniciativas» (przedsięwzięcia), con su denominación y objetivo, la unidad responsable, el período de ejecución, el gasto total, los límites de gasto por año y el límite de compromisos (art. 226).

Para el tesorero esto se traduce en una pregunta sencilla para cada inversión en informática: cuánto costará en el año de la compra y cuánto en cada uno de los tres años siguientes. Si el departamento no puede dar esa segunda cifra, la solicitud no está lista.

El coste de la inacción, sin alarmismo

El coste de la inacción es la respuesta a la pregunta del concejal: «¿y qué pasa si no lo hacemos?». Bien planteado, es sereno y concreto. Mal planteado, suena a amenaza, y los concejales dejan de escucharlo.

Algunas reglas que ayudan:

Describe el efecto sobre el funcionamiento del ayuntamiento, no una catástrofe. En lugar de «nos arriesgamos a la parálisis», es mejor: «a partir de la fecha de fin de soporte, el fabricante deja de corregir errores, y la reparación de las averías dependerá de la buena voluntad del proveedor».
Aporta fechas y documentos. El fin del contrato, el fin del soporte, el plazo que marca la norma. Una fecha de contrato convence más que un adjetivo.
Muestra el coste de posponer la decisión, si se puede calcular. Por ejemplo: hoy dos personas copian manualmente los datos de las facturas, y eso seguirá así durante el próximo año. Si no se puede calcular, no incluyas una estimación inventada.
Separa lo seguro de lo posible. Una subida de tarifa recogida en el contrato es segura. Una avería de un servidor antiguo es posible. Los concejales deben ver esa diferencia.
No uses las sanciones como argumento principal. Basta con señalar que la obligación se deriva de una norma y desde cuándo.

Analogía para el Pleno

El presupuesto de informática recuerda al presupuesto del edificio del ayuntamiento. La revisión de la chimenea y de las instalaciones es una obligación. La calefacción y la limpieza son mantenimiento. La rehabilitación energética es una inversión que debe reducir las facturas. Nadie pregunta si hay que pagar la calefacción, pero todos quieren saber si el aislamiento se amortizará. Conviene plantear igual la conversación sobre los sistemas.

Cómo presentarlo a los concejales

Los concejales no evalúan sistemas. Evalúan si el gasto es necesario, útil y económico, porque eso es lo que la ley exige del gasto público (art. 44). Por eso, en la justificación y en la comisión, funciona mejor una sola página que una presentación técnica.

En esa página deberían aparecer: las tres bolsas con sus importes y la comparación con el año en curso, una frase de «para qué» y otra de «qué pasa si no» junto a cada partida de importancia, y los costes de los años siguientes para las inversiones. Los nombres de los sistemas se sustituyen por una descripción de lo que hacen: «sistema de gestión documental», «programa de liquidación de impuestos». Las siglas se desarrollan la primera vez que se usan, o se omiten.

También conviene anticiparse a la pregunta sobre el incremento. Si el presupuesto crece, la página debería mostrar qué parte del aumento se debe a obligaciones, qué parte a subidas en contratos existentes y qué parte a decisiones propias del ayuntamiento.

Los documentos que respaldan esto

La división en bolsas solo resulta creíble si se puede verificar. El tesorero puede solicitar tres cosas:

Una lista de sistemas. Para cada uno: para qué sirve, qué departamento lo usa, quién es el proveedor, el número y la vigencia del contrato, el coste anual y la fecha de fin de soporte del fabricante. Sobre en qué se diferencia esa lista de un simple inventario de programas, escribo en el artículo sobre el inventario de sistemas.
Un resumen de contratos con los costes de los próximos años. Qué cuotas son fijas, cuáles suben y con qué base, y cuándo vence el plazo de rescisión.
Una lista de obligaciones con su fundamento legal y su plazo. Breve, con el nombre de la norma y la indicación de a qué se refiere exactamente en el ayuntamiento.

Si estos documentos no existen, el primer presupuesto con esta nueva estructura será aproximado. Aun así, es mejor que una sola partida, siempre que la justificación indique con claridad qué importes son estimaciones.

Fuentes

Estado legal a 4 de octubre de 2026.