Centralny Rejestr Umów w urzędzie krok po kroku: kto zgłasza, w jakim terminie i jak nie robić tego ręcznie

Rejestr działa od trzech miesięcy i pierwsze umowy mają już za sobą termin wpisu. To dobry moment, żeby sprawdzić, czy obowiązek jest w urzędzie ułożony, czy tylko „jakoś obsługiwany”. Wpis nie zastępuje opinii prawnej.

Skąd ten obowiązek i od kiedy działa

Podstawą są art. 34a, 34b i 34d ustawy o finansach publicznych oraz rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 30 marca 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 440). Pełna nazwa to Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, w skrócie CRU JSFP.

Rejestr był kilka razy odkładany: ustawa z 2021 r. przewidywała start 1 lipca 2022 r., potem termin przesunięto na 1 stycznia 2024 r. i na 1 stycznia 2026 r. Ustawa z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1844) napisała przepisy na nowo i wprowadziła je w dwóch krokach: od 1 kwietnia 2026 r. jednostki zakładają konta, a od 1 lipca 2026 r. udostępniają informacje o umowach. Obowiązek dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r.

Warto to wiedzieć, bo w wielu urzędach krążą jeszcze informacje z poprzedniej wersji przepisów: próg 500 zł, termin 14 dni i przepis karny. W obowiązującym brzmieniu żadnej z tych trzech rzeczy nie ma.

Kto zgłasza

Obowiązek ma kierownik jednostki sektora finansów publicznych. Chodzi o jednostki z art. 9 ustawy, w samorządzie między innymi gminę, powiat, jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i instytucje kultury. Umowę zawartą przez organ, na przykład wójta czy zarząd powiatu, wpisuje kierownik jednostki, która ten organ obsługuje. Spółki prawa handlowego, także komunalne, do sektora nie należą i według wyjaśnień Ministerstwa Finansów rejestr ich nie dotyczy.

Trzy rzeczy z wyjaśnień ministerstwa mają dla samorządu praktyczne znaczenie:

Konto zakłada się dla numeru REGON. Gmina i urząd gminy, powiat i starostwo mogą mieć osobne konta. Jeśli umowy zawiera tylko jedna z tych jednostek, wystarczy jedno.
Umowę wpisuje ta jednostka, której dotyczy. Wpisanie jej na koncie innej jednostki ministerstwo uznaje za niewykonanie obowiązku.
Centrum usług wspólnych nie przejmuje obowiązku. O konto występuje kierownik danej jednostki albo jego reprezentant. Rozporządzenie pozwala jednej osobie mieć uprawnienia do kont kilku jednostek, z osobnym wnioskiem dla każdej.

Kierownik nie musi klikać sam. W systemie są trzy uprawnienia: administrator, wprowadzający i publikujący. Ministerstwo zaleca zasadę dwóch par oczu: jedna osoba wprowadza, druga sprawdza i publikuje. Logowanie jest imienne, przez profil zaufany, mObywatel albo inny środek z krajowego węzła identyfikacji.

Które umowy i w jakim terminie

Do rejestru trafia umowa, która spełnia łącznie dwa warunki: jest zamówieniem w rozumieniu Prawa zamówień publicznych, czyli odpłatną umową na dostawy, usługi albo roboty budowlane, oraz została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej szczególnej.

Nie ma progu wartości. Ministerstwo pisze wprost, że obowiązek obejmuje potencjalnie umowy „od 1 grosza” i nie zależy od tego, czy stosowano tryby z Prawa zamówień publicznych. Sama faktura nie jest umową i wpisowi nie podlega. Umowy ustne też nie, choć kierownik może je wpisać dobrowolnie.

Poza rejestrem są między innymi umowy z zakresu prawa pracy, umowy w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa oraz umowy o świadczenia zdrowotne publikowane przez NFZ. Umowy dotacji według wyjaśnień ministerstwa nie są zamówieniami. Informacji, których jawność ograniczają przepisy o dostępie do informacji publicznej, nie udostępnia się, ale trzeba wtedy wskazać podstawę prawną i osobę, która o tym zdecydowała.

Zakres wpisu: numer umowy, data zawarcia, okres, strony, przedmiot, wartość netto z opcjami i wznowieniami (przy umowie bezterminowej za pierwsze 48 miesięcy), informacja o finansowaniu ze środków europejskich oraz status.

Termin: bez zbędnej zwłoki, najpóźniej 30 dni od zawarcia umowy. Tyle samo jest na aktualizację po aneksie, wypowiedzeniu, cesji albo wykryciu błędu. Aneksów do umów sprzed 1 lipca 2026 r. się nie wpisuje, ale zlecenie wykonawcze z nową datą do starej umowy ramowej już tak.

Dla nadzoru finansowego

Przepisy o rejestrze w obecnym brzmieniu nie przewidują osobnej sankcji za spóźniony albo błędny wpis. Przepis karny z pierwotnej wersji z 2021 r. nigdy nie wszedł w życie. To nie znaczy, że ryzyka nie ma. Rejestr jest jawny, więc brak umowy widzi każdy: radny, dziennikarz, kontrolujący. Według ministerstwa kierownik odpowiada za zgodność wpisów ze stanem faktycznym i prawnym. Jest też administratorem danych, więc odpowiada za to, by nie opublikować danych osobowych ponad potrzebę. Jak ocenić konkretne uchybienie, powinien powiedzieć prawnik urzędu.

Formularz albo interfejs

System jest bezpłatny. Pracownicy jednostek logują się pod adresem jsfp.rejestrumow.gov.pl, a publiczny podgląd jest pod rejestrumow.gov.pl.

Są dwie drogi zasilania. Pierwsza to formularz w przeglądarce. Druga to interfejs programistyczny (API), przewidziany w rozporządzeniu i opisany na stronie ministerstwa: pozwala publikować i aktualizować umowy, wycofywać je oraz pobierać opublikowane dane. Ministerstwo udostępnia też środowisko testowe.

Czy Wasz system korzysta z tego interfejsu, trzeba zapytać dostawcę wprost: czy działa to już dziś, w ramach obecnej umowy czy za dopłatą.

Łańcuch: faktura, sprawa, umowa, rejestr, księgowość

Rejestr nie jest osobnym zadaniem, tylko ogniwem obiegu, który urząd i tak prowadzi.

Umowa powstaje w sprawie prowadzonej w systemie klasy EZD. Skarbnik składa kontrasygnatę, a zaangażowanie trafia do systemu finansowo-księgowego. Potem przychodzi faktura z KSeF, którą trzeba powiązać z umową i opisać. Rejestr potrzebuje danych z samego początku tej drogi: stron, przedmiotu, wartości, dat.

Analogia

To jak wpisywanie tych samych danych do czterech zeszytów: w wydziale, w księgowości, w rejestrze umów urzędu i w rejestrze centralnym. Każde przepisanie to okazja do pomyłki. Automatyzacja nie polega na kupieniu piątego zeszytu, tylko na ustaleniu, który jest pierwszy.

Typowa trudność: umowy podpisują wydziały, rejestr umów prowadzi ktoś w arkuszu, a księgowość dowiaduje się o umowie przy pierwszej fakturze. Wtedy 30 dni mija niezauważenie, a najłatwiej umykają drobne zlecenia potwierdzane e-mailem.

Co sprawdzić w urzędzie w tym tygodniu

Konta. Czy urząd i każda jednostka organizacyjna z własnym REGON-em mają konto i komplet uprawnień, z zastępstwami na czas urlopów.
Właściciel. Kto odpowiada za kompletność wpisów. Sprawdza się komórka, która i tak widzi każdą umowę, na przykład ta, która prowadzi rejestr umów, pod nadzorem sekretarza i we współpracy ze skarbnikiem. Zapiszcie to w zarządzeniu.
Źródło. Gdzie umowa dostaje numer i od którego momentu liczycie 30 dni.
Małe zlecenia. Jak do rejestru trafiają zamówienia poniżej progu zamówień publicznych, składane e-mailem albo na formularzu zlecenia.
Zmiany. Kto zgłasza aneks, wypowiedzenie i zakończenie umowy.
Jawność. Kto decyduje o wyłączeniu informacji i sprawdza dane osobowe przed publikacją.
Kontrola. Raz w miesiącu porównanie raportu z konta jednostki z listą umów z księgowości.
Systemy. Pytanie do dostawców systemu obiegu dokumentów i systemu finansowo-księgowego o obsługę interfejsu rejestru.

Punkty od 1 do 7 nie wymagają zakupu. Jak wpisać je w szerszy plan, piszę we wpisie o strategii, która nie trafia do szuflady.

Źródła

Stan prawny na 4 października 2026.