Inwentaryzacja systemów starostwa w 2–6 tygodni: rejestr systemów i umów, ryzyka KSC/NIS 2, mapa obiegu dokumentów pod migrację i jedna strona dla Zarządu i Rady. 15–25 tys. zł netto, poniżej progu zamówień publicznych.
- Odpowiadam w 2 dni robocze
- Pierwsza rozmowa 30 minut, bez kosztów
- Bez dostępu do danych mieszkańców
Co zyskujecie. Dokumenty są narzędziem, nie celem.
- Spokój przy kontroliUdokumentowana należyta staranność: macie na piśmie, co wiedzieliście, jakie były warianty i dlaczego wybraliście ten. Dla RIO, NIK i Rady.
- Budżet, który obroni się przed RadąPodział na obowiązek i inwestycję oraz koszt zaniechania, przedstawiony językiem Rady.
- Doświadczony prowadzący dla projektu, którego jeszcze nie prowadziliściePonad 20 lat takich projektów, także w JST, obok Waszych informatyków.
- Urzędnicy, którzy przyjmą nowy systemPlan zmiany, szkolenia i ambasadorzy w wydziałach.
- Mniej wydanych pieniędzyNie kupujecie tego, co już macie, i nie płacicie aneksów za integracje, które dało się przewidzieć.
Co Was czeka do końca 2027. Każdy punkt zaczyna się od pytania, co urząd już ma.
Obowiązków przybywa szybciej niż kompetencji, żeby je udźwignąć. Inwentaryzacja jest pierwszym krokiem każdego z nich, wykonanym raz.
- System klasy EZDwdrożenie przed 1 stycznia 2028
- Migracja z EZD PUW do systemu klasy EZD to okazja, żeby zweryfikować całą architekturę obiegu dokumentów — albo powtórzyć te same błędy w nowym systemie. Wybór konkretnego systemu (rządowy EZD RP, rozwijany przez NASK, albo inny zgodny z wymaganiami) to osobna decyzja. W dwu-, trzyosobowym dziale informatyki, typowym dla urzędu średniej wielkości, brakuje zwykle nie chęci, tylko kogoś, kto już prowadził taki wybór i wdrożenie i weźmie na siebie prowadzenie projektu. Z inwentaryzacji: mapa obiegu dokumentów i integracji, wymagania do migracji, klauzule do umowy.
- Projekt budżetu na 2027do 15 listopada 2026
- Budżet IT to jedna pozycja, bez podziału na obowiązek regulacyjny i rosnący koszt utrzymania. Z inwentaryzacji: podział na obowiązek i inwestycję oraz koszt zaniechania, czyli uzasadnienie, którego oczekują skarbnik i Rada.
- KSC / NIS 2obowiązuje
- Krajowy System Cyberbezpieczeństwa i unijna dyrektywa NIS 2 nakładają na jednostki obowiązki i kary, których nie da się „przerzucić na IT” — odpowiada za nie organizacja i jej zarząd. Niezależny doradca patrzy na te ryzyka z perspektywy zarządu, nie działu IT: identyfikuje je i pomaga je mitygować, tak żeby to zarząd miał w ręku argumenty, gdy trzeba wykazać dopełnienie obowiązków. Z inwentaryzacji: rejestr systemów i rejestr ryzyk, od których zaczyna się zarządzanie ryzykiem.
- KSeFobowiązuje
- Obowiązkowe fakturowanie ustrukturyzowane wymaga integracji z istniejącymi systemami finansowo-księgowymi, nie tylko zakupu nowego modułu. Z inwentaryzacji: macierz integracji z systemem FK.
- e-Doręczeniajuż działają
- Zmiana kanału korespondencji urzędowej dotyka procesów kancelaryjnych w całej organizacji, nie tylko sekretariatu. Z inwentaryzacji: mapa procesów wspieranych i niewspieranych przez systemy.
- Kontrola i audytw każdej chwili
- Nabór wymagający diagnozy jako załącznika, kontrola RIO albo odejście jedynego informatyka — każde z tych zdarzeń stawia pytanie, którego wcześniej nikt nie zadał. Z inwentaryzacji: udokumentowane uzasadnienie każdej decyzji zakupowej.
- Centralny Rejestr Umów (CRU JSFP)obowiązuje od 1 lipca 2026
- Bez integracji to kolejny ręczny obowiązek: umowy trzeba zgłaszać w ciągu 30 dni, a za spóźnienia i błędne wpisy grozi odpowiedzialność karna kierownika jednostki. Rejestr umów łączy się naturalnie z fakturami pod KSeF — faktura dotyczy sprawy w systemie klasy EZD, wymaga powiązania z umową i akceptacji, zanim trafi do systemu finansowo-księgowego. Z inwentaryzacji: mapa tego łańcucha (KSeF → system EZD → CRU → FK), kto co akceptuje i kiedy dane trafiają do rejestru.
- Zarządzanie uprawnieniamiobowiązek w ramach KSC
- Kto do czego ma dostęp, bez uporządkowanego procesu onboardingu, offboardingu i zmiany uprawnień nie ma czego wykazać przy kontroli. Z inwentaryzacji: rejestr uprawnień i proces ich nadawania, zmiany i odbierania.
Stan na 24 września 2026. Źródła: EZD RP (gov.pl), ustawa o finansach publicznych (art. 238, projekt uchwały budżetowej), ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, KSeF (podatki.gov.pl), e-Doręczenia (gov.pl).
Sekretarz nie musi robić tego sam. Pierwszy taki projekt w urzędzie, ale nie pierwszy w mojej praktyce.
Sekretarz zostaje powołany, żeby organizować pracę urzędu. Dziś spada na niego wdrożenie systemu klasy EZD, obieg faktur pod KSeF i e-Doręczenia, czyli duże projekty informatyczne i jeszcze większe projekty zmiany sposobu pracy. Często pierwsze takie w jego karierze, prowadzone z dwoma–trzema informatykami, którzy mają pełne ręce roboty z bieżącą obsługą urzędu.
Wnoszę ponad 20 lat doświadczenia w takich projektach, w różnych organizacjach i kulturach organizacyjnych, także w jednostkach samorządu terytorialnego.
- Wiem, jakie pytania zadać, zanim zapadnie decyzja.
- Prowadzę zmianę tak, żeby urzędnicy przyjęli nowy system: plan komunikacji, szkolenia, ambasadorzy zmiany w wydziałach, rozmowy z nieprzekonanymi. Podpowiadam strategię adaptacji użytkowników.
- Pilnuję dostawcy i harmonogramu, a sekretarz dostaje krótkie podsumowania i decyduje tam, gdzie trzeba.
- Zostawiam ślad każdej decyzji na piśmie, na wypadek kontroli albo pytań Rady.
Procedury z czasów papieru. Robione z rozpędu, bo „zawsze tak było”.
W urzędach, ale też w samorządach zawodowych i podobnych instytucjach wiele czynności wciąż wykonuje się według procedur, które powstały w świecie analogowym. Często nikt już nie wie, dlaczego robi się je właśnie tak.
NajpierwInwentaryzacja i opis stanu, jaki jest.
Potem- czego w ogóle można chcieć,
- jak podejść do rozeznania rynku,
- z jakich narzędzi skorzystać: obieg spraw (workflow), platforma low-code, automatyzacja powtarzalnych czynności (RPA), proste narzędzia AI, a czasem wystarczy zwykły system zarządzania dokumentami.
Wiedza o rynku i o dostępnych rozwiązaniach to moja największa kompetencja: pomaga dobrać narzędzie do problemu, a nie problem do narzędzia, które akurat ktoś sprzedaje.
Co zobaczy Zarząd po 2–6 tygodniach.
Jedna strona, którą da się położyć na biurku starosty i skarbnika, prezentacja na posiedzenie Zarządu i komplet dokumentów do następnego postępowania.
- Obieg dokumentów (EZD PUW)Sekretariatwsparcie do 2027C
- Finanse i księgowośćSkarbnikumowa do 2028B
- Kadry i płaceKadryaktualnyA
- Podatki i opłatyWydział finansowybrak APIB
- Geodezja i katasterGeodezjaaktualnyA
- Obieg faktur pod KSeFbrak właścicielalukaD
| Wasz plan | Co dostaje Zarząd | Jakie ryzyko to zamyka |
|---|---|---|
| Wybór i wdrożenie systemu klasy EZD | Mapa obiegu dokumentów i integracji, wymagania do migracji, klauzule do umowy. | Powtórzenie błędów starego obiegu w nowym systemie, aneksy za integracje pominięte w umowie, przekroczenie terminu. |
| KSC / NIS 2 | Rejestr systemów i rejestr ryzyk z wagami. | Kara i odpowiedzialność zarządu za brak zarządzania ryzykiem, którego nie da się udokumentować. |
| Budżet i sesja Rady | Podział wydatków na obowiązek i inwestycję, koszt zaniechania, jedna strona z rekomendacją. | Odrzucenie wydatku przez Radę, zarzut jednej pozycji „system informatyczny” bez uzasadnienia. |
| Kontrola RIO, NIK | Udokumentowana kategoryzacja A/B/C/D i uzasadnienie decyzji zakupowych. | Zarzut niegospodarności albo braku podstaw do decyzji. |
Zależnie od liczby systemów i wydziałów. Dokładną wycenę ustalam po 30-minutowej rozmowie o skali jednostki.
- Poniżej progu 170 tys. zł netto. Zamówienie bez postępowania w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych, według wewnętrznego regulaminu jednostki.
- 2–6 tygodni od podpisania umowy do sesji dla Zarządu, 1–3 dni pracy w urzędzie, około 10 godzin zaangażowania osoby koordynującej.
- Bez dostępu do danych osobowych mieszkańców. Prace na poziomie systemów, umów i konfiguracji. Umowa poufności przed startem.
Co z tego ma sekretarz, skarbnik i informatyk.
-
Sekretarz, Wójt, Starosta
Odpowiada za organizację, która ma dziś problemy skali średniej firmy — ale bez doświadczenia zarządczego w cyfryzacji i bez czasu, by je zdobywać metodą prób i błędów.
Dostaje: jedną stronę z rekomendacją i harmonogram wdrożenia systemu klasy EZD, którym da się zarządzać bez wiedzy IT.
Zyskuje: prowadzącego projekt i zmianę, a nie tylko dokumenty.
-
Skarbnik
Musi obronić budżet IT przed Radą — potrzebuje podziału na obowiązek regulacyjny i inwestycję, nie jednej pozycji „system informatyczny”, i kogoś, kto to uzasadnienie przygotuje i przedstawi razem z zarządem.
Dostaje: podział wydatków IT na obowiązek i inwestycję oraz koszty utrzymania do wieloletniej prognozy finansowej. Otrzymuje również uzasadnienie do projektu budżetu i na sesję Rady.
Zyskuje: budżet, który da się obronić przed Radą i który nie będzie zaskakiwał w kolejnych latach.
-
Kierownik IT
Sojusznik, jeśli inwentaryzacja jest argumentem za jego budżetem — nie oceną jego dotychczasowej pracy.
Dostaje: rejestr, metodykę do powtarzania i argumenty za budżetem, wypracowane razem z nim, nie obok niego.
Zyskuje: sojusznika w rozmowie z zarządem i czas na utrzymanie urzędu.
Zarząd odpowiada nie tylko przed sobą — musi się tłumaczyć przed Radą, ciałem pochodzącym z wyborów powszechnych. Najtrudniejszy moment to prośba o zwiększenie budżetu albo zgodę na wydatek. Projekt informatyczny trzeba wtedy przedstawić prostym, zrozumiałym językiem, bez żargonu technologicznego, żeby Rada mogła podjąć świadomą decyzję. Krogis przygotowuje zarząd do tej rozmowy i — w jego imieniu — przedstawia Radzie inwentaryzację, ryzyka, koszt zaniechania i uzasadnienie wydatku: tłumacząc z języka informatyki i przepisów na rekomendację, którą da się obronić przed Radą.
Mały, konkretny zakres na start, rozszerzany wraz z zaufaniem.
Ta sama sekwencja zadziałała przy digitalizacji JST: wąski zakres, żeby zobaczyć efekt, zanim padnie decyzja o czymś większym.
- Inwentaryzacja systemów i procesów IT 2–6 tygodni Rejestr aplikacji z właścicielem, umową, licencją, kosztem i końcem wsparcia. Mapa procesów i integracji. Rejestr ryzyk wobec KSC, NIS 2, e-Doręczeń i KSeF. Jedna strona dla zarządu i rady. Pełny zakres usługi
- Strategia cyfryzacji i zasady zakupowe Termin po pierwszej rozmowie Roadmapa trzyletnia z podziałem na obowiązek regulacyjny i inwestycję. Budżet z podziałem na inwestycję i utrzymanie, gotowy do obrony przed radą. Wprowadzenie zasad zakupowych do zakupów systemowych — zanim padnie pierwsze zapytanie ofertowe.
- Przygotowanie do postępowania Termin po pierwszej rozmowie Specyfikacja wymagań, matryca zakupowa do porównania ofert, pytania, które trzeba zadać dostawcom, i udział w spotkaniach z nimi jako przedstawiciel zamawiającego.
- Twój doradca ds. strategii cyfryzacji Stała współpraca Odbiory wobec uzgodnionych scenariuszy, opiniowanie kolejnych zakupów, bieżące rozeznanie w zmianach prawa i planach Ministerstwa Cyfryzacji, przygotowanie na kolejną falę regulacyjną — a gdy trzeba wnioskować o większy budżet, przygotowanie zarządu do rozmowy z Radą o konieczności wydatku i przedstawienie tego uzasadnienia w jego imieniu.
-
2008–2026
Jednostki samorządu terytorialnego
„Ten sam model działania w każdej JST — te same procesy budżetowe, rejestry publiczne, struktura wydziałowa, reżim zamówień publicznych i presja regulacyjna.”
18 lat pracy z JST nad budową strategii i architektury jednolitej platformy wymiany informacji tworzącej faktyczny e-urząd. Zaprojektowanych i wdrożonych ponad 40 modułów, w tym: EZD, e-archiwum, e-zarząd, e-rada, e-nabory, e-rekrutacje, konsultacje społeczne, e-delegacje, e-szkolenia, obsługa radnych, 12 rejestrów publicznych i dwa portale internetowe. Około 20 lat doświadczenia we wdrożeniach dla administracji i biznesu.
Co słyszę od starostw, zanim zaczynamy.
Powtarzające się, zanonimizowane wątki z dziesiątek rozmów o cyfryzacji — nie cytaty z konkretnej jednostki.
„Mamy kilkanaście systemów i nikt jeden nie widzi całości — dopóki coś się nie zepsuje albo nie przyjdzie kontrola.”
„Wiemy, że budżet na IT jest za niski, ale trudno to uzasadnić radzie bez twardych danych o ryzyku i kosztach zaniechania.”
„Boimy się migracji lat archiwalnych danych bardziej niż samego wdrożenia nowego systemu.”
„Wolelibyśmy zobaczyć, jak to działa w podobnym urzędzie, niż wierzyć na słowo prezentacji handlowej.”
To, o co pyta się najczęściej w urzędach.
Do kiedy trzeba przejść z EZD PUW na system klasy EZD?
Termin, który przyjmujemy w planowaniu, to 1 stycznia 2028. Harmonogram Ministerstwa Cyfryzacji bywa aktualizowany, dlatego datę dla Waszej jednostki potwierdzamy na starcie inwentaryzacji. Ważniejsze od samej daty jest to, że migracja to moment, w którym trzeba zweryfikować całą architekturę obiegu dokumentów, a nie tylko przenieść dane.
Czy ustawa o KSC (NIS 2) dotyczy naszego starostwa?
Nowelizacja ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa (wdrożenie unijnej dyrektywy NIS 2) obejmuje szeroki krąg podmiotów publicznych, w tym jednostki samorządu terytorialnego — zakres i terminy warto zweryfikować dla konkretnej jednostki, bo przepisy i harmonogram wdrożenia się precyzują. Inwentaryzacja systemów jest pierwszym krokiem do odpowiedzi na to pytanie w praktyce, nie tylko w teorii przepisu.
Czy urząd musi wdrożyć KSeF, skoro to system głównie dla przedsiębiorców?
Urząd jako podatnik VAT wystawiający i przyjmujący faktury podlega tym samym zasadom co inne podmioty — obowiązek dotyczy więc również jednostek samorządu, w zakresie ich działalności gospodarczej. Kluczowe pytanie nie brzmi „czy", tylko „jak zintegrować KSeF z istniejącym obiegiem faktur i systemem finansowo-księgowym", żeby nie powstała kolejna wyspa aplikacyjna.
Jak napisać SWZ na system IT, żeby uniknąć uzależnienia od dostawcy?
Kluczowe są klauzule wymuszone już na etapie specyfikacji, nie negocjowane później: prawo do danych i ich eksportu w formacie otwartym, opisany plan wyjścia, otwarte API, a w uzasadnionych przypadkach depozyt kodu źródłowego. Bez tego zmiana dostawcy za kilka lat oznacza utratę danych albo drogą, wymuszoną kontynuację współpracy.
Od czego zacząć cyfryzację urzędu, gdy nie ma się na to czasu ani wiedzy w zespole?
Od małego, ograniczonego czasowo kroku, który daje twardą wiedzę zamiast kolejnej deklaracji kierunku — w praktyce od inwentaryzacji systemów i procesów, która trwa 2–6 tygodni i kończy się jedną stroną podsumowania dla zarządu, a nie wielomiesięcznym projektem strategicznym bez namacalnego efektu.
Jak odebrać system od wykonawcy?
Odbiór powinien opierać się na scenariuszach testowych i kryteriach zapisanych w dokumentacji postępowania i w umowie, a nie na ogólnym wrażeniu. Przed podpisaniem protokołu sprawdźcie migrację danych, integracje z systemem finansowo-księgowym i innymi rejestrami, dokumentację oraz przeszkolenie pracowników. Uwagi zapiszcie w protokole z terminem usunięcia. Najłatwiej odbiera się system, gdy kryteria odbioru powstały razem z wymaganiami.
Jak przygotować strategię cyfryzacji urzędu?
Strategia powinna wynikać z tego, co urząd już ma, a nie z katalogu dostawcy. Zaczyna się od inwentaryzacji systemów, umów i procesów, potem ustala architekturę docelową, standardy (na przykład model uprawnień i zasady dokumentowania wymagań) i mapę drogową z podziałem na obowiązki ustawowe i inwestycje. Dobra strategia mówi, co zrobić w najbliższym budżecie i w jakiej kolejności, tak żeby skarbnik i Rada widzieli uzasadnienie wydatków.
Zacznijmy od inwentaryzacji, zanim zrobi to za nas kontrola.
- Odpowiadam w 2 dni robocze
- Pierwsza rozmowa 30 minut, bez kosztów
- Nie musisz nic przygotowywać