Zapowiadany obowiązek systemu klasy EZD (termin przesunięty najwcześniej na 2029 r.), KSeF, KSC, Centralny Rejestr Umów: obowiązki przychodzą z różnych stron, a spadają na tych samych ludzi, wydziały i budżet. Krogis doradza gminom, miastom i starostwom, jak przejść przez te zmiany po kolei: co urząd już ma, w jakiej kolejności wprowadzać zmiany, jak przygotować kierowników i pracowników, jak wybrać dostawcę i jak po wdrożeniu sprawdzić, że ludzie naprawdę pracują inaczej. Jako zewnętrzny doradca, bez tworzenia nowego etatu, w wymiarze dopasowanym do potrzeb urzędu. Na początek inwentaryzacja: 2–6 tygodni, poniżej progu zamówień publicznych.
Widok Bsala obradZdjęcie ilustracyjnenie przedstawia konkretnej jednostkiarkusz 1sektor publiczny – JSTWojciech KroczakDoradca ds. zarządzania zmianą i cyfryzacji. 2008–2026: projekty w JST.
Zarządzanie zmianą w urzędzie. Typowe projekty i to, co zmieniają w pracy ludzi.
Każdy z tych projektów kończy się odbiorem systemu, ale efekt pojawia się dopiero wtedy, gdy urzędnicy zaczną pracować inaczej. Te same zasady, inne trudności.
System klasy EZD i elektroniczny obieg spraw
Co się zmienia dla ludzi: sprawa przestaje krążyć na papierze. Inaczej wygląda dekretacja, akceptacja, podpis i archiwum, a kierownik widzi sprawy swojego referatu w systemie.
Typowa trudność: wydziały mają różne tempo, a obok systemu długo żyje „równoległy papier”, bo tak jest bezpieczniej.
Na co zwracam uwagę: kolejność wydziałów, przygotowanie kierowników referatów jako pierwszych, ambasadorzy w wydziałach i prosty miernik: ile spraw naprawdę prowadzi się w systemie.
KSeF, e-Doręczenia, Centralny Rejestr Umów
Co się zmienia dla ludzi: nowe obowiązki zmieniają pracę kancelarii, księgowości i osób prowadzących umowy, każdy z innym terminem.
Typowa trudność: przychodzą w tym samym czasie i spadają na te same osoby. Każdy z osobna da się przejść, razem przekraczają to, co ludzie są w stanie przyjąć.
Na co zwracam uwagę: jedna mapa wszystkich zmian w urzędzie: co, kogo dotyczy i kiedy, a potem kolejność, którą da się obronić.
Integracja systemów dziedzinowych
Co się zmienia dla ludzi: koniec przepisywania tych samych danych między podatkami, finansami, kadrami i obiegiem dokumentów.
Typowa trudność: każdy wydział jest przyzwyczajony do „swoich” danych i obawia się utraty kontroli nad nimi.
Na co zwracam uwagę: kto odpowiada za które dane, kto decyduje o zmianach i jak wydziały dowiedzą się, co zyskają.
AI w urzędzie
Co się zmienia dla ludzi: inny sposób przygotowania pism, odpowiedzi i analiz, z człowiekiem, który sprawdza i odpowiada za wynik.
Typowa trudność: obawy o miejsce pracy i o odpowiedzialność za błąd, a z drugiej strony ciche korzystanie z prywatnych narzędzi.
Na co zwracam uwagę: zasady użycia, kto odpowiada za decyzję, od jakich spraw zacząć i jak pokazać, że AI ma odciążyć, a nie zastąpić.
KSC i NIS 2. Starostwa i jednostki samorządu województwa są podmiotami kluczowymi bez względu na wielkość, urząd gminy po przekroczeniu 50 zatrudnionych; jednostki podległe często są podmiotami ważnymi. Pomagam ustalić status całej grupy i pilnuję wdrożenia po stronie kierownictwa. KSC od strony zarządu
W czym pomagam urzędowi. Od porządku w systemach do stałego wsparcia.
01
Inwentaryzacja IT – fundament strategii cyfryzacji
Zanim urząd zaplanuje nowe wdrożenia, potrzebuje wiedzieć, z jakich systemów korzysta, jak są ze sobą powiązane oraz gdzie występują ryzyka i niespójności. Porządkuję te informacje w spójną mapę, która pozwala ustalić priorytety i zaplanować dalsze działania. To fundament do projektowania architektury i budowania strategii IT — bez niego trudno podejmować świadome decyzje o kolejnych zmianach. Punktem wyjścia jest inwentaryzacja systemów IT.
02
Wsparcie sekretarza przy wdrażaniu systemów
Wdrożenie EZD lub innego systemu wymaga nie tylko decyzji technicznych, ale też przygotowania całego urzędu do nowego sposobu pracy. Szczególnie tam, gdzie nie ma rozbudowanych struktur informatycznych, wspieram sekretarza w planowaniu kolejnych kroków i przygotowaniu zmiany w pracy ludzi, korzystając z 20-letniego doświadczenia oraz sprawdzonych praktyk wdrożeniowych. W rozmowach z wykonawcami zadaję pytania, które łatwo przeoczyć, weryfikuję niejasne deklaracje i wychwytuję pominięcia, zanim staną się kosztownym problemem. Pomagam skoordynować pracę wydziałów i IT, tak aby urząd wiedział, co trzeba rozstrzygnąć, kto za co odpowiada i jak bezpiecznie przejść przez wdrożenie.
03
Stałe wsparcie sekretarza i kierownictwa
Nie każdą decyzję dotyczącą informatyki da się przewidzieć na początku roku. Dlatego w uzgodnionym wymiarze pozostaję do dyspozycji sekretarza i zarządu: pomagam oceniać potrzeby, ustalać priorytety, nadzorować projekty i rozmawiać z wykonawcami. Współpracuję z wewnętrznym działem IT, wspierając kierownictwo w podejmowaniu decyzji — bez zastępowania informatyków w ich codziennej pracy.
Pytania, na które warto znać odpowiedź.
Zadaję je sekretarzom, starostom, wójtom i skarbnikom, zanim zapadną decyzje i pieniądze zaczną płynąć. Jeśli na któreś odpowiedź brzmi „nie wiemy”, to właśnie tu mogę pomóc.
Jak wyjaśnimy Radzie, na co idą pieniądze na IT i dlaczego akurat tyle?
Czy wiemy, które obowiązki cyfrowe już na nas ciążą, a które dopiero się zapowiadają, i kto za nie odpowiada?
Czy wybór systemu klasy EZD będzie decyzją, którą da się obronić przed kontrolą?
Co będzie, gdy dostawca podniesie cenę albo wycofa wsparcie?
Czy pracownicy przyjmą nowy system i kto im w tym pomoże?
Koszt błędu. Źle wybrany system klasy EZD to lata pracy w niewłaściwym obiegu dokumentów i kosztowna migracja za kilka lat. Doradca kosztuje zwykle mniej niż jedna źle wybrana technologia, jeden niewłaściwy dostawca albo jedna pułapka w umowie.
Co zyskujecie. Dokumenty są narzędziem, nie celem.
Spokój przy kontroliUdokumentowana należyta staranność: macie na piśmie, co wiedzieliście, jakie były warianty i dlaczego wybraliście ten. Dla RIO, NIK i Rady.
Budżet, który obroni się przed RadąPodział na obowiązek i inwestycję oraz koszt zaniechania, przedstawiony językiem Rady.
Doświadczony doradca przy projekcie, którego jeszcze nie prowadziliściePonad 20 lat takich projektów, także w JST, obok Waszych informatyków. Decyzje zostają po Waszej stronie.
Urzędnicy, którzy przyjmą nowy systemPlan zmiany, szkolenia i ambasadorzy w wydziałach.
Mniej wydanych pieniędzyNie kupujecie tego, co już macie, i nie płacicie aneksów za integracje, które dało się przewidzieć.
Co Was czeka do 2029. Każdy punkt zaczyna się od pytania, co urząd już ma.
Obowiązków przybywa szybciej niż kompetencji, żeby je udźwignąć. Inwentaryzacja jest pierwszym krokiem każdego z nich, wykonanym raz.
Mapa mieliznobowiązki urzędu do 2029kursod inwentaryzacji do systemu klasy EZDarkusz 2rysunek poglądowy
System klasy EZDzapowiadany obowiązek, termin przesunięty najwcześniej na 2029 r.
Wdrożenie albo migracja (np. z EZD PUW) do systemu klasy EZD to okazja, żeby zweryfikować całą architekturę obiegu dokumentów — albo powtórzyć te same błędy w nowym systemie. Wybór konkretnego systemu (rządowy EZD RP, rozwijany przez NASK, albo inny zgodny z wymaganiami) to osobna decyzja. W dwu-, trzyosobowym dziale informatyki, typowym dla urzędu średniej wielkości, brakuje zwykle nie chęci, tylko kogoś, kto już przeszedł taki wybór i wdrożenie i pomoże je przeprowadzić. Z inwentaryzacji: mapa obiegu dokumentów i integracji, wymagania do migracji, klauzule do umowy.
Projekt budżetu na 2027do 15 listopada 2026
Budżet IT to jedna pozycja, bez podziału na obowiązek regulacyjny i rosnący koszt utrzymania. Z inwentaryzacji: podział na obowiązek i inwestycję oraz koszt zaniechania, czyli uzasadnienie, którego oczekują skarbnik i Rada.
KSC / NIS 2obowiązuje
Krajowy System Cyberbezpieczeństwa i unijna dyrektywa NIS 2 nakładają na jednostki obowiązki i kary, których nie da się „przerzucić na IT” — odpowiada za nie organizacja i jej zarząd. Niezależny doradca patrzy na te ryzyka z perspektywy zarządu, nie działu IT: identyfikuje je i pomaga je mitygować, tak żeby to zarząd miał w ręku argumenty, gdy trzeba wykazać dopełnienie obowiązków. Z inwentaryzacji: rejestr systemów i rejestr ryzyk, od których zaczyna się zarządzanie ryzykiem.
KSeFobowiązuje
Obowiązkowe fakturowanie ustrukturyzowane wymaga integracji z istniejącymi systemami finansowo-księgowymi, nie tylko zakupu nowego modułu. Z inwentaryzacji: macierz integracji z systemem FK.
e-Doręczeniajuż działają
Zmiana kanału korespondencji urzędowej dotyka procesów kancelaryjnych w całej organizacji, nie tylko sekretariatu. Z inwentaryzacji: mapa procesów wspieranych i niewspieranych przez systemy.
Kontrola i audytw każdej chwili
Nabór wymagający diagnozy jako załącznika, kontrola RIO albo odejście jedynego informatyka — każde z tych zdarzeń stawia pytanie, którego wcześniej nikt nie zadał. Z inwentaryzacji: udokumentowane uzasadnienie każdej decyzji zakupowej.
Centralny Rejestr Umów (CRU JSFP)obowiązuje od 1 lipca 2026
Bez integracji to kolejny ręczny obowiązek: informacje o każdej odpłatnej umowie zawartej od 1 lipca 2026, bez progu kwotowego, kierownik jednostki udostępnia w rejestrze w ciągu 30 dni i aktualizuje przy każdej zmianie. Rejestr jest jawny, więc opóźnienia i błędy widzi każdy — także Rada i kontrola. Rejestr umów łączy się naturalnie z fakturami pod KSeF — faktura dotyczy sprawy w systemie klasy EZD, wymaga powiązania z umową i akceptacji, zanim trafi do systemu finansowo-księgowego. Z inwentaryzacji: mapa tego łańcucha (KSeF → system EZD → CRU → FK), kto co akceptuje i kiedy dane trafiają do rejestru.
Zarządzanie uprawnieniamiobowiązek w ramach KSC
Kto do czego ma dostęp, bez uporządkowanego procesu onboardingu, offboardingu i zmiany uprawnień nie ma czego wykazać przy kontroli. Z inwentaryzacji: rejestr uprawnień i proces ich nadawania, zmiany i odbierania.
Sekretarz nie musi robić tego sam. Pierwszy taki projekt w urzędzie, ale nie pierwszy w mojej praktyce.
Sekretarz zostaje powołany, żeby organizować pracę urzędu. Dziś spada na niego wdrożenie systemu klasy EZD, obieg faktur pod KSeF i e-Doręczenia, czyli duże projekty informatyczne i jeszcze większe projekty zmiany sposobu pracy. Często pierwsze takie w jego karierze, prowadzone z dwoma–trzema informatykami, którzy mają pełne ręce roboty z bieżącą obsługą urzędu.
Wnoszę ponad 20 lat doświadczenia w takich projektach, w różnych organizacjach i kulturach organizacyjnych, także w jednostkach samorządu terytorialnego. W uzgodnionym, niepełnym wymiarze, jako zewnętrzna usługa doradcza, bez tworzenia nowego stanowiska.
Wiem, jakie pytania zadać, zanim zapadnie decyzja.
Pomagam przeprowadzić zmianę tak, żeby urzędnicy przyjęli nowy system: plan komunikacji, szkolenia, ambasadorzy zmiany w wydziałach, rozmowy z nieprzekonanymi. Podpowiadam strategię adaptacji użytkowników.
Pilnuję dostawcy i harmonogramu, a sekretarz dostaje krótkie podsumowania i decyduje tam, gdzie trzeba.
Zostawiam ślad każdej decyzji na piśmie, na wypadek kontroli albo pytań Rady.
Decyzje i odpowiedzialność zostają po stronie władz urzędu. Nie administruję systemami i nie decyduję zamiast wójta czy starosty: dostarczam rzetelne podstawy decyzji i pomagam nadzorować ich wykonanie.
Czy to Wasz przypadek? Cztery rzeczy, które warto wiedzieć przed pierwszą rozmową.
Co często o tym świadczy
Często zdarza się, że terminy EZD, KSeF, KSC i Centralnego Rejestru Umów prowadzone są w różnych teczkach i przez różne osoby. Nierzadko nikt nie potrafi jednym zdaniem powiedzieć, jakie systemy urząd ma i kto za nie odpowiada. Budżet na informatykę bywa jedną pozycją, którą Radzie trudno skutecznie ocenić.
Co może się stać, jeśli odłożycie
Zdarza się, że decyzje zapadają pod presją terminu, na podstawie oferty dostawcy, a nie wymagań urzędu. Rośnie wtedy ryzyko aneksów, zakupów, które się dublują, i uzależnienia od jednego dostawcy. W przypadku obowiązków z ustawy o KSC kierownik jednostki odpowiada za nie także wtedy, gdy powierzył je innej osobie.
Kto zwykle jest sponsorem
Najczęściej sekretarz albo skarbnik, z wyraźnym mandatem wójta, burmistrza lub starosty. Bez decyzji władz urzędu zwykle nie warto zaczynać.
Czego nie robię
Nie przejmuję obowiązków kierownika jednostki, nie administruję systemami i nie wydaję opinii prawnych. Decyzje i odpowiedzialność zostają po stronie urzędu.
Najmniejszy bezpieczny pierwszy krok: 30-minutowa rozmowa bez kosztów, a potem inwentaryzacja (2–6 tygodni, poniżej progu zamówień publicznych). Wcześniej nie podejmujecie żadnych zobowiązań.
Obowiązki mają terminy, a projekty właścicieli. Ktoś musi to widzieć w całości.
EZD, KSeF, KSC, Centralny Rejestr Umów i e-Doręczenia często trafiają do tych samych kilku osób. Terminy bywają w konflikcie z bieżącą obsługą urzędu, a wiedza o stanie prac rozprasza się w mailach i w głowach. Wtedy często brakuje nie wiedzy, tylko stałego porządku.
W uzgodnionym wymiarze pilnuję tego porządku po stronie urzędu: żeby każde zadanie miało właściciela, termin i status, a sekretarz i kierownictwo wiedzieli, na czym stoją.
Jeden rejestr obowiązków i projektów z właścicielem, terminem i statusem, a obok rejestr ryzyk, decyzji i dokumentów.
Cotygodniowy status od właścicieli zadań, krótkie spotkanie i notatka z listą działań i terminów.
Przypomnienia, kontrola kompletności dokumentacji i wczesne ostrzeżenie, zanim termin przepadnie.
Miesięczny raport dla sekretarza i kierownictwa, gotowy także na pytania Rady albo kontroli.
Nie przejmuję wykonania i nie decyduję za urząd: każde działanie ma właściciela po stronie urzędu.
Procedury z czasów papieru. Robione z rozpędu, bo „zawsze tak było”.
W urzędach, ale też w samorządach zawodowych i podobnych instytucjach wiele czynności wciąż wykonuje się według procedur, które powstały w świecie analogowym. Często nikt już nie wie, dlaczego robi się je właśnie tak.
NajpierwInwentaryzacja i opis stanu, jaki jest.
Potem
czego w ogóle można chcieć,
jak podejść do rozeznania rynku,
z jakich narzędzi skorzystać: obieg spraw (workflow), platforma low-code, automatyzacja powtarzalnych czynności (RPA), proste narzędzia AI, a czasem wystarczy zwykły system zarządzania dokumentami.
Wiedza o rynku i o dostępnych rozwiązaniach to moja największa kompetencja: pomaga dobrać narzędzie do problemu, a nie problem do narzędzia, które akurat ktoś sprzedaje.
Co zobaczy Zarząd po 2–6 tygodniach.
Jedna strona, którą da się położyć na biurku starosty i skarbnika, prezentacja na posiedzenie Zarządu i komplet dokumentów do następnego postępowania.
Jedna strona dla Zarządu
Systemy starostwa: stan i rekomendacja6 z 14 systemów
Obieg dokumentów (EZD PUW)Sekretariatrozwój do 2029C
Finanse i księgowośćSkarbnikumowa do 2028B
Kadry i płaceKadryaktualnyA
Podatki i opłatyWydział finansowybrak APIB
Geodezja i katasterGeodezjaaktualnyA
Obieg faktur pod KSeFbrak właścicielalukaD
2 do utrzymania2 do dostosowania1 do zastąpienia1 luka
Rekomendacja: zacząć od obiegu dokumentów przed wyborem systemu klasy EZD. KSeF przez integrację z systemem FK, nie przez nowy system.
Przykład. Dane ilustracyjne, układ dokumentu rzeczywisty.
Prezentacja dla Zarządu, 12–15 slajdów
Szkic układu. Sesja 60–90 minut wliczona w cenę.
Cel i zakres inwentaryzacji. Co policzyliśmy i czego celowo nie.
Mapa systemów urzędu. Kto jest właścicielem, co ile kosztuje, kiedy kończy się wsparcie.
Kategorie A/B/C/D. Co utrzymać, co dostosować, co zastąpić, czego brakuje.
Ryzyka i ich wagi. Rejestr 20 ryzyk z heatmapą, w tym KSC/NIS 2 i uzależnienie od dostawców.
Obieg dokumentów przed wyborem systemu klasy EZD. Co przenieść, co uprościć, co zintegrować.
Warianty decyzji. Realne opcje z kosztem i ryzykiem każdej z nich.
Koszt zaniechania. Co się stanie, jeśli nic nie zrobimy do 2029.
Budżet. Podział na obowiązek regulacyjny i inwestycję, gotowy na sesję Rady.
Rekomendacja i harmonogram. Pierwsze trzy kroki i kto za nie odpowiada.
Mapa obiegu dokumentów i integracji, wymagania do migracji, klauzule do umowy.
Powtórzenie błędów starego obiegu w nowym systemie, aneksy za integracje pominięte w umowie, przekroczenie terminu.
KSC / NIS 2
Rejestr systemów i rejestr ryzyk z wagami.
Kara i odpowiedzialność zarządu za brak zarządzania ryzykiem, którego nie da się udokumentować.
Budżet i sesja Rady
Podział wydatków na obowiązek i inwestycję, koszt zaniechania, jedna strona z rekomendacją.
Odrzucenie wydatku przez Radę, zarzut jednej pozycji „system informatyczny” bez uzasadnienia.
Kontrola RIO, NIK
Udokumentowana kategoryzacja A/B/C/D i uzasadnienie decyzji zakupowych.
Zarzut niegospodarności albo braku podstaw do decyzji.
Wycena po rozmowie
Zależnie od liczby systemów i wydziałów. Dokładną wycenę ustalam po 30-minutowej rozmowie o skali jednostki.
Poniżej progu zamówień publicznych. Zamówienie bez postępowania w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych, według wewnętrznego regulaminu jednostki.
2–6 tygodni od podpisania umowy do sesji dla Zarządu, 1–3 dni pracy w urzędzie, około 10 godzin zaangażowania osoby koordynującej.
Bez dostępu do danych osobowych mieszkańców. Prace na poziomie systemów, umów i konfiguracji. Umowa poufności przed startem.
Co z tego ma sekretarz, skarbnik i informatyk.
Sekretarz, Wójt, Starosta
Odpowiada za organizację, która ma dziś problemy skali średniej firmy — ale bez doświadczenia zarządczego w cyfryzacji i bez czasu, by je zdobywać metodą prób i błędów.
Dostaje: jedną stronę z rekomendacją i harmonogram wdrożenia systemu klasy EZD, którym da się zarządzać bez wiedzy IT.
Zyskuje: doradcę przy projekcie i zmianie, a nie tylko dokumenty.
Skarbnik
Musi obronić budżet IT przed Radą — potrzebuje podziału na obowiązek regulacyjny i inwestycję, nie jednej pozycji „system informatyczny”, i kogoś, kto to uzasadnienie przygotuje i przedstawi razem z zarządem.
Dostaje: podział wydatków IT na obowiązek i inwestycję oraz koszty utrzymania do wieloletniej prognozy finansowej. Otrzymuje również uzasadnienie do projektu budżetu i na sesję Rady.
Zyskuje: budżet, który da się obronić przed Radą i który nie będzie zaskakiwał w kolejnych latach.
Kierownik IT
Sojusznik, jeśli inwentaryzacja jest argumentem za jego budżetem — nie oceną jego dotychczasowej pracy.
Dostaje: rejestr, metodykę do powtarzania i argumenty za budżetem, wypracowane razem z nim, nie obok niego.
Zyskuje: sojusznika w rozmowie z zarządem i czas na utrzymanie urzędu.
Zarząd odpowiada nie tylko przed sobą — musi się tłumaczyć przed Radą, ciałem pochodzącym z wyborów powszechnych. Najtrudniejszy moment to prośba o zwiększenie budżetu albo zgodę na wydatek. Projekt informatyczny trzeba wtedy przedstawić prostym, zrozumiałym językiem, bez żargonu technologicznego, żeby Rada mogła podjąć świadomą decyzję. Krogis przygotowuje zarząd do tej rozmowy i — u jego boku — przedstawia Radzie inwentaryzację, ryzyka, koszt zaniechania i uzasadnienie wydatku: tłumacząc z języka informatyki i przepisów na rekomendację, którą da się obronić przed Radą.
Mały, konkretny zakres na start, rozszerzany wraz z zaufaniem.
Ta sama sekwencja zadziałała przy digitalizacji JST: wąski zakres, żeby zobaczyć efekt, zanim padnie decyzja o czymś większym.
Inwentaryzacja systemów i procesów IT2–6 tygodniRejestr aplikacji z właścicielem, umową, licencją, kosztem i końcem wsparcia. Mapa procesów i integracji. Rejestr ryzyk wobec KSC, NIS 2, e-Doręczeń i KSeF. Jedna strona dla zarządu i rady.Pełny zakres usługi
Strategia cyfryzacji i zasady zakupoweTermin po pierwszej rozmowieRoadmapa trzyletnia z podziałem na obowiązek regulacyjny i inwestycję. Budżet z podziałem na inwestycję i utrzymanie, gotowy do obrony przed radą. Wprowadzenie zasad zakupowych do zakupów systemowych — zanim padnie pierwsze zapytanie ofertowe.
Przygotowanie do postępowaniaTermin po pierwszej rozmowieSpecyfikacja wymagań, matryca zakupowa do porównania ofert, pytania, które trzeba zadać dostawcom, i udział w spotkaniach z nimi jako przedstawiciel zamawiającego.
Doradca ds. cyfryzacjiStała współpracaW uzgodnionym wymiarze, na przykład stała pula godzin w miesiącu i cykliczne spotkanie z sekretarzem. Odbiory wobec uzgodnionych scenariuszy, opiniowanie kolejnych zakupów, bieżące rozeznanie w zmianach prawa i planach Ministerstwa Cyfryzacji, przygotowanie na kolejną falę regulacyjną — a gdy trzeba wnioskować o większy budżet, przygotowanie zarządu do rozmowy z Radą o konieczności wydatku i przedstawienie tego uzasadnienia u jego boku.
2008–2026Jednostki samorządu terytorialnego
„Ten sam model działania w każdej JST — te same procesy budżetowe, rejestry publiczne, struktura wydziałowa, reżim zamówień publicznych i presja regulacyjna.”
18 lat pracy z JST nad budową strategii i architektury jednolitej platformy wymiany informacji tworzącej faktyczny e-urząd. Zaprojektowanych i wdrożonych ponad 40 modułów, w tym: EZD, e-archiwum, e-zarząd, e-rada, e-nabory, e-rekrutacje, konsultacje społeczne, e-delegacje, e-szkolenia, obsługa radnych, 12 rejestrów publicznych i dwa portale internetowe. Około 20 lat doświadczenia we wdrożeniach dla administracji i biznesu.
Co słyszę od starostw, zanim zaczynamy.
Powtarzające się, zanonimizowane wątki z dziesiątek rozmów o cyfryzacji — nie cytaty z konkretnej jednostki.
„Mamy kilkanaście systemów i nikt jeden nie widzi całości — dopóki coś się nie zepsuje albo nie przyjdzie kontrola.”
„Wiemy, że budżet na IT jest za niski, ale trudno to uzasadnić radzie bez twardych danych o ryzyku i kosztach zaniechania.”
„Boimy się migracji lat archiwalnych danych bardziej niż samego wdrożenia nowego systemu.”
„Wolelibyśmy zobaczyć, jak to działa w podobnym urzędzie, niż wierzyć na słowo prezentacji handlowej.”
To, o co pyta się najczęściej w urzędach.
Od kiedy urząd musi mieć system klasy EZD?
Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada obowiązek systemu klasy EZD; według wyjaśnień resortu z października 2026 termin został przesunięty najwcześniej na 2029 r., a przepisy są w projekcie, dlatego stan prawny potwierdzamy na starcie inwentaryzacji. Według harmonogramu NASK rozwój EZD PUW kończy się w 2029 roku, ale to osobna sprawa niż termin obowiązku. Ważniejsze od samej daty jest to, że migracja to moment, w którym trzeba zweryfikować całą architekturę obiegu dokumentów, a nie tylko przenieść dane.
Czy ustawa o KSC (NIS 2) dotyczy naszego starostwa?
Tak. Nowelizacja ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa obowiązuje od 3 kwietnia 2026 i wymienia starostwo powiatowe wprost jako podmiot kluczowy, podobnie urząd gminy zatrudniający co najmniej 50 osób; mniejsze urzędy i jednostki organizacyjne są podmiotami ważnymi. Na wdrożenie obowiązków ustawa daje 12 miesięcy, a odpowiada za nie osobiście kierownik jednostki, także gdy powierzy je innej osobie. Inwentaryzacja systemów jest pierwszym praktycznym krokiem: bez listy systemów, ich właścicieli i ryzyk nie da się zaplanować reszty.
Czy urząd musi wdrożyć KSeF, skoro to system głównie dla przedsiębiorców?
Urząd jako podatnik VAT wystawiający i przyjmujący faktury podlega tym samym zasadom co inne podmioty — obowiązek dotyczy więc również jednostek samorządu, w zakresie ich działalności gospodarczej. Kluczowe pytanie nie brzmi „czy", tylko „jak zintegrować KSeF z istniejącym obiegiem faktur i systemem finansowo-księgowym", żeby nie powstała kolejna wyspa aplikacyjna.
Jak napisać SWZ na system IT, żeby uniknąć uzależnienia od dostawcy?
Kluczowe są klauzule wymuszone już na etapie specyfikacji, nie negocjowane później: prawo do danych i ich eksportu w formacie otwartym, opisany plan wyjścia, otwarte API, a w uzasadnionych przypadkach depozyt kodu źródłowego. Bez tego zmiana dostawcy za kilka lat oznacza utratę danych albo drogą, wymuszoną kontynuację współpracy.
Od czego zacząć cyfryzację urzędu, gdy nie ma się na to czasu ani wiedzy w zespole?
Od małego, ograniczonego czasowo kroku, który daje twardą wiedzę zamiast kolejnej deklaracji kierunku — w praktyce od inwentaryzacji systemów i procesów, która trwa 2–6 tygodni i kończy się jedną stroną podsumowania dla zarządu, a nie wielomiesięcznym projektem strategicznym bez namacalnego efektu.
Jak odebrać system od wykonawcy?
Odbiór powinien opierać się na scenariuszach testowych i kryteriach zapisanych w dokumentacji postępowania i w umowie, a nie na ogólnym wrażeniu. Przed podpisaniem protokołu sprawdźcie migrację danych, integracje z systemem finansowo-księgowym i innymi rejestrami, dokumentację oraz przeszkolenie pracowników. Uwagi zapiszcie w protokole z terminem usunięcia. Najłatwiej odbiera się system, gdy kryteria odbioru powstały razem z wymaganiami.
Jak przygotować strategię cyfryzacji urzędu?
Strategia powinna wynikać z tego, co urząd już ma, a nie z katalogu dostawcy. Zaczyna się od inwentaryzacji systemów, umów i procesów, potem ustala architekturę docelową, standardy (na przykład model uprawnień i zasady dokumentowania wymagań) i mapę drogową z podziałem na obowiązki ustawowe i inwestycje. Dobra strategia mówi, co zrobić w najbliższym budżecie i w jakiej kolejności, tak żeby skarbnik i Rada widzieli uzasadnienie wydatków.
Zacznijmy od inwentaryzacji, zanim zrobi to za nas kontrola.
