Jak zdůvodnit rozpočet na IT před zastupitelstvem: povinnost, investice a cena nečinnosti

Tento příspěvek je určen treasurerům a sekretářům, kteří na podzim předkládají návrh rozpočtu a musí zastupitelům vysvětlit, proč IT stojí víc než před rokem.

Kalendář: co zákon říká o termínech

Podle čl. 238 zákona o veřejných financích sestavuje rada jednotky územní samosprávy (JST) (vójt, starosta, primátor, rada powiatu) návrh rozpočtového usnesení a předkládá jej zastupitelskému orgánu, tedy zastupitelstvu, a regionální účetní komoře (RIO) k vyjádření. Termín je 15. listopadu roku předcházejícího rozpočtovému roku. V roce 2026 připadá 15. listopad na neděli, proto je bezpečnější naplánovat předložení návrhu dříve.

Spolu s návrhem rada předkládá zdůvodnění a podklady, jejichž rozsah stanoví usnesení zastupitelstva o postupu prací na rozpočtu (čl. 234). Právě v tomto usnesení jsou interní termíny pro jednotlivé odbory, obvykle dřívější než zákonný termín. Vyplatí se ověřit, do kdy odbor odpovědný za IT předkládá své návrhy.

Spolu s návrhem rozpočtu rada předkládá také návrh usnesení o víceleté finanční prognóze nebo její změně (čl. 230). Prognóza zahrnuje rozpočtový rok a nejméně tři následující roky (čl. 227). Rozpočtové usnesení přijímá zastupitelstvo před zahájením roku, ve zvlášť odůvodněných případech nejpozději do 31. ledna (čl. 239).

Tři koše místo jedné položky

Jedna částka „IT“ zastupitelům nic neřekne. Tytéž výdaje rozepsané do tří košů ukazují, o čem zastupitelstvo skutečně rozhoduje.

1. Povinnost. Výdaje, které úřad nemůže vynechat, protože vyplývají z předpisu nebo z podepsané smlouvy. Příklady: přizpůsobení oběhu faktur Polskému systému e-Faktur (KSeF), obsluha e-Doručování (e-Doręczenia), příprava na práci v systému třídy EZD, závazky ze servisních smluv uzavřených v předchozích letech. U každé položky se uvádí základ: předpis nebo číslo smlouvy.
2. Provoz. Náklad na to, aby stávající systémy fungovaly další rok: servisní podpora, licence, aktualizace, připojení, výměna opotřebeného hardwaru. Tyto výdaje se vracejí každý rok a obvykle rostou s každým novým systémem. Více o tomto mechanismu v příspěvku o celkovém nákladu.
3. Investice. Výdaje, které úřad volí, protože mají něco zlepšit: zkrátit vyřízení agendy, nahradit ruční přepisování dat, snížit počet systémů. Zde má zastupitelstvo skutečnou volbu a zde je potřeba zdůvodnění přínosů a nákladů na provoz v dalších letech.

Hranice bývá neostrá. Výměna serveru, u kterého výrobce končí podporu, je provoz. Nový modul koupený „při té příležitosti“ jako součást povinnosti je investice a takto by měl být popsán.

Víceleté výdaje a finanční prognóza

Zavedení většího systému se zřídka vejde do jednoho roku a po něm přicházejí roční poplatky. Zákon stanoví, že víceleté programy, projekty a úkoly se zahrnují do přílohy víceleté finanční prognózy jako záměry, s názvem a cílem, odpovědnou jednotkou, obdobím realizace, celkovými náklady, limity výdajů v jednotlivých letech a limitem závazků (čl. 226).

Pro treasurera to znamená jednoduchou otázku ke každé investici do IT: kolik bude stát v roce pořízení a kolik v každém ze tří následujících let. Pokud odbor nedokáže uvést toto druhé číslo, žádost ještě není připravena.

Cena nečinnosti bez strašení

Cena nečinnosti je odpovědí na otázku zastupitele: „a co když to neuděláme?“. Dobře popsaná je klidná a konkrétní. Špatně popsaná zní jako hrozba a zastupitelé ji přestanou poslouchat.

Několik zásad, které pomáhají:

• Popisujte dopad na chod úřadu, ne katastrofu. Místo „hrozí nám ochromení“ raději: „po termínu konce podpory výrobce neodstraňuje chyby a oprava poruchy závisí na dobré vůli dodavatele“.
• Uvádějte termíny a doklady. Konec smlouvy, konec podpory, lhůta z předpisu. Datum ze smlouvy přesvědčí víc než přídavné jméno.
• Ukazujte náklad odkladu, pokud se dá vyčíslit. Například: dnes dva pracovníci ručně přepisují data z faktur a tak tomu zůstane i další rok. Pokud se vyčíslit nedá, neuvádějte odhad z povětří.
• Oddělte jisté od možného. Zvýšení poplatku zapsané ve smlouvě je jisté. Porucha starého serveru je možná. Zastupitelé by měli tento rozdíl vidět.
• Nepoužívejte sankce jako hlavní argument. Stačí uvést, že povinnost vyplývá z předpisu a odkdy.

Jak to předložit zastupitelům

Zastupitelé nehodnotí systémy. Hodnotí, zda je výdaj nezbytný, účelný a hospodárný, protože to zákon od veřejných výdajů vyžaduje (čl. 44). Proto se ve zdůvodnění a na komisi osvědčí jedna stránka místo technické prezentace.

Na této stránce by měly být: tři koše s částkami a srovnáním s běžným rokem, u každé větší položky jedna věta „proč“ a jedna „co když ne“, a náklady v dalších letech u investic. Názvy systémů se nahrazují popisem toho, co dělají: „systém pro oběh dokumentů“, „program pro vyměřování daní“. Zkratky se při prvním použití rozepisují, nebo se vynechávají.

Vyplatí se také předejít otázce na růst. Pokud rozpočet roste, stránka by měla ukázat, jaká část nárůstu vyplývá z povinností, jaká ze zvýšení v existujících smlouvách a jaká z rozhodnutí úřadu.

Doklady, které za tím stojí

Rozdělení na koše je důvěryhodné pouze tehdy, pokud je ověřitelné. Treasurer může požádat o tři věci:

1. Seznam systémů. Pro každý: k čemu slouží, který odbor jej využívá, kdo je dodavatelem, číslo a termín smlouvy, roční náklad, datum konce podpory výrobce. O tom, čím se takový seznam liší od soupisu programů, píšu v příspěvku o inventarizaci systémů.
2. Přehled smluv s náklady na další roky. Které poplatky jsou pevné, které rostou a na jakém základě, kdy uplyne výpovědní lhůta.
3. Seznam povinností s právním základem a termínem. Stručný, s názvem předpisu a uvedením, čeho se přesně v úřadu týká.

Pokud tyto doklady neexistují, první rozpočet v novém uspořádání bude přibližný. To je stále lepší než jedna položka, za podmínky, že zdůvodnění přímo uvádí, které částky jsou odhadem.

Zdroje

• Zákon ze dne 27. srpna 2009 o veřejných financích, konsolidované znění Kanceláře Sejmu (čl. 44, 226, 227, 230, 234, 236, 238, 239)
• Oznámení maršálka Sejmu z 26. září 2025, úplné znění zákona o veřejných financích, Sb. zák. 2025, pol. 1483
• Ministerstvo financí: rozsah povinného KSeF
• Ministerstvo digitalizace: EZD RP, oznámení ze 14. července 2025

Právní stav k 4. říjnu 2026.