Centrální registr smluv v úřadě krok za krokem: kdo podává, v jaké lhůtě a jak to nedělat ručně

Registr funguje už tři měsíce a první smlouvy mají lhůtu pro zápis již za sebou. Je to dobrá chvíle ověřit, zda je tato povinnost na úřadě nastavena, nebo jen „nějak obsluhována“. Tento příspěvek nenahrazuje právní stanovisko.

Odkud tato povinnost pochází a od kdy platí

Základem jsou články 34a, 34b a 34d zákona o veřejných financích a nařízení ministra financí a hospodářství z 30. března 2026 (Dz.U. z 2026 r. poz. 440). Plný název zní Centrální registr smluv jednotek sektoru veřejných financí, zkráceně CRU JSFP.

Registr byl několikrát odložen: zákon z roku 2021 počítal se startem 1. července 2022, poté byl termín posunut na 1. ledna 2024 a na 1. ledna 2026. Zákon ze 4. prosince 2025 (Dz.U. z 2025 r. poz. 1844) přepsal předpisy nově a zavedl je ve dvou krocích: od 1. dubna 2026 si jednotky zakládají účty a od 1. července 2026 zpřístupňují informace o smlouvách. Povinnost se týká smluv uzavřených od 1. července 2026.

Je dobré to vědět, protože na mnoha úřadech stále kolují informace z předchozí verze předpisů: hranice 500 zł, lhůta 14 dnů a trestní ustanovení. V aktuálním znění nic z toho neplatí.

Kdo podává zápis

Povinnost má vedoucí jednotky sektoru veřejných financí. Jde o jednotky uvedené v čl. 9 zákona, v samosprávě mimo jiné obec, powiat, rozpočtové jednotky, rozpočtové závody a kulturní instituce. Smlouvu uzavřenou orgánem, například starostou obce nebo zarządem powiatu, zapisuje vedoucí jednotky, která tento orgán obsluhuje. Obchodní společnosti, včetně komunálních, do sektoru nepatří a podle vysvětlení Ministerstva financí se jich registr netýká.

Tři věci z vysvětlení ministerstva mají pro samosprávu praktický význam:

Účet se zakládá pro číslo REGON. Obec a obecní úřad, powiat a powiatový úřad mohou mít oddělené účty. Pokud smlouvy uzavírá jen jedna z těchto jednotek, stačí jeden účet.
Smlouvu zapisuje ta jednotka, které se týká. Zápis na účtu jiné jednotky ministerstvo považuje za nesplnění povinnosti.
Centrum sdílených služeb povinnost nepřebírá. O účet žádá vedoucí dané jednotky nebo jeho zástupce. Nařízení umožňuje, aby jedna osoba měla oprávnění k účtům několika jednotek, přičemž pro každou je potřeba samostatná žádost.

Vedoucí nemusí klikat sám. V systému existují tři oprávnění: administrátor, zadavatel a publikující. Ministerstvo doporučuje zásadu čtyř očí: jedna osoba údaje zadává, druhá je kontroluje a publikuje. Přihlašování je jmenné, prostřednictvím Profilu zaufaného, aplikace mObywatel nebo jiného prostředku z národního identifikačního uzlu.

Které smlouvy a v jaké lhůtě

Do registru patří smlouva, která splňuje současně dvě podmínky: je zakázkou ve smyslu zákona o veřejných zakázkách, tedy úplatnou smlouvou na dodávky, služby nebo stavební práce, a byla uzavřena v písemné, dokumentové, elektronické nebo jiné zvláštní formě.

Hranice hodnoty neexistuje. Ministerstvo výslovně uvádí, že povinnost se potenciálně vztahuje na smlouvy „od 1 groše“ a nezávisí na tom, zda byly použity postupy podle zákona o veřejných zakázkách. Samotná faktura není smlouvou a zápisu nepodléhá. Ústní smlouvy rovněž ne, i když je vedoucí může zapsat dobrovolně.

Mimo registr zůstávají mimo jiné pracovněprávní smlouvy, smlouvy v oblasti obrany a bezpečnosti a smlouvy o zdravotních službách zveřejňované NFZ (polskou veřejnou zdravotní pojišťovnou). Dotační smlouvy podle vysvětlení ministerstva nejsou zakázkami. Informace, jejichž zveřejnění omezují předpisy o přístupu k veřejným informacím, se nezpřístupňují, je ale třeba uvést právní základ a osobu, která o tom rozhodla.

Rozsah zápisu: číslo smlouvy, datum uzavření, doba trvání, strany, předmět, hodnota netto včetně opcí a prodloužení (u smlouvy na dobu neurčitou za prvních 48 měsíců), informace o financování z evropských prostředků a stav.

Lhůta: bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od uzavření smlouvy. Stejná lhůta platí pro aktualizaci po dodatku, výpovědi, postoupení nebo zjištění chyby. Dodatky ke smlouvám uzavřeným před 1. červencem 2026 se nezapisují, ale prováděcí objednávka s novým datem k původní rámcové smlouvě už ano.

Pro finanční dohled

Předpisy o registru v současném znění nepočítají se samostatnou sankcí za opožděný nebo chybný zápis. Trestní ustanovení z původní verze z roku 2021 nikdy nenabylo účinnosti. To neznamená, že riziko neexistuje. Registr je veřejný, takže chybějící smlouvu uvidí každý: zastupitel, novinář, kontrolor. Podle ministerstva odpovídá vedoucí za soulad zápisů se skutečným a právním stavem. Zároveň je správcem údajů, takže odpovídá za to, aby nezveřejnil osobní údaje nad rámec potřeby. Jak konkrétní pochybení posoudit, by měl říct právník úřadu.

Formulář nebo rozhraní

Systém je bezplatný. Pracovníci jednotek se přihlašují na adrese jsfp.rejestrumow.gov.pl, veřejný náhled je na rejestrumow.gov.pl.

Existují dvě cesty, jak data do registru dostat. První je formulář v prohlížeči. Druhou je programové rozhraní (API), předvídané nařízením a popsané na stránkách ministerstva: umožňuje smlouvy publikovat a aktualizovat, stahovat je zpět a stahovat zveřejněná data. Ministerstvo zpřístupňuje i testovací prostředí.

Zda váš systém toto rozhraní využívá, je třeba se dodavatele zeptat přímo: zda to funguje už dnes, v rámci stávající smlouvy, nebo za příplatek.

Řetězec: faktura, spis, smlouva, registr, účetnictví

Registr není samostatný úkol, ale jedním článkem oběhu, který úřad stejně vede.

Smlouva vzniká ve spisu vedeném v systému třídy EZD (systém pro správu elektronických dokumentů a spisů). Skarbník připojuje kontrasignaci a závazek se promítne do finančně-účetního systému. Poté přichází faktura z KSeF (polský Národní systém e-fakturace), kterou je třeba propojit se smlouvou a popsat. Registr potřebuje data hned z počátku této cesty: strany, předmět, hodnotu, data.

Analogie

Je to jako zapisovat stejná data do čtyř sešitů: na oddělení, v účtárně, v registru smluv úřadu a v centrálním registru. Každé přepsání je příležitostí k chybě. Automatizace nespočívá v koupi pátého sešitu, ale ve stanovení, který je ten první.

Typický problém: smlouvy podepisují jednotlivá oddělení, registr smluv vede někdo v tabulce a účtárna se o smlouvě dozví až při první faktuře. Pak lhůta 30 dnů proběhne nepovšimnuta a nejsnáze uniknou drobné zakázky potvrzené e-mailem.

Co na úřadě prověřit tento týden

Účty. Zda úřad a každá organizační jednotka s vlastním číslem REGON má účet a kompletní oprávnění, včetně zastupování po dobu dovolených.
Vlastník procesu. Kdo odpovídá za úplnost zápisů. Osvědčuje se útvar, který stejně vidí každou smlouvu, například ten, který vede registr smluv, pod dohledem tajemníka a ve spolupráci se skarbníkem. Zapište to do vnitřního předpisu.
Zdroj. Kde smlouva dostává číslo a od jakého okamžiku počítáte 30 dnů.
Drobné zakázky. Jak se do registru dostávají zakázky pod hranicí pro veřejné zakázky, zadávané e-mailem nebo na formuláři objednávky.
Změny. Kdo hlásí dodatek, výpověď a ukončení smlouvy.
Transparentnost. Kdo rozhoduje o vyloučení informace a kontroluje osobní údaje před zveřejněním.
Kontrola. Jednou měsíčně porovnání výpisu z účtu jednotky se seznamem smluv z účetnictví.
Systémy. Dotaz na dodavatele systému oběhu dokumentů a finančně-účetního systému, zda podporují rozhraní registru.

Body 1 až 7 nevyžadují žádný nákup. Jak je zasadit do širšího plánu, popisuji v příspěvku o strategii, která nekončí v šuplíku.

Zdroje

Právní stav ke 4. říjnu 2026.

Co se zapisuje do registru

Kdo a v jaké lhůtě

Formulář nebo rozhraní

Jedno místo místo čtyř sešitů

Odkud tato povinnost pochází a od kdy platí

Kdo podává zápis

Které smlouvy a v jaké lhůtě

Formulář nebo rozhraní

Řetězec: faktura, spis, smlouva, registr, účetnictví

Co na úřadě prověřit tento týden

Zdroje

Pojďme mluvit o Vaší situaci – konkrétně, ne obecně.