Klid
Jedna stránka pro vedení a úplný seznam systémů, smluv a rizik: víte, co máte, a můžete to ukázat zastupitelstvu, kontrolorům i auditorovi.
Inventarizace IT systémů je uspořádaný registr aplikací, smluv, integrací, procesů a rizik organizace, zakončený jednou stránkou pro vedení; trvá 2–6 týdnů a je pod limitem pro veřejné zakázky. Inventarizace IT systémů a standardů architektury je nejmenší a nejlevnější krok na celém žebříčku digitalizace – a jediný, který dává kontrolu nad směrem na příštích 10 let úřadu nebo firmě, a ne dodavateli.
- 2–6 týdnů
- od podpisu smlouvy po setkání s vedením
- Cena
- po 30minutovém rozhovoru, podle počtu systémů
- 16
- dodaných dokumentů a nástrojů
Jednostránkové shrnutí pro vedení
Systémy organizace: stav a doporučení6 ze 14 systémů
- Oběh dokumentůSekretariátrozvoj do roku 2029C
- Finance a účetnictvíHlavní účetníbez API pro KSeFB
- Personalistika a mzdyPersonální odděleníaktuálníA
- Zákaznický servisOddělení služeb zákazníkůmbez integraceB
- Evidence majetkuTechnický odboraktuálníA
- Oběh faktur v KSeFbez vlastníkamezeraD
2 ponechat2 upravit1 vyměnit1 mezera
Doporučení: začít oběhem dokumentů; KSeF řešit integrací finančního systému, ne nákupem nového.
Příklad jednostránkového shrnutí pro vedení. Ilustrativní data.
Otázky, na které je dobré znát odpověď.
Kladu je vedení, tajemníkům úřadů, starostům a předsedům představenstev dříve, než padnou rozhodnutí o dalším nákupu. Pokud na některou z nich zní odpověď „nevíme“, právě tady mohu pomoci.
- Kolik systémů skutečně máme, kdo je jejich vlastníkem a kdy končí jejich podpora?
- Kterým smlouvám končí platnost a co pak uděláme?
- Kde lidé ručně přepisují data nebo vedle systémů pracují v tabulkách?
- Které systémy na sobě závisejí a co se stane, když jeden z nich přestane fungovat?
- Zapadne další nákup do toho, co máme, nebo vytvoří další izolovaný ostrov?
Cena chyby. Nákup bez znalosti toho, co už existuje, znamená zdvojené funkce, chybějící integrace a migraci, která opakuje chyby starého oběhu dokumentů. Poradce obvykle stojí méně než jedna špatně zvolená technologie, jeden nevhodný dodavatel nebo jedna past ve smlouvě.
Co z toho máte.
Lepší výsledky
Další rozhodnutí i rozpočet stojí na faktech, ne na tom, kdo zrovna přijde s nabídkou.
Méně útesů a chyb
Závislost na dodavatelích a data konce podpory vidíte dříve, než se z nich stane havárie nebo naléhavý nákup.
„Upozornil na potřebu uspořádat informace o stávajících řešeních, jejich vzájemných závislostech a omezeních dříve, než úřad přijme další investiční rozhodnutí.“
Sada, která by při samostatném objednání stála několikanásobně víc, je součástí inventarizace.
Vytvořená od nuly nezávislým poradcem a přizpůsobená Vaší organizaci – ne šablona, kterou si vyplníte sami. Celkem šestnáct dokumentů a nástrojů, které tvoří základ digitální transformace a realizace dlouhodobé IT strategie.
Základy · kompletní sada dokumentů4 + 4 + 5 + 3 = 16 dokumentů a nástrojů
Znalost současného stavu 4 dokumenty
Zobrazit seznam
- Jednostránkové shrnutí pro vedení: stav systémů, kategorie A/B/C/D a doporučení
- Zpráva z inventarizace – k předložení vedení, regionální účetní komoře (RIO), Nejvyššímu kontrolnímu úřadu (NIK) a auditorům EU
- Vyplněná inventarizační tabulka (35 atributů pro každý systém a kategorie A/B/C/D)
- Matice integrací se státními systémy (17 položek, stav, priorita, rizika)
Strategie a standardy do budoucna 4 dokumenty
Zobrazit seznam
- Strategie digitalizace na 10 let (regulace, architektura, AI, kybernetická bezpečnost, uvážlivý přístup ke cloudu, celkové náklady)
- Katalog technických standardů (API, ověřování, data, dokumenty, bezpečný vývoj, přístupnost)
- 20 vzorových smluvních ustanovení pro zadávací dokumentaci (otevřená API, plán ukončení, úschova zdrojového kódu, KSC/NIS 2/GDPR/AI Act)
- Zásady odpovědného využívání AI v souladu s AI Actem, s registrem využití AI v organizaci
Manažerské nástroje pro další projekty 5 nástrojů
Zobrazit seznam
- Šablona karty digitální iniciativy (business case)
- Šablona hodnoticí karty pro posouzení architektury pro architektonický výbor
- Metodika inventarizace – aby Váš vlastní tým IT mohl provádět další cykly
- Registr rizik (20 položek, hodnocení pravděpodobnost × závažnost, tepelná mapa)
- Plán řízení změn (organizační kultura, skupiny uživatelů a jejich systémy, strategie adaptace, komunikace, školení, měřítka)
Komunikace a rozhodnutí vedení 3 položky
Zobrazit seznam
- Referenční diagramy architektury
- Slovník pojmů a zkratek (~150 pojmů)
- Prezentace pro vedení (12–15 snímků) a k tomu prezentační setkání v délce 60–90 minut, zahrnuté v ceně
Stručně a soustředěně, s minimální zátěží pro Váš úřad nebo firmu.
- Etapa 1Start
Úvodní workshop s vedením (starosta nebo generální ředitel, tajemník, IT) a inventarizační dotazník zaslaný útvarům a dodavatelům.
- Etapa 2Analýza
Revize dokumentů, rozhovory s vlastníky systémů (5–10 × 45–60 min), technické ověření s IT. 1–3 dny schůzek s vlastníky procesů na místě, zbytek online.
- Etapa 3Kategorizace
Návrh kategorizace A/B/C/D a validační workshop s vedoucími útvarů.
- Etapa 4Rozhodnutí
Zpráva a kompletní sada dokumentů; příprava a vedení prezentačního setkání s vedením (60–90 min).
- 2–6 týdnů
- od podpisu smlouvy po setkání s vedením
- 1–3 dny
- na místě; zbytek na dálku
- ~10 hod.
- celkem od koordinátora na Vaší straně
Proč mi můžete důvěřovat
- Žádné obchodní vazby na dodavatele odborných systémů a platforem – hodnocení A/B/C/D bez střetu zájmů.
- Dohoda o mlčenlivosti před zahájením práce, případně ustanovení o mlčenlivosti v hlavní smlouvě.
- Všechny výstupy v upravitelném formátu, s nevýhradní a časově neomezenou licencí pro organizaci, včetně práva je upravovat.
- Práce bez přístupu k osobním údajům občanů nebo zákazníků; je-li přístup potřeba, samostatná smlouva o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR).
Základy, které předcházejí každému rozhodnutí o zavedení.
Systém třídy EZD (elektronická správa dokumentů), e-úřad, oběh faktur v KSeF (státní systém e-fakturace), nová procesní platforma – každé z těchto rozhodnutí znamená velké částky a váže organizaci k dodavateli na roky. Inventarizace Vám ještě před tímto rozhodnutím dá objektivní znalost toho, co skutečně máte, v jakém je to stavu a co chybí – aby směr určovali Vy, a ne nabídka dodavatele.
- Systém třídy EZDúřady, ohlášená povinnost, termín posunut nejdříve na rok 2029
- Dostanete: mapu oběhu dokumentů a integrací, požadavky na migraci a smluvní ustanovení. Riziko: navrhnout digitální systém jako kopii papírových postupů.
- KSeF a oběh fakturúřady i firmy
- Dostanete: matici integrací pro finanční systém a srovnání varianty integrace s variantou nového systému, včetně nákladů na 5 let. Riziko: další izolovaný aplikační ostrov a dvojí zadávání dat.
- KSC / NIS 2zákon o kybernetické bezpečnosti: povinnosti a sankce pro vedení
- Dostanete: registr systémů a registr 20 vážených rizik s tepelnou mapou. Riziko: odpovědnost za neřízení rizik, aniž byste měli dokumenty, které by dokládaly opak.
- Regionální kontrolní komora (RIO), Nejvyšší kontrolní úřad (NIK), dozorčí radakdykoli
- Dostanete: zdokumentovanou kategorizaci A/B/C/D a zdůvodnění každého nákupního rozhodnutí. Riziko: výtka špatného hospodaření nebo nepodložených rozhodnutí.
- Rozpočet a financovánínávrh rozpočtu, žádosti o dotace
- Dostanete: výdaje na IT rozdělené na povinnosti a investice, náklady nečinnosti, podklady pro žádosti o prostředky EU, z KPO (polský Národní plán obnovy) a z národních programů. Riziko: nezapočítání celkových nákladů na vlastnictví.
Tři pracovní proudy, jedna sada dokumentů.
- Inventarizace systémů a odborných aplikací. Každý odborný agendový systém (finance, personalistika a mzdy, EZD/EOD, daně, geodézie, školství, sociální služby, fakturace služeb), procesní systémy (oběh faktur a smluv, veřejné zakázky, výzvy k podávání žádostí) a infrastruktura a bezpečnost. U každého: dodavatel, licence, náklady, hosting, servisní smlouva, otevřenost API, soulad s GDPR/KSC/WCAG, připravenost na AI, rizika – k tomu mapa integrací se státními systémy a mapa závislostí mezi systémy. Zjišťujeme také, kde se v organizaci už používá AI, včetně nástrojů, o kterých vedení neví: pro jaké úkoly, s jakými daty a kdo za to odpovídá.
- Kategorizace systémů metodikou A/B/C/D. Každý systém je zařazen do jedné ze čtyř kategorií na základě pěti vážených hodnoticích dimenzí – viz „Kategorizace“ níže. Vyplněná matice kategorií se stává plánem kroků pro každý systém.
- Standardy architektury a strategická dokumentace. Kompletní sada dokumentů, která se přímo přenáší do každého budoucího IT zadávacího řízení – strategie, technické standardy, smluvní ustanovení, manažerské nástroje. Organizace tak může snižovat rizika a zajistit, aby budoucí investice odpovídaly přijatým standardům a jejím zásadám architektury a bezpečnosti.
Před a po: kdo určuje požadavky.
| Bez inventarizace | Po inventarizaci |
|---|---|
| Zadávací dokumentace psaná podle nabídek dodavatelů. Požadavky často nakonec určují právě nabídky. | Zadávací dokumentace psaná podle skutečných potřeb – požadavky určuje zadavatel, dodavatel je plní |
| Ustanovení o otevřenosti a plán ukončení odložené s tím, že „možná je doplníme později“ | 20 vzorových architektonických ustanovení, povinných v každé IT smlouvě |
| Funkčně se překrývající systémy – organizace platí dvakrát | Přesně víte, co organizace má a kde jsou mezery – kupujete jen schopnosti, které chybějí |
| Dodatky ke smlouvě kvůli integracím opomenutým ve specifikaci, na náklady zadavatele | Katalog povinných integrací se státními systémy ve specifikaci od prvního dne |
| Riziko nesouladu s KSC/NIS 2/GDPR/AI Actem vyjde najevo až při auditu | Požadavky na soulad s předpisy zapsané ve specifikaci a vymáhané po dodavateli |
| Závislost na dodavateli – po letech nelze přejít jinam bez ztráty dat | Ustanovení o exportu dat, plán ukončení, úschova zdrojového kódu – zadavatel má plnou kontrolu |
| Chybějící zdůvodnění nákupního rozhodnutí, když se ptají kontroloři | Zdokumentovaná kategorizace A/B/C/D a zdůvodnění rozhodnutí |
| Žádosti o dotace EU bez pevného analytického základu | Podklady pro žádosti o dotace z EU, KPO a národních programů |
Cena špatného rozhodnutí: systém třídy EZD pro okresní úřad, procesní platforma nebo komplexní platforma e-úřadu patří k největším IT nákupům na mnoho let dopředu a víceletý provoz obvykle stojí 2–3krát víc než samotný nákup. Inventarizace stojí ekvivalent několika procent typického jednotlivého zadávacího řízení – je to nejlevnější způsob, jak pojistit kvalitu nákupního rozhodnutí.
Co získáte. Dokumenty jsou důkazem, ne cílem.
- Kontrolu nad směremVy, a ne dodavatel, víte, co máte, v jakém je to stavu a co chybí.
- Nižší výdajeZdvojené systémy, končící smlouvy a licence i skutečné náklady na provoz jsou vidět.
- Klid při kontroleZdokumentovaná náležitá péče: písemný záznam o tom, co jste věděli, jaké byly možnosti a proč jste zvolili tu, kterou jste zvolili.
- Rychlejší start dalšího projektuPožadavky, matice integrací a smluvní ustanovení připravené před zadávacím řízením.
Každý systém dostane jasnou kategorii a doporučený krok.
Najeďte myší na řádek nebo ho vyberte klávesou Tab a uvidíte příklad.
| Kat. | Definice | Typický krok |
|---|---|---|
| A | Systémy v souladu s cílovou architekturou, vysoká vyspělostPříklad: personální a mzdový systém s platnou servisní smlouvou a otevřeným API. | Udržovat a řízeně rozvíjet |
| B | Správný směr, potřebuje úpravyPříklad: finanční systém bez integrace s KSeF. | Plán úprav, jednání s dodavatelem |
| C | Systém nese riziko – zastaralá technologie, konec podpory, závislost na dodavateli, chybějící integracePříklad: systém oběhu dokumentů, jehož dodavatel příští rok ukončí podporu. | Plán postupného vyřazení a náhrady |
| D | Chybějící schopnost v portfoliu, potřebná v horizontu 1–10 letPříklad: oběh nákladových faktur, který dnes běží přes e-mail a tabulku. | Stanovení priorit zavádění, volba modelu dodávky |
A ponechat
- Personalistika a mzdy
- Webové stránky
B upravit
- Finanční systém
- Evidence dlouhodobého majetku
- Souborový server
C vyřadit a nahradit
- Nepodporovaný oběh dokumentů
- Registr smluv v tabulce
- Vlastní skladový program
D zaplnit mezeru
- Oběh nákladových faktur
- Registr přístupů
- Portál pro zákazníky a dodavatele
Hodnocení vychází z 5 vážených dimenzí: funkčnost a obchodní hodnota (20 %), architektura a otevřenost – API, integrace, standardy, připravenost na AI (25 %), bezpečnost a soulad – KSC/NIS 2/GDPR/KRI/WCAG (20 %), technologie a dodavatel – aktuálnost, podpora, závislost na dodavateli (20 %), ekonomika a celkové náklady na vlastnictví (15 %).
Cena a podmínky.
Cena po rozhovoru
Cena závisí na počtu systémů a útvarů. Přesnou cenu stanovím po 30minutovém rozhovoru o velikosti Vaší organizace.
Pro srovnání: kompletní sada strategických dokumentů a standardů objednaná samostatně by stála několikanásobně víc.
- Pod limitem pro veřejné zakázky. Lze ji zadat bez řízení podle polského zákona o zadávání veřejných zakázek, podle vlastních vnitřních pravidel organizace.
- Smlouva, která předává všechny výstupy. Všechny dokumenty v upravitelném formátu, nevýhradní a časově neomezená licence, právo je upravovat.
- Dohoda o mlčenlivosti před zahájením a práce bez přístupu k osobním údajům.
- Podklady pro žádosti o dotace. Zpráva a strategie poskytují analytický základ pro žádosti o prostředky EU, z KPO a z národních programů.
Nejde o zprávu do šuplíku. Je to výchozí bod pro každý další projekt.
Nová iniciativa, např. systém třídy EZD nebo oběh faktur.
Metodika → karta iniciativy → posouzení architektury → ustanovení pro zadávací řízení → registr rizik.
Zadávací řízení a jednání s dodavateli.
Katalog standardů, 20 smluvních ustanovení a hodnoticí karta – víte, na co se zeptat, ještě než usednete k jednání s dodavatelem.
Integrace.
Matice integrací se státními systémy jako připravený výchozí bod pro každý budoucí integrační projekt.
Pravidelná inventarizace.
Aktualizace každých 12–18 měsíců, kterou provede buď Váš vlastní tým IT podle stejné metodiky, nebo poradce formou aktualizace inventarizace.
Na co se mě k této službě ptají nejčastěji.
Jak dlouho trvá inventarizace IT systémů?
Obvykle 2–6 týdnů od podpisu smlouvy po prezentační setkání s vedením, podle počtu systémů. Na místě jsou jen 1–3 dny, zbytek probíhá na dálku. Koordinátor na straně organizace věnuje celkem zhruba 10 hodin.
Máme termín pro zavedení. Nezdrží nás inventarizace?
Ne. Končí požadavky, smluvními ustanoveními a maticí integrací – tedy tím, co byste před zadávacím řízením stejně museli připravit. Přípravu řízení obvykle zkracuje, protože nahrazuje sběr nabídek dodavatelů jako výchozí bod.
Co je kategorizace A/B/C/D?
Je to metoda hodnocení každého systému v pěti vážených dimenzích (funkčnost, architektura a otevřenost, bezpečnost a soulad, technologie a dodavatel, ekonomika a celkové náklady), na jejímž konci je každý systém zařazen do jedné ze čtyř kategorií: A (ponechat), B (upravit), C (naplánovat výměnu) nebo D (chybějící schopnost, kterou je třeba naplánovat).
Týká se inventarizace osobních údajů občanů nebo zákazníků?
Ne – práce probíhá na úrovni systémů, smluv a konfigurace, bez přístupu k osobním údajům zpracovávaným v těchto systémech. Pokud by byl takový přístup v konkrétním případě potřeba, vyžadoval by samostatnou smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.
Co se s výsledky inventarizace děje potom?
Stávají se výchozím bodem další práce: specifikace nového projektu, přípravy na jednání s dodavateli, žádostí o dotace a pravidelné aktualizace, kterou provádí Váš vlastní tým IT podle stejné metodiky. Nejde o zprávu, která skončí v šuplíku.
Čím se to liší od bezpečnostního auditu nebo auditu souladu s KSC?
Bezpečnostní audit ověřuje soulad s konkrétní normou nebo předpisem a končí seznamem neshod. Inventarizace dává širší, obchodní obraz celého portfolia systémů – náklady, rizika, mezery, směr – a přímo se promítá do pracovních dokumentů pro další rozhodnutí, nejen do seznamu oprav.
Zahrnuje inventarizace smlouvy a licence?
Ano. Registr aplikací u každého systému zaznamenává vlastníka, smlouvu, licenci, náklady a datum konce podpory. Je tak vidět, kterým smlouvám končí platnost, kde organizace závisí na jediném dodavateli a kolik provoz skutečně stojí.
Začněme rozhovorem o rozsahu a ceně pro Vaši organizaci.
Napište na: wojciech.kroczak@krogis.pl
Zavolejte: +48 516 401 658
- Odpovídám do 2 pracovních dnů
- První rozhovor: 30 minut, zdarma
- Cenová nabídka do 2 pracovních dnů po rozhovoru