Wojciech Kroczak je poradce pro digitalizaci s více než 20 lety zkušeností s analýzami, požadavky a zaváděním systémů pro samosprávy, komunální podniky, finanční sektor a průmysl; působí pod značkou Krogis, na straně zadavatele. Pomáhám veřejným institucím, samosprávám a vedení komunálních i soukromých společností přijímat rozhodnutí o IT, dodavatelích a projektech – vždy na straně zadavatele. Neprodávám software a nenahrazuji Vaše IT oddělení.
- Zkušenosti s řízením a technologiemi
- Přes 20 let analýz, sběru požadavků, zavádění systémů a řízení servisních vztahů přímo s představenstvy, finančními řediteli a řediteli IT.
- Znalost samosprávy, komunálních podniků a byznysu
- Práce se samosprávami, vodárenskými společnostmi, teplárnami, dopravními podniky, energetikou, výrobními firmami, kontejnerovými terminály, logistickými společnostmi, developery bytové výstavby, bankami a pojišťovnami.
- Převod obchodních cílů do technologií, rizik a konečných rozhodnutí
- Registry rizik, tříleté investiční plány a dokumentace požadavků, podle které se přebírají smlouvy a veřejné registry. Skutečná podpora rozhodování.
Co do projektu přináším. Aby byla digitalizace jednodušší a levnější.
Mým cílem je, aby IT projekty a dnes nezbytná digitalizace byly snáze a jednodušeji dosažitelné a méně nákladné.
- 20 let projektových zkušenostípožadavky, zavádění a servisní vztahy vedené přímo s představenstvy
- Znalost trhu a dostupných řešeníco je k dispozici, co se s čím dá spojit a co je realistické požadovat
- Design thinkingvycházím z lidí, problému a cíle, ne z hotového systému
- Strukturované řešení problémůuspořádám otázky, definice a rozhodnutí dříve, než padnou rozhodnutí o nákupu
- 126 vystoupení na konferencíchv Polsku, ve Spojených státech a v Irsku: správa informací, spolupráce, e-commerce, architektura, integrace, uživatelský zážitek, konference pro samosprávy
- Porozumění záměrům a problémům dodavatelůvím, jak projekt vypadá z druhé strany stolu, a využívám to na straně zadavatele
Metoda IBM, kterou používám na workshopech s vedením. Dříve než se kdokoli zeptá, jaký systém koupit, zjistíme, koho se problém skutečně týká, jaký je cíl a podle čeho poznáme úspěch. Rozdílná očekávání odborů převedeme na jeden seznam priorit a koncept vyzkoušíme na náčrtu nebo prototypu dřív, než projekt začne stát peníze. Vedení dostane pojmenovaný problém a řešení, které dokáže posoudit – ne hotový systém, který hledá využití.
To pomáhá vyhnout se neúspěchům, které spolknou velké, někdy i velmi velké částky – v projektech, k nimž se dalo od začátku přistoupit trochu jinak.
Na straně zadavatele. Jazykem vedení, ne technologickým žargonem.
Pět rolí, ve kterých vedení využívá mou práci. Každou lze objednat samostatně; podrobnosti na stránce Služby
- Podpora vedení při rozhodováníRozumím cílům a obavám, kterým vedení čelí, a provádím ho tématem digitalizace tak, aby mohlo vést věcný rozhovor s vlastním IT týmem – a ne jen přijímat hotová doporučení.
- Zástupce zadavatele vůči dodavatelůmPřipravuji otázky pro dodavatele, nákupní matici pro porovnání nabídek a kritéria interoperability pro informované rozhodnutí – i pro audit, který přijde později.
- Prototypování záměru: 15 minut, koncept za ~2 dnyVedení dokáže problém popsat za patnáct minut, ale nemá čas sepisovat požadavky. Já ano – a vracím se s konceptem nebo prototypem dřív, než projekt vygeneruje první náklad.
- Zástupce vedení v implementačním týmuKdyž projekt běží, hlídám na každodenních schůzkách, aby zůstal v souladu s původním záměrem – vedení se k tématu vrací jen tehdy, když je rozhodnutí skutečně potřeba.
- Plánování AI v organizaciAI se neptá na svolení – obrací naruby obchodní modely, které známe. Dnes se každá firma stává technologickou firmou, bez ohledu na obor. Prodej, marketing, provoz, zákaznický servis, rutinní kancelářská práce: během několika let převezme lví podíl této práce umělá inteligence. Přizpůsobit se této změně už není ambice ani trend. Je to jediný způsob, jak zůstat konkurenceschopný.
Přes 20 let projektů, od prvních platforem pro spolupráci po další vlny regulace.
Klienty jmenuji poté, co k tomu dají souhlas. Do té doby organizace popisuji obecně.
- 2023–2026Softwarová firma a integrátor
Budování B2B tržiště pro veterinární obor. Návrh procesů přijímání obchodníků v podmínkách trhu s omezenou distribucí. Návrh taxonomie produktových kategorií, která sjednocuje nabídky mnoha dodavatelů. Analýza a koncept rozhraní nákupní analytiky pro firmy a nákupní skupiny, které přes platformu nakupují.
Cíl vedení: Digitalizovat roztříštěný dodavatelský řetězec a rychleji uvést platformu na trh. Jedna nadřazená kategorizace produktů, která funguje bez ohledu na to, kolik obchodníků se k platformě připojí, a přitom zůstává pro kupující snadno přehledná.
Přínosy: Právně bezpečné přijímání dodavatelů v regulovaném oboru. Kupující mají vše na jednom místě: nejen nástroje, které zjednodušují jejich nákupní procesy, ale i nástroje k analýze toho, co kupují, kdy, za jakou cenu a od koho.
- 2019–2026Podniky veřejných služeb: teplárenství, vodárenství, městská doprava
Návrh, zavedení a spuštění platformy pro spolupráci a řízení obchodních procesů, která mimo jiné zahrnuje digitální archiv zadávacích řízení, digitální oběh nákladových dokladů, digitální osobní spisy, správu korespondence a právní podporu a také oběh přijatých a vydaných faktur integrovaný s KSeF (polským národním systémem e-fakturace).
Cíl vedení: Konec informačních sil a papíru a jednotné postupy napříč komunálními podniky.
Přínosy: Rychlejší schvalování nákladových faktur, digitální osobní spisy v souladu s GDPR a polským zákoníkem práce, transparentní dohled nad výběrovými řízeními a rychlejší kontrola smluv právním oddělením.
- 2018 – dosudVeterinární klinika Hołdowańscy
Nadále působím také jako manažer veterinární kliniky Hołdowańscy, kterou vede moje žena, a vedu školení z ekonomiky a řízení veterinární praxe v rámci Vetunio. weterynarz.swidnica.pl
- 2018–2026Kontejnerový terminál
CRM systém pro týmy zákaznického servisu a prodeje postavený na procesní platformě: kontakty, poptávky z webu, kalkulace a příprava nabídek, reklamace – používaný dodnes. Zjištění cílů, analýza požadavků a návrh konceptu systému pro řízení vztahů se zainteresovanými stranami.
Cíl vedení: Nepřetržitá a transparentní obsluha mezinárodních obchodních partnerů terminálu.
Přínosy: Rychlejší vyřizování poptávek a reklamací, úplná historie každého požadavku a trvalý standard zákaznického servisu – systém funguje dodnes.
- 2018–2026Mezinárodní logistická společnost
Zavedení a integrace platformy pro řízení procesů spolu s návrhem a zavedením procesní architektury procure-to-pay (od objednávky po platbu) integrované s ERP a s oborovými systémy pro přepravní zakázky.
Cíl vedení: Konzistentní finanční a provozní data a automatizované vyúčtování přepravních zakázek.
Přínosy: Méně ručního přepisování dat a méně chyb, automatické párování faktur s objednávkami a příjemkami (3-way matching), kontrola nad závazky a rychlejší uzávěrka období.
- 2017–2026Průmyslová dceřiná společnost zahraničního koncernu
Návrh konceptu a zavedení kompletního řešení procure-to-pay pro mezinárodní průmyslovou korporaci působící v Polsku. Role vedoucího řízení změn vůči představenstvu, finančnímu řediteli a hlavní účetní. Nyní devátý rok rozvoje systému BPM (řízení obchodních procesů). Další rozšíření pokryla procesy jako reklamace, smlouvy a dodatky, výdej vzorků, skladové rozdíly, řízení kvality, plné moci, žádosti o schválení změn, správa korespondence integrovaná s e-Doręczenia (polskou národní službou elektronického doručování) a zpracování plateb a platebních dávek integrované s bankovním systémem. Faktury ve čtyřech jazycích se čtou automaticky (OCR).
Cíl vedení: Jednotný digitální rámec pro finanční kontrolu, rozhodnutí představenstva a provozní procesy závodu.
Přínosy: Pevná kontrola nad výdaji a schvalováním rozpočtů, zdokumentovaná auditní stopa rozhodnutí představenstva, platby přes bankovní integraci bez ručního přepisování, což snižuje riziko podvodu, a hladké převzetí nových povinností, jako je e-Doręczenia.
- 2016–2026Mezinárodní holding – banka, leasing, pojišťovnictví
Zavedení platformy pro řízení obchodních procesů, návrh konceptu a zavedení řešení procure-to-pay, zpracování služebních cest a integrace s oborovými systémy (OCR, KSeF). Přizpůsobení řešení korporátním nákupním postupům.
Cíl vedení: Důsledný finanční soulad s předpisy a automatizované zpracování režijních nákladů v regulovaném sektoru.
Přínosy: Procesy splňující požadavky auditu a compliance, automatické vyúčtování služebních cest, připravenost na KSeF a méně ruční práce v účtárně díky OCR.
- 2008–2026Samospráva
18 let spolupráce se samosprávami na strategii a architektuře jednotné platformy pro výměnu informací, která tvoří skutečný e-úřad. Více než 40 navržených a zavedených modulů, mimo jiné EZD (elektronická správa dokumentů), e-archiv, e-vedení, e-zastupitelstvo, e-výzvy k podávání žádostí, e-nábor, veřejné konzultace, e-služební cesty, e-školení, podpora zastupitelů, 12 veřejných registrů a dva webové portály.
Cíl vedení: Převést úřad z papírového modelu na integrovaný e-úřad.
Přínosy: Větší transparentnost úřadu a zapojení obyvatel do konzultací, kratší doba vyřizování věcí, efektivnější práce vedení a zastupitelstva (e-vedení, e-zastupitelstvo) a soulad s požadavky na elektronickou archivaci a doručování.
- 2012–2024Mezinárodní holding – výroba nábytku a matrací
Platforma pro spolupráci pro 2 500 uživatelů ve skupině čtyř společností na třech kontinentech – od nákupního požadavku po zaúčtování nákladů. Obchodní a procesní analýza kompletního systému procure-to-pay integrovaného se systémem ERP.
Cíl vedení: Jeden standard nákupu a oběhu dokumentů v celé mezinárodní skupině.
Přínosy: Konec roztříštěných nákupních praktik, přehled představenstva o nákladech a peněžních tocích v celé skupině, konzistentní integrace s ERP bez ohledu na umístění továrny a jedno pracovní prostředí pro 2 500 uživatelů.
- 2008–2020Výrobce autobusů
Poradenský projekt: dodávka procesní platformy a low-code prostředí, na kterém si vlastní tým klienta stavěl vlastní aplikace. Během tří let tak vznikly desítky procesních aplikací pro více než 1 000 uživatelů, integrovaných se SAP. Případová studie připravená společně s dodavatelem platformy.
Cíl vedení: Vlastní digitální kompetence a flexibilita IT za rozumné celkové náklady.
Přínosy: Menší závislost na externích dodavatelích softwaru: tým klienta si staví vlastní obchodní aplikace a zavádí je rychleji než v běžných projektech a včasné plnění zakázek chrání smlouvy před smluvními pokutami.
- 2012–2017Výzkumný ústav
Zefektivnění práce, toku informací a správy dokumentů a obchodních procesů, včetně zavedení systému pro spolupráci, firemní e-mailové pošty a sady obchodních aplikací, jako je řízení výzkumných projektů, správa zdrojů a smluv, oběh faktur a smluv a tuzemské i zahraniční služební cesty.
Cíl vedení: Uspořádané vyúčtování grantových a výzkumných projektů s menší byrokracií.
Přínosy: Náklady a služební cesty přiřazené ke konkrétním grantům, což je důležité při kontrolách financování, a včasné dokončení výzkumných projektů.
- 2007–2017Výrobce automobilových dílů
Analýza a zavedení systému pro správu zdrojů a administrativních procesů.
Cíl vedení: Podpůrné procesy splňující požadavky automobilového průmyslu na kvalitu.
Přínosy: Transparentní využití zdrojů, méně administrativních průtahů a připravenost na pravidelné oborové audity.
- 2013–2014Polská softwarová firma (software pro telekomunikace a inženýrství)
Firma s pobočkami v Polsku, Švédsku, na Ukrajině a v Bělorusku, později převzatá globální telekomunikační skupinou. Analýza a zavedení jednoho nástroje pro plánování, organizaci, financování a vyúčtování služebních cest, tuzemských, zahraničních i vícebodových, pro 1 350 uživatelů a více než 3 000 cest ročně: zálohy a náklady v několika měnách, přiřazení k rozpočtům projektů, vyúčtování firemních bytů v zahraničí. Integrace s finančně-účetním systémem, personalistikou a databází dovolených.
Cíl vedení: Co nejvíce sjednotit a automatizovat proces služebních cest, který byl složitý, náchylný ke zpožděním a vyúčtovával se v Excelu.
Přínosy: Celý proces od plánování po konečné vyúčtování v jednom nástroji. Pohled zvenčí umožnil uspořádat proces, který firma sama uzavřít nedokázala.
- 2013–2014Celostátní rozhlasová stanice
Analýza a zavedení zakázkového CRM systému.
Cíl vedení: Efektivnější prodej vysílacího času a hladší vztahy s mediálními agenturami.
Přínosy: Kratší cyklus přípravy nabídek, konec kolizí v rezervacích reklamních bloků a aktuální přehled o plnění obchodních cílů.
- 2006–2014Družstevní záložny
Zkušenosti napříč obchodním modelem družstevních záložen, včetně oběhu dokumentů v síti více než 250 poboček. Podpora představenstva při uspořádání administrativních, finančních a kvalitativních postupů a procesů, včetně procesů hodnocení bonity a poskytování úvěrů. Zavádění systémů pro spolupráci a platforem BPM pro procesy, jako jsou žádosti o půjčky a úvěry, generování výpisů z úvěrového registru, kontroly regionálních poboček a odborů centrály, služební cesty, faktury, dokumentace ISO a řízení nápravných a preventivních opatření, organizace auditů, řízení náboru, kompetencí a školení, změny organizační struktury a pracovních míst a service desk.
Cíl vedení: Rozšiřování sítě poboček při zachování disciplíny úvěrového rizika a splnění požadavků dohledu.
Přínosy: Rychlejší úvěrová rozhodnutí díky integraci s úvěrovým registrem BIK a scoringem, centrální kontrola nad pobočkami a efektivně prováděné kvalitativní a dohledové audity.
- 2009–2013Výroba a montáž energetických zařízení
Návrh konceptu a standardizace postupů získávání zakázek a realizace investičních projektů integrovaných s nákupními procesy firmy. Propojení CRM systému se systémem řízení projektů a s procesy procure-to-pay.
Cíl vedení: Udržet kontrolu nad ziskovostí dlouhých inženýrských a montážních projektů.
Přínosy: Průběžná kontrola marže projektu: nákupy materiálu a subdodávek se přiřazují k rozpočtu konkrétní zakázky získané přes CRM.
- 2006–2013Polská skupina výrobních společností
Platforma pro spolupráci a řízení obchodních procesů pro zhruba 800 uživatelů jako základ aplikační strategie skupiny. Na ní vznikly další aplikace, mimo jiné CRM systém a jeden proces životního cyklu kmenových dat zákazníků společný pro všechny společnosti skupiny. Požadavky a cíle, obchodní a procesní analýza.
Cíl vedení: Spolupráce místo rivality mezi společnostmi skupiny a společný prodej (cross-selling).
Přínosy: Jedna databáze zákazníků pro celou skupinu: každá společnost vidí to, co se jí týká, a data odsouhlasená ostatními společnostmi. Datová architektura pro holding místo sil, konec konkurenčních nabídek uvnitř skupiny a jednotná obchodní politika vůči klíčovým zákazníkům.
- 2008–2012Skupina developerů bytových a kancelářských nemovitostí
Koncept a strategie zavedení systému pro spolupráci, sjednocené komunikace a jedné sady obchodních aplikací pokrývajících investiční proces skupiny: od získání stavebních pozemků přes proces výstavby až po automatizaci finančních a personálních procesů.
Cíl vedení: Kratší investiční cyklus a plná kontrola nad harmonogramy a rozpočty staveb.
Přínosy: Včasné varování před zpožděními a překročením rozpočtu, plynulejší oběh projektové a stavební dokumentace a automatizované vyúčtování se subdodavateli.
- 2005–2012Provozovatel plynovodní sítě
Analýza a dodávka systému pro správu IT zdrojů, intranetu a digitálního oběhu dokumentů.
Cíl vedení: Vyšší provozní bezpečnost kritické infrastruktury a lepší interní komunikace.
Přínosy: Přesná a pro audit připravená evidence IT hardwaru a licencí, bezpečný oběh citlivých dokumentů a rychlejší přístup k provozním postupům.
- 2007–2011Celostátní energetická společnost
Analýza a dodávka systémů podporujících řízení výběrových řízení, nákupní politiku a oběh mezi odbornými útvary, pěti pobočkami a právním oddělením. Zefektivnění vyřizování věcí v kanceláři představenstva.
Cíl vedení: Transparentní výdaje a právně bezpečná rozhodnutí představenstva.
Přínosy: Nižší riziko formálních chyb ve výběrových řízeních, rychlejší kontrola smluv právníky a uspořádaný dohled nad usneseními představenstva.
- 2008–2010Celostátní farmaceutický velkoobchod
Zjištění a zmapování procesů, zavedení platformy pro řízení obchodních procesů a dodávka dalších modulů automatizujících vybrané procesy a integrujících oborové systémy.
Cíl vedení: Odstranit úzká hrdla v objemném provozu s nízkou marží.
Přínosy: Rychlejší plnění administrativních a skladových úkolů, plynulý tok informací mezi skladem a kanceláří a méně lidských chyb.
- 2006–2010Výrobce stavebních materiálů
Analýza a zavedení systému pro spolupráci a sjednocené komunikace. Zahájení projektů optimalizace servisu, správy smluv a zakázkového CRM systému.
Cíl vedení: Loajalita B2B zákazníků a rychlejší vyřizování servisních požadavků na stavbách.
Přínosy: Méně nevyřešených reklamací, rychlejší reakce servisních týmů a kontrola nad termíny a dodatky distribučních smluv.
- 2007–2008Distributor alkoholu pro sektor HoReCa
Návrh a zavedení procesně řízeného CRM systému s podporou věrnostního programu.
Cíl vedení: Loajalita barů a restaurací a opakovatelné objemy objednávek.
Přínosy: Automatický výpočet odměn a slev, program motivující podniky ke spolupráci na exkluzivním základě a aktuální přehled o výkonech obchodních zástupců.
- 2004–2008Výrobce stavebních materiálů
Projekt podpory oddělení vymáhání pohledávek: analýza procesů a zavedení vhodných IT řešení.
Cíl vedení: Ochrana likvidity a zkrácení doby inkasa pohledávek (DSO).
Přínosy: Automatické upomínky a procesy vymáhání, systematické odhalování opožděných plateb a méně odpisů nedobytných pohledávek.
- 2005–2007Mezinárodní výrobce cukrovinek
Analýza a návrh systému pro řízení životního cyklu nápadů a postřehů, systému pro řízení projektů a systému pro hlášení výrobních problémů a sledování jejich řešení.
Cíl vedení: Vyšší efektivita výrobních linek a zapojení zaměstnanců do neustálého zlepšování.
Přínosy: Rychlejší řešení technických prostojů a hladké zavádění zlepšovacích nápadů, které šetří náklady.
- 2005–2007Celostátní výrobce alkoholu
Analýza a zavedení systému pro správu přístupů integrovaného se SAP.
Cíl vedení: Bezpečnost finančních a výrobních dat a oddělení povinností (SoD).
Přínosy: Nižší riziko interních podvodů, jasné role v SAP a rychlejší udělování a odebírání přístupů.
Pojďme si promluvit o rozhodnutí, které Vás čeká. První rozhovor: 30 minut, zdarma.
- Odpovídám do 2 pracovních dnů
- První rozhovor: 30 minut, zdarma
- Nic není třeba předem připravovat