Ohlášená povinnost zavést systém třídy EZD (elektronická spisová služba; termín posunut nejdříve na rok 2029), KSeF (národní systém e-faktur), KSC (zákon o národním systému kybernetické bezpečnosti), Centrální registr smluv: povinnosti přicházejí z různých stran, ale dopadají na tytéž lidi, odbory a rozpočet. Krogis radí obcím, městům a okresním samosprávám (polským powiatům), jak těmito změnami projít krok za krokem: co už úřad má, v jakém pořadí změny zavádět, jak připravit vedoucí a zaměstnance, jak vybrat dodavatele a jak po zavedení ověřit, že lidé opravdu pracují jinak. Jako externí poradce, bez nutnosti zřizovat nové místo, v rozsahu přizpůsobeném potřebám úřadu. Na začátek inventarizace: 2–6 týdnů, pod limitem pro veřejné zakázky.
Pohled Bzasedací sálIlustrativní fotografienezobrazuje konkrétní úřadlist 1veřejný sektor – samosprávaWojciech KroczakPoradce pro řízení změn a digitalizaci. 2008–2026: projekty se samosprávami.
Řízení změn v úřadu. Typické projekty a co mění v práci lidí.
Každý z těchto projektů končí formálním převzetím systému, ale výsledky se ukážou teprve tehdy, když zaměstnanci začnou pracovat jinak. Stejné principy, různé obtíže.
Systém třídy EZD a elektronické vyřizování věcí
Co se pro lidi mění: spisy už neobíhají na papíře. Přidělování, schvalování, podepisování i archivace fungují jinak a vedoucí oddělení vidí věci svého oddělení v systému.
Typická obtíž: odbory postupují různým tempem a vedle systému ještě dlouho žije „souběžný papírový oběh“, protože působí bezpečněji.
Na co se zaměřuji: pořadí, v jakém odbory přecházejí, nejdřív příprava vedoucích oddělení, ambasadoři změny v každém odboru a jednoduché měřítko: kolik věcí se v systému skutečně vyřizuje.
KSeF, e-Doręczenia, Centrální registr smluv
Co se pro lidi mění: nové povinnosti mění práci podatelny, účtárny a lidí, kteří mají na starosti smlouvy, a každá má jiný termín.
Typická obtíž: přicházejí ve stejnou dobu a dopadají na tytéž lidi. Každá zvlášť je zvládnutelná, dohromady je to víc, než lidé dokážou pojmout.
Na co se zaměřuji: jedna mapa všech změn v úřadu: co, koho se týká a kdy, a z ní pořadí prací, které lze obhájit.
Integrace agendových systémů
Co se pro lidi mění: konec opakovaného přepisování týchž údajů mezi daněmi, financemi, personalistikou a oběhem dokumentů.
Typická obtíž: každý odbor je zvyklý na „svá“ data a bojí se, že nad nimi ztratí kontrolu.
Na co se zaměřuji: kdo odpovídá za která data, kdo rozhoduje o změnách a jak se odbory dozvědí, co tím získají.
AI v úřadu
Co se pro lidi mění: jiný způsob přípravy dopisů, odpovědí a analýz, s člověkem, který výsledek kontroluje a odpovídá za něj.
Typická obtíž: obavy o pracovní místa a z odpovědnosti za chyby, a na druhé straně tiché používání soukromých nástrojů.
Na co se zaměřuji: pravidla používání, kdo odpovídá za rozhodnutí, kterými agendami začít a jak ukázat, že AI má lidem ulehčit práci, ne je nahradit.
KSC a NIS 2. Úřady okresních samospráv (polských powiatů) aOkresní úřady (polská starostwa) a orgánynbsp;orgány samosprávy vojvodství jsou základními subjekty bez ohledu na velikost, obecní úřad po překročení 50 zaměstnanců; podřízené organizace bývají důležitými subjekty. Pomáhám určit status celé skupiny a hlídám zavedení na straně vedení. KSC z pohledu vedení
Jak úřadu pomáhám. Od uspořádání systémů po průběžnou podporu.
01
Inventarizace IT – základ strategie digitalizace
Než úřad začne plánovat nová zavádění, potřebuje vědět, jaké systémy používá, jak jsou propojené a kde jsou rizika a nesoulady. Tyto informace spojím do přehledné mapy, která umožní stanovit priority a naplánovat další kroky. Je to základ pro návrh architektury a tvorbu IT strategie – bez ní se o dalších změnách těžko rozhoduje s plnou znalostí věci. Výchozím bodem je inventarizace IT systémů.
02
Podpora tajemníka při zavádění systémů
Zavedení systému třídy EZD nebo jakéhokoli jiného systému vyžaduje víc než technická rozhodnutí: na nový způsob práce je třeba připravit i celý úřad. Zejména tam, kde nejsou rozsáhlé IT struktury, podporuji tajemníka při plánování dalších kroků a přípravě změny způsobu práce lidí – s oporou ve 20 letech zkušeností a osvědčené praxi zavádění. V jednáních s dodavateli kladu otázky, které se snadno přehlédnou, prověřuji vágní ujištění a odhaluji opomenutí dřív, než se z nich stane drahý problém. Pomáhám koordinovat práci odborů a IT, aby úřad věděl, co je třeba rozhodnout, kdo za co odpovídá a jak zavedením bezpečně projít.
03
Průběžná podpora tajemníka a vedení
Ne každé rozhodnutí o IT lze předvídat na začátku roku. Proto v dohodnutém rozsahu zůstávám k dispozici tajemníkovi a vedení: pomáhám posuzovat potřeby, stanovovat priority, dohlížet na projekty a jednat s dodavateli. Spolupracuji s vlastním IT týmem úřadu a podporuji vedení v rozhodování – aniž bych přebíral každodenní práci IT pracovníků.
Otázky, na které je dobré znát odpověď.
Kladu je tajemníkům, představitelům okresních samospráv, starostům a finančním ředitelům dřív, než padnou rozhodnutí a začnou proudit peníze. Pokud na kteroukoli z nich zní odpověď „nevíme“, právě tady mohu pomoci.
Jak zastupitelstvu vysvětlíme, na co jdou peníze na IT a proč právě tolik?
Víme, které digitální povinnosti se na nás už vztahují a které jsou zatím jen ohlášené, a kdo za ně odpovídá?
Bude výběr systému třídy EZD rozhodnutím, které obhájíme při kontrole?
Co se stane, když dodavatel zvýší cenu nebo ukončí podporu?
Přijmou zaměstnanci nový systém a kdo jim pomůže?
Cena chyby. Špatně zvolený systém třídy EZD znamená roky práce v nevhodném oběhu dokumentů a drahou migraci o několik let později. Poradce obvykle stojí méně než jedna špatně zvolená technologie, jeden nevhodný dodavatel nebo jedna past ve smlouvě.
Co získáte. Dokumenty jsou nástroj, ne cíl.
Klid při kontroleDoložená náležitá péče: písemný záznam o tom, co jste věděli, jaké byly možnosti a proč jste zvolili právě tu, kterou jste zvolili. Pro Regionální kontrolní komoru (RIO), Nejvyšší kontrolní úřad (NIK) i zastupitelstvo.
Rozpočet, který obstojí před zastupitelstvemRozdělený na povinnost a investici, včetně nákladů nečinnosti, podaný jazykem, kterému zastupitelstvo rozumí.
Zkušený poradce u projektu, který jste dosud nedělaliVíce než 20 let takových projektů, i v samosprávě, po boku Vašich vlastních IT pracovníků. Rozhodnutí zůstávají u Vás.
Zaměstnanci, kteří nový systém skutečně přijmouPlán změny, školení a ambasadoři změny v každém odboru.
Méně utracených penězNekupujete to, co už máte, a neplatíte za dodatky ke smlouvě kvůli integracím, které šlo předvídat.
Co Vás čeká do roku 2029. Každá položka začíná stejnou otázkou: co už úřad má?
Povinností přibývá rychleji než odborných znalostí potřebných k jejich zvládnutí. Inventarizace je prvním krokem u každé z nich a stačí ji udělat jednou.
Mapa mělčinpovinnosti úřadu do roku 2029kurzod inventarizace k systému třídy EZDlist 2ilustrativní nákres
Systém třídy EZDohlášená povinnost, termín posunut nejdříve na rok 2029
Zavedení systému třídy EZD nebo přechod na něj (např. z EZD PUW) je příležitostí přezkoumat celou architekturu oběhu dokumentů – nebo zopakovat tytéž chyby v novém systému. Volba konkrétního systému (vládního EZD RP, který vyvíjí NASK, nebo jiného vyhovujícího) je samostatné rozhodnutí. Ve dvou- či tříčlenném IT týmu, typickém pro středně velký úřad, obvykle nechybí ochota, ale někdo, kdo už takovým výběrem a zavedením prošel a pomůže je dotáhnout do konce. Z inventarizace: mapa oběhu dokumentů a integrací, požadavky na migraci, smluvní ustanovení.
Návrh rozpočtu na rok 2027do 15. listopadu 2026
Rozpočet na IT je jediná položka, bez rozdělení na regulatorní povinnost a rostoucí náklady na provoz. Z inventarizace: rozdělení na povinnost a investici a náklady nečinnosti – odůvodnění, které očekává finanční ředitel i zastupitelstvo.
KSC / NIS 2už platí
Polský zákon o národním systému kybernetické bezpečnosti a směrnice EU NIS 2 ukládají veřejným subjektům povinnosti a sankce, které nelze jednoduše „předat IT“ – odpovídá organizace a její vedení. Nezávislý poradce se na tato rizika dívá z pohledu vedení, ne IT: pomáhá je identifikovat a zmírnit, aby vedení mělo argumenty v ruce, až bude muset soulad prokázat. Z inventarizace: registr systémů a registr rizik – výchozí bod pro řízení rizik.
KSeFuž platí
Povinné strukturované faktury vyžadují integraci se stávajícími finančními systémy, nejen nákup nového modulu. Z inventarizace: matice integrací s finančním systémem.
e-Doręczeniauž funguje
Přesun úřední korespondence do národní služby elektronického doručování se dotýká procesů podatelny a spisové služby v celé organizaci, nejen sekretariátu. Z inventarizace: mapa toho, které procesy podporují systémy a které ne.
Audity a kontrolykdykoli
Dotační výzva, která jako přílohu vyžaduje diagnózu, kontrola Regionální kontrolní komory nebo odchod Vašeho jediného IT specialisty – každá z těchto situací vyvolá otázku, kterou si dosud nikdo nepoložil. Z inventarizace: doložené odůvodnění každého nákupního rozhodnutí.
Centrální registr smluv (CRU JSFP)platí od 1. července 2026
Bez integrace je to další ruční zátěž: vedoucí úřadu musí do 30 dnů zpřístupnit v registru informace o každé úplatné smlouvě uzavřené od 1. července 2026, bez ohledu na hodnotu, a aktualizovat je při každé změně. Registr je veřejný, takže zpoždění i chyby vidí všichni – včetně zastupitelstva a kontrolorů. Registr smluv se přirozeně propojuje s fakturací v KSeF – faktura patří k věci v systému třídy EZD a musí být přiřazena ke smlouvě a schválena dřív, než se dostane do finančního systému. Z inventarizace: mapa tohoto řetězce (KSeF → systém EZD → centrální registr → finance), kdo co schvaluje a kdy se data dostanou do registru.
Řízení přístupůpovinnost podle KSC
Kdo má přístup k čemu? Bez uspořádaného procesu nástupu, odchodu a změny oprávnění není co ukázat kontrolorovi. Z inventarizace: registr oprávnění a proces jejich udělování, změny a odebírání.
Tajemník na to nemusí být sám. První takový projekt v tomto úřadu, ale ne první v mé praxi.
Tajemník je jmenován, aby organizoval práci úřadu. Dnes mu na stůl dopadá zavedení systému třídy EZD, oběh faktur v KSeF i e-Doręczenia – velké IT projekty a ještě větší projekty změny toho, jak lidé pracují. Často jde o první takové projekty v jeho kariéře, vedené se dvěma či třemi IT pracovníky, kteří už mají plné ruce práce s chodem úřadu.
Přináším více než 20 let zkušeností s takovými projekty v různých organizacích a organizačních kulturách, i v samosprávě. V dohodnutém částečném rozsahu, jako externí poradenská služba, bez zřizování nového místa.
Vím, jaké otázky položit dřív, než padne rozhodnutí.
Pomáhám změnu provést tak, aby zaměstnanci nový systém skutečně přijali: komunikační plán, školení, ambasadoři změny v každém odboru, rozhovory s nepřesvědčenými. Radím ohledně strategie adopce u uživatelů.
Hlídám dodavatele i harmonogram a tajemník dostává krátká shrnutí a rozhoduje tam, kde na tom záleží.
U každého rozhodnutí zanechávám písemnou stopu pro případ kontroly nebo dotazů zastupitelstva.
Rozhodnutí i odpovědnost zůstávají u vedení úřadu. Nespravuji systémy a nerozhoduji místo starosty: dodávám spolehlivé podklady pro rozhodnutí a pomáhám dohlížet na jejich provedení.
Je to Vaše situace? Čtyři věci, které je dobré vědět před prvním rozhovorem.
Co na ni často ukazuje
Běžně se stává, že termíny EZD, KSeF, KSC a Centrálního registru smluv leží v různých složkách a u různých lidí. Často nikdo neumí jednou větou říct, jaké systémy úřad má a kdo za ně odpovídá. Rozpočet na IT může být jediný řádek, který zastupitelstvo těžko řádně posoudí.
Co se může stát, když to odložíte
Rozhodnutí pak mohou padat pod tlakem termínů, na základě nabídky dodavatele místo požadavků úřadu. Roste riziko dodatků ke smlouvám, zdvojených nákupů a závislosti na jediném dodavateli. U povinností podle zákona KSC za ně vedoucí úřadu odpovídá i poté, co je svěřil někomu jinému.
Kdo bývá sponzorem projektu
Nejčastěji tajemník nebo finanční ředitel s jasným mandátem od starosty. Bez rozhodnutí vedení úřadu se obvykle nevyplatí začínat.
Co nedělám
Nepřebírám povinnosti vedoucího úřadu, nespravuji systémy a nevydávám právní stanoviska. Rozhodnutí i odpovědnost zůstávají u úřadu.
Nejmenší bezpečný první krok: 30minutový rozhovor zdarma, potom inventarizace (2–6 týdnů, pod limitem pro veřejné zakázky). Do té doby se k ničemu nezavazujete.
Povinnosti mají termíny a projekty své vlastníky. Někdo musí vidět všechno najednou.
EZD, KSeF, KSC, Centrální registr smluv a e-Doręczenia často dopadají na tytéž lidi. Termíny se mohou střetnout s běžným chodem úřadu a to, co se ví o postupu, se rozptýlí v e-mailech a v hlavách lidí. Pak často nechybí znalosti, ale trvalý řád práce.
V dohodnutém rozsahu udržuji tento řád na straně úřadu: každý úkol má vlastníka, termín a stav a tajemník i vedení vědí, jak věci stojí.
Jeden registr povinností a projektů s vlastníkem, termínem a stavem, vedle něj registr rizik, rozhodnutí a dokumentů.
Každý týden stav od vlastníků úkolů, krátká schůzka a zápis se seznamem úkolů a termínů.
Připomínky, kontrola úplnosti dokumentace a včasné varování dřív, než termín uteče.
Měsíční zpráva pro tajemníka a vedení, připravená i pro dotazy zastupitelstva nebo kontrolu.
Nepřebírám realizaci a nerozhoduji za úřad: každý úkol má vlastníka na straně úřadu.
Postupy z papírové éry. Dodržované ze zvyku, protože „tak se to vždycky dělalo“.
Ve veřejných úřadech, ale i v profesních samosprávách a podobných institucích se mnoho úkolů dodnes vykonává podle postupů vytvořených pro analogový svět. Často už nikdo neví, proč se to dělá právě tak.
NejdřívInventarizace a popis současného stavu.
Potom
co byste vůbec mohli chtít,
jak přistoupit k průzkumu trhu,
jaké nástroje použít: systémy pro oběh agendy, low-code platformu, automatizaci opakujících se úkolů (RPA), jednoduché nástroje AI, nebo někdy stačí obyčejný systém pro správu dokumentů.
Znalost trhu a dostupných řešení je moje největší silná stránka: pomáhá přizpůsobit nástroj problému, a ne problém nástroji, který někdo zrovna prodává.
Co vedení uvidí po 2–6 týdnech.
Jednostránkové shrnutí, které můžete položit na stůl představiteli okresní samosprávy a finančnímu řediteli, prezentaci pro jednání vedení a úplnou sadu dokumentů pro příští výběrové řízení.
Jednostránkové shrnutí pro vedení
Systémy okresního úřadu: stav a doporučení6 ze 14 systémů
Oběh dokumentů (EZD PUW)Sekretariátvývoj do 2029C
Finance a účetnictvíFinanční ředitelsmlouva do 2028B
Personalistika a mzdyPersonální odd.aktuálníA
Daně a poplatkyFinanční odborbez APIB
Zeměměřictví a katastrGeodézieaktuálníA
Oběh faktur v KSeFbez vlastníkamezeraD
2 ponechat2 upravit1 nahradit1 mezera
Doporučení: začít oběhem dokumentů ještě před výběrem systému třídy EZD. KSeF řešit integrací s finančním systémem, ne novým systémem.
Ukázka s ilustrativními daty; rozvržení odpovídá skutečnému dokumentu.
Prezentace pro vedení, 12–15 snímků
Návrh osnovy. Setkání v délce 60–90 minut je v ceně.
Cíl a rozsah inventarizace. Co jsme započítali a co jsme záměrně vynechali.
Mapa systémů úřadu. Kdo je vlastní, kolik stojí, kdy končí podpora.
Kategorie A/B/C/D. Co ponechat, upravit, nahradit a co chybí.
Rizika a jejich váha. Registr 20 rizik s teplotní mapou, včetně KSC/NIS 2 a závislosti na dodavateli.
Oběh dokumentů před výběrem systému třídy EZD. Co migrovat, zjednodušit, integrovat.
Varianty rozhodnutí. Reálné možnosti s náklady a rizikem každé z nich.
Náklady nečinnosti. Co se stane, když do roku 2029 nic neuděláme.
Rozpočet. Rozdělený na regulatorní povinnost a investici, připravený na zasedání zastupitelstva.
Doporučení a harmonogram. První tři kroky a kdo za ně odpovídá.
Odpovídá za organizaci s problémy středně velké firmy – ale bez manažerských zkušeností s digitalizací a bez času je získávat metodou pokus–omyl.
Dostane: jednostránkové doporučení a harmonogram zavedení systému třídy EZD – harmonogram, který zvládne řídit i bez znalostí IT.
Získá: poradce pro projekt a změnu, nejen dokumenty.
Finanční ředitel
Musí obhájit rozpočet na IT před zastupitelstvem – potřebuje rozdělení na regulatorní povinnost a investici, ne jedinou položku „IT systém“, a někoho, kdo toto odůvodnění připraví a představí spolu s vedením.
Dostane: rozdělení výdajů na IT na povinnost a investici, včetně nákladů na provoz, pro víceletý finanční výhled. Dostane také odůvodnění k návrhu rozpočtu a pro zasedání zastupitelstva.
Získá: rozpočet, který lze obhájit před zastupitelstvem a který v dalších letech nepřinese překvapení.
Vedoucí IT
Spojenec, pokud se inventarizace stane argumentem pro jeho rozpočet – a ne hodnocením jeho dosavadní práce.
Dostane: registr, opakovatelnou metodiku a argumenty k rozpočtu, vytvořené společně s ním, ne za jeho zády.
Získá: spojence v rozhovoru s vedením a čas na udržení chodu úřadu.
Vedení neodpovídá jen samo sobě – musí se zodpovídat zastupitelstvu, orgánu zvolenému ve všeobecných volbách. Nejtěžší chvíle přichází, když je třeba požádat o vyšší rozpočet nebo o souhlas s výdaji. IT projekt pak musí být představen jasným, srozumitelným jazykem, bez technického žargonu, aby zastupitelstvo mohlo rozhodnout s plnou znalostí věci. Krogis připraví vedení na tento rozhovor a – po jeho boku – představí zastupitelstvu inventarizaci, rizika, náklady nečinnosti a odůvodnění výdaje: překlad z jazyka IT a předpisů do doporučení, které před zastupitelstvem obstojí.
Na začátek malý, konkrétní rozsah, který se rozšiřuje, jak roste důvěra.
Stejný postup se osvědčil při digitalizaci samosprávy: úzký rozsah, aby byly vidět výsledky dřív, než padne větší rozhodnutí.
Inventarizace IT systémů a procesů2–6 týdnůRegistr aplikací s vlastníkem, smlouvou, licencí, náklady a datem konce podpory. Mapa procesů a integrací. Registr rizik vzhledem ke KSC, NIS 2, e-Doręczenia a KSeF. Jednostránkové shrnutí pro vedení a zastupitelstvo.Celý rozsah služby
Strategie digitalizace a nákupní pravidlaTermín po prvním rozhovoruTříletý plán postupu rozdělený na regulatorní povinnost a investici. Rozpočet rozdělený na investice a provoz, připravený k obhajobě před zastupitelstvem. Nákupní pravidla pro pořizování systémů zavedená dřív, než odejde první poptávka.
Příprava výběrového řízeníTermín po prvním rozhovoruSpecifikace požadavků, nákupní matice pro porovnání nabídek, otázky pro dodavatele a účast na jednáních s dodavateli jako zástupce zadavatele.
Poradce pro digitalizaciPrůběžná poradenská roleV dohodnutém rozsahu, například pevný počet hodin měsíčně a pravidelná schůzka s tajemníkem. Převzetí podle dohodnutých testovacích scénářů, posuzování dalších nákupů, sledování změn předpisů a plánů Ministerstva digitalizace, příprava na další vlnu regulace – a když je potřeba vyšší rozpočet, příprava vedení na rozhovor se zastupitelstvem o nezbytnosti výdaje a představení tohoto odůvodnění po jeho boku.
2008–2026Samospráva
„Stejný model fungování v každém samosprávném úřadu – stejné rozpočtové procesy, veřejné registry, struktura odborů, režim veřejných zakázek a regulatorní tlak.“
18 let spolupráce se samosprávami na strategii a architektuře jednotné platformy pro výměnu informací, která tvoří skutečný e-úřad. Více než 40 navržených a zavedených modulů, mimo jiné: EZD, e-archiv, e-rada, e-zastupitelstvo, e-výzvy k podávání žádostí, e-nábor, veřejné konzultace, e-pracovní cesty, e-školení, podpora zastupitelů, 12 veřejných registrů a dva webové portály. Asi 20 let zkušeností s projekty pro veřejnou správu i byznys.
Co slýchám od okresních úřadů, než začneme.
Opakující se, anonymizovaná témata z desítek rozhovorů o digitalizaci – ne citáty z konkrétního úřadu.
„Máme přes deset systémů a nikdo nevidí celek – dokud se něco nerozbije nebo nepřijde kontrola.“
„Víme, že rozpočet na IT je příliš nízký, ale bez tvrdých dat o riziku a nákladech nečinnosti se to zastupitelstvu těžko zdůvodňuje.“
„Víc než samotného zavedení nového systému se bojíme migrace archivu za mnoho let.“
„Raději uvidíme, jak to funguje v podobném úřadu, než abychom věřili obchodní prezentaci.“
Na co se veřejné úřady ptají nejčastěji.
Od kdy musí mít úřad systém třídy EZD?
Ministerstvo digitalizace ohlásilo povinnost systému třídy EZD; podle vysvětlení ministerstva z října 2026 byl termín posunut nejdříve na rok 2029 a předpisy jsou zatím jen v návrhu, proto právní stav ověřujeme na začátku inventarizace. Podle harmonogramu NASK vývoj EZD PUW končí v roce 2029, to je ale jiná věc než termín povinnosti. Důležitější než samotné datum: migrace je okamžikem k přezkoumání celé architektury oběhu dokumentů, ne jen k přesunu dat.
Vztahuje se zákon KSC (NIS 2) na náš okresní úřad?
Ano. Novelizovaný zákon o národním systému kybernetické bezpečnosti, platný od 3. dubna 2026, výslovně uvádí okresní úřad jako klíčový subjekt, stejně jako obecní úřad s nejméně 50 zaměstnanci; menší úřady a organizační jednotky jsou důležité subjekty. Zákon dává na splnění povinností 12 měsíců a vedoucí úřadu za ně osobně odpovídá, i když je svěří někomu jinému. Inventarizace systémů je prvním praktickým krokem: bez seznamu systémů, jejich vlastníků a rizik nelze naplánovat nic dalšího.
Musí úřad zavést KSeF, i když jde hlavně o systém pro firmy?
Jako plátce DPH, který vystavuje a přijímá faktury, podléhá úřad stejným pravidlům jako kterýkoli jiný subjekt – povinnost se tedy týká i samosprávných celků, a to v rozsahu jejich ekonomické činnosti. Klíčová otázka nezní „zda“, ale „jak integrovat KSeF se stávajícím oběhem faktur a finančním systémem“, aby se nestal dalším izolovaným systémem.
Jak napsat zadávací dokumentaci k IT systému, abychom se vyhnuli závislosti na dodavateli?
Klíčové je vyžadovat následující ustanovení už ve fázi specifikace, a ne je vyjednávat později: právo k vlastním datům a k jejich exportu v otevřeném formátu, popsaný plán ukončení, otevřená API a v odůvodněných případech úschovu zdrojového kódu (escrow). Bez toho znamená změna dodavatele o několik let později buď ztrátu dat, nebo vynucené drahé pokračování smlouvy.
Kde začít s digitalizací úřadu, když nemáme čas ani vlastní odborníky?
Malým, časově ohraničeným krokem, který přinese tvrdé poznatky místo dalšího prohlášení o směru – v praxi inventarizací systémů a procesů, která trvá 2–6 týdnů a končí jednostránkovým shrnutím pro vedení, a ne mnohaměsíčním strategickým projektem bez hmatatelného výsledku.
Jak převzít systém od dodavatele?
Převzetí by mělo vycházet z testovacích scénářů a kritérií zapsaných v zadávací dokumentaci a ve smlouvě, ne z celkového dojmu. Před podpisem předávacího protokolu ověřte migraci dat, integraci s finančním systémem a dalšími registry, dokumentaci a proškolení zaměstnanců. Případné vady zapište do předávacího protokolu s termínem jejich odstranění. Systém se nejsnáz přebírá tehdy, když byla kritéria převzetí sepsána spolu s požadavky.
Jak připravit strategii digitalizace úřadu?
Strategie by měla vycházet z toho, co úřad už má, ne z katalogu dodavatele. Začíná inventarizací systémů, smluv a procesů, pak stanoví cílovou architekturu, standardy (například model oprávnění a pravidla dokumentace požadavků) a plán postupu rozdělený na zákonné povinnosti a investice. Dobrá strategie říká, co dělat v nejbližším rozpočtu a v jakém pořadí, aby finanční ředitel i zastupitelstvo viděli odůvodnění výdajů.
Začněme inventarizací, dřív než ji za nás udělá kontrola.
