Klid
Víte, co máte, co dělat a v jakém pořadí. Na Vaší straně je někdo, kdo drží celkový obraz, a Vaše rozhodnutí obstojí před zastupitelstvem, představenstvem i kontrolory.
Digitální změna v organizaci. S poradcem, který tlumočí mezi vedením, IT a dodavateli.
Krogis je nezávislé poradenství v oblasti digitalizace Wojciecha Kroczaka: radím vedení úřadů, komunálních podniků a firem v digitální transformaci, od inventarizace současného stavu přes definici očekávaných výsledků, plán změn a projektů, posouzení připravenosti na změnu, snižování rizik, plánování standardů, strategii digitalizace a strategii adaptace uživatelů až po podporu při jednáních o možných řešeních a jejich zavádění. Za digitalizaci a s ní spojené řízení změn odpovídá vedení. Strategii a potřeby převádím do požadavků a organizačních postupů, pomáhám Vám vést jednání s dodavateli a provázím organizaci na cestě změnou. Zpravidla začínáme inventarizací IT systémů a celé organizace: 2–6 týdnů, pod limitem pro veřejné zakázky.
- Odpovídám do 2 pracovních dnů
- První rozhovor: 30 minut, zdarma
- Nezávislý na dodavatelích
- Veřejný sektor – územní samosprávasystém třídy EZD, integrace odborných agendových systémů, KSC, obhajoba rozpočtu před zastupitelstvem
- Podniky veřejných služebKSeF, e-Doręczenia, ERP, oběh dokumentů, digitální archiv, elektronická zadávací řízení, digitální osobní spisy, elektronické podpisy
- Firmyzavádění IT systémů, jednání s dodavateli, digitální řízení zasedání vedení, integrace systémů, optimalizace procesů, agentní AI
Co z toho máte.
Lepší výsledky
Digitalizace slouží cílům organizace a lidé přijmou nový způsob práce, takže se investice vyplatí v každodenní práci, nejen v prezentaci.
Méně útesů a chyb
Vyhnete se nevhodným technologiím a dodavatelům i pasti závislosti na jediném dodavateli (vendor lock-in). Požadavky sepsané před nákupem znamenají méně oprav po spuštění.
Cena chyby. Poradce obvykle stojí méně než jedna špatně zvolená technologie, jeden nevhodný dodavatel nebo jedna past ve smlouvě. Podívejte se, jak vedu digitální transformaci.
Kdo chybí u stolu, když přijde dodavatel.
Dodavatel přichází s nabídkou, integrátor se šablonou, IT oddělení s každodenní údržbou systémů. Ve většině organizací nemá nikdo v popisu práce čtyři věci.
- Tlumočník potřebOrganizace ví, jak funguje, ale popisuje to jazykem každodenní práce: „vždycky jsme to tak dělali“. Dodavatel potřebuje požadavky: scénáře, pravidla a akceptační kritéria. Někdo je z Vás musí dostat a sepsat, jinak systém dostane to, co se hodí do šablony.
- Průběžný dialog s dodavatelemSepsané požadavky je třeba ověřovat průběžně, ne až na konci: snadné ovládání, průběh procesů, integrace, rychlost a objemy dat. Jinak se organizace o problémech dozví až při převzetí nebo po spuštění, kdy jsou opravy nejdražší.
- Výchozí bod pro srovnáníDnešní způsob práce je známý a přizpůsobený lidem, včetně svých nedostatků. Bez změření současného stavu (počet kroků, doba operace, objemy) se těžko pozná, zda je po změně lépe.
- Strategické zajištění kontinuityZákazníci se na to obvykle neptají a dodavatelé to sami nezmiňují, takže to vyjde najevo až po spuštění: závislost na jediném výrobci (vendor lock-in), doba odezvy a rychlost, celkové náklady na vlastnictví, možnost změnit dodavatele a uživatelský zážitek (UX). Někdo se musí zeptat ještě před startem.
Ověřte si to sami. Dokážete dodavateli ověřitelným způsobem popsat, co v novém systému musí fungovat stejně dobře jako dnes? Kdo na Vaší straně řekne „tohle nepotřebujeme“ a zdůvodní to jazykem požadavků? Kdo ověří, že systém zvládne Váš objem dat, dříve než to udělají Vaši uživatelé? Kdo se dodavatele před podpisem smlouvy zeptá na dobu odezvy, celkové náklady na vlastnictví a možnost změnit dodavatele? Pokud zní odpověď „nevíme“, jde právě o tuto roli. Začínáme inventarizací, protože Vám dá výchozí bod pro srovnání, a pak přecházíme k požadavkům a dohledu nad jejich naplněním.
Více než 20 let jsem převáděl cíle zainteresovaných stran do jazyka realizace projektů.
Dvě desetiletí jsem pracoval na straně dodavatele a odpovídal za to, abychom zjistili, co byznys skutečně potřebuje, i když to sám nedokázal jasně pojmenovat. Dnes tutéž dovednost nabízím vedení organizací z druhé strany stolu: ze strany klienta.
- ~20 let
- zkušeností s požadavky a zaváděním systémů
- 2008–2026
- nepřetržitá spolupráce s územní samosprávou
- 16
- dokumentů a nástrojů z inventarizace
Vedení a IT někdy vidí tytéž věci z různých úhlů. Tlumočím mezi nimi, aby obě strany pracovaly na společných cílech organizace.
Jde o inventarizace, nákupy a převod rizik do jazyka rozhodnutí, nikoli o bezpečnost jako takovou. Tyto znalosti má obvykle tým IT; pomáhám je proměnit v rozhodnutí vedení, a naopak.
Pět úrovní odpovědnosti. Začínáme úzkým rozsahem a rozšiřujeme ho, jak roste důvěra.
Stejný postup se osvědčil při digitalizaci samospráv i podniků veřejných služeb: na začátku úzký, konkrétní rozsah, který se s rostoucí důvěrou rozšiřuje na další procesy.
Inventarizace IT systémů a procesů
Registr aplikací s vlastníkem, smlouvou, licencí, náklady a datem konce podpory. Mapa podporovaných a nepodporovaných procesů, mapa integrací a ručního přepisování dat. Registr rizik: jednotlivá místa selhání, závislost na dodavateli, mezery v souladu s KRI (polský Národní rámec interoperability), NIS 2, e-Doręczenia (státní služba elektronického doručování) a KSeF (státní systém e-fakturace). Jednostránkové shrnutí pro vedení.
KSC / NIS 2 povinnosti a sankce pro organizaci i vedení
Z inventarizace: registr systémů a registr rizik – výchozí bod pro řízení rizik, které vyžaduje polský zákon o národním systému kybernetické bezpečnosti (KSC). Nelze chránit to, co není na seznamu.
Kontroly RIO a NIK, audity mohou přijít kdykoli
Z inventarizace: zdokumentovaná kategorizace A/B/C/D a zdůvodnění každého nákupního rozhodnutí, připravené k předložení kontrolorům.
Strategie digitalizace a cílová architektura
Vrstvy registrů, procesů a integrací. Standardy přijaté organizací: organizační struktura pro model oprávnění, standardy uživatelského rozhraní, role datových skupin v architektuře, standardy modelování procesů, plán na 3 roky, který naplní dohodnuté cíle, zásady pro nákup IT (např. zdokumentovaná API) a strukturovaný rozpis rozpočtových položek k odhadu, zahrnující investice i provoz (celkové náklady na vlastnictví) v souladu s platnými předpisy (KSC, NIS 2, EZD).
Rozpočet na příští rok návrh vzniká na podzim
Inventarizace ukáže, co máte, co Vám chybí a co je třeba opravit, a k tomu celkové náklady na vlastnictví: jednorázové investice a provozní náklady, kterým se nevyhnete. Právě takový plán výdajů očekávají zastupitelstvo a finanční odbor, aby mohli plánovat budoucí rozpočty.
KSeF, EZD, oběh dokumentů, finance a účetnictví, digitální osobní spisy vyžadují propojený proces
Z inventarizace: matice integrací s finančním a účetním systémem a seznam systémů, které si s ním musí vyměňovat data.
Řízení změn
Změna musí odpovídat kultuře organizace a tempu lidí, kteří jí projdou. Posuzuji organizační kulturu, specifika uživatelů a systémy, se kterými dnes pracují, a na tomto základě připravuji strategii adaptace: kdo přechází na nový způsob práce, jakým tempem, s jakou podporou a v jakém pořadí.
Pro odbor, který obsluhuje občany, vypadá jinak než pro účtárnu nebo technický tým. Komunikační plán, školení a měřítka přizpůsobuji každé z těchto skupin, ne jednomu průměrnému uživateli. Totéž platí pro nástroje AI: jejich přijetí závisí na důvěře lidí a na jasném rozdělení odpovědnosti.
Tempo, na které organizace není připravená odpor a přetížení lidí
Z posouzení: mapa skupin uživatelů, jejich současných systémů a zvyklostí, rozdělená na ty, kdo přejdou rychle, a ty, kdo potřebují více času a podpory. Jedno školení pro všechny zřídka stačí.
Specifikace požadavků pro zadávací řízení
Rozhovory, mapy procesů, datový model, pole, obrazovky, notifikace, integrace a testovací scénáře, sepsané před vyhlášením zadávacího řízení. K tomu příprava na jednání s dodavateli: otázky, které je třeba položit, nákupní matice a účast na schůzkách jako zástupce klienta. Především však odpověď na to, co je úspěchem zavedení: proč to děláme a jaké výsledky očekáváme.
Systém třídy EZD ohlášená povinnost, termín posunut nejdříve na rok 2029
Z inventarizace: mapa oběhu dokumentů a integrací, požadavky na migraci, smluvní ustanovení. Bez ní migrace jen přenese chyby starého oběhu dokumentů do nového systému. K tomu rozdělení stávajících i možných funkcí mezi systémy – například který systém má zajišťovat hromadné odesílání korespondence přes e-Doręczenia.
Poradce pro digitalizaci
Měsíční schůzka s tajemníkem úřadu nebo generálním ředitelem podniku a s vedoucím IT, měsíční zpráva o provozu a rizicích, čtvrtletní výbor pro digitalizaci, čtvrtletní přezkum rizik a klíčových smluv a povinné poradní stanovisko před každým větším nákupem.
Rozsah: řízení IT a rozhodování, živý registr systémů, analýza a optimalizace procesů, nákupy a riziko závislosti na dodavateli, převod a přezkum rizik mezi vedením a IT, portfolio projektů.
Prvních 90 dní nové spolupráce: úvodní posouzení a případné naléhavé „červené vlajky“, založení registrů a přezkum smluv a zpráva pro vedení s plánem na 12–24 měsíců.
Každá z těchto povinností začíná stejnou otázkou: co vlastně máme?
Inventarizace není samostatný projekt vedle výběru systému třídy EZD (elektronická správa dokumentů), KSeF nebo souladu s KSC. Je prvním krokem každého z nich, provedeným jednou, ne čtyřikrát a po částech.
Ať je rozsah jakýkoli, cesta je stejná: od roztříštěných, chaotických informací k jedinému rozhodnutí, které lze obhájit.
- PrůzkumRozhovory, revize dokumentů a systémů, první obraz situace bez předsudků.
- Společný obrazJedna konzistentní mapa procesů, nákladů, rizik a závislostí – srozumitelná pro vedení i IT.
- Varianty rozhodnutíSkutečné možnosti s důsledky, náklady a riziky každé z nich, bez upřednostňování jakéhokoli dodavatele.
- Dohled nad realizacíPřítomnost na straně klienta při výběru, zavádění i převzetí – nejen ve fázi konceptu.
- Měření výsledkuOvěření, zda rozhodnutí přineslo očekávaný výsledek – a příprava na další etapu.
Po 2–6 týdnech dostane vedení čtyři sady dokumentů, ne zprávu do šuplíku.
Vytvořené od nuly pro Vaši organizaci, v upravitelném formátu, s časově neomezenou licencí. Celkem šestnáct dokumentů a nástrojů, které tvoří základ digitální transformace a realizace dlouhodobé IT strategie – mezi nimi prezentace a setkání s vedením, obojí zahrnuté v ceně.
Základy · inventarizace2–6 týdnů · pod limitem pro veřejné zakázky · 16 dokumentů a nástrojů
Znalost současného stavu 4 dokumenty
Jednostránkové shrnutí pro vedení, zpráva z inventarizace, kterou můžete předložit vedení, regionální účetní komoře (RIO) i Nejvyššímu kontrolnímu úřadu (NIK), tabulka s 35 atributy pro každý systém a matice integrací se státními systémy. Znalost stavu „AS IS“ je nezbytná pro definici stavu „TO BE“.
Strategie a standardy do budoucna 4 dokumenty
Strategie digitalizace na 10 let, katalog technických standardů, 20 vzorových smluvních ustanovení pro zadávací dokumentaci (SWZ) a zásady odpovědného využívání AI.
Manažerské nástroje pro další projekty 5 nástrojů
Karta digitální iniciativy, hodnoticí karta pro posouzení architektury, metodika inventarizace, kterou můžete sami opakovat, registr 20 rizik s tepelnou mapou a plán řízení změn.
Komunikace a rozhodnutí vedení 3 položky
Diagramy architektury, slovník zhruba 150 pojmů a zkratek a prezentace o 12–15 snímcích se setkáním s vedením v délce 60–90 minut, zahrnutým v ceně. Prezentace pokrývá zjištěná rizika a způsob jejich zmírnění, včetně osobních rizik členů vedení.
Veřejný sektor – územní samospráva
Systém třídy EZD: ohlášená povinnost, termín posunut nejdříve na rok 2029. Než zvolíte cestu, zjistěte, co už máte.
Tajemník a vedoucí finančního odboru nepotřebují znát IT architekturu. Potřebují registr systémů a smluv, rizika podle KSC/NIS 2 a jednostránkové shrnutí, které mohou předložit vedení a zastupitelstvu.
- Pomoc s výběrem systému třídy EZDMapa oběhu dokumentů a integrací ještě před rozhodnutím o způsobu migrace.
- Podpora během projektu EZDJednání s dodavateli, diskuse o integracích a pomoc s organizací školení.
- Smlouvy propojené s CRU JSFP, centrálním registrem smluv veřejného sektoruEZD v kontextu dalších projektů: příprava a vyhotovení smluv spolu s integrací s CRU JSFP.
- Faktury z KSeF a jejich oběhStahování faktur z KSeF, věcné schválení, formální a účetní kontrola a předání faktur do finančního a účetního systému.
- Plánování dalších projektůNábor a výzvy k podávání žádostí, veřejné konzultace, digitální řízení zasedání vedení a plánování, schvalování a vyúčtování pracovních cest.
- KSC / NIS 2Registr systémů a rizik – výchozí bod pro řízení rizik, které zákon vyžaduje.
- Rozpočet, který obhájíte před zastupitelstvemRozdělení výdajů na IT na regulatorní povinnosti a investice, včetně nákladů nečinnosti.
Podniky veřejných služeb
Oběh dokumentů (KSeF), e-Doręczenia, elektronické podpisy, digitální archiv zadávacích řízení, výměna ERP. Vyplatí se to všechno zastřešit jednou ucelenou strategií.
Ředitel teplárny, vodárenské společnosti nebo dopravního podniku dostává jedno doporučení od vlastního útvaru. Druhý, nezávislý názor před podpisem: co se skutečně propojí s finančním systémem a kolik to opravdu stojí za pět let.
- KSeF a oběh fakturMatice integrací s finančním systémem místo dalšího izolovaného aplikačního ostrova.
- Integrace s finančními a ERP systémyPožadavek na integraci zapsaný ve specifikaci od prvního dne, ne doplněný dodatkem po podpisu smlouvy.
- Digitální osobní spisy a další modulyKategorie A/B/C/D a pořadí zavádění, aby každý modul navázal na to, co už funguje.
- Správa korespondence (EZD)Oběh korespondence v systému třídy EZD.
- Elektronické podpisyVolba vhodného typu elektronického podpisu pro každý případ použití, aby zmizely papírové dokumenty.
- Integrace s e-DoręczeniaOdesílání a přijímání písemností přes e-Doręczenia bez opětovného zadávání dat mezi systémy.
- Vícekanálová korespondenceVybudování a provoz vícekanálového příjmu a hromadného odesílání korespondence.
Firmy
Máte projekt k realizaci a Váš tým IT má plné ruce práce s provozem. Hodí se mít někoho na své straně.
Výběr a zavedení nového ERP, vyřizování reklamací, procesně řízené CRM, oběh nákladových dokladů v KSeF, správa smluv, nástup a odchod zaměstnanců: s vedením sepisuji požadavky, jednám s Vaším týmem IT i s dodavateli, porovnávám nabídky (u dceřiných společností podle nákupních zásad centrály) a dohlížím na projekt i na organizační změnu, kterou přináší. Koncept dostanete po jediném rozhovoru, přibližně za 2 dny.
- 15 minut rozhovoru, koncept za 2 dnySběr podrobných požadavků a psaní specifikace umí být zdlouhavé a lidé ne vždy vidí, kam to směřuje. Než se do toho pustíte, potřebujete vizuální náčrt toho, co má vedení na mysli – abyste mohli posoudit směr dříve, než někdo napíše první stránku dokumentace.
- Nabídky porovnané podle zásad centrályMatice kritérií: co je důležité, co méně, kdo nabízí co, jak který dodavatel odpověděl, moje doporučení. Rozhodujete Vy; administrativní práci, na kterou IT nemá čas a vedení ji nemá komu zadat, beru na sebe v rámci nákladů samotného projektu.
- Zastupování vedení během zaváděníVedení se k tématu vrací jen tehdy, když je skutečně potřeba rozhodnutí.
- Velký projekt centrály, např. společné ERPJednání s dodavateli, diskuse o integracích a stručná shrnutí pro vedení a IT pro komunikaci s centrálou – aby se vedení k tématu vracelo jen kvůli skutečným rozhodnutím.
Vztahy trvající 8 až 18 let, vedené přes další a další vlny regulace.
KSeF, e-Doręczenia, e-archiv, NIS 2, aplikační platformy, standardy modelování procesů, personální a náborové procesy, finanční procesy, procesy zákaznického servisu, budování komplexních aplikačních systémů propojených se systémy třídy ERP, e-commerce, B2B tržiště. Stejné problémy ve čtyřech velmi odlišných prostředích: úřad samosprávy, komunální podnik, přístav a průmyslový koncern. Pohled z tolika úhlů mi dal bohaté poradenské zkušenosti.
- 2008–2026Územní samospráva
18 let spolupráce se samosprávami na strategii a architektuře jednotné platformy pro výměnu informací, která tvoří skutečný e-úřad. Více než 40 navržených a zavedených modulů, mimo jiné EZD, e-archiv, e-vedení, e-zastupitelstvo, e-výzvy, e-nábor, veřejné konzultace, e-pracovní cesty, e-školení, podpora zastupitelů, 12 veřejných registrů a dva webové portály.
- 2019–2026Podniky veřejných služeb: teplárny, vodárny, městská doprava
Návrh, zavedení a spuštění platformy pro spolupráci a řízení podnikových procesů, která zahrnuje mimo jiné digitální archiv zadávacích řízení, digitální oběh nákladových dokladů, digitální osobní spisy, správu korespondence a právní podporu.
- 2017–2026Průmyslová dceřiná společnost zahraničního koncernu
Koncepční návrh a zavedení kompletního řešení procure-to-pay pro mezinárodní průmyslový koncern působící v Polsku. Role vedoucího řízení změn vůči představenstvu, finančnímu řediteli a hlavní účetní. Nyní devátý rok rozvoje systému BPM (řízení podnikových procesů). Další rozšíření pokryla procesy jako reklamace, smlouvy a dodatky, výdej vzorků, skladové rozdíly, řízení kvality, plné moci, žádosti o schválení změn, správu korespondence propojenou s e-Doręczenia a zpracování plateb a platebních dávek propojené s bankovním systémem.
- 2018–2026Kontejnerový terminál
Systém CRM pro týmy zákaznického servisu a prodeje, postavený na procesní platformě: kontakty, poptávky z webu, kalkulace a příprava nabídek, reklamace – používaný dodnes. Určení cílů, analýza požadavků a koncepční návrh systému pro řízení vztahů se zainteresovanými stranami.
- 2006–2013Polská skupina výrobních společností
Návrh koncepce a cílů a zavedení platformy pro spolupráci pro 800 uživatelů. Požadavky a cíle, obchodní a procesní analýza a zavedení procesně řízeného systému CRM, který propojuje data všech společností skupiny.
A mnoho dalších, mimo jiné výzkumné ústavy, družstevní záložny, městské úřady, elektroinstalační firmy, energetické společnosti, developeři bytové výstavby a celostátní rozhlasová stanice.
Chcete se o mých zkušenostech dozvědět víc? Úplný životopis na stránce O mně
Na straně klienta. Jazykem vedení, ne technickým žargonem.
- Manažerské a technologické zkušenosti
- Více než 20 let analýz, sběru požadavků, zavádění systémů a správy servisních vztahů přímo s představenstvy, finančními řediteli a řediteli IT.
- Znalost samosprávy, komunálních podniků a byznysu
- Spolupráce se samosprávami, vodárnami, teplárnami, dopravními podniky, energetikou, výrobními firmami, kontejnerovými terminály, logistickými společnostmi, developery bytové výstavby, bankami a pojišťovnami.
- Převod obchodních cílů do technologií, rizik a konečných rozhodnutí
- Registry rizik, tříleté investiční plány a dokumentace požadavků, podle které se přebírají smlouvy a veřejné registry. Skutečná podpora rozhodování.
- Podpora vedení při rozhodováníRozumím cílům a obavám, kterým vedení čelí, a provádím ho tématem digitalizace tak, aby mohlo vést smysluplný rozhovor s vlastním týmem IT – a ne jen přijímat hotová doporučení.
- Zástupce klienta vůči dodavatelůmPřipravuji otázky pro dodavatele, nákupní matici pro porovnání nabídek a kritéria interoperability pro informované rozhodnutí – i pro audit, který přijde později.
- Prototyp záměru: 15 minut, koncept za ~2 dnyVedení dokáže popsat problém za patnáct minut, ale nemá čas sepisovat požadavky. Já ano – a vracím se s konceptem nebo prototypem dříve, než projekt vytvoří první náklady.
- Zástupce vedení v realizačním týmuKdyž projekt běží, na každodenních schůzkách hlídám, aby odpovídal původnímu záměru – vedení se k tématu vrací jen tehdy, když je rozhodnutí skutečně potřeba.
- Plánování AI v organizaciAI se neptá na svolení – obrací naruby obchodní modely, které známe. Dnes se každá firma stává technologickou firmou, bez ohledu na odvětví. Prodej, marketing, provoz, zákaznický servis, rutinní kancelářská práce: během několika let většinu této práce převezme umělá inteligence. Přizpůsobit se této změně už není ambice ani trend. Je to jediný způsob, jak zůstat konkurenceschopný.
Čtyři zásady, na kterých stojí každá spolupráce.
Uvádím je otevřeně, protože právě na tohle se ptají tajemníci, generální ředitelé a vedoucí IT, než pustí někoho zvenčí do svých systémů.
- Nezávislost na dodavatelíchNeprodávám systémy, licence ani implementace a od žádného dodavatele neberu provize. Moje doporučení klidně může znít „nekupujte“ nebo „zůstaňte u toho, co máte“.
- MlčenlivostDohoda o mlčenlivosti ještě před prvním dokumentem. Informace o Vašich systémech, smlouvách a nákladech se bez Vašeho souhlasu nikdy nedostanou k jiným klientům ani do případových studií.
- Vlastnictví výstupůRegistry, mapy, standardy a smluvní ustanovení jsou Vaše, v upravitelném formátu a bez časového omezení. Můžete je dál udržovat sami nebo s jiným poradcem.
- Osobní údajeInventarizace se týká systémů, smluv a procesů, ne údajů občanů ani zákazníků. Do databází nenahlížím; pokud je přístup nevyhnutelný, pak jen na Vašem vybavení a s formálním pověřením.
Než se ozvete: odpovědi na nejčastější otázky.
Kolik stojí inventarizace IT systémů pro úřad nebo firmu?
V závislosti na počtu systémů a útvarů zůstává cena za 2–6 týdnů práce pod limitem pro veřejné zakázky a na konci dostanete kompletní sadu strategických dokumentů. Protože je pod limitem, zakázka nevyžaduje řízení podle polského zákona o zadávání veřejných zakázek. Přesnou cenu potvrdím po krátkém rozhovoru o velikosti Vaší organizace.
Máme termín pro zavedení. Nezdrží nás inventarizace?
Ne. Trvá 2–6 týdnů a končí požadavky, smluvními ustanoveními a maticí integrací – tedy tím, co byste před zadávacím řízením stejně museli připravit. Přípravu řízení obvykle zkracuje, protože nahrazuje sběr nabídek dodavatelů jako výchozí bod.
Máme vlastní IT oddělení. Proč potřebujeme externího poradce?
IT posuzuje řešení technicky. Vedení potřebuje někoho, kdo je posoudí z jeho pohledu – riziko, celkové náklady, soulad s předpisy, zájmy organizace ve vztahu k dodavateli – nezávisle na doporučení IT, ne místo něj. Jde o druhý, nezávislý názor, ne o konkurenci pro Váš vlastní tým.
Jaký je rozdíl mezi poradcem pro digitalizaci a externím CIO na částečný úvazek?
Jde o tutéž roli, která je ve světě známá jako „fractional CIO“ – v Polsku se jí jen říká polsky. Rozdíl je v tom, kde vede hranice: Krogis nepřebírá IT oddělení ani jeho rozpočet a neřídí technické pracovníky. Zastupuje vedení – převádí jeho záměr do požadavků a pomáhá IT vyjádřit své potřeby jazykem, kterému vedení porozumí a který přijme. Je to role poradní, tlumočnická a zastupující, ne řídicí vůči technickému týmu.
Jak připravit organizaci na nový IT systém?
Začněte tím, co už máte: které systémy, data, integrace a smlouvy má nový systém nahradit nebo s nimi spolupracovat. Určete na své straně osobu, která rozhoduje o procesech, a dohodněte se, podle čeho poznáte, že zavedení uspělo. Požadavky sepište jazykem svých procesů a teprve potom jednejte s dodavateli. Inventarizace Vám tento výchozí bod dá za 2–6 týdnů.
Kdy systém vyměnit a kdy ho modernizovat?
Systém, který proces dobře podporuje a má stále podporu dodavatele, se obvykle vyplatí dál rozvíjet. Systém bez podpory, s ručním přepisováním dat a rostoucími náklady na údržbu je kandidátem na výměnu. Porovnávejte celkové náklady za několik let, ne jen cenu nové licence, a spočítejte, kolik integrací a dat bude třeba přenést. Kategorizace systémů z inventarizace dá tomuto rozhodnutí řád pro celou organizaci najednou.
Čím se liší zavedení systému od změny organizace?
Zavedení končí převzetím: systém funguje. Změna končí, když lidé každý den pracují novým způsobem. To první se objednává u dodavatele; to druhé vyžaduje posouzení kultury a uživatelů a plán adaptace. Více: řízení změn.
Vyplatí se zavádět AI v úřadu nebo ve firmě?
Ano, pokud existuje konkrétní cíl, popsaný proces a jmenovaný vlastník rozhodnutí. Začněte uspořádáním dat a procesů, vytvořením registru míst, kde se AI už používá, a stanovením pravidel jejího používání. AI chaos nevyřeší, jen ho zrychlí. Právní povinnosti závisejí na způsobu použití, proto je vhodné ověřit je pro konkrétní případy.
Pojďme mluvit o rozhodnutí, dřív než ho za Vás udělá dodavatel.
Napište na: wojciech.kroczak@krogis.pl
Zavolejte: +48 516 401 658
- Odpovídám do 2 pracovních dnů
- První rozhovor: 30 minut, zdarma
- Předem nemusíte nic připravovat