Asesor TI para empresas municipales: KSeF y sistemas

Krogis asesora a las empresas municipales (calefacción urbana, servicios de aguas, transporte urbano y puertos) en los cambios que traen los proyectos de TI: el circuito de facturas para KSeF, la integración con el sistema financiero-contable, el expediente electrónico, las firmas electrónicas, la sustitución del ERP. Ayudo a ordenarlos en una única secuencia, a preparar a los jefes y al personal de oficina y de campo, a evaluar las ofertas de forma independiente ante el consejo de supervisión (qué se integrará con el sistema financiero-contable, cuánto cuesta realmente a cinco años, cómo comparar dos ofertas con los mismos criterios) y a comprobar, tras la implantación, si la gente trabaja de verdad de otra manera. Para empresas de calefacción urbana, servicios de aguas, transporte urbano y sociedades portuarias.

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Sin vínculos comerciales con proveedores

**Detalle A**valvulería de redEmpresa municipalcalefacción urbana · servicio de aguas · transporte urbanoHoja 1foto ilustrativa

**Wojciech Kroczak**Asesor en gestión del cambio y digitalización. 2019–2026: empresas de servicios públicos.

Gestión del cambio en la empresa. Proyectos habituales y lo que cambian en el trabajo de las personas.

En una empresa municipal, el cambio afecta a la vez a la oficina y al personal de campo, y la responsabilidad se reparte entre la dirección, el consejo de supervisión y el propietario.

KSeF y circuito de facturas

Qué cambia para las personas: la factura llega en formato electrónico, y su descripción y aprobación se hacen en el sistema, no en un papel que va de un departamento a otro.

Dificultad habitual: parte de quienes aprueban facturas rara vez están en su mesa, así que el nuevo circuito tiene que encajar en su jornada.

En qué me fijo: un circuito de aprobación adaptado al trabajo de campo, las sustituciones, los jefes de departamento como primeros destinatarios y, tras el arranque, una revisión de dónde se atascan las facturas.

Flujo documental, expedientes electrónicos, archivo electrónico y firma electrónica

Qué cambia para las personas: los documentos y los expedientes de personal están en el sistema, y la firma y el archivo dejan de necesitar archivadores.

Dificultad habitual: la costumbre del papel y el miedo a que «en el sistema se pierda».

En qué me fijo: qué solo escaneamos y qué cambiamos de verdad en el proceso, por qué departamentos empezamos y quién vela por el orden en la empresa después de la implantación.

Sustitución del ERP o de un sistema sectorial

Qué cambia para las personas: cambia el trabajo de casi todos: contabilidad, almacén, facturación y atención al cliente.

Dificultad habitual: la comodidad del sistema antiguo y de las hojas de cálculo propias, frente a las que el nuevo sistema pierde si nadie lo ha planificado.

En qué me fijo: preparar a los jefes de departamento, formación con los propios datos de la empresa y una revisión a los 3–6 meses de si la gente trabaja de verdad en el nuevo sistema.

e-Doręczenia y procedimientos electrónicos

Qué cambia para las personas: los escritos y los procedimientos con plazos legales pasan por completo a la vía electrónica.

Dificultad habitual: cuando hay plazos legales, la gente prefiere el método de siempre y teme equivocarse.

En qué me fijo: un procedimiento claro, sustituciones y una guía rápida y sencilla para quienes lo hacen pocas veces.

KSC y NIS 2. Las empresas de calefacción urbana, de aguas y de transporte público son entidades típicas sujetas a la KSC. Las obligaciones recaen en la dirección de la empresa; ayudo a desglosarlas, a controlar a los proveedores y a preparar la empresa para la auditoría. La KSC desde la dirección

Qué es la gestión del cambio y por qué compensa

Las preguntas cuya respuesta conviene conocer.

Se las planteo a presidentes y miembros de los consejos de dirección de empresas municipales antes de que firmen el contrato. Si la respuesta a alguna es «no lo sabemos», es justo ahí donde puedo ayudar.

¿Funcionará el nuevo sistema con nuestro sistema financiero-contable y con el circuito de facturas bajo KSeF?
¿Cuánto nos costará realmente el sistema a lo largo de cinco años, incluidos el mantenimiento y la salida del contrato?
¿Se ha contrastado la recomendación de nuestro departamento de TI con una opinión independiente?
¿Quién en la empresa responde del cambio de los procesos, y no solo de la instalación?
¿Qué presentaremos al consejo de vigilancia como justificación de la elección?

El coste de un error. Un precio inicial bajo suele pesar menos que el coste de las adendas, de las integraciones añadidas tras la firma y del mantenimiento durante los años siguientes. Un asesor suele costar menos que una tecnología mal elegida, un proveedor inadecuado o una trampa en el contrato.

Lo que obtiene. Los documentos son una herramienta, no un fin.

Una segunda opinión independiente antes de acudir al consejo de vigilanciaJunto a la recomendación de su propio departamento de TI, con los riesgos y las opciones por escrito.
El coste real a cinco añosLicencias, implantación, mantenimiento y cambios, no solo el precio de partida.
Integración con el sistema financiero-contable sin modificaciones del contratoRequisitos de integración definidos antes de firmar el contrato, no después.
Un equipo que haga suyo el sistemaGestión del cambio: comunicación, formación y referentes del cambio en cada departamento.
Menos riesgo de erroresLas preguntas que conviene plantear antes de tomar la decisión, no después.

Su empresa tiene TI. Eso no significa que tenga el control de la decisión.

Una empresa municipal o portuaria suele contar con su propio departamento de TI y un presupuesto de inversión, pero las decisiones sobre el rumbo de la digitalización se toman a partir de una única recomendación, sin una verificación externa del riesgo, el coste y las alternativas.

Alzado B–Bpuerto baseBajíosriesgos en la ruta

Su empresa no es una administración pública. Una sociedad mercantil funciona con una lógica distinta a la de un organismo público: otro horizonte de decisión, otra forma de justificar las decisiones, otra presión por los resultados. Trabajamos en su idioma —riesgo, coste, continuidad operativa—, no en el de la administración.

KSeF y circuito de facturas ya en vigor

La facturación electrónica estructurada obligatoria a través de KSeF (el sistema nacional polaco de facturación electrónica) exige integrarse con los sistemas financiero-contables existentes, no solo comprar un módulo nuevo.

El inventario aporta: una matriz de integración con el sistema financiero-contable y la lista de sistemas que deben intercambiar datos con él.

Integración con el sistema financiero-contable y el ERP el primer punto de fricción en todo proyecto

Integrar un sistema nuevo con el sistema financiero-contable existente es el foco de conflicto más habitual: la pregunta es «¿se puede conectar?», no «¿hay que sustituirlo todo?».

El inventario aporta: el requisito de integración recogido en las especificaciones desde el primer día, no añadido mediante una modificación del contrato tras la firma.

Expediente digital de personal y nuevos módulos circuito de contratos, solicitudes, documentación laboral

Cada nuevo módulo o se integra en lo que ya tiene, o se convierte en otra isla de aplicaciones por la que la empresa paga dos veces.

El inventario aporta: las categorías A/B/C/D y el orden de las implantaciones.

KSC / NIS 2 operadores de infraestructuras

Muchas empresas de servicios públicos, sobre todo de calefacción urbana, abastecimiento de agua y transporte, entran en el ámbito de la ley polaca reformada sobre el sistema nacional de ciberseguridad (KSC), aunque estén constituidas como sociedades mercantiles.

El inventario aporta: un registro de sistemas y un registro de riesgos.

El ERP como columna vertebral, no como todo presión del proveedor: «lo haremos todo en un solo sistema»

Un ERP grande e integrado parece una opción segura, pero puede convertirse en una gran dependencia de un único proveedor, sin agilidad ni margen para tecnologías más nuevas. No hay una única respuesta correcta: depende del modelo de negocio y del tamaño de la empresa.

El inventario aporta: qué se queda en el ERP y qué conviene separar como sistema independiente y bien integrado.

Un departamento de TI sin autoridad para exigir el responsable de TI sabe qué hacer, los demás departamentos no colaboran

El responsable de TI detecta la necesidad, pero no tiene autoridad sobre los jefes de otros departamentos para obtener su colaboración: falta capacidad de influencia, no conocimiento.

El inventario aporta: un mandato de la dirección para que un asesor externo recopile lo que necesita el departamento de TI.

Dos ofertas ante la dirección una decisión que compromete una parte importante del presupuesto de TI

Sin una matriz de comparación común se comparan cosas que no son comparables, y gana la mejor presentación, no la mejor oferta.

El inventario aporta: criterios de comparación acordados antes de las reuniones con los proveedores, no durante ellas.

La solicitud dice «un sistema de facturas». El objetivo suele ser más amplio.

Antes de que la empresa compre otro módulo, pregunto para qué y qué se considerará un éxito. A menudo resulta que detrás de la petición de un sistema hay un proceso que primero hay que ordenar, y la herramienta llega solo en un segundo paso.

La solicitud«Necesitamos un sistema de circuito de facturas para KSeF».
La necesidad real
- una política de compras ordenada: desde la solicitud interna, pasando por el pedido y el contrato, hasta los justificantes de gasto,
- reglas claras de aprobación y de gestión de proveedores,
- la integración con el sistema financiero-contable planificada desde el principio, no añadida mediante una modificación del contrato tras la firma.

¿Es su caso? Cuatro cosas que conviene saber antes de la primera conversación.

Qué suele indicarlo

A veces el consejo de vigilancia pregunta por el coste y el riesgo, y la dirección tiene una sola recomendación, la de su propio departamento de TI. La integración con el sistema financiero-contable no es raro que salga a la luz solo tras firmar el contrato. Los proyectos de KSeF, e-Doręczenia y gestión documental los llevan con frecuencia proveedores distintos.

Qué puede ocurrir si lo posponen

Con frecuencia crecen las adendas y los costes de mantenimiento, porque el precio inicial no muestra el coste a cinco años. El cambio de ERP o del circuito de facturas puede retrasarse cuando los requisitos los describió el proveedor. La dirección decide entonces sin una segunda opinión independiente.

Quién suele ser el patrocinador

Normalmente el presidente o el miembro de la dirección responsable de finanzas, junto con el responsable de TI.

Lo que no hago

No sustituyo al departamento de TI ni invado sus competencias, y no vendo sistemas. La decisión sigue en manos de la dirección y del consejo de vigilancia.

El primer paso más pequeño y seguro: una conversación de 30 minutos sin coste y, después, un inventario (de 2 a 6 semanas, presupuesto tras la primera conversación, por debajo del umbral de contratación pública). Antes de eso no asumen ningún compromiso.

Los proyectos de TI solo se ven en conjunto cuando alguien los reúne. La dirección y el consejo de vigilancia quieren una imagen única.

KSeF, la integración con el sistema financiero-contable, la sustitución del ERP y los siguientes módulos los llevan personas y proveedores distintos. El departamento de TI a veces es pequeño y para la coordinación le queda solo lo que sobra tras el mantenimiento de los sistemas.

Reúno en un solo lugar lo que hoy está disperso: proyectos, plazos, dependencias, decisiones y compromisos de los proveedores. Del lado de la empresa y sin invadir las competencias del departamento de TI.

Una lista de proyectos siempre actualizada: estado verde, amarillo o rojo, responsable y próximo plazo.
Recogida de estados del departamento de TI, de las áreas de negocio y de los proveedores, y seguimiento de lo que cada proveedor ha prometido.
Un registro de riesgos y decisiones: qué espera a la dirección y qué ocurrirá si la decisión no se toma.
Un informe breve para la dirección, mensual o trimestral, listo para presentar al consejo de vigilancia.
El departamento de TI sigue siendo el responsable de la ejecución y del mantenimiento. Coordino la información, no lo sustituyo.

Alcance de la coordinación y del orden permanente en los proyectos

Lo que verá la dirección al cabo de 2 a 6 semanas.

Una página para el director general y la jefa de contabilidad, una presentación para la reunión del consejo de administración y un conjunto completo de documentos para negociar con los proveedores.

Resumen de una página para la dirección

Sistemas de la empresa: situación y recomendación6 de 11 sistemas

Finanzas y contabilidadJefa de contabilidadsin API para KSeFB
Circuito de facturas de gastoDepartamento financieropapel y correo electrónicoD
Facturación y cuentas de clientesAtención al clientecontrato hasta 2029A
RR. HH. y nóminasRR. HH.sin expediente digital de personalB
Inventario de redes (GIS)Departamento técnicofin del soporte en 2026C
Incidencias y reclamacionesAtención al clientehoja de cálculoD

1 mantener2 adaptar1 sustituir2 carencias

Recomendación: circuito de facturas como integración con el sistema financiero-contable para KSeF, no un sistema nuevo. El expediente digital de personal, en un segundo paso, sobre la misma plataforma de procesos.

Hoja 2modelo de documentoEscala 1 : la direcciónuna páginaEjemplo. Datos ilustrativos; la estructura del documento es real.

Presentación para la dirección, de 12 a 15 diapositivas

Esquema preliminar. Sesión de 60 a 90 minutos incluida en el precio.

Objetivo y alcance del inventario. Qué hemos inventariado y qué hemos dejado fuera deliberadamente.
Mapa de sistemas de la empresa. Responsable, coste anual, fin del soporte, vínculos con el sistema financiero-contable.
Categorías A/B/C/D. Qué mantener, qué adaptar, qué sustituir y qué falta.
Integraciones con el sistema financiero-contable. Qué intercambia datos hoy y qué se vuelve a teclear a mano.
Circuito de facturas para KSeF. Una opción integrada con el sistema financiero-contable y otra con un sistema nuevo, cada una con su coste a 5 años.
Riesgos y su ponderación. Un registro de 20 riesgos con mapa de calor, incluidos KSC/NIS 2 y la dependencia de proveedores.
Opciones de decisión. Alternativas realistas y sus consecuencias para la continuidad operativa.
Criterios de comparación de ofertas. Una única matriz para todos los proveedores.
Recomendación y calendario. Los tres primeros pasos y quién se encarga de cada uno.

La lista completa de 16 documentos y herramientas

Su plan	Lo que recibe la dirección	Qué riesgo cubre
Circuito de facturas para KSeF	Una matriz de integración con el sistema financiero-contable, requisitos para las especificaciones, una opción de integración y otra de sistema nuevo con el coste a 5 años.	Otra isla de aplicaciones junto al sistema financiero-contable, modificaciones del contrato para pagar la integración, doble introducción de datos.
Integración con el sistema financiero-contable y el ERP	El requisito de integración recogido en las especificaciones desde el primer día, preguntas para los proveedores.	Descubrir tras la firma que «no se puede conectar» y tener que sustituir un sistema que nadie quería sustituir.
Expediente digital de personal y nuevos módulos	Categorías A/B/C/D, orden de las implantaciones, plan de gestión del cambio.	Resistencia del equipo desde el inicio y módulos que no se comunican entre sí.
Consejo de vigilancia y propietario	Una recomendación en una página, ofertas comparadas con criterios estandarizados, coste total a 5 años.	Una decisión tomada «por la presentación» y preguntas sobre su fundamento a posteriori.

Presupuesto tras la conversación

En función del número de sistemas y departamentos. Confirmo el precio exacto tras una conversación de 30 minutos sobre el tamaño de su empresa.

De 2 a 6 semanas desde la firma del contrato hasta la sesión con la dirección, de 1 a 3 días de trabajo en sus instalaciones y unas 10 horas de dedicación de su coordinador.
Sin vínculos comerciales con proveedores de sistemas sectoriales y plataformas: una evaluación A/B/C/D libre de conflictos de interés.
Acuerdo de confidencialidad antes de empezar. Todos los entregables en formatos editables, con licencia indefinida para la empresa.

Qué ganan con ello el director general, la jefa de contabilidad y el responsable de TI.

Director general

Decide sobre el proyecto de TI a partir de la recomendación de su propio departamento, y necesita una segunda opinión independiente antes de firmar, no a posteriori.

Recibe: una recomendación en una página y dos opciones de decisión con su coste a 5 años, listas para presentar al consejo de vigilancia.

Gana: una decisión que puede defender ante el consejo de vigilancia.

Director financiero, jefe de contabilidad

Responde de la integración de los nuevos sistemas con el sistema financiero-contable existente, que suele ser el primer y más duro punto de fricción de cualquier proyecto.

Recibe: una matriz de integración con el sistema financiero-contable y requisitos que pueden exigirse al proveedor por contrato.

Gana: costes previsibles e integración sin modificaciones del contrato.

Responsable o director de TI

Un aliado cuando una evaluación independiente refuerza su recomendación con cifras y argumentos de gestión, no un competidor que viene a ocupar su lugar.

Recibe: un registro de sistemas, una metodología repetible y argumentos de gestión para respaldar su propia recomendación.

Gana: la confirmación independiente de su propia recomendación.

Una opinión independiente junto a la recomendación de su departamento de TI, no en su lugar.

Este mismo modelo de colaboración dio buenos resultados en la digitalización de una terminal de contenedores: una voz externa e independiente en la mesa de la dirección, junto a la competencia del propio departamento de TI de la empresa, no en su lugar.

De 2 a 6 semanas
Inventario de sistemas y arquitectura de TI

Un registro de sistemas, integraciones y dependencias, con especial atención al sistema financiero-contable y sus conexiones. Clasificación A/B/C/D y mapa de riesgos. Un resumen de una página para la dirección.

El alcance completo del servicio
Por proyecto
Evaluación independiente del proyecto y de las integraciones

Antes de que la dirección apruebe la recomendación del departamento de TI: una segunda opinión sobre el riesgo, el coste total y las alternativas. Señalo dónde otras empresas en una situación similar pagaron de más por no prever la integración, la migración de datos o la resistencia del equipo. Cuando el director general tiene una idea pero no tiempo para desarrollarla por escrito, basta una conversación de 15 a 20 minutos para que, en unos 2 días, vuelva con un concepto listo para su valoración.

Cómo funciona
Plazo tras la primera conversación
Preparación de las negociaciones con los proveedores

Una matriz de comparación de dos (o más) ofertas con criterios comunes, preguntas para los proveedores y asistencia a las reuniones en representación de la dirección, para que la decisión que se somete al director general se base en datos comparables y no en la capacidad de persuasión de una presentación.
Colaboración continua
Asesor en digitalización

Asistencia a reuniones con proveedores, valoración de nuevos proyectos en paralelo a la recomendación de su departamento de TI y una visión actualizada de dónde empresas similares han pagado de más por decisiones sobre la nube, las API o la automatización.

Una empresa de calefacción urbanaCircuito de facturas con OCR e integración con KSeF
El departamento jurídico de esa misma organización dispone hoy de un archivo electrónico de procedimientos de contratación, un circuito de facturas con OCR, integración con KSeF y un módulo de asistencia jurídica, desarrollados como proyectos sucesivos, cada uno apoyado en el anterior, con el mismo mecanismo: la dirección formula su intención y Krogis la convierte en acción.
Vea cómo se desarrolló
2018–2026Terminal de contenedores
«El mismo modo de trabajar que en la digitalización de la terminal de contenedores: una voz independiente para la dirección junto a la competencia del propio departamento de TI de la empresa, no en su lugar».
Sistema CRM para los equipos de atención al cliente y ventas sobre una plataforma de procesos: contactos, consultas desde el sitio web, cálculo y preparación de ofertas, reclamaciones, que sigue en uso hoy. Identificación de objetivos, análisis de requisitos y elaboración del concepto de un sistema de gestión de relaciones con las partes interesadas. Experiencia en la digitalización de un gran operador de infraestructuras.
2019–2026Empresas de servicios públicos: calefacción urbana, servicios de aguas, transporte urbano
Diseño, implantación y puesta en marcha de una plataforma de trabajo colaborativo y gestión de procesos de negocio que abarca, entre otros, un archivo electrónico de procedimientos de contratación, un circuito electrónico de justificantes de gasto, expedientes digitales de personal, gestión de la correspondencia y asistencia jurídica.

Lo que escucho en empresas de calefacción urbana, servicios de aguas y transporte urbano.

Temas recurrentes y anonimizados de conversaciones sobre digitalización, no citas de ninguna empresa concreta.

«Antes de seguir adelante, necesito saber si esto se va a poder conectar siquiera con nuestro sistema financiero-contable; todo lo demás es secundario».

«Siempre presentamos a la dirección dos ofertas en paralelo; necesitamos a alguien que nos ayude a compararlas de forma justa, no solo a elegir la presentación más vistosa».

«Aunque el proceso esté automatizado, quiero tener una posibilidad real de decidir manualmente cuando lo considere necesario».

«No queremos que nos traten como a un organismo público: somos una empresa y ponderamos el riesgo y los resultados de forma distinta a como lo hace la administración».

Las preguntas más frecuentes en las empresas.

¿Cómo se integra un sistema nuevo con el sistema financiero-contable existente sin sustituirlo todo?

En la mayoría de los casos puede hacerse mediante una API o una integración específica, siempre que el requisito de integración se recoja en las especificaciones desde el primer día y no se añada mediante una modificación tras la firma del contrato. Es uno de los puntos de fricción más habituales en los proyectos de TI de las empresas municipales, y uno de los más fáciles de resolver con antelación.

¿Está sujeta una empresa municipal (calefacción urbana, servicio de aguas) a la ley KSC (NIS 2)?

Sí. Tras la reforma en vigor desde el 3 de abril de 2026, una sociedad que presta servicios de interés público queda sujeta a la ley al menos como entidad importante, con independencia de su tamaño. La calefacción urbana, el agua o el transporte pueden además convertirla en entidad esencial de su sector; conviene comprobarlo caso por caso. La forma de sociedad mercantil no la exime de las obligaciones.

¿Cómo se comparan con objetividad dos ofertas de proveedores de TI ante la dirección?

Hace falta una matriz de criterios común —funcionalidad, arquitectura y apertura, seguridad y cumplimiento normativo, tecnología y proveedor, coste total— acordada antes de las reuniones con los proveedores, no durante ellas. Sin ella, a menudo se comparan cosas que no son comparables, y gana la mejor presentación, no la mejor oferta.

¿Tiene una sociedad mercantil obligaciones de digitalización distintas de las de un organismo público?

Sí. La lógica del Código de Sociedades Mercantiles polaco difiere de la de la administración pública: el horizonte de decisión es otro, también la presión sobre los resultados financieros, y algunas obligaciones (la contratación pública, por ejemplo) pueden no aplicarse a una empresa en la misma medida que a un organismo público. Por eso la comunicación con las empresas municipales y el asesoramiento que reciben deben plantearse en lenguaje de negocio —riesgo, coste, continuidad—, no en lenguaje administrativo.

¿Cómo se comprueba si el ahorro que promete el proveedor de una nueva plataforma es real?

Hay que calcular el coste total de propiedad a varios años vista —licencia, implantación, mantenimiento, formación, integración— y compararlo con el coste real de los sistemas actuales, dispersos, no con el precio nominal que tenían hace años. Una afirmación genérica de que una sola plataforma ahorrará dinero suele desmoronarse en cuanto se hacen los números.

¿Cómo se prepara la empresa para implantar un ERP o un sistema de facturación a clientes?

Primero, enumere con qué debe funcionar el nuevo sistema: el sistema financiero-contable, el circuito de facturas para KSeF, los sistemas técnicos y la atención al cliente. Determine quién decide sobre los procesos en la empresa y defina por escrito los requisitos, integraciones incluidas, antes de empezar a hablar con los proveedores. Compare las ofertas en una única matriz y por su coste total, y base la recepción del sistema en escenarios de prueba acordados.

Empecemos por una conversación sobre su próximo proyecto de TI.

Escriba a: wojciech.kroczak@krogis.pl Llame al: +48 516 401 658

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KSeF, flujo documental, e-Doręczenia, un nuevo ERP. Cada uno de estos proyectos cambia el trabajo de las personas.