Registro Central de Contratos en el ayuntamiento paso a paso: quién lo notifica, en qué plazo y cómo no hacerlo a mano

El registro lleva funcionando tres meses y los primeros contratos ya han superado el plazo de inscripción. Es un buen momento para comprobar si la obligación está bien organizada en el ayuntamiento o solo se "va gestionando como se puede". La inscripción no sustituye a una opinión jurídica.

De dónde viene esta obligación y desde cuándo rige

La base son los artículos 34a, 34b y 34d de la Ley de Finanzas Públicas y el reglamento del Ministro de Hacienda y Economía de 30 de marzo de 2026 (Boletín Oficial, Dz.U. de 2026, pos. 440). El nombre completo es Registro Central de Contratos de las Entidades del Sector de Finanzas Públicas, abreviado CRU JSFP.

El registro se ha aplazado varias veces: la ley de 2021 preveía su entrada en vigor el 1 de julio de 2022, después el plazo se trasladó al 1 de enero de 2024 y al 1 de enero de 2026. La ley de 4 de diciembre de 2025 (Dz.U. de 2025, pos. 1844) reescribió las disposiciones y las introdujo en dos fases: desde el 1 de abril de 2026 las entidades crean sus cuentas, y desde el 1 de julio de 2026 publican la información sobre los contratos. La obligación afecta a los contratos celebrados a partir del 1 de julio de 2026.

Conviene saberlo, porque en muchos ayuntamientos todavía circula información de la versión anterior de la normativa: un umbral de 500 zł, un plazo de 14 días y una sanción penal. En la redacción vigente no existe ninguna de estas tres cosas.

Quién lo notifica

La obligación recae en el responsable de la entidad del sector de finanzas públicas. Se trata de las entidades del artículo 9 de la ley, que en el ámbito de la administración local incluyen, entre otras, el municipio (gmina), el distrito (powiat), las unidades presupuestarias, los establecimientos presupuestarios y las instituciones culturales. El contrato celebrado por un órgano, por ejemplo el alcalde (wójt) o la junta del distrito, lo registra el responsable de la entidad que presta servicio a ese órgano. Las sociedades mercantiles, incluidas las municipales (spółki komunalne), no pertenecen al sector y, según las aclaraciones del Ministerio de Hacienda, el registro no les afecta.

Tres aspectos de las aclaraciones del ministerio tienen relevancia práctica para la administración local:

La cuenta se crea para un número REGON. El municipio y el ayuntamiento, el distrito y la administración del distrito (starostwo) pueden tener cuentas separadas. Si los contratos los celebra solo una de estas entidades, basta con una sola cuenta.
El contrato lo registra la entidad a la que corresponde. Registrarlo en la cuenta de otra entidad se considera, según el ministerio, un incumplimiento de la obligación.
El centro de servicios compartidos no asume la obligación. Solicita la cuenta el responsable de cada entidad o su representante. El reglamento permite que una misma persona tenga permisos para las cuentas de varias entidades, con una solicitud separada para cada una.

El responsable no tiene que hacerlo todo personalmente. El sistema contempla tres tipos de permisos: administrador, quien introduce los datos y quien los publica. El ministerio recomienda el principio de doble control: una persona introduce los datos y otra los verifica y publica. El acceso se realiza de forma nominal, mediante el perfil de confianza (profil zaufany), mObywatel u otro medio del nodo nacional de identificación.

Qué contratos y en qué plazo

Al registro se incorpora el contrato que cumple simultáneamente dos condiciones: constituye un contrato público en el sentido de la Ley de Contratos del Sector Público, es decir, un contrato oneroso de suministros, servicios u obras públicas, y se ha celebrado por escrito, en forma documental, electrónica o en otra forma especial.

No existe umbral de valor. El ministerio señala expresamente que la obligación abarca potencialmente contratos "desde un céntimo" y no depende de si se aplicaron los procedimientos de la Ley de Contratos del Sector Público. La factura por sí sola no es un contrato y no está sujeta a inscripción. Los contratos verbales tampoco, aunque el responsable puede registrarlos voluntariamente.

Quedan fuera del registro, entre otros, los contratos del ámbito laboral, los contratos de defensa y seguridad, y los contratos de prestaciones sanitarias publicados por el Fondo Nacional de Salud (NFZ). Según las aclaraciones del ministerio, los contratos de subvención no son contratos públicos. La información cuya publicidad limitan las normas sobre acceso a la información pública no se hace accesible, pero en tal caso hay que indicar la base jurídica y la persona que lo decidió.

Alcance de la inscripción: número de contrato, fecha de celebración, duración, partes, objeto, valor neto con opciones y prórrogas (en el caso de un contrato indefinido, correspondiente a los primeros 48 meses), información sobre financiación con fondos europeos y estado del contrato.

Plazo: sin demora injustificada, como máximo 30 días desde la celebración del contrato. El mismo plazo se aplica a la actualización tras un anexo, una resolución, una cesión o la detección de un error. Los anexos a contratos anteriores al 1 de julio de 2026 no se registran, pero un pedido de ejecución con nueva fecha vinculado a un contrato marco anterior sí.

Para el control financiero

Las disposiciones sobre el registro, en su redacción actual, no prevén una sanción específica por una inscripción tardía o errónea. La sanción penal de la versión original de 2021 nunca entró en vigor. Esto no significa que no haya riesgo. El registro es público, por lo que la ausencia de un contrato la ve cualquiera: un concejal, un periodista, un órgano de control. Según el ministerio, el responsable de la entidad responde de la conformidad de las inscripciones con la situación real y jurídica. Además, es responsable del tratamiento de datos, por lo que responde de no publicar datos personales más allá de lo necesario. Cómo valorar un incumplimiento concreto debería determinarlo el asesor jurídico del ayuntamiento.

Formulario o interfaz

El sistema es gratuito. Los empleados de las entidades acceden en jsfp.rejestrumow.gov.pl, y la consulta pública está disponible en rejestrumow.gov.pl.

Hay dos vías de alimentación de datos. La primera es el formulario en el navegador. La segunda es la interfaz de programación (API), prevista en el reglamento y descrita en la página del ministerio: permite publicar y actualizar contratos, retirarlos y descargar los datos publicados. El ministerio también pone a disposición un entorno de pruebas.

Si vuestro sistema utiliza esta interfaz es algo que hay que preguntar directamente al proveedor: si ya funciona hoy, dentro del contrato actual o con un coste adicional.

La cadena: factura, expediente, contrato, registro, contabilidad

El registro no es una tarea independiente, sino un eslabón más del circuito que el ayuntamiento ya gestiona.

El contrato nace en un expediente tramitado en un sistema de clase EZD (gestión electrónica de documentos y expedientes). El tesorero (skarbnik) firma la contrarrefrendación, y el compromiso de gasto se traslada al sistema financiero-contable. Después llega la factura desde el KSeF (Sistema Nacional de Facturación Electrónica polaco), que hay que vincular al contrato y describir. El registro necesita los datos del inicio mismo de ese recorrido: las partes, el objeto, el valor, las fechas.

Analogía

Es como anotar los mismos datos en cuatro cuadernos distintos: en el departamento, en contabilidad, en el registro de contratos del ayuntamiento y en el registro central. Cada transcripción es una oportunidad para el error. Automatizar no consiste en comprar un quinto cuaderno, sino en determinar cuál es el primero.

Dificultad habitual: los contratos los firman los departamentos, el registro de contratos lo lleva alguien en una hoja de cálculo, y contabilidad se entera del contrato con la primera factura. Entonces los 30 días pasan sin que nadie se dé cuenta, y lo que más fácilmente se escapa son los pequeños pedidos confirmados por correo electrónico.

Qué comprobar en el ayuntamiento esta semana

Cuentas. Si el ayuntamiento y cada unidad organizativa con REGON propio tienen cuenta y el conjunto completo de permisos, con sustituciones previstas para las vacaciones.
Responsable. Quién responde de la integridad de las inscripciones. Funciona bien la unidad que de todos modos ve cada contrato, por ejemplo la que lleva el registro de contratos, bajo la supervisión del secretario (sekretarz) y en colaboración con el tesorero. Dejadlo recogido en una resolución (zarządzenie).
Origen. Dónde recibe el contrato su número y desde qué momento se cuentan los 30 días.
Pedidos pequeños. Cómo llegan al registro los encargos por debajo del umbral de contratación pública, cursados por correo electrónico o mediante un formulario de pedido.
Modificaciones. Quién notifica un anexo, una resolución o la finalización de un contrato.
Publicidad. Quién decide la exclusión de información y verifica los datos personales antes de la publicación.
Control. Una vez al mes, comparar el informe de la cuenta de la entidad con la lista de contratos de contabilidad.
Sistemas. Preguntar a los proveedores del sistema de gestión documental y del sistema financiero-contable si admiten la interfaz del registro.

Los puntos del 1 al 7 no requieren ninguna compra. Cómo encajarlos en un plan más amplio lo explico en el artículo sobre la estrategia que no acaba en un cajón.

Fuentes

Estado normativo a 4 de octubre de 2026.