El inventario de sistemas TI y de estándares de arquitectura es el paso más pequeño y más económico de todo el camino hacia la digitalización, y el único que da a la administración o a la empresa, y no al proveedor, el control sobre el rumbo de los próximos 10 años.
Ejemplo de resumen de una página para la dirección. Datos ilustrativos.
Un sistema de clase EZD (gestión electrónica de expedientes), la administración electrónica, el circuito de facturas con KSeF (el sistema nacional polaco de facturación electrónica), una nueva plataforma de procesos: cada una de estas decisiones cuesta cientos de miles de złotys y ata a la organización a un proveedor durante años. El inventario le aporta un conocimiento objetivo de lo que realmente tiene, en qué estado se encuentra y qué le falta, antes de que se tome esa decisión, para que sea usted, y no la oferta de un proveedor, quien marque el rumbo.
| Sin inventario | Después del inventario |
|---|---|
| Pliegos redactados a partir de las ofertas de los proveedores. A menudo son esas ofertas las que acaban definiendo los requisitos. | Pliegos redactados a partir de las necesidades reales: el poder adjudicador define los requisitos y el proveedor los cumple |
| Cláusulas de apertura y plan de salida en el terreno del «ya las añadiremos» | 20 cláusulas de arquitectura tipo, obligatorias en todo contrato de TI |
| Sistemas con funciones solapadas: la organización paga dos veces | Se sabe con precisión qué tiene la organización y dónde están las carencias: solo se compran las capacidades que faltan |
| Modificaciones del contrato por integraciones omitidas en los pliegos, a cargo del poder adjudicador | Un catálogo de integraciones obligatorias con los sistemas centrales en los pliegos desde el primer día |
| El riesgo de incumplir KSC, NIS 2, RGPD o AI Act solo aflora en una auditoría | Requisitos de cumplimiento normativo recogidos en los pliegos y exigidos al proveedor |
| Dependencia del proveedor: años después, no se puede cambiar sin perder datos | Cláusulas de exportación de datos, plan de salida, depósito del código fuente: el poder adjudicador conserva el pleno control |
| Ninguna justificación de la decisión de compra ante los órganos de control | Una categorización A/B/C/D documentada y la justificación de la decisión |
| Solicitudes de fondos europeos sin una base analítica sólida | Material de partida para solicitudes de fondos de la UE, del KPO y de programas nacionales |
Elaborado desde cero por un asesor independiente y adaptado a su organización; no es una plantilla para que la rellene usted. En total, 16 documentos y herramientas que constituyen la base de la transformación digital y de la ejecución de una estrategia de TI a largo plazo.
Un taller de arranque con la dirección (el presidente del distrito —starosta— o el director general, el secretario y TI) y un cuestionario de inventario dirigido a los departamentos y a los proveedores.
Revisión de la documentación, entrevistas con los responsables de los sistemas (5–10 × 45–60 min), verificación técnica con TI. De 1 a 3 días de reuniones presenciales con los responsables de los procesos; el resto, en línea.
Una categorización A/B/C/D preliminar y un taller de validación con los jefes de departamento.
El informe y el conjunto completo de documentos; preparación e impartición de una sesión de presentación para la dirección (60–90 min).
Pase el cursor sobre una fila, o selecciónela con la tecla Tab, para ver un ejemplo.
| Cat. | Definición | Actuación habitual |
|---|---|---|
| A | Sistemas alineados con la arquitectura objetivo, de alta madurezEjemplo: un sistema de personal y nóminas con contrato de mantenimiento vigente y API abierta. | Mantenimiento y evolución controlada |
| B | El rumbo correcto, pero requiere ajustesEjemplo: un sistema financiero-contable sin integración con KSeF. | Un plan de modificaciones, negociación con el proveedor |
| C | El sistema entraña riesgos: tecnología obsoleta, fin del soporte, dependencia del proveedor, falta de integraciónEjemplo: un sistema de flujo documental cuyo fabricante deja de darle soporte el año que viene. | Un plan de retirada y sustitución |
| D | Una capacidad que falta en la cartera y que será necesaria en un horizonte de 1 a 10 añosEjemplo: el circuito de facturas de gasto, gestionado hoy por correo electrónico y en una hoja de cálculo. | Priorización de implantaciones, elección del modelo de ejecución |
A mantener
B adaptar
C retirar y sustituir
D cubrir la carencia
La evaluación se basa en 5 dimensiones ponderadas: funcionalidad y valor de negocio (20%), arquitectura y apertura — API, integraciones, estándares, preparación para la IA (25%), seguridad y cumplimiento — KSC/NIS 2/RGPD/KRI/WCAG (20%), tecnología y proveedor — actualidad, soporte, dependencia del proveedor (20%), economía y coste total de propiedad (15%).
El precio depende del número de sistemas y de departamentos. Fijo el precio exacto tras una conversación de 30 minutos sobre el tamaño de su organización.
A modo de comparación: el conjunto completo de documentos estratégicos y estándares, encargado por separado, costaría entre 40.000 y 80.000 złotys.
Metodología → ficha de iniciativa → evaluación de arquitectura → cláusulas para la licitación → registro de riesgos.
Un catálogo de estándares, 20 cláusulas contractuales y una ficha de evaluación: sabe qué preguntar antes de sentarse a la mesa con un proveedor.
La matriz de integración con los sistemas centrales como punto de partida para cada futuro proyecto de integración.
Una actualización cada 12–18 meses, realizada por su propio equipo de TI con la misma metodología o como actualización del inventario a cargo del asesor.
Normalmente, de 2 a 6 semanas desde la firma del contrato hasta la sesión de presentación para la dirección, según el número de sistemas. Solo de 1 a 3 días son presenciales; el resto se hace a distancia. La persona coordinadora de la organización dedica unas 10 horas en total.
No. Termina con requisitos, cláusulas contractuales y una matriz de integración, es decir, lo que de todos modos habría que preparar antes de la licitación. Suele acortar la preparación de la licitación, porque sustituye a la recogida de ofertas de proveedores como punto de partida.
Es un método para evaluar cada sistema en cinco dimensiones ponderadas (funcionalidad, arquitectura y apertura, seguridad y cumplimiento, tecnología y proveedor, economía y coste total), que termina asignando cada sistema a una de cuatro categorías: A (mantener), B (adaptar), C (planificar la sustitución) o D (una capacidad que falta y hay que planificar).
No: el trabajo se realiza a nivel de sistemas, contratos y configuración, sin acceso a los datos personales tratados en esos sistemas. Si en un caso concreto fuera necesario ese acceso, requeriría un contrato de encargo del tratamiento independiente conforme al art. 28 del RGPD.
Se convierten en el punto de partida de los siguientes pasos: el pliego de un nuevo proyecto, la preparación de las conversaciones con proveedores, las solicitudes de financiación y una actualización periódica que su propio equipo de TI realiza con la misma metodología. No es un informe que acabe en un cajón.
Una auditoría de seguridad comprueba el cumplimiento de una norma o disposición concreta y termina con una lista de no conformidades. El inventario ofrece una visión más amplia, de negocio, de toda la cartera de sistemas —costes, riesgos, carencias, rumbo— y se traduce directamente en documentos de trabajo para las decisiones siguientes, no solo en una lista de correcciones.
Sí. El registro de aplicaciones recoge, para cada sistema, el responsable, el contrato, la licencia, el coste y la fecha de fin del soporte. Así se ve qué contratos vencen, dónde depende la organización de un único proveedor y cuánto cuesta realmente el mantenimiento.
