Inventario de los sistemas de la administración del distrito en un plazo de 2 a 6 semanas: registro de sistemas y contratos, riesgos KSC/NIS 2, mapa del flujo documental para la migración y un resumen de una página para la Junta de Gobierno y el Pleno. Por debajo del umbral de contratación pública.
- Respondo en un plazo de 2 días hábiles
- Primera conversación de 30 minutos, sin coste
- Sin acceso a datos de los vecinos
Qué gana usted. Los documentos son una herramienta, no el objetivo.
- Tranquilidad ante una fiscalizaciónDiligencia debida documentada: queda por escrito qué se sabía, qué alternativas había y por qué se eligió esta. Para la Cámara Regional de Cuentas (RIO), el Tribunal Supremo de Control (NIK) y el Pleno.
- Un presupuesto que se sostiene ante el PlenoDesglose entre obligación e inversión, más el coste de no actuar, presentado en el lenguaje del Pleno.
- Un guía con experiencia para un proyecto que aún no ha llevadoMás de 20 años en proyectos de este tipo, también en la administración local, junto a su propio equipo de TI.
- Un personal que de verdad adopte el nuevo sistemaUn plan de cambio, formación y referentes del cambio en cada departamento.
- Menos dinero gastadoNo compra lo que ya tiene ni paga modificaciones del contrato por integraciones que se podían haber previsto.
Lo que le espera antes de que acabe 2027. Cada punto empieza por la misma pregunta: ¿qué tiene ya la administración?
Las obligaciones crecen más deprisa que las capacidades para asumirlas. El inventario es el primer paso para cada una de ellas, y se hace una sola vez.
- Un sistema de clase EZDimplantación antes del 1 de enero de 2028
- Migrar de EZD PUW a un sistema de clase EZD es la ocasión de revisar toda la arquitectura del flujo documental, o de repetir los mismos errores en el sistema nuevo. Elegir un sistema concreto (el EZD RP del Gobierno, desarrollado por NASK, u otro que cumpla los requisitos) es una decisión aparte. En un departamento de TI de dos o tres personas, lo habitual en una administración de tamaño medio, no suele faltar voluntad, sino alguien que ya haya pasado por una selección e implantación así y asuma la conducción del proyecto. El inventario aporta: un mapa del flujo documental y de las integraciones, requisitos para la migración y cláusulas para el contrato.
- Proyecto de presupuesto para 2027hasta el 15 de noviembre de 2026
- El presupuesto de TI es una sola partida, sin distinguir entre obligación normativa y el coste creciente de mantenimiento. El inventario aporta: el desglose entre obligación e inversión, más el coste de no actuar, es decir, la justificación que esperan el tesorero y el Pleno.
- KSC / NIS 2ya en vigor
- La ley polaca del Sistema Nacional de Ciberseguridad (KSC) y la directiva europea NIS 2 imponen a las entidades públicas obligaciones y sanciones que no se pueden «trasladar a TI» sin más: la responsabilidad recae en la organización y en su órgano de gobierno. Un asesor independiente analiza estos riesgos desde la perspectiva de la dirección, no del departamento de TI: los identifica y ayuda a mitigarlos, para que sea la dirección quien tenga los argumentos en la mano cuando deba acreditar que ha cumplido. El inventario aporta: un registro de sistemas y un registro de riesgos, el punto de partida de la gestión de riesgos.
- KSeFya en vigor
- La facturación estructurada obligatoria a través del sistema nacional KSeF exige integrarla con los sistemas financiero-contables existentes, no basta con comprar un módulo nuevo. El inventario aporta: una matriz de integración con el sistema financiero-contable.
- e-Doręczeniaya en funcionamiento
- El paso de la correspondencia oficial al sistema público de notificaciones electrónicas e-Doręczenia afecta a los procesos de registro y tramitación de toda la organización, no solo de la oficina de registro. El inventario aporta: un mapa de los procesos que están soportados por sistemas y de los que no.
- Fiscalizaciones y auditoríasen cualquier momento
- Una convocatoria de ayudas que exige un diagnóstico como anexo, una fiscalización de la Cámara Regional de Cuentas o la marcha del único informático: cada una de estas situaciones plantea una pregunta que nadie se había hecho antes. El inventario aporta: una justificación documentada de cada decisión de compra.
- Registro Central de Contratos (CRU JSFP)en vigor desde el 1 de julio de 2026
- Sin integración, es una carga manual más: los contratos deben comunicarse en un plazo de 30 días, y los retrasos o las inscripciones erróneas exponen al titular de la entidad a responsabilidad penal. El registro de contratos enlaza de forma natural con las facturas de KSeF: una factura corresponde a un expediente del sistema de clase EZD y debe vincularse a un contrato y aprobarse antes de llegar al sistema financiero-contable. El inventario aporta: un mapa de esa cadena (KSeF → sistema EZD → registro central → sistema financiero-contable), quién aprueba qué y cuándo llegan los datos al registro.
- Gestión de permisosuna obligación derivada de la KSC
- ¿Quién tiene acceso a qué? Sin un proceso ordenado de altas, bajas y cambios de permisos, no hay nada que mostrar en una fiscalización. El inventario aporta: un registro de permisos y un procedimiento para concederlos, modificarlos y retirarlos.
Situación a 24 de septiembre de 2026. Fuentes: EZD RP (gov.pl), Ley polaca de Finanzas Públicas (art. 238, proyecto de acuerdo presupuestario), Ley del Sistema Nacional de Ciberseguridad, KSeF (podatki.gov.pl), e-Doręczenia (gov.pl).
El secretario no tiene por qué hacerlo solo. El primer proyecto de este tipo en la administración, pero no el primero en mi trayectoria.
Al secretario se le nombra para organizar el funcionamiento de la administración. Hoy recaen sobre él la implantación de un sistema de clase EZD, el circuito de facturas en KSeF y e-Doręczenia: grandes proyectos informáticos y proyectos aún mayores de cambio en la forma de trabajar. A menudo, los primeros de este tipo en su carrera, y con dos o tres informáticos que ya tienen las manos llenas con el día a día de la administración.
Aporto más de 20 años de experiencia en proyectos de este tipo, en organizaciones y culturas organizativas muy distintas, también en entidades locales.
- Sé qué preguntas hay que hacer antes de que se tome una decisión.
- Conduzco el cambio para que el personal adopte de verdad el nuevo sistema: plan de comunicación, formación, referentes del cambio en cada departamento, conversaciones con quienes aún no están convencidos. Asesoro sobre la estrategia de adopción por parte de los usuarios.
- Hago el seguimiento del proveedor y del calendario; el secretario recibe resúmenes breves y decide donde hace falta.
- Dejo constancia por escrito de cada decisión, por si llega una fiscalización o preguntas del Pleno.
Procedimientos de la era del papel. Se siguen por inercia, porque «siempre se ha hecho así».
En las administraciones, y también en los colegios profesionales e instituciones similares, muchas tareas se siguen haciendo con procedimientos pensados para un mundo analógico. A menudo ya nadie recuerda por qué se hacen precisamente así.
PrimeroUn inventario y una descripción de la situación actual.
Después- qué se puede querer realmente,
- cómo abordar el análisis del mercado,
- qué herramientas utilizar: sistemas de tramitación de expedientes (workflow), una plataforma low-code, automatización de tareas repetitivas (RPA), herramientas sencillas de IA o, a veces, basta con un simple sistema de gestión documental.
El conocimiento del mercado y de las soluciones disponibles es mi mayor fortaleza: ayuda a elegir la herramienta adecuada para el problema, y no a adaptar el problema a la herramienta que alguien quiera vender en ese momento.
Lo que verá la Junta de Gobierno al cabo de 2 a 6 semanas.
Un resumen de una página para la mesa del presidente del distrito (starosta) y del tesorero, una presentación para una reunión de la Junta de Gobierno y un conjunto completo de documentos para la próxima licitación.
- Flujo documental (EZD PUW)Registrosoporte hasta 2027C
- Finanzas y contabilidadTesorerocontrato hasta 2028B
- Personal y nóminasPersonalactualizadoA
- Tributos y tasasDepartamento financierosin APIB
- Topografía y catastroTopografíaactualizadoA
- Circuito de facturas en KSeFsin responsablecarenciaD
| Su plan | Qué recibe la Junta de Gobierno | Qué riesgo cubre |
|---|---|---|
| Elección e implantación de un sistema de clase EZD | Mapa del flujo documental y de las integraciones, requisitos para la migración, cláusulas para el contrato. | Repetir los errores del flujo antiguo en el sistema nuevo, pagar modificaciones del contrato por integraciones que quedaron fuera de él, incumplir el plazo. |
| KSC / NIS 2 | Registro de sistemas y registro de riesgos ponderados. | Sanciones y responsabilidad de la dirección por no poder acreditar una gestión de riesgos documentada. |
| Presupuesto y sesión plenaria | Desglose del gasto entre obligación e inversión, coste de no actuar, recomendación en una página. | Que el Pleno rechace el gasto o cuestione una única partida de «sistema informático» sin justificar. |
| Fiscalizaciones de la RIO y del NIK | Clasificación A/B/C/D documentada y justificación de las decisiones de compra. | Un reproche de mala gestión o de decisiones sin fundamento. |
Según el número de sistemas y departamentos. Confirmo el precio exacto tras una conversación de 30 minutos sobre el tamaño de su entidad.
- Por debajo del umbral de contratación pública. Se contrata sin licitación formal, conforme a las normas internas de la propia entidad.
- De 2 a 6 semanas desde la firma del contrato hasta la sesión con la Junta de Gobierno, de 1 a 3 días de trabajo presencial y unas 10 horas de dedicación de la persona coordinadora.
- Sin acceso a datos personales de los vecinos. Trabajo a nivel de sistemas, contratos y configuración. Acuerdo de confidencialidad antes de empezar.
Qué gana el secretario, el tesorero y el responsable de TI.
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Secretario, alcalde, presidente del distrito
Responde de una organización que hoy tiene los problemas de una empresa mediana, pero sin experiencia de gestión en digitalización y sin tiempo para adquirirla a base de ensayo y error.
Recibe: una recomendación en una página y un calendario de implantación del sistema de clase EZD que se puede gestionar sin conocimientos de TI.
Gana: alguien que conduce el proyecto y el cambio, no solo documentos.
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Tesorero
Tiene que defender el presupuesto de TI ante el Pleno: necesita un desglose entre obligación normativa e inversión, no una única partida de «sistema informático», y a alguien que prepare esa justificación y la presente junto con la Junta de Gobierno.
Recibe: el desglose del gasto en TI entre obligación e inversión, además de los costes de mantenimiento, para la previsión financiera plurianual. También recibe la justificación para el proyecto de presupuesto y para la sesión plenaria.
Gana: un presupuesto que se puede defender ante el Pleno y que no deparará sorpresas en los próximos años.
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Responsable de TI
Un aliado, si el inventario se convierte en un argumento a favor de su presupuesto y no en una evaluación de su trabajo anterior.
Recibe: un registro, una metodología repetible y argumentos para su presupuesto, elaborados junto con él, no a sus espaldas.
Gana: un aliado en la conversación con la Junta de Gobierno y tiempo para mantener en marcha la administración.
La Junta de Gobierno no responde solo ante sí misma: debe rendir cuentas ante el Pleno, un órgano elegido por sufragio universal. El momento más difícil es pedir un aumento del presupuesto o la aprobación de un gasto. Entonces hay que presentar el proyecto informático en un lenguaje sencillo y comprensible, sin jerga técnica, para que el Pleno pueda tomar una decisión informada. Krogis prepara a la Junta de Gobierno para esa conversación y, en su nombre, presenta al Pleno el inventario, los riesgos, el coste de no actuar y la justificación del gasto: traduce del lenguaje de la informática y de la normativa a una recomendación que se sostiene ante el Pleno.
Un alcance pequeño y concreto para empezar, que se amplía a medida que crece la confianza.
La misma secuencia funcionó en la digitalización de entidades locales: un alcance acotado para ver resultados antes de decidir algo de mayor envergadura.
- Inventario de sistemas TI y procesos De 2 a 6 semanas Registro de aplicaciones con responsable, contrato, licencia, coste y fin del soporte. Mapa de procesos e integraciones. Registro de riesgos frente a KSC, NIS 2, e-Doręczenia y KSeF. Un resumen de una página para la Junta de Gobierno y el Pleno. El alcance completo del servicio
- Estrategia de digitalización y normas de compra Plazo tras la primera conversación Hoja de ruta a tres años, con desglose entre obligación normativa e inversión. Presupuesto desglosado entre inversión y mantenimiento, listo para defenderlo ante el Pleno. Introducción de normas de compra para la adquisición de sistemas, antes de que salga la primera solicitud de ofertas.
- Preparación de la licitación Plazo tras la primera conversación Especificación de requisitos, matriz de compra para comparar ofertas, las preguntas que conviene hacer a los proveedores y participación en las reuniones con ellos como representante del poder adjudicador.
- Su asesor en estrategia de digitalización Colaboración continuada Recepciones conforme a los escenarios acordados, informes sobre las compras siguientes, seguimiento de los cambios legislativos y de los planes del Ministerio de Asuntos Digitales, preparación para la próxima ola normativa y, cuando haga falta solicitar más presupuesto, preparación de la Junta de Gobierno para la conversación con el Pleno sobre la necesidad del gasto y presentación de esa justificación en su nombre.
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2008–2026
Entidades locales
«El mismo modelo de funcionamiento en cada entidad local: los mismos procesos presupuestarios, registros públicos, estructura por departamentos, régimen de contratación pública y presión normativa».
18 años de trabajo con entidades locales en la estrategia y la arquitectura de una plataforma unificada de intercambio de información que conforma una verdadera administración electrónica. Más de 40 módulos diseñados e implantados, entre ellos: EZD, archivo electrónico, e-Junta, e-Pleno, admisiones electrónicas, selección de personal electrónica, consultas públicas, gestión electrónica de comisiones de servicio, formación electrónica, apoyo a los concejales, 12 registros públicos y dos portales web. Unos 20 años de experiencia en implantaciones para la administración pública y la empresa.
Lo que oigo en las administraciones de distrito antes de empezar.
Temas recurrentes y anonimizados de decenas de conversaciones sobre digitalización, no citas de una entidad concreta.
«Tenemos más de una docena de sistemas y nadie tiene la visión de conjunto, hasta que algo falla o llega una fiscalización».
«Sabemos que el presupuesto de TI es insuficiente, pero es difícil justificarlo ante el Pleno sin datos sólidos sobre el riesgo y el coste de no actuar».
«Nos da más miedo migrar años de datos de archivo que la propia implantación del sistema nuevo».
«Preferiríamos ver cómo funciona en una administración parecida antes que fiarnos de una presentación comercial».
Lo que más se pregunta en las administraciones.
¿Hasta cuándo hay que pasar de EZD PUW a un sistema de clase EZD?
La fecha con la que planificamos es el 1 de enero de 2028. El calendario del Ministerio de Asuntos Digitales se actualiza de vez en cuando, por lo que la fecha para su entidad la confirmamos al inicio del inventario. Más importante que la fecha en sí es que la migración es el momento de revisar toda la arquitectura del flujo documental, no solo de trasladar datos.
¿Se aplica la ley KSC (NIS 2) a nuestra administración de distrito?
La reforma de la ley del Sistema Nacional de Ciberseguridad (KSC), que transpone la directiva europea NIS 2, abarca un amplio abanico de entidades públicas, entre ellas las entidades locales. Conviene verificar el alcance y los plazos para cada entidad concreta, porque la normativa y el calendario de aplicación se siguen concretando. El inventario de sistemas es el primer paso para responder a esta pregunta en la práctica, no solo sobre el papel.
¿Tiene la administración que implantar KSeF, si es un sistema pensado sobre todo para empresas?
Como sujeto pasivo del IVA que emite y recibe facturas, la administración está sujeta a las mismas reglas que cualquier otra entidad; por tanto, la obligación alcanza también a las entidades locales en el ámbito de su actividad económica. La pregunta clave no es «si», sino «cómo integrar KSeF con el circuito de facturas existente y con el sistema financiero-contable», para que no surja otra isla de aplicaciones.
¿Cómo redactar los pliegos para un sistema de TI y evitar la dependencia de un proveedor?
La clave está en exigir ciertas cláusulas ya en la fase de especificación, en lugar de negociarlas después: el derecho sobre los datos y a exportarlos en un formato abierto, un plan de salida descrito, API abiertas y, en casos justificados, el depósito del código fuente en custodia. Sin ello, cambiar de proveedor al cabo de unos años supone perder datos o verse obligado a prolongar un contrato costoso.
¿Por dónde empezar a digitalizar la administración cuando no hay tiempo ni conocimientos en el equipo?
Por un paso pequeño y acotado en el tiempo que aporte conocimiento sólido en lugar de otra declaración de intenciones. En la práctica, por un inventario de sistemas y procesos, que dura de 2 a 6 semanas y termina con un resumen de una página para la Junta de Gobierno, y no con un proyecto estratégico de muchos meses sin resultados tangibles.
¿Cómo recibir un sistema del contratista?
La recepción debe basarse en escenarios de prueba y criterios recogidos en los pliegos y en el contrato, no en una impresión general. Antes de firmar el acta de recepción, compruebe la migración de datos, las integraciones con el sistema financiero-contable y otros registros, la documentación y la formación del personal. Anote las observaciones en el acta con un plazo para subsanarlas. Un sistema se recibe con más facilidad cuando los criterios de recepción se definieron junto con los requisitos.
¿Cómo preparar una estrategia de digitalización para la administración?
La estrategia debe partir de lo que la administración ya tiene, no del catálogo de un proveedor. Empieza por un inventario de sistemas, contratos y procesos; después fija la arquitectura objetivo, los estándares (por ejemplo, un modelo de permisos y reglas para documentar requisitos) y una hoja de ruta que distingue entre obligaciones legales e inversiones. Una buena estrategia indica qué hacer en el próximo presupuesto y en qué orden, para que el tesorero y el Pleno vean la justificación del gasto.
Empecemos por el inventario, antes de que lo haga por nosotros una fiscalización.
- Respondo en un plazo de 2 días hábiles
- Primera conversación de 30 minutos, sin coste
- No hace falta preparar nada