Tranquilidad
Sabe lo que tiene, qué hacer y en qué orden. Alguien de su lado vela por el conjunto, y las decisiones se pueden defender ante el Pleno, la dirección y los controles.
Cambio digital en la organización. Con un asesor que traduce entre la dirección, TI y los proveedores.
Krogis es la consultoría independiente de digitalización de Wojciech Kroczak: asesoro a la dirección de administraciones, empresas municipales y compañías en su transformación digital, desde el inventario de la situación actual, pasando por la definición de los resultados esperados, la hoja de ruta de cambios y proyectos, la evaluación de la preparación para el cambio, la mitigación de riesgos, la planificación de estándares, la estrategia de digitalización y la estrategia de adopción por los usuarios, hasta el apoyo en las conversaciones sobre posibles soluciones e implantaciones. La dirección es responsable de la digitalización y de la gestión del cambio que conlleva. Traduzco la estrategia y las necesidades en requisitos y procedimientos organizativos, ayudo a llevar las conversaciones con los proveedores y acompaño a la organización durante el cambio. Por lo general empezamos por un inventario de los sistemas de TI y de la organización en sí: de 2 a 6 semanas, por debajo del umbral de contratación pública.
- Respondo en un plazo de 2 días hábiles
- Primera conversación: 30 minutos, sin coste
- Independiente de los proveedores
- Sector público – administración localun sistema de clase EZD, integración de los sistemas sectoriales, KSC, defensa del presupuesto ante el Pleno
- Empresas de servicios públicosKSeF, e-Doręczenia, ERP, flujo documental, archivo electrónico, procedimientos de contratación electrónicos, expedientes digitales de personal, firma electrónica
- Empresasimplantación de sistemas TI, reuniones con proveedores, gestión digital de las reuniones del consejo, integración de sistemas, optimización de procesos, IA agéntica
Qué gana usted con ello.
Mejores resultados
La digitalización sirve a los objetivos de la organización y las personas adoptan la nueva forma de trabajar, de modo que la inversión se rentabiliza en el trabajo diario y no solo en la presentación.
Menos escollos y errores
Evita las tecnologías y los proveedores inadecuados, así como la trampa del vendor lock-in (la dependencia de un único proveedor). Unos requisitos redactados antes de la compra suponen menos correcciones tras la puesta en marcha.
El coste de un error. Un asesor suele costar menos que una tecnología mal elegida, un proveedor inadecuado o una trampa en el contrato. Vea cómo guío la transformación digital.
A quién echamos en falta en la mesa cuando aparece el contratista.
El proveedor llega con una oferta, el integrador con una plantilla y el departamento de TI con el mantenimiento diario de los sistemas. En la mayoría de las organizaciones, nadie tiene entre sus funciones cuatro cosas.
- Un traductor de necesidadesLa organización sabe cómo trabaja, pero lo describe con el lenguaje del trabajo diario: «lo hacemos así desde hace años». El proveedor necesita requisitos: escenarios, reglas y criterios de aceptación. Alguien tiene que sacárselos y ponerlos por escrito; de lo contrario, al sistema solo llega lo que cabe en la plantilla.
- Una conversación constante con el contratistaLos requisitos escritos hay que comprobarlos durante el proyecto, no al final: la comodidad de uso, el desarrollo de los procesos, las integraciones, la velocidad de funcionamiento y los volúmenes de datos. Sin ello, la organización se entera de los problemas en la recepción o tras la puesta en marcha, cuando las correcciones cuestan más.
- Un punto de referenciaLa forma de trabajar actual es conocida y está adaptada a las personas, a pesar de sus defectos. Sin medir cómo es hoy (número de pasos, duración de las operaciones, volúmenes), es difícil establecer si tras el cambio se está mejor.
- Una salvaguarda estratégica de la continuidadLos compradores no suelen preguntar por ello y los proveedores no lo mencionan por su cuenta, así que sale a la luz después de la implantación: la dependencia de un único fabricante (vendor lock-in), el tiempo de respuesta y la velocidad de funcionamiento, el coste total de propiedad, la posibilidad de cambiar de proveedor y la experiencia de usuario (UX). Alguien tiene que preguntarlo antes del arranque.
Compruébelo usted mismo. ¿Es capaz de describir al proveedor, de forma verificable, qué debe funcionar en el nuevo sistema tan bien como hoy? ¿Quién de su lado dirá «esto no es lo que necesitamos» y lo justificará en el lenguaje de los requisitos? ¿Quién comprobará que el sistema soporta su volumen de datos antes de que lo hagan los usuarios? ¿Quién preguntará al proveedor por el tiempo de respuesta, el coste total de propiedad y la posibilidad de cambiar de proveedor antes de que usted firme el contrato? Si la respuesta es «no lo sabemos», ese es justamente el papel. Empezamos por el inventario porque da un punto de referencia, y después pasamos a los requisitos y a la supervisión de su cumplimiento.
Durante más de 20 años, mi trabajo consistió en traducir los objetivos de las partes interesadas al lenguaje de la ejecución de proyectos.
Durante dos décadas estuve del lado del proveedor, con la responsabilidad de entender lo que el negocio necesitaba de verdad, incluso cuando ni él mismo sabía expresarlo con claridad. Hoy pongo esa misma capacidad al servicio de los órganos de dirección desde el otro lado de la mesa: el del cliente.
- ~20 años
- de experiencia en requisitos e implantaciones
- 2008–2026
- relación continuada con la administración local
- 16
- documentos y herramientas que aporta el inventario
La dirección y el área de TI a veces ven las mismas cuestiones desde ángulos distintos. Yo traduzco entre ambas partes para que las dos trabajen por los objetivos comunes de la organización.
Hablamos de inventarios, compras y de traducir el riesgo al lenguaje de las decisiones, no de seguridad propiamente dicha. El equipo de TI suele tener ese conocimiento; yo ayudo a convertirlo en una decisión de la dirección, y viceversa.
Cinco niveles de responsabilidad. Empezamos con un alcance acotado y lo ampliamos a medida que crece la confianza.
Esta misma secuencia ha funcionado en la digitalización de entidades locales y empresas de servicios públicos: un alcance acotado y concreto para empezar, que se extiende a otros procesos a medida que se consolida la confianza.
Inventario de sistemas y procesos de TI
Un registro de aplicaciones con su responsable, contrato, licencia, coste y fecha de fin de soporte. Un mapa de los procesos con y sin soporte informático, un mapa de integraciones y de transcripciones manuales de datos. Un registro de riesgos: puntos únicos de fallo, dependencia de un proveedor, carencias frente a KRI, NIS 2, e-Doręczenia y KSeF. Un resumen de una página para la dirección.
KSC / NIS 2 obligaciones y sanciones para la organización y la dirección
El inventario aporta: un registro de sistemas y un registro de riesgos, el punto de partida de la gestión de riesgos que exige la ley. No se puede proteger lo que no figura en la lista.
Fiscalizaciones de la RIO y del NIK, auditorías en cualquier momento
El inventario aporta: una categorización A/B/C/D documentada y la justificación de cada decisión de compra, lista para presentarla a los órganos de control.
Estrategia digital y arquitectura objetivo
Capas de registros, procesos e integraciones. Estándares adoptados por la organización: una estructura organizativa para el modelo de permisos, estándares de interfaz de usuario, el papel de los grupos de datos en la arquitectura, estándares de modelado de procesos, una hoja de ruta a 3 años para alcanzar los objetivos acordados, directrices para las compras de TI (por ejemplo, API documentadas) y una estructuración de las partidas presupuestarias que deben estimarse, que abarque inversión y mantenimiento (coste total de propiedad) conforme a la normativa vigente (KSC, NIS 2, EZD).
El presupuesto del año que viene se elabora en otoño
El inventario muestra qué tenemos, qué nos falta y qué hay que corregir, además del coste total de propiedad: la inversión puntual y los costes de mantenimiento ineludibles. Es la previsión de gasto que esperan el Pleno y el tesorero para poder planificar los presupuestos futuros.
KSeF, EZD, workflow, sistema financiero-contable, expediente digital de personal exigen un proceso integrado
El inventario aporta: una matriz de integraciones con el sistema financiero-contable y la lista de sistemas que deben intercambiar datos con él.
Gestión del cambio
El cambio debe encajar con la cultura de la organización y con el ritmo de las personas que lo van a vivir. Analizo la cultura organizativa, las particularidades de los usuarios y los sistemas con los que trabajan hoy, y sobre esa base preparo una estrategia de adaptación: quién pasa a la nueva forma de trabajar, a qué ritmo, con qué apoyo y en qué orden.
No es lo mismo para un departamento de atención a los vecinos que para la contabilidad o el departamento técnico. Adapto el plan de comunicación, la formación y los indicadores a cada uno de estos grupos, y no a un único usuario medio. Lo mismo vale para las herramientas de IA: su adopción depende de la confianza de las personas y de que esté claro quién responde de qué.
Un ritmo para el que la organización no está preparada resistencia y sobrecarga de las personas
Del diagnóstico: un mapa de los grupos de usuarios, de sus sistemas y hábitos actuales, dividido entre quienes harán la transición rápido y quienes necesitan más tiempo y apoyo. Una sola formación para todos rara vez basta.
Especificación de requisitos para la licitación
Entrevistas, mapas de procesos, modelo de datos, campos, vistas, notificaciones, integraciones y escenarios de prueba, documentados antes de publicar la licitación. Además, la preparación de las conversaciones con los proveedores: las preguntas que conviene plantear, una matriz de compra y la asistencia a las reuniones como representante del cliente. Pero, sobre todo, una respuesta a la pregunta de qué significa el éxito de la implantación: para qué lo hacemos y qué resultados esperamos.
Un sistema de clase EZD obligación prevista, plazo aplazado como pronto a 2029
El inventario aporta: un mapa del flujo documental y de las integraciones, requisitos de migración y cláusulas contractuales. Sin ello, la migración se limita a trasladar al nuevo sistema los errores del flujo antiguo. También un reparto de las funciones existentes y posibles entre los sistemas; por ejemplo, qué sistema debe encargarse del envío masivo de correspondencia a través de e-Doręczenia (el sistema público polaco de notificaciones electrónicas).
Asesor en digitalización
Una reunión mensual con el secretario o el director general y el responsable de TI, un informe mensual de operaciones y riesgos, un comité trimestral de digitalización, una revisión trimestral de riesgos y contratos críticos, y un dictamen preceptivo antes de cualquier compra importante.
Alcance: gobierno de TI y toma de decisiones, un registro de sistemas siempre actualizado, análisis y optimización de procesos, compras y riesgo de dependencia de un proveedor, traducción y evaluación del riesgo entre la dirección y el área de TI, cartera de proyectos.
Los primeros 90 días de una nueva colaboración: diagnóstico inicial y posibles «señales de alarma» urgentes, puesta en marcha de los registros y revisión de los contratos, e informe para la dirección con una hoja de ruta a 12–24 meses.
Todas estas obligaciones empiezan por la misma pregunta: ¿qué tenemos en realidad?
El inventario no es un proyecto aparte de la elección de un sistema de clase EZD (gestión electrónica de expedientes), de KSeF (el sistema nacional polaco de facturación electrónica) o del cumplimiento del KSC (el sistema nacional de ciberseguridad). Es el primer paso de cada uno de ellos, dado una sola vez en lugar de cuatro veces y por partes.
Sea cual sea el alcance, el camino es el mismo: de una información dispersa y caótica a una única decisión que se pueda defender.
- ReconocimientoEntrevistas, revisión de documentos y sistemas, una primera imagen de la situación sin ideas preconcebidas.
- Una imagen compartidaUn único mapa coherente de procesos, costes, riesgos y dependencias, comprensible tanto para la dirección como para TI.
- Opciones de decisiónAlternativas reales, con las consecuencias, el coste y el riesgo de cada una, sin favorecer a ningún proveedor.
- Supervisión de la ejecuciónPresencia del lado del cliente durante la selección, la implantación y la recepción del sistema, no solo en la fase de concepto.
- Evaluación del resultadoComprobar si la decisión ha dado el resultado esperado y preparar la siguiente etapa.
En un plazo de 2 a 6 semanas, la dirección recibe cuatro conjuntos de documentos, no un informe destinado a quedarse en un cajón.
Elaborados desde cero para su organización, en formato editable y con licencia perpetua. En total, 16 documentos y herramientas que constituyen la base de la transformación digital y de la ejecución de una estrategia de TI a largo plazo, entre ellos una presentación y una sesión para la dirección, incluidas en el precio.
Cimientos · inventariode 2 a 6 semanas · por debajo del umbral de contratación pública · 16 documentos y herramientas
Conocimiento del estado actual 4 documentos
Un resumen de una página para la dirección, un informe de inventario que puede presentarse a la dirección, a la Cámara Regional de Cuentas (RIO) y al Cámara Suprema de Control (NIK), una hoja de cálculo con 35 atributos por sistema y una matriz de integraciones con los sistemas de la administración central. Conocer el estado actual («AS IS») es imprescindible para definir el estado objetivo («TO BE»).
Estrategia y estándares de futuro 4 documentos
Una estrategia de digitalización a 10 años, un catálogo de estándares técnicos, 20 cláusulas contractuales tipo para los pliegos de contratación (SWZ) y una política de uso responsable de la IA.
Herramientas de gestión para futuros proyectos 5 herramientas
Una ficha de iniciativa digital, una ficha de evaluación de arquitectura, una metodología de inventario que su equipo podrá repetir por sí mismo, un registro de 20 riesgos con mapa de calor y un plan de gestión del cambio.
Comunicación y decisión de la dirección 3 elementos
Diagramas de arquitectura, un glosario de unos 150 términos y siglas, y una presentación de 12 a 15 diapositivas con una sesión de 60 a 90 minutos para la dirección, incluida en el precio. La presentación recoge los riesgos identificados y la forma de mitigarlos, incluidos los riesgos personales de los miembros de la dirección.
Sector público – administración local
Un sistema de clase EZD: obligación prevista, plazo aplazado como pronto a 2029. Antes de elegir el camino, compruebe lo que ya tiene.
El secretario y el tesorero no necesitan conocer la arquitectura de TI. Necesitan un registro de sistemas y contratos, los riesgos del KSC/NIS 2 y un resumen de una página que se pueda presentar a la Junta de Gobierno y al Pleno.
- Ayuda para elegir un sistema de clase EZDUn mapa del flujo documental y de las integraciones, antes de decidir la vía de migración.
- Apoyo durante el proyecto EZDConversaciones con los proveedores, reuniones sobre integración y apoyo en la organización de la formación.
- Contratos integrados con el CRU JSFP, el registro central de contratos del sector públicoEl EZD visto desde la perspectiva de otros proyectos: preparación y redacción de contratos junto con la integración con el CRU JSFP.
- Facturas de KSeF y su circuitoDescarga de facturas desde KSeF, conformidad sobre el fondo, verificación formal y contable, y traspaso de las facturas al sistema financiero-contable.
- Planificación de nuevos proyectosProcesos de selección y convocatorias, consultas públicas, gestión digital de las sesiones de la Junta de Gobierno, y planificación, aprobación y liquidación de comisiones de servicio.
- KSC / NIS 2Un registro de sistemas y riesgos, el punto de partida de la gestión de riesgos que exige la ley.
- Un presupuesto defendible ante el PlenoEl gasto en TI dividido entre obligaciones normativas e inversión, con el coste de no actuar.
Empresas de servicios públicos
Flujo documental (KSeF), e-Doręczenia, firmas digitales, archivo electrónico de los procedimientos de contratación, sustitución del ERP. Conviene reunirlo todo en una estrategia coherente.
El director general de una empresa de calefacción urbana, de un servicio de aguas o de una empresa de transporte urbano recibe una única recomendación de su propio departamento. Una segunda opinión, independiente, antes de firmar: qué se integrará realmente con el sistema financiero-contable y cuánto costará de verdad en cinco años.
- KSeF y circuito de facturasUna matriz de integraciones con el sistema financiero-contable, en lugar de otra isla de aplicaciones.
- Integración con el sistema financiero-contable y el ERPEl requisito de integración recogido en la especificación desde el primer día, no añadido mediante una modificación del contrato después de la firma.
- Expedientes digitales de personal y nuevos módulosCategorías A/B/C/D y un orden de implantación para que cada módulo encaje en lo que ya existe.
- Gestión de la correspondencia (EZD)El circuito de la correspondencia dentro de un sistema de clase EZD.
- Firma electrónicaElección del tipo de firma electrónica adecuado para cada uso, con el fin de eliminar los documentos en papel.
- Integración con e-DoręczeniaEnvío y recepción de escritos a través de e-Doręczenia sin volver a introducir datos de un sistema a otro.
- Correspondencia multicanalPuesta en marcha y gestión de la recepción multicanal de correspondencia y de su envío masivo.
Empresas
Tiene un proyecto que sacar adelante y su equipo de TI está desbordado con el mantenimiento. Le vendrá bien tener a alguien de su lado.
Selección e implantación de un nuevo ERP, gestión de reclamaciones, un CRM orientado a procesos, el circuito de justificantes de gasto con KSeF, gestión de contratos, incorporación y salida de empleados: redacto los requisitos junto con la dirección, hablo con su equipo de TI y con los proveedores, comparo las ofertas (en las filiales, según las directrices de compras de la matriz) y superviso tanto la ejecución del proyecto como el cambio organizativo que conlleva. Tras una sola conversación, recibe un concepto en unos 2 días.
- 15 minutos de conversación, un concepto en 2 díasRecopilar requisitos detallados y redactar una especificación puede resultar tedioso, y no siempre se ve hacia dónde va. Antes de empezar, hace falta un boceto visual de lo que la dirección tiene en mente, para valorar el rumbo antes de que nadie escriba la primera página de documentación.
- Ofertas comparadas según las directrices de la matrizUna matriz de criterios: qué es importante, qué lo es menos, quién ofrece qué, cómo ha respondido cada proveedor, mi recomendación. La decisión es suya; el trabajo administrativo para el que TI no tiene tiempo y la dirección no tiene a nadie asignado lo asumo yo, como parte del coste del propio proyecto.
- Representación de la dirección durante la implantaciónLa dirección solo vuelve al asunto cuando realmente hay que tomar una decisión.
- Un gran proyecto de la matriz, por ejemplo un ERP comúnReuniones con proveedores, conversaciones sobre integración y resúmenes concisos para la dirección y TI de cara a la comunicación con la matriz, para que la dirección solo vuelva al asunto cuando haya una decisión real que tomar.
Relaciones de entre 8 y 18 años, mantenidas a lo largo de sucesivas oleadas normativas.
KSeF, e-Doręczenia, archivo electrónico, NIS 2, plataformas de aplicaciones, estándares de modelado de procesos, procesos de personal y de selección, procesos financieros, procesos de atención al cliente, construcción de sistemas de aplicaciones integrales conectados con sistemas de clase ERP, comercio electrónico, marketplaces B2B. Los mismos problemas en cuatro mundos muy distintos: una administración local, una empresa municipal, un puerto y una corporación industrial. Verlos desde tantos ángulos me ha dado un amplio bagaje como asesor.
- 2008–2026Entidades locales
18 años de trabajo con entidades locales en la estrategia y la arquitectura de una plataforma unificada de intercambio de información que hace posible una verdadera administración electrónica. Más de 40 módulos diseñados e implantados, entre ellos EZD, archivo electrónico, gestión electrónica de la Junta de Gobierno y del Pleno, convocatorias electrónicas, selección de personal electrónica, consultas públicas, comisiones de servicio electrónicas, formación electrónica, atención a los concejales, 12 registros públicos y dos portales web.
- 2019–2026Empresas de servicios públicos: calefacción urbana, servicios de aguas, transporte urbano
Diseño, implantación y puesta en marcha de una plataforma de trabajo colaborativo y gestión de procesos de negocio que abarca, entre otros, el archivo electrónico de los procedimientos de contratación, el circuito electrónico de justificantes de gasto, los expedientes digitales de personal, la gestión de la correspondencia y la asistencia jurídica.
- 2017–2026Filial industrial de un grupo extranjero
Diseño del concepto e implantación de una solución integral de tipo procure-to-pay para una corporación industrial internacional con actividad en Polonia. Papel de responsable de la gestión del cambio ante el consejo de administración, el director financiero (CFO) y la jefa de contabilidad. Noveno año de desarrollo de un sistema de tipo BPM (gestión de procesos de negocio). Las sucesivas ampliaciones han abarcado procesos como reclamaciones, contratos y modificaciones de contrato, entrega de muestras, discrepancias de almacén, gestión de la calidad, poderes, solicitudes de dictamen sobre cambios, gestión de la correspondencia integrada con e-Doręczenia, y tramitación de pagos y remesas bancarias integrada con el sistema bancario.
- 2018–2026Terminal de contenedores
Sistema CRM para los equipos de atención al cliente y ventas sobre una plataforma de procesos: contactos, consultas desde el sitio web, cálculo y preparación de ofertas, reclamaciones, todavía en uso. Identificación de objetivos, análisis de requisitos y diseño del concepto de un sistema de gestión de las relaciones con las partes interesadas.
- 2006–2013Grupo polaco de empresas industriales
Diseño del concepto y de los objetivos, e implantación de una plataforma de trabajo colaborativo para 800 usuarios. Definición de requisitos y objetivos, análisis de negocio y de procesos, e implantación de un CRM orientado a procesos que conecta los datos de todas las empresas del grupo.
Y muchos otros, entre ellos institutos de investigación, cooperativas de ahorro y crédito, ayuntamientos, empresas de instalaciones eléctricas, compañías energéticas, promotoras inmobiliarias residenciales y una emisora de radio de ámbito nacional.
¿Quiere saber más sobre mi experiencia? El currículum completo en la página Sobre mí
Del lado del cliente. En el lenguaje de la dirección, no en jerga tecnológica.
- Experiencia en gestión y tecnología
- Más de 20 años realizando análisis, definiendo requisitos, llevando a cabo implantaciones y gestionando relaciones de servicio directamente con consejos de administración, directores financieros y directores de TI.
- Conocimiento de la administración local, las empresas municipales y el mundo empresarial
- Trabajo con entidades locales, servicios de aguas, empresas de calefacción urbana, empresas de transporte urbano, el sector energético, empresas industriales, terminales de contenedores, empresas logísticas, promotoras inmobiliarias residenciales, bancos y aseguradoras.
- Traducir los objetivos de negocio en tecnología, riesgo y decisiones finales
- Registros de riesgos, hojas de ruta de inversión a tres años y documentación de requisitos que sirve de base para la recepción de contratos y registros públicos. Un apoyo real en la toma de decisiones.
- Apoyo a la dirección en la toma de decisionesEntiendo los objetivos y las preocupaciones a los que se enfrenta la dirección y la acompaño en el terreno de la digitalización para que pueda mantener un diálogo con sentido con su propio equipo de TI, y no limitarse a aceptar recomendaciones ya cerradas.
- Representante del cliente ante los proveedoresPreparo las preguntas para los proveedores, una matriz de compra para comparar ofertas y criterios de interoperabilidad para una decisión informada, y para la auditoría que llegará después.
- Prototipado de la intención: 15 minutos, un concepto en unos 2 díasLa dirección puede describir un problema en un cuarto de hora, pero no tiene tiempo para redactar requisitos. Yo sí, y vuelvo con un concepto o un prototipo antes de que el proyecto haya generado su primer coste.
- Representante de la dirección en el equipo de implantaciónUna vez en marcha el proyecto, velo en las reuniones de seguimiento por que se mantenga fiel a la intención inicial; la dirección solo vuelve al asunto cuando realmente hay que tomar una decisión.
- Planificación de la IA en la organizaciónLa IA no pide permiso: está poniendo patas arriba los modelos de negocio que conocemos. Hoy, toda empresa se está convirtiendo en una empresa tecnológica, sea cual sea su sector. Ventas, marketing, operaciones, atención al cliente, trabajo rutinario de oficina: en pocos años, la mayor parte de estas tareas estará en manos de la inteligencia artificial. Adaptarse a este cambio ya no es una ambición ni una moda. Es la única forma de seguir en el juego.
Cuatro principios en los que se basa cada colaboración.
Expuestos sin rodeos, porque son las preguntas que se hacen secretarios, directores generales y responsables de TI antes de dejar entrar a alguien de fuera en sus sistemas.
- Independencia de los proveedoresNo vendo sistemas, licencias ni implantaciones, y no cobro comisiones de ningún proveedor. Mi recomendación puede perfectamente ser «no compren» o «quédense con lo que tienen».
- ConfidencialidadUn acuerdo de confidencialidad antes del primer documento. La información sobre sus sistemas, contratos y costes nunca llega a otros clientes ni a casos prácticos sin su consentimiento.
- Propiedad de los entregablesLos registros, mapas, estándares y cláusulas son suyos, en formato editable y sin límite de tiempo. Puede seguir manteniéndolos por su cuenta o con otro asesor.
- Datos personalesEl inventario se ocupa de sistemas, contratos y procesos, no de datos de vecinos ni de clientes. No accedo a las bases de datos; si el acceso es inevitable, solo en sus propios equipos y con una autorización formal.
Antes de escribir: respuestas a las preguntas más frecuentes.
¿Cuánto cuesta un inventario de sistemas TI para una administración pública o una empresa?
En función del número de sistemas y departamentos, el precio de 2 a 6 semanas de trabajo se mantiene por debajo del umbral de contratación pública, y al final recibe un juego completo de documentos estratégicos. Al estar por debajo del umbral, el contrato no requiere un procedimiento conforme a la Ley polaca de Contratación Pública. El precio exacto lo confirmo tras una breve conversación sobre el tamaño de su organización.
Tenemos un plazo para la implantación. ¿No lo retrasará el inventario?
No. Dura de 2 a 6 semanas y concluye con requisitos, cláusulas contractuales y una matriz de integraciones, es decir, lo que de todos modos habría que preparar antes de la licitación. Normalmente acorta la preparación de la licitación, porque sustituye la recopilación de ofertas de proveedores como punto de partida.
Tenemos nuestro propio departamento de TI. ¿Para qué necesitamos un asesor externo?
El área de TI evalúa las soluciones desde el punto de vista técnico. La dirección necesita a alguien que las evalúe desde su propia perspectiva (riesgo, coste total, cumplimiento normativo, los intereses de la organización frente al proveedor), con independencia de la recomendación de TI, no en su lugar. Es una segunda opinión independiente, no una competencia para su propio equipo.
¿En qué se diferencia un asesor en digitalización de un fractional CIO?
Es el mismo papel que a nivel internacional se conoce como «fractional CIO» (CIO a tiempo parcial); en Polonia simplemente tiene un nombre polaco. La diferencia está en los límites: Krogis no asume el departamento de TI ni su presupuesto, y no dirige al personal técnico. Representa a la dirección: traduce sus intenciones en requisitos y ayuda a TI a expresar sus necesidades en un lenguaje que la dirección entienda y acepte. Es un papel de asesoramiento, traducción y representación, no de mando sobre el equipo técnico.
¿Cómo preparar la organización para la implantación de un nuevo sistema de TI?
Empiece por lo que ya tiene: qué sistemas, datos, integraciones y contratos debe sustituir el nuevo sistema o con cuáles debe convivir. Designe en su organización a una persona que decida sobre los procesos y determine cómo sabrá que la implantación ha tenido éxito. Redacte los requisitos en el lenguaje de sus procesos y solo después hable con los proveedores. El inventario le da ese punto de partida en un plazo de 2 a 6 semanas.
¿Cuándo conviene sustituir un sistema y cuándo modernizarlo?
Un sistema que da un buen soporte al proceso y cuenta con soporte del fabricante suele merecer seguir desarrollándose. Un sistema sin soporte, con transcripción manual de datos y un coste de mantenimiento creciente, es candidato a la sustitución. Compare el coste total a varios años vista, no solo el precio de una nueva licencia, y calcule cuántas integraciones y cuántos datos habrá que trasladar. La categorización de sistemas del inventario ordena esta decisión para toda la organización a la vez.
¿En qué se diferencia implantar un sistema de cambiar una organización?
La implantación termina con la recepción: el sistema funciona. El cambio termina cuando las personas trabajan a diario de la nueva manera. Lo primero se encarga al proveedor; lo segundo exige conocer la cultura y a los usuarios, y un plan de adaptación. Más información: gestión del cambio.
¿Merece la pena implantar IA en una administración o en una empresa?
Merece la pena si hay un objetivo concreto, un proceso descrito y un responsable de la decisión con nombre y apellidos. Empiece por ordenar los datos y los procesos, por un registro de los lugares donde ya se usa IA y por las reglas de su uso. La IA no arreglará el caos, solo lo acelerará. Las obligaciones legales dependen de la forma de uso, por lo que conviene comprobarlas para cada aplicación concreta.
Hablemos de la decisión antes de que un proveedor la tome por usted.
Escriba a: wojciech.kroczak@krogis.pl
Llame al: +48 516 401 658
- Respondo en un plazo de 2 días hábiles
- Primera conversación: 30 minutos, sin coste
- No necesita preparar nada