Od čeho začít s digitalizací okresního úřadu, který nemá ředitele IT?

Tento příspěvek je určen tajemníkům okresů a starostům okresů (starostům v polském smyslu – starosta), a také pokladníkům (skarbnik), s nimiž se rozpočet schvaluje. Okresní úřad má svá specifika: řadu odborů s vlastními odvětvovými systémy a celostátními registry, organizační jednotky okresu a podle zákona o národním systému kybernetické bezpečnosti (KSC) status klíčového subjektu. Pořádek v IT proto není jen otázkou pohodlí, ale i povinností.

Proč je to na okresním úřadě těžší

Okresní úřad vyřizuje agendy, které stojí na systémech a registrech provozovaných různými dodavateli a institucemi: registraci vozidel, katastrální a geodetickou agendu, stavební záležitosti, finance, personalistiku a podatelnu. Každý odbor zná svůj systém, ale málokdo vidí celek: které systémy si mezi sebou vyměňují data, kdo je vlastníkem smlouvy, kdy končí podpora výrobce a co se stane, když dodavatel zvedne cenu.

Z rozhovorů s okresními úřady vidím několik opakujících se příčin:

• Znalosti jsou roztříštěné. Informatik zná infrastrukturu, odbory znají své aplikace, dodavatelé znají své smlouvy. Úplný obraz nemá nikdo.
• Povinnosti přicházejí odděleně, ale dopadají na stejné lidi. KSC, KSeF, e-Doručování, Centrální registr smluv a ohlašovaná povinnost systému třídy EZD jsou v praxi změny téhož oběhu dokumentů.
• Oddělení IT je malé. Dva až tři lidé udržují techniku, síť a běžný chod úřadu. Na vedení výběru velkého systému jim nezbývá čas.
• Rozhodnutí vznikají pod tlakem termínu. Pak už není čas na porovnání nabídek a úřad vyjednává ze slabší pozice.

Krok 1. Inventarizace systémů a smluv

Prvním krokem není výběr systému, ale soupis toho, co úřad už má. Dobrá inventarizace odpovídá na jednoduché otázky: jaké systémy fungují v každém odboru, kdo je jejich vlastníkem, s kým je uzavřena smlouva a do kdy, kolik stojí údržba, které systémy si vyměňují data a kde jsou jednotlivé body selhání, tedy místa, kde výpadek jednoho prvku nebo odchod jedné osoby zastaví chod úřadu.

Inventarizace trvá 2–6 týdnů, vejde se pod limit pro veřejné zakázky a nevyžaduje přístup k údajům obyvatel. Výsledkem je jedna stránka pro starostu okresu a radu okresu a sada podkladů, z nichž vychází každý další krok. Podrobnosti: inventarizace IT systémů.

Krok 2. Plán povinností na jedné stránce

Na základě inventarizace vzniká jedna stránka s povinnostmi a termíny. U každé povinnosti: kdo odpovídá, jaký je další krok a do kdy.

1. Systém třídy EZD. Ohlašovaná povinnost; podle vysvětlení Ministerstva digitalizace z října 2026 je termín posunutý nejdříve na rok 2029, předpisy jsou zatím v návrhu. Je vhodné termín průběžně ověřovat, protože harmonogram bývá aktualizován.
2. KSC. Okresní úřad je klíčovým subjektem ve smyslu zákona o národním systému kybernetické bezpečnosti; část povinností má vlastní termíny. Od čeho začít, popisuji v příspěvku Zákon o KSC na okresním úřadě.
3. KSeF a e-Doručování. Mění oběh faktur a korespondence, dotýkají se tedy stejných procesů jako systém třídy EZD.
4. Centrální registr smluv. Vyžaduje znalost smluv, kterou tak jako tak shromažďuje inventarizace; krok za krokem popisuji v příspěvku Centrální registr smluv.

Krok 3. Rozpočet, který obstojí před zastupitelstvem

Rozpočet IT jako jedna položka se obhajuje těžko. Snadnější je to, když je rozdělen na regulatorní povinnost (co je třeba udělat na základě předpisů) a investici (co úřad dělá proto, aby pracoval efektivněji), a vedle toho stojí náklady nečinnosti: co se stane, pokud se neudělá nic. Návrh rozpočtu vzniká na podzim, takže je to nejlepší okamžik na přípravu takového rozdělení. Více v příspěvku Rozpočet IT před zastupitelstvem.

Krok 4. Garant digitalizace bez nového pracovního místa

Každý velký projekt potřebuje garanta: osobu, která hlídá celek, termíny a rozhodnutí. Na okresním úřadě bez ředitele IT je jím obvykle tajemník, i když na to málokdy má čas a zkušenosti s výběrem velkých systémů. Místo vytváření nové pozice lze toto podpořit externím poradcem na částečný úvazek: někým, kdo se každý týden nebo každý měsíc schází s tajemníkem a vedoucím IT, vede evidenci projektů a rizik, pomáhá v jednáních s dodavateli a nezávisle posuzuje jejich návrhy. Rozhodnutí zůstávají na straně úřadu.

Příklad z praxe

Stejný mechanismus jsem viděl u velké jednotky územní samosprávy, kde byl partnerem na straně úřadu vedoucí odboru informatiky. Úřad postupně obrůstal dalšími, vzájemně nepropojenými aplikacemi, které měly podporovat práci jednotlivých útvarů. Začali jsme základní inventarizací potřeb a stávajících systémů. Na jejím základě vznikla mapa kroků vedoucích k optimalizaci nákladů dalších projektů a následně základ aplikační strategie, převedený do technologických požadavků: optimální celkové náklady na vlastnictví (TCO), omezení rizika vendor lock-in a plán přenosu znalostí od dodavatelů k internímu IT týmu.

Úřad přijal standardy pro modelování procesů, předávání znalostí mezi dodavateli a dokumentování požadavků a architektury systémů a aplikační strategii naplánoval na příštích deset let. Nejvíc překvapilo jedno: organizační útvary, které měly vlastní rozpočty a pravomoci, souběžně vedly vlastní IT iniciativy. Rozšiřovaly tím silové ostrůvky a zvyšovaly náklady na provoz, přestože mohly být od začátku realizovány v rámci jedné, konzistentní strategie. Bez inventarizace by to nikdo neviděl.