Od czego zacząć cyfryzację starostwa, które nie ma dyrektora IT?

Ten wpis jest dla sekretarzy powiatów i starostów, a także dla skarbników, z którymi uzgadnia się budżet. Starostwo ma swoją specyfikę: wiele wydziałów z własnymi systemami dziedzinowymi i krajowymi rejestrami, jednostki organizacyjne powiatu, a w ustawie o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa status podmiotu kluczowego. Dlatego porządek w IT jest tu nie tylko kwestią wygody, ale też obowiązków.

Dlaczego w starostwie jest trudniej

Starostwo obsługuje sprawy, które opierają się na systemach i rejestrach prowadzonych przez różnych dostawców i instytucje: rejestrację pojazdów, zasób geodezyjny, sprawy budowlane, finanse, kadry i kancelarię. Każdy wydział zna swój system, ale rzadko ktoś widzi całość: które systemy się ze sobą wymieniają danymi, kto jest właścicielem umowy, kiedy kończy się wsparcie producenta i co się stanie, gdy dostawca podniesie cenę.

Z rozmów ze starostwami widzę kilka powtarzających się przyczyn:

• Wiedza jest rozproszona. Informatyk zna infrastrukturę, wydziały znają swoje aplikacje, dostawcy znają swoje umowy. Pełnego obrazu nie ma nikt.
• Obowiązki przychodzą osobno, a spadają na tych samych ludzi. KSC, KSeF, e-Doręczenia, Centralny Rejestr Umów i zapowiadany obowiązek systemu klasy EZD to w praktyce zmiany tego samego obiegu dokumentów.
• Dział IT jest mały. Dwie, trzy osoby utrzymują sprzęt, sieć i bieżącą pracę urzędu. Na prowadzenie wyboru dużego systemu nie mają czasu.
• Decyzje zapadają pod presją terminu. Wtedy nie ma już czasu na porównanie ofert i starostwo negocjuje ze słabszej pozycji.

Krok 1. Inwentaryzacja systemów i umów

Pierwszym krokiem nie jest wybór systemu, tylko spis tego, co starostwo już ma. Dobra inwentaryzacja odpowiada na proste pytania: jakie systemy działają w każdym wydziale, kto jest ich właścicielem, z kim jest umowa i do kiedy, ile kosztuje utrzymanie, które systemy wymieniają się danymi i gdzie są pojedyncze punkty awarii, czyli miejsca, w których awaria jednego elementu albo odejście jednej osoby zatrzymuje pracę.

Inwentaryzacja trwa 2–6 tygodni, mieści się poniżej progu zamówień publicznych i nie wymaga dostępu do danych mieszkańców. Kończy się jedną stroną dla starosty i Zarządu Powiatu oraz kompletem dokumentów, z których korzysta każdy kolejny krok. Szczegóły: inwentaryzacja systemów IT.

Krok 2. Plan obowiązków na jednej stronie

Na podstawie inwentaryzacji powstaje jedna strona z obowiązkami i terminami. Przy każdym obowiązku: kto odpowiada, jaki jest następny krok i do kiedy.

1. System klasy EZD. Zapowiadany obowiązek; według wyjaśnień Ministerstwa Cyfryzacji z października 2026 termin przesunięty najwcześniej na 2029 r., przepisy są w projekcie. Warto go potwierdzać, bo harmonogram bywa aktualizowany.
2. KSC. Starostwo jest podmiotem kluczowym w rozumieniu ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa; część obowiązków ma własne terminy. Od czego zacząć, opisuję we wpisie Ustawa o KSC w starostwie.
3. KSeF i e-Doręczenia. Zmieniają obieg faktur i korespondencji, więc dotykają tych samych procesów, co system klasy EZD.
4. Centralny Rejestr Umów. Wymaga wiedzy o umowach, którą i tak zbiera inwentaryzacja; krok po kroku opisuję we wpisie Centralny Rejestr Umów.

Krok 3. Budżet, który obroni się przed Radą Powiatu

Budżet IT jako jedna pozycja jest trudny do obrony. Łatwiej, gdy jest podzielony na obowiązek regulacyjny (to, co trzeba zrobić z mocy przepisów) i inwestycję (to, co starostwo robi, żeby pracować sprawniej), a obok jest koszt zaniechania: co się stanie, jeśli nic nie zrobimy. Projekt budżetu powstaje jesienią, więc to najlepszy moment, żeby taki podział przygotować. Więcej we wpisie Budżet IT przed Radą.

Krok 4. Gospodarz cyfryzacji bez nowego etatu

Każdy duży projekt potrzebuje gospodarza: osoby, która pilnuje całości, terminów i decyzji. W starostwie bez dyrektora IT zwykle jest nim sekretarz, choć rzadko ma na to czas i doświadczenie w wyborze dużych systemów. Zamiast tworzyć stanowisko, można to wesprzeć zewnętrznym doradcą w niepełnym wymiarze: kimś, kto co tydzień albo co miesiąc siada z sekretarzem i kierownikiem IT, prowadzi rejestr projektów i ryzyk, pomaga w rozmowach z dostawcami i niezależnie ocenia ich propozycje. Decyzje zostają po stronie starostwa.

Przykład z praktyki

Ten sam mechanizm widziałem w dużej jednostce samorządu terytorialnego, w której po stronie urzędu partnerem był naczelnik wydziału informatyki. Urząd obrastał w kolejne, niepowiązane ze sobą aplikacje, które miały wspierać pracę poszczególnych komórek. Zaczęliśmy od podstawowej inwentaryzacji potrzeb i istniejących systemów. Na tej podstawie powstała mapa działań prowadzących do optymalizacji kosztów kolejnych projektów, a potem fundament strategii aplikacyjnej, przełożony na wymagania technologiczne: optymalny całkowity koszt posiadania, ograniczenie ryzyka przywiązania do jednego dostawcy i plan przenoszenia wiedzy od dostawców do wewnętrznego zespołu IT.

Urząd przyjął standardy modelowania procesów, przekazywania wiedzy między dostawcami oraz dokumentowania wymagań i architektury systemów, a strategię aplikacyjną zaplanował na najbliższe dziesięć lat. Najbardziej zaskoczyło jedno: komórki organizacyjne, które miały własne budżety i uprawnienia, równolegle prowadziły własne inicjatywy informatyczne. Rozbudowywały silosy i podnosiły koszty utrzymania, choć od początku mogły być realizowane w ramach jednej, spójnej strategii. Bez inwentaryzacji nikt by tego nie zobaczył.