Tärkeimmät pointit
Ensin luettelo, sitten hankinnat
Järjestelmien, sopimusten ja integraatioiden lista näyttää, mitä virastolla jo on ja missä piilee riski.
Yksi velvoitesuunnitelma
EZD, KSC, KSeF, e-Doręczenia ja keskitetty sopimusrekisteri koskevat samoja ihmisiä ja samaa asiakirjojen kulkua.
Budjetti valtuuston kielellä
Velvoite erikseen, investointi erikseen, laiminlyönnin hinta suoraan esiin.
Digitalisoinnin vastuuhenkilö
Sihteeri neuvonantajan tukemana IT-henkilöstön rinnalla, ilman IT-johtajan viran perustamista.
Zdjęcia ilustracyjne
Tämä kirjoitus on tarkoitettu piirikuntien sihteereille ja starostoille (piirikunnan johtajille) sekä skarbnikeille (varainhoitajille), joiden kanssa budjetista sovitaan. Maakuntavirastolla on omat erityispiirteensä: useita osastoja omine erikoisjärjestelmineen ja kansallisine rekistereineen, piirikunnan alaisia organisaatioyksiköitä, ja kansallista kyberturvallisuuslakia (KSC) koskevassa sääntelyssä status keskeisenä toimijana. Siksi IT:n järjestyksessä pitäminen ei ole täällä pelkkä mukavuuskysymys, vaan myös velvoite.
Miksi maakuntavirastossa on vaikeampaa
Maakuntavirasto hoitaa asioita, jotka nojaavat eri toimittajien ja instituutioiden ylläpitämiin järjestelmiin ja rekistereihin: ajoneuvorekisteröintiin, maastorekisteriin, rakennusasioihin, talouteen, henkilöstöhallintoon ja kirjaamoon. Jokainen osasto tuntee oman järjestelmänsä, mutta harvoin kukaan näkee kokonaisuutta: mitkä järjestelmät vaihtavat tietoja keskenään, kuka omistaa minkäkin sopimuksen, milloin valmistajan tuki päättyy ja mitä tapahtuu, jos toimittaja nostaa hintaa.
Keskusteluista maakuntavirastojen kanssa nousee toistuvasti esiin muutama syy:
- Tieto on hajallaan. IT-vastaava tuntee infrastruktuurin, osastot tuntevat omat sovelluksensa, toimittajat tuntevat omat sopimuksensa. Kokonaiskuvaa ei ole kenelläkään.
- Velvoitteet tulevat erikseen, mutta laskeutuvat samojen ihmisten harteille. KSC, KSeF, e-Doręczenia, Keskitetty sopimusrekisteri ja tulossa oleva EZD-luokan järjestelmän velvoite ovat käytännössä muutoksia samaan asiakirjojen kulkuun.
- IT-osasto on pieni. Kaksi, kolme henkilöä ylläpitää laitteistoa, verkkoa ja viraston päivittäistä toimintaa. Suuren järjestelmän valintaprosessin johtamiseen ei jää aikaa.
- Päätökset syntyvät aikapaineessa. Silloin ei enää ole aikaa tarjousten vertailuun, ja maakuntavirasto neuvottelee heikommasta asemasta.
Vaihe 1. Järjestelmien ja sopimusten inventointi
Ensimmäinen askel ei ole järjestelmän valinta, vaan luettelo siitä, mitä virastolla jo on. Hyvä inventointi vastaa yksinkertaisiin kysymyksiin: mitkä järjestelmät toimivat kullakin osastolla, kuka niitä omistaa, kenen kanssa sopimus on tehty ja mihin asti, mitä ylläpito maksaa, mitkä järjestelmät vaihtavat tietoja keskenään ja missä ovat yksittäiset vikapisteet – paikat, joissa yhden osan vikaantuminen tai yhden henkilön lähteminen pysäyttää työn.
Inventointi kestää 2–6 viikkoa, se mahtuu julkisten hankintojen kynnysarvon alle eikä edellytä pääsyä asukkaiden tietoihin. Lopputuloksena on yhden sivun yhteenveto starostalle ja piirikunnan hallitukselle sekä asiakirjakokonaisuus, josta hyödytään jokaisessa seuraavassa vaiheessa. Tarkemmin: IT-järjestelmien inventointi.
Vaihe 2. Velvoitesuunnitelma yhdellä sivulla
Inventoinnin pohjalta syntyy yhden sivun yhteenveto velvoitteista ja määräajoista. Jokaisen velvoitteen kohdalla: kuka vastaa, mikä on seuraava askel ja mihin mennessä se tehdään.
- EZD-luokan järjestelmä. Tulossa oleva velvoite; digitalisaatioministeriön lokakuun 2026 selvitysten mukaan määräaikaa on siirretty aikaisintaan vuoteen 2029, säädökset ovat vielä luonnosvaiheessa. Tilannetta kannattaa seurata, sillä aikataulua on päivitetty useaan otteeseen.
- KSC. Maakuntavirasto on kansallista kyberturvallisuuslakia koskevassa sääntelyssä keskeinen toimija; osalla velvoitteista on omat määräaikansa. Mistä aloittaa, kuvaan kirjoituksessa KSC-laki maakuntavirastossa.
- KSeF ja e-Doręczenia. Nämä muuttavat laskujen ja kirjeenvaihdon kulkua ja koskettavat siten samoja prosesseja kuin EZD-luokan järjestelmä.
- Keskitetty sopimusrekisteri. Edellyttää tietoa sopimuksista, jota inventointi joka tapauksessa kerää; vaiheet kuvaan kirjoituksessa Keskitetty sopimusrekisteri vaihe vaiheelta.
Velvoitesuunnitelma toimii kuin remonttiaikataulu rakennuksessa, jossa työskennellään päivittäin. Kaikkien huoneiden putkistoja ei voi vaihtaa erikseen ja toisistaan riippumatta. Täytyy tietää, mitkä putket kulkevat minkäkin seinän läpi, ja aikatauluttaa työt niin, että virasto toimii koko ajan.
Vaihe 3. Budjetti, joka kestää piirikuntavaltuuston edessä
IT-budjettia yhtenä eränä on vaikea puolustaa. Helpompaa on, kun se jaetaan sääntelyn velvoittamaan osuuteen (mitä on tehtävä lain nojalla) ja investointiin (mitä virasto tekee toimiakseen sujuvammin), ja rinnalle lisätään laiminlyönnin hinta: mitä tapahtuu, jos emme tee mitään. Budjettiesitys laaditaan syksyllä, joten se on paras hetki valmistella tällainen jaottelu. Lisää aiheesta kirjoituksessa IT-budjetti valtuuston edessä.
Vaihe 4. Digitalisoinnin vastuuhenkilö ilman uutta virkaa
Jokainen suuri hanke tarvitsee vastuuhenkilön: henkilön, joka valvoo kokonaisuutta, aikatauluja ja päätöksiä. Maakuntavirastossa ilman IT-johtajaa tämä rooli lankeaa yleensä sihteerille, vaikka hänellä harvoin on siihen aikaa tai kokemusta suurten järjestelmien valinnasta. Viran perustamisen sijaan tätä voi tukea osa-aikaisella ulkopuolisella neuvonantajalla: henkilöllä, joka istuu viikoittain tai kuukausittain alas sihteerin ja IT-vastaavan kanssa, ylläpitää hanke- ja riskirekisteriä, auttaa toimittajaneuvotteluissa ja arvioi riippumattomasti toimittajien ehdotuksia. Päätökset jäävät maakuntaviraston käsiin.
Tässä asetelmassa IT-vastaava on liittolainen, ei valvonnan kohde. Järjestelmärekisteri ja budjetin jaottelu ovat parhaat perustelut niille resursseille, joita IT-vastaava on yleensä pyytänyt jo pitkään.
Esimerkki käytännöstä
Saman mekanismin olen nähnyt suuressa paikallishallinnon yksikössä, jossa viraston puolelta kumppanina toimi tietohallinto-osaston päällikkö. Virastoon oli vuosien saatossa kertynyt lukuisia toisistaan irrallisia sovelluksia, joiden oli tarkoitus tukea yksittäisten yksiköiden työtä. Aloitimme perusteellisesta tarpeiden ja olemassa olevien järjestelmien inventoinnista. Sen pohjalta laadittiin toimenpidekartta, joka johti seuraavien hankkeiden kustannusten optimointiin, ja myöhemmin sovellusstrategian perusta, joka käännettiin teknologisiksi vaatimuksiksi: optimaalinen kokonaiskustannus (TCO), yhteen toimittajaan sitoutumisen riskin (vendor lock-in) pienentäminen ja suunnitelma tiedon siirtämiseksi toimittajilta sisäiselle IT-tiimille.
Virasto otti käyttöön standardit prosessien mallintamiseen, toimittajien väliseen tiedonsiirtoon sekä vaatimusten ja järjestelmäarkkitehtuurin dokumentointiin, ja sovellusstrategia suunniteltiin seuraaviksi kymmeneksi vuodeksi. Yksi asia yllätti eniten: organisaatioyksiköt, joilla oli omat budjetit ja valtuudet, ajoivat rinnakkain omia IT-hankkeitaan. Ne laajensivat siiloja ja nostivat ylläpitokustannuksia, vaikka ne olisi alusta asti voitu toteuttaa yhden yhtenäisen strategian puitteissa. Ilman inventointia kukaan ei olisi tätä havainnut.