З чого почати цифровізацію старостви, яке не має директора ІТ?

Цей допис призначений для секретарів повітів і старостів, а також для скарбників (казначеїв), з якими узгоджується бюджет. Старостви мають свою специфіку: багато відділів із власними галузевими системами й загальнодержавними реєстрами, організаційні одиниці повіту, а за законом про національну систему кібербезпеки (KSC) — статус ключового суб'єкта. Тому порядок в ІТ тут — не лише питання зручності, а й обов'язків.

Чому в старостві складніше

Старостви обробляють справи, які спираються на системи та реєстри, що ведуться різними постачальниками та установами: реєстрацію транспортних засобів, геодезичний ресурс, будівельні справи, фінанси, кадри та канцелярію. Кожен відділ знає свою систему, але рідко хтось бачить цілісну картину: які системи обмінюються даними між собою, хто є власником договору, коли закінчується підтримка виробника і що станеться, якщо постачальник підвищить ціну.

З розмов зі старостами я бачу кілька повторюваних причин:

• Знання розосереджені. Інформатик знає інфраструктуру, відділи знають свої застосунки, постачальники знають свої договори. Повної картини не має ніхто.
• Обов'язки приходять окремо, але лягають на тих самих людей. KSC, KSeF, e-Doręczenia, Центральний реєстр договорів і очікуваний обов'язок впровадження системи класу EZD — на практиці це зміни того самого документообігу.
• Відділ ІТ малий. Дві-три особи підтримують обладнання, мережу та поточну роботу установи. На проведення вибору великої системи в них немає часу.
• Рішення ухвалюються під тиском термінів. Тоді вже немає часу на порівняння пропозицій, і старостви ведуть переговори зі слабшої позиції.

Крок 1. Інвентаризація систем і договорів

Перший крок — не вибір системи, а перелік того, що старостви вже мають. Якісна інвентаризація відповідає на прості запитання: які системи працюють у кожному відділі, хто є їхнім власником, з ким укладено договір і до якого терміну, скільки коштує утримання, які системи обмінюються даними між собою і де є єдині точки відмови — місця, в яких збій одного елемента або звільнення однієї людини зупиняє роботу.

Інвентаризація триває 2–6 тижнів, вкладається нижче порогу публічних закупівель і не вимагає доступу до даних мешканців. Закінчується вона однією сторінкою для старости й Правління повіту та комплектом документів, якими користуються всі наступні кроки. Деталі: інвентаризація ІТ-систем.

Крок 2. План обов'язків на одній сторінці

На основі інвентаризації формується одна сторінка з обов'язками та термінами. Для кожного обов'язку: хто відповідає, який наступний крок і до якого терміну.

1. Система класу EZD. Очікуваний обов'язок; згідно з роз'ясненнями Міністерства цифровізації з жовтня 2026 р., термін перенесено щонайраніше на 2029 р., норми перебувають на стадії проєкту. Варто перевіряти актуальний стан, оскільки графік часто оновлюється.
2. KSC. Старостви є ключовим суб'єктом у розумінні закону про національну систему кібербезпеки; частина обов'язків має власні терміни. З чого почати, я описую в дописі Закон про KSC в старостві.
3. KSeF та e-Doręczenia. Змінюють обіг рахунків-фактур і кореспонденції, тому стосуються тих самих процесів, що й система класу EZD.
4. Центральний реєстр договорів. Вимагає знань про договори, які й так збирає інвентаризація; покроково описую в дописі Центральний реєстр договорів.

Крок 3. Бюджет, який витримає захист перед Радою повіту

Бюджет ІТ як один рядок важко захистити. Легше, коли він поділений на регуляторний обов'язок (те, що треба зробити згідно з законодавством) та інвестицію (те, що старостви роблять, щоб працювати ефективніше), а поряд наведено вартість бездіяльності: що станеться, якщо нічого не зробити. Проєкт бюджету формується восени, тому це найкращий момент, щоб підготувати такий поділ. Більше в дописі Бюджет ІТ перед Радою.

Крок 4. Господар цифровізації без нової штатної посади

Кожен великий проєкт потребує господаря: людини, яка стежить за цілісною картиною, термінами й рішеннями. У старостві без директора ІТ таким зазвичай стає секретар, хоча в нього рідко є на це час і досвід у виборі великих систем. Замість створення посади це можна підтримати зовнішнім радником на неповній зайнятості: кимось, хто щотижня або щомісяця сідає разом із секретарем і керівником ІТ, веде реєстр проєктів і ризиків, допомагає у переговорах із постачальниками та незалежно оцінює їхні пропозиції. Рішення залишаються за старостввом.

Приклад із практики

Той самий механізм я бачив у великій одиниці місцевого самоврядування, де з боку установи партнером був начальник відділу інформатики. Установа обростала дедалі новими, не пов'язаними між собою застосунками, які мали підтримувати роботу окремих підрозділів. Ми почали з базової інвентаризації потреб і наявних систем. На її основі сформувалася карта дій, що вела до оптимізації витрат на наступні проєкти, а згодом — фундамент прикладної стратегії, перекладений у технологічні вимоги: оптимальна сукупна вартість володіння, зниження ризику прив'язки до одного постачальника (vendor lock-in) та план передачі знань від постачальників до внутрішньої ІТ-команди.

Установа прийняла стандарти моделювання процесів, передачі знань між постачальниками та документування вимог і архітектури систем, а прикладну стратегію запланувала на найближчі десять років. Найбільше здивувало одне: організаційні підрозділи, які мали власні бюджети й повноваження, паралельно вели власні ІТ-ініціативи. Вони розбудовували силоси та підвищували витрати на утримання, хоча з самого початку це могло реалізовуватися в рамках єдиної, узгодженої стратегії. Без інвентаризації цього ніхто б не побачив.