Var ska en starostwo utan IT-chef börja digitaliseringen?

Det här inlägget vänder sig till powiat-sekreterare och starostor, samt till skattmästare (skarbnik) som budgeten stäms av med. En starostwo har sin egen särart: många avdelningar med egna fackspecifika system och nationella register, kommunala organisationer inom powiatet, och enligt lagen om det nationella cybersäkerhetssystemet (KSC) status som nyckelenhet. Därför är ordning i IT-frågor inte bara en bekvämlighet här, utan också en fråga om skyldigheter.

Varför det är svårare i en starostwo

En starostwo hanterar ärenden som bygger på system och register som drivs av olika leverantörer och institutioner: fordonsregistrering, geodetiska underlag, byggärenden, ekonomi, HR och kansli. Varje avdelning känner sitt eget system, men sällan är det någon som ser helheten: vilka system som utbyter data med varandra, vem som äger avtalet, när leverantörens support upphör och vad som händer om leverantören höjer priset.

Från samtal med starostwa ser jag några återkommande orsaker:

• Kunskapen är spridd. IT-teknikern känner infrastrukturen, avdelningarna känner sina applikationer, leverantörerna känner sina avtal. Ingen har hela bilden.
• Skyldigheterna kommer separat, men landar på samma personer. KSC, KSeF, e-Doręczenia, det centrala avtalsregistret och det aviserade kravet på ett system av EZD-typ är i praktiken förändringar av samma dokumentflöde.
• IT-avdelningen är liten. Två, tre personer sköter hårdvara, nätverk och den löpande driften av myndigheten. De har inte tid att driva valet av ett stort system.
• Beslut fattas under tidspress. Då finns det inte längre tid för jämförelse av anbud, och starostwot förhandlar från en svagare position.

Steg 1. Inventering av system och avtal

Det första steget är inte att välja ett system, utan att göra en förteckning över vad starostwot redan har. En bra inventering besvarar enkla frågor: vilka system används på varje avdelning, vem äger dem, med vem finns avtalet och till när, vad kostar driften, vilka system utbyter data med varandra och var finns enskilda felkällor, det vill säga platser där ett fel i en enda komponent eller att en enda person slutar stoppar myndighetens arbete.

Inventeringen tar 2–6 veckor, ligger under tröskelvärdet för offentlig upphandling och kräver ingen tillgång till invånardata. Den avslutas med en sida riktad till starostan och Powiatstyrelsen samt en uppsättning dokument som används i varje efterföljande steg. Mer information: inventering av IT-system.

Steg 2. En ettsidig plan över skyldigheter

Baserat på inventeringen tas en sida fram med skyldigheter och tidsfrister. För varje skyldighet: vem som ansvarar, vad nästa steg är och till när.

1. Ett system av EZD-typ. Ett aviserat krav; enligt Digitaliseringsministeriets besked från oktober 2026 är tidsfristen flyttad till tidigast 2029, bestämmelserna finns i utkastform. Det är klokt att bekräfta läget löpande, eftersom tidsplanen uppdateras ibland.
2. KSC. Starostwot är en nyckelenhet enligt lagen om det nationella cybersäkerhetssystemet (KSC); en del av skyldigheterna har egna tidsfrister. Var man ska börja beskriver jag i inlägget KSC-lagen i en starostwo.
3. KSeF och e-Doręczenia. Förändrar flödet av fakturor och korrespondens, och berör därmed samma processer som ett system av EZD-typ.
4. Det centrala avtalsregistret. Kräver kunskap om avtal, som ändå samlas in genom inventeringen; steg för steg beskriver jag det i inlägget Det centrala avtalsregistret.

Steg 3. En budget som håller inför Powiatrådet

En IT-budget som en enda post är svår att försvara. Det blir lättare när den delas upp i regulatorisk skyldighet (det som måste göras enligt lag) och investering (det som starostwot gör för att arbeta mer effektivt), med kostnaden för att inte agera bredvid: vad som händer om ingenting görs. Budgetförslaget tas fram på hösten, så det är den bästa tidpunkten att förbereda en sådan uppdelning. Mer i inlägget IT-budget inför Rådet.

Steg 4. En digitaliseringsansvarig utan ny tjänst

Varje stort projekt behöver en ansvarig: någon som håller koll på helheten, tidsfristerna och besluten. I en starostwo utan IT-chef är det oftast sekreteraren, även om den personen sällan har tid eller erfarenhet av att välja stora system. Istället för att skapa en ny tjänst kan man stödja detta med en extern rådgivare på deltid: någon som varje vecka eller månad sätter sig ner med sekreteraren och IT-chefen, för ett register över projekt och risker, hjälper till i samtal med leverantörer och gör en oberoende bedömning av deras förslag. Besluten ligger kvar hos starostwot.

Exempel från praktiken

Samma mekanism har jag sett i en stor kommunal enhet (jednostka samorządu terytorialnego), där partnern på myndighetens sida var chefen för IT-avdelningen. Myndigheten växte i allt fler, fristående applikationer avsedda att stödja arbetet på enskilda enheter. Vi började med en grundläggande inventering av behov och befintliga system. Utifrån den togs en karta fram över åtgärder som skulle leda till kostnadsoptimering för kommande projekt, och sedan grunden till en applikationsstrategi, översatt till tekniska krav: optimal total ägandekostnad (TCO), minskad risk för vendor lock-in och en plan för att överföra kunskap från leverantörer till det interna IT-teamet.

Myndigheten antog standarder för processmodellering, kunskapsöverföring mellan leverantörer samt dokumentation av krav och systemarkitektur, och planerade applikationsstrategin för de kommande tio åren. Det som förvånade mest var en sak: organisatoriska enheter med egna budgetar och befogenheter drev parallellt egna IT-initiativ. De byggde upp silos och höjde driftskostnaderna, trots att de från början hade kunnat genomföras inom ramen för en enda, sammanhållen strategi. Utan inventeringen hade ingen sett det.