EZD s podporou KSeF ještě není oběh faktur

Tento příspěvek je určen tajemníkům a skarbníkům, kteří slyší od dodavatele „náš EZD podporuje KSeF“ a přemýšlejí, zda to uzavírá téma oběhu faktur.

Co integrace EZD s KSeF skutečně dělá

Od 1. února 2026 přijímají úřady strukturované faktury prostřednictvím KSeF (Krajowy System e-Faktur, polský Národní systém e-fakturace). Některé systémy třídy EZD, včetně EZD RP, dokážou takovou fakturu stáhnout a zobrazit jako příchozí zásilku. Jde o reálný přínos: faktura se neztratí v e-mailové schránce, má číslo KSeF a datum příjmu a je vidět v systému. Obvykle se však hned nedostane do spisu. Nejprve ji vidí podatelna, která ji předá věcně příslušnému útvaru, a teprve tento útvar fakturu přiloží ke spisu. A ví podatelna hned, kterému organizačnímu útvaru má takovou fakturu přidělit? Je také třeba mít na paměti, že metadata faktury popisují samotnou fakturu: položky, částky bez DPH a s DPH, sazby DPH. Ne vždy se shodují s tím, co je ve formuláři pro evidenci příchozí korespondence, jehož rozsah metadat popisuje spisový řád.

Tím ale integrace končí. Faktura je v systému, dokonce i ve spisu, ale nikdo ji ještě nepopsal, neschválil, nezkontroloval ani nezaúčtoval. Další cesta závisí na tom, jak má úřad nastavený oběh účetních dokladů. Na mnoha úřadech to vypadá stejně jako před zavedením KSeF: tisk, podpisy na zadní straně nebo na razítku, složka pro finanční oddělení, ruční zadání do ekonomického systému.

Cesta faktury od příjmu po úhradu

Každý úřad má tuto cestu popsanou ve směrnici o oběhu a kontrole účetních dokladů. Podrobnosti se liší, ale kroky bývají podobné.

1. Příjem. Faktura přichází prostřednictvím KSeF, ale nejen tak. Do konce roku 2026 mohou někteří menší dodavatelé stále vystavovat faktury mimo KSeF a zahraniční dodavatelé je mimo systém vystavují i později. Faktury stále přicházejí e-mailem a v papírové podobě, přičemž papírové je třeba naskenovat a rozpoznat (OCR), aby se údaje nemusely přepisovat ručně. V KSeF zpravidla není místo pro přílohy (struktura FA(3) umožňuje jen omezenou přílohu ve formě dat a její použití je třeba nahlásit), takže dodavatel často posílá stejnou fakturu navíc e-mailem spolu s dokumenty, které ji doprovázejí: protokolem o převzetí, soupisem prací nebo specifikací. Stává se také, že zašle výtisk nebo PDF faktury, která je už v KSeF, bez jakýchkoli příloh. Při výpadku KSeF nebo v offline režimu se faktura s QR kódem dostane na úřad dříve než do systému. Úřad tedy musí vědět, že danou fakturu už má, aby ji nezpracovával dvakrát. Navíc faktura není jediným nákladovým dokladem. Pojistky, vyúčtování k občanskoprávním smlouvám, dobropisy, poplatky a rozhodnutí o pohledávkách procházejí podobnou cestou: popis, schválení, klasifikace, zaúčtování, úhrada. Všechny nákladové doklady by měly bez ohledu na kanál příjmu a druh procházet jedním oběhem. Jinak má úřad samostatnou cestu pro faktury z KSeF a druhou, papírovou, pro všechno ostatní.
2. Propojení se smlouvou nebo objednávkou. Faktura se vztahuje ke konkrétní smlouvě, zakázce nebo objednávce. Někdy stačí ji spárovat se smlouvou. Jindy s objednávkou, která nemá samostatnou smlouvu. A stává se také, že se k rámcové smlouvě postupně přidávají další objednávky a faktura se týká jedné z nich, takže je třeba ji propojit s objednávkou a skrze ni se smlouvou. Dobré propojení hned ukáže věcně příslušný útvar, částku k vyúčtování a to, kolik z objednávky a ze smlouvy ještě zbývá. Bez registru smluv a evidence objednávek to musí někdo hledat ručně.
3. Popis a schválení. Útvar, který objednávku zadal, potvrzuje, že služba byla provedena nebo zboží dodáno v souladu se smlouvou nebo objednávkou. Tím to často nekončí. Pokud byl nákup financován z několika rozpočtů, za které odpovídají různé útvary, měl by každý z nich schválit tu část faktury, která zatěžuje jeho rozpočet. Pokud má výdaj informační charakter, směrnice o oběhu obvykle vyžaduje ještě schválení odboru informatiky, i když věcně příslušným útvarem je jiný odbor. Podobně je tomu u investičních výdajů, unijních projektů nebo veřejných zakázek. Jedna faktura si tak dokáže vyžádat tři až čtyři schválení a jejich shromáždění, zvlášť v papírové podobě, bývá nejzdlouhavější částí oběhu: faktura čeká na stole člověka na dovolené, vrací se kvůli chybějícímu podpisu a nikdo neví, u koho se právě nachází.
4. Zdroj financování a rozpočtová klasifikace. Je třeba uvést oddíl, pododdíl a paragraf (rozpočtovou klasifikaci), úkol z finančního plánu a někdy také projekt a zdroj spolufinancování. Někdo ověřuje, zda jsou v plánu na to vyčleněny prostředky.
5. Kontrola, přidělení a schválení k úhradě. Účtárna fakturu kontroluje po formální a účetní stránce a hlavní účetní (v JST skarbník) potvrzuje předběžnou kontrolu. Doklad je zařazen k zaúčtování. Po kontrole skarbníka směrnice o oběhu často vyžaduje ještě schválení členem výkonného orgánu, který vykonává dohled nad věcně příslušným útvarem (v obci starostou nebo jeho zástupcem), a v jeho nepřítomnosti jiným členem tohoto orgánu.
6. Zápis do ekonomického systému. Schválená faktura musí být předána účtárně. Jde o nejdůležitější místo styku systémů: pokud tu chybí propojení, údaje z faktury, která přišla jako strukturovaný soubor, někdo přepisuje z výtisku.
7. Úhrada. Platba je samostatný proces, propojený s fakturou, ale ne její součástí. Obvykle ji zajišťuje ekonomický systém: do jedné dávky plateb se zařazují úhrady z více faktur, s hlídáním termínů a případně rozděleného placení (split payment), je-li vyžadováno. Oběh faktury by měl účtárně pouze dodat kompletní údaje a poté vědět, že faktura byla uhrazena.
8. Archivace. Faktura s popisem, schváleními a potvrzením úhrady má zůstat na jednom místě, připravená ke kontrole.

KSeF s EZD pokrývá první krok a část osmého. Zbylých šest probíhá mimo ně.

Příklad procesu na jednom obrázku

Níže je tatáž cesta zachycena v notaci BPMN, standardním zápisu procesů. Každá dráha představuje jednu roli na úřadě. Černé šipky ukazují, kdo po kom pracuje, a přerušované čáry znázorňují výměnu dat se systémy, které stojí mimo oběh: KSeF, kartotékou obchodních partnerů, registrem smluv a objednávek a ekonomickým systémem. Úkoly s ozubeným kolečkem může provést systém bez účasti člověka. Pohyblivý ukazatel znázorňuje cestu jedné faktury: od KSeF přes jednotlivá schválení až po zápis v účtárně, a menší ukazatele představují údaje vyměňované cestou se systémy. Jde o příklad, ne o vzor: na každém úřadě budou dráhy, schválení i propojení trochu jiné.

Takový obrázek se vyplatí vytvořit pro vlastní úřad ještě před výběrem nástroje. Hned je vidět, kolik je schválení, kde může faktura čekat a na kolika místech procházejí data mezi systémy.

Kolika systémů se dotkne jedna faktura

Když se cesta faktury rozepíše, ukáže se, že prochází přes KSeF, systém třídy EZD, kartotéku obchodních partnerů, registr smluv a evidenci objednávek (pokud existují), finanční plán a rozpočtový systém, ekonomický systém, elektronické bankovnictví, a někdy také samostatný systém pro projekty nebo veřejné zakázky. K tomu ještě tabulky, ve kterých si jednotlivé útvary vedou vlastní přehledy smluv a čerpání rozpočtu.

Každý přechod mezi systémy, který nikdo nepropojil, znamená ruční činnost: přepsání čísla, zkopírování částky, tisk, sken, telefonát s dotazem. Tyto činnosti nevyžadují rozhodnutí, ale zabírají čas několika lidem v několika útvarech. Nikdo je nevidí v celku, protože každý provádí jen svůj úsek.

Kde se skutečně ztrácí čas

Věcné schválení nebo kontrola skarbníka jsou rozhodnutí a měly by zůstat na lidech. Čas se ztrácí jinde, na pomocných činnostech:

• zjišťování, zda faktura již nepřišla jiným kanálem,
• přepisování papírových faktur a faktur z e-mailů a dalších nákladových dokladů, které nepřišly přes KSeF,
• hledání smlouvy nebo objednávky a útvaru, který objednávku zadal,
• dopisování rozpočtové klasifikace, kterou lze vyčíst ze smlouvy,
• shromažďování schválení z několika útvarů, nošení desek a zjišťování, u koho se faktura právě nachází,
• zakládání téhož obchodního partnera ve dvou systémech,
• přepisování údajů z faktury do ekonomického systému.

Právě tyto činnosti se vyplatí automatizovat. Ne proto, že by byly náročné, ale proto, že se opakují u každé faktury a na úřadě jich jsou tisíce ročně.

Jak přistupovat k oběhu faktur s rozumem

Na pořadí záleží. Nejprve proces, potom nástroj.

Cílem není zavedení elektronického oběhu faktur. Cílem je změna způsobu nakládání s nákladovými doklady ve světě, kde opakující se pomocné činnosti mohou provádět systémy. To mění způsob práce mnoha lidí, a změna způsobu práce začíná představou, jak by to mohlo vypadat jinak. V tom spočívá digitální transformace a tohoto principu se vyplatí držet při každé investici do informačních systémů. Samotný nákup systému ještě není změnou.

Popsat oběh od příjmu po úhradu. Za účasti skarbníka, účtárny, tajemníka a několika věcně příslušných útvarů. Kdo co dělá, v jakém systému, jak dlouho to trvá, kde faktura čeká. Takový popis často odhalí kroky, které zůstaly ve směrnici z dob papírových dokumentů a už si nikdo nepamatuje, k čemu slouží. O tom, jak takový popis připravit před výběrem systému, píšu na stránce o analýze potřeb.

Rozhodnout, kde probíhá schvalování. Nemusí to být EZD. Schvalování může probíhat v systému třídy EZD, v samostatném nástroji pro řízení oběhu (workflow) nebo v modulu ekonomického systému. Důležité je, aby probíhalo na jednom místě, s úplnou stopou, a aby výsledek postupoval dál bez přepisování. Dobře nastavený oběh sám určuje cestu schvalování na základě rozpočtů, z nichž je výdaj financován, a jeho druhu, pouští schválení paralelně tam, kde na pořadí nezáleží, a má zajištěné zastupování po dobu dovolené. Rozdíl mezi procesním systémem a ekonomickým systémem popisuji v příspěvku o BPM a oborových systémech.

Propojit oběh s ekonomickým systémem. Jde o nejdůležitější integraci: údaje schválené faktury, včetně popisu, klasifikace a schválení, se mají dostat do účtárny jako hotový doklad, ne jako výtisk. Dá se to udělat třemi způsoby. Nejlepší je programové rozhraní (API) poskytované dodavatelem systému. Druhým je přímý zápis do databáze účetního systému, který vyžaduje souhlas a součinnost dodavatele, protože chybu v takovém zápisu je pak těžké odhalit. Třetím, pokud systém nemá rozhraní, je robot (RPA): jednoduchý program, který jménem uživatele zadává fakturu přes obrazovku stejně, jako by to udělal člověk. Robot bývá na začátku rychlý a levný, ale křehký, protože změna vzhledu obrazovky po aktualizaci ho dokáže zastavit. Vyplatí se ho vnímat jako most do doby, než dodavatel zpřístupní rozhraní. Platby a dávky příkazů k úhradě mohou zůstat tam, kde jsou dnes, v ekonomickém systému.

Sladit kartotéku obchodních partnerů. Faktura v účtárně musí být přiřazena ke správnému obchodnímu partnerovi, takže oběh a ekonomický systém musí mluvit o stejných subjektech. V systému třídy EZD bývá partnerů mnohem víc: patří sem obyvatelé, žadatelé a instituce, které úřadu píší, ale nikdy mu nevystaví fakturu. V ekonomickém systému jsou pouze subjekty, s nimiž má úřad vyúčtování. Proto jsou od začátku potřeba jasná pravidla životního cyklu údajů o obchodním partnerovi v systémech úřadu: kdo a kdy partnera zakládá a ve kterém systému, kdo a kdy aktualizuje jeho údaje a jak se má změna v jednom systému promítnout do ostatních. K tomu také způsob rozpoznání téhož dodavatele, například podle daňového identifikačního čísla (NIP), aby se nový dodavatel z faktury dostal do účtárny bez ručního zakládání podruhé.

Propojit fakturu s registrem smluv a objednávek. Takové propojení napoví věcně příslušný útvar, rozpočtovou klasifikaci a to, kolik ze smlouvy zbývá vyúčtovat.

Aktualizovat směrnici o oběhu. Elektronické schválení, které směrnice nepředpokládá, skončí tím, že faktura se stejně vytiskne „pro pořádek“. Při změně procesů a směrnice se vyplatí nejprve si představit ideální stav: takový způsob práce lidí, při kterém už nikdo neprovádí zbytečné pomocné činnosti. Teprve k tomu se přizpůsobují ustanovení směrnice, a ne naopak.

Zdroje

• Ministerstvo financí: rozsah povinného KSeF
• Zákon ze dne 29. září 1994 o účetnictví, ISAP (čl. 21, 22)
• Zákon ze dne 27. srpna 2009 o veřejných financích, konsolidované znění Kanceláře Sejmu (čl. 54)
• Kalendář povinností Krogis: KSeF, e-Doręczenia, EZD

Právní stav ke dni 30. října 2026.