Klíčové body
EZD je podatelna, ne celý oběh
Zpracovává korespondenci a spisy, tedy největší, ale ne jedinou část dokumentů úřadu.
Mnoho oběhů žije vedle sebe
Výběrová řízení, dovolené, školení, pracovní cesty, podklady na jednání rady a zastupitelstva.
Procesní platforma je dílna
Umožňuje rychle budovat další oběhy a stejně rychle je upravovat.
Změna teprve začíná po zavedení
První verze procesu ukáže, co se dá ještě zjednodušit.
Zdjęcia ilustracyjne
Tento článek je určen tajemníkům a vedení úřadů, kteří na otázku o oběhu dokumentů odpovídají: „máme ho, vždyť pracujeme v EZD“.
Co skutečně dělá systém třídy EZD
Pokud bychom hledali srovnání se světem firem, systém třídy EZD je nejblíže systému pro správu vztahů se zákazníky, jen pro veřejnou správu. Má kartotéku partnerů, tedy obyvatel, firem a institucí. Má vstupní kanály: podatelnu, ePUAP, e-Doručení, elektronickou poštu. Umožňuje zaevidovat podání, založit spis, přidělit jej na příslušný útvar, vést úkony, připravit a odeslat odpověď a nakonec předat dokumentaci do archivu.
To je hodně a je to základ práce úřadu. Většina dokumentů prochází právě touto cestou, protože úřad především vyřizuje záležitosti. Proto je zavedení systému třídy EZD důležité a nevyplatí se je odkládat.
Je to ale oběh korespondence a spisů, vedený podle spisového řádu. Není to oběh všech dokumentů, které na úřadě vznikají.
EZD připomíná podatelnu s dobrou evidencí: ví, co přišlo, komu to bylo předáno, jaký spis z toho vznikl a co bylo odesláno jako odpověď. Na úřadě ale pracuje i personalistka, která vede výběrové řízení, kancelář zastupitelstva, která připravuje podklady na zasedání, a organizační oddělení, které sbírá žádosti o školení. Každý z nich má své dokumenty a své schvalovací postupy. Podatelna je nevede, i když je někdy eviduje.
Dokumenty, které žijí mimo EZD
Jakmile začnete sepisovat oběhy dokumentů na běžném úřadě, seznam rychle roste. Jsou tu žádosti o výběrové řízení na volné místo a celý jeho proces, s vyhlášením, hodnocením uchazečů a protokolem. Jsou žádosti o dovolenou a další personální dokumenty. Jsou žádosti o školení se schválením nadřízeného a kontrolou rozpočtu. Jsou cestovní příkazy zaměstnanců a zastupitelů s vyúčtováním nákladů. Jsou návrhy usnesení rady s doprovodnými dokumenty, návrhy programů jednání a celá administrace jednání rady, a vedle toho administrace zasedání zastupitelstva. A nakonec jsou nákladové dokumenty, o kterých jsem psal v článku o oběhu faktur ve světě KSeF.
Každý z těchto dokumentů má svou vlastní cestu: kdo ho připravuje, kdo kontroluje, kdo opravuje, kdo schvaluje, do kterého systému se dostávají jeho data. Dnes tyto cesty často vedou po papíře, v elektronické poště nebo v tabulkách. Část z nich obsluhují oborové systémy, například personální nebo pro podporu zastupitelstva, ale jen zřídka jsou tyto systémy navzájem propojené.
Co je procesní platforma
Oběh dokumentů v plném smyslu znamená schopnost obsloužit libovolný proces, nejen korespondenci. K tomu slouží procesní platformy, nazývané také systémy pro oběh dokumentů (workflow) nebo BPM. Umožňují definovat proces dvěma způsoby. První je předem daná cesta: žádost jde k nadřízenému, pak na personální oddělení, pak ke schválení. Druhý je cesta, kterou lidé utvářejí za chodu, když si předávají dokument ke kontrole, úpravě a schválení, se zachováním jednotlivých verzí.
Nejdůležitější je ale to, co se děje mimo lidi. Procesní platforma automatizuje pomocné činnosti: generuje hotový dokument PDF z dat žádosti, přepisuje data do personálních nebo ekonomických systémů, hlídá termíny, upomíná na zpožděná schválení. Přitom musí zachovat konzistenci dat mezi systémy, aby týž zaměstnanec, partner nebo rozpočet neměl na každém místě jinou verzi.
EZD a procesní platforma si nekonkurují. EZD vede spisy a korespondenci, platforma vede ostatní oběhy, a když se dokument z interního oběhu stane součástí spisu, dostane se do EZD prostřednictvím integrace.
Proč záleží na rychlosti změn
Při výběru platformy je snadné dívat se jen na to, jak rychle lze postavit první aplikaci. Stejně důležité je, jak snadno ji lze později změnit a vydat novou verzi. Teprve když proces začne fungovat v elektronické podobě, lidé vidí, co v něm lze zjednodušit: krok, který nic nepřináší, pole, které nikdo nečte, schválení, které lze sloučit s jiným.
Pokud každá taková úprava vyžaduje objednávku u dodavatele a týdny čekání, proces ustrne v první verzi. Pokud ji lze zavést rychle a bezpečně, se zachováním historie verzí, proces dozrává společně s organizací.
Transformace, ne nákup
V tom spočívá digitální transformace: měníme způsob, jakým organizace pracuje. Přemýšlíme, jaké činnosti práce skutečně vyžaduje, které z nich může vykonat systém, které se vyplatí svěřit umělé inteligenci a které dokumenty lze generovat místo psaní. Nákup systému je jen nástrojem této změny.
To všechno ale musí fungovat v každodenním provozu: mít svého vlastníka, zabezpečení, zálohy, jasná pravidla, kdo smí procesy měnit a jak. Proto je dobré mít ještě před výběrem nástrojů strategii a cílovou architekturu, která určuje, který systém za co odpovídá a jak si systémy vyměňují data.
Od čeho začít
Dobrým prvním krokem je seznam oběhů dokumentů na úřadě mimo korespondenci a spisy. U každého z nich: kdo se ho účastní, kolikrát ročně se opakuje, kde dnes žije (papír, e-mail, tabulka, oborový systém) a do kterých systémů se dostávají jeho data. Takový seznam ukáže, které oběhy jsou nejčastější a nejvíce zatěžující, tedy od kterých se vyplatí začít. Připravit ho pomáhá inventarizace systémů a procesů.