Klid
Než se dají do pohybu peníze, víte, co chcete a podle čeho poznáte úspěch.
Interní workshopy, na kterých zjišťujeme, co organizace skutečně potřebuje. Často to vytáhnu na světlo jednoduchými otázkami: co je definicí úspěchu? Kdy bude tento projekt považován za úspěšný? Firmy i úřady to velmi často přeskakují, protože mají pocit, že už všechno vědí, nebo prostě nemají čas na hlubší otázky. Je to jedna z nejčastějších příčin problémů v projektech.
Otázky, na které je dobré znát odpověď.
Pokud na kteroukoli z nich zní odpověď „nevíme“, právě tady mohu pomoci. Tyto otázky kladu vedení, tajemníkům, starostům a předsedům představenstev dřív, než padnou rozhodnutí a začnou proudit peníze.
- Co přesně se má změnit v práci lidí, abychom tento projekt považovali za úspěšný?
- Co nás dnes stojí čas, chyby nebo nervy a jak to víme?
- Je to, co po dodavateli chceme, skutečně cíl, nebo jen první nápad na řešení?
- Kdo v organizaci zná tento proces nejlépe a seděl u stolu?
Co z toho budete mít.
Lepší výsledky
Kupujete řešení svého problému, a ne systém, který se zrovna ozval s nabídkou.
Méně útesů a chyb
Někdy se ukáže, že stačí změnit postup, a ušetříte celý nákup.
Cena chyby v této etapě. Nákup řešení na špatně určený problém stojí celé zavedení a měsíce práce lidí. Poradce obvykle stojí méně než jedna špatně zvolená technologie, jeden nevhodný dodavatel nebo jedna past ve smlouvě.
Než vyberete systém, ujasněte si, co skutečně potřebujete.
Požadavek na konkrétní systém bývá prvním nápadem, ne cílem. Na workshopech se ptám na cíl a definici úspěchu a teprve potom na řešení. Někdy je závěrem, že nový systém není potřeba a stačí změnit postup.
Co dostanete.
- Workshopy s vedením a s lidmi, kteří v procesu denně pracují: cíle, očekávání, omezení.
- Definici úspěchu a kritéria, podle kterých poznáte, že se projekt povedl.
- Popis toho, co dnes nefunguje, a toho, jak má vypadat budoucnost.
- Podklady pro požadavky nebo průzkum trhu, případně rozhodnutí, že nový systém není potřeba.
Jak v této etapě pracuji.
- Rozhovory před workshopemS vedením a s lidmi, kteří v procesu denně pracují. Poznávám cíle, omezení a to, co dnes nefunguje.
- WorkshopJednoduchými otázkami vytáhnu na světlo definici úspěchu a kritéria dokončení. Zároveň poznávám kulturu organizace a specifika uživatelů.
- ZávěryPopis současného stavu a žádoucí budoucnosti, kritéria úspěchu a rozhodnutí: požadavky, průzkum trhu, nebo upuštění od nového systému.
Druhy řešení, které zvažujeme.
Než padne název produktu, ověříme, jaký druh řešení se k procesu hodí. Někdy stačí změnit postup.
Otázky, kterými začínám
- Jak si představujete ideální budoucnost?
- Co Vám dnes nefunguje?
- Proč to děláme?
- Co bude definicí dokončení (definition of done)?
- Podle jakých kritérií budeme tento projekt považovat za úspěch?
Málokterá organizace si tyto otázky klade. Obvykle rovnou hledá firmu, která má zdánlivě systém „přesně na tohle“. To je přímá cesta k plýtvání časem i penězi. Externí poradce se širokou znalostí trhu naviguje, klade správné otázky a vede organizaci cestou, která je nejlepší pro ni, a ne pro dodavatele. Díky tomu se vyhnete chybám a omezíte riziko dřív, než cokoli koupíte – víme totiž přesně, jaké jsou rozdíly mezi EZD, ECM, case managementem, DMS, workflow a BPM?
- Oběh agendy a dokumentůworkflow, když záleží na schvalovací cestě a stopě rozhodnutí
- No-code, low-code, pro-codekdyž je proces specifický a bude se dál měnit
- RPAkdyž je potřeba integrace a běžná rozhraní nejsou k dispozici
- AIod analytické přes generativní až po agentní systémy s orchestrací
- Systém pro správu dokumentůDMS, protože někdy to prostě stačí
- ECM a case managementpodnikové systémy pro správu všech druhů obsahu a agendy
- CRM / SRMprocesní a vícekanálové řízení vztahů se zákazníky, dodavateli a zainteresovanými stranami
- Změna postupukdyž k dosažení cíle není potřeba nový systém
Moje odbornost v této etapě.
Za více než 20 let jsem se naučil klást otázky, které odhalí skutečný cíl, a rozlišit potřebu organizace od jejího prvního nápadu na systém.
Digitální transformace a řízení změn.
To je klíčová kompetence, která spojuje všechny etapy: více než 20 let práce v mnoha organizacích, na straně zadavatele.
Nejčastější otázky k této etapě.
Musíme po workshopech koupit nový systém?
Ne. Jedním z možných závěrů je, že nový systém není potřeba a cíle lze dosáhnout změnou postupu.
Kdo se workshopů účastní?
Vedení a lidé, kteří v daném procesu denně pracují. Cíle a očekávání vedení porovnáváme se zkušenostmi uživatelů.
Pojďme si o této etapě promluvit.
První rozhovor trvá 30 minut a nic nestojí. Odpovídám do 2 pracovních dnů.