本文面向目前使用EZD PUW的机关秘书长,也面向司库、县长(starosta)和乡镇长:文件流转系统的迁移首先是组织和预算决策,其次才是技术决策。
究竟适用哪些期限
围绕EZD的讨论中,混杂着三件分量不同的事情。
自2028年1月1日起的拟议义务。 数字化部在相关文件中写道,"根据拟议法规",政府和地方自治行政单位应基于电子文件管理系统开展工作。NASK在2026年3月18日的《波兰EZD推行政策》演示文稿中给出相同日期,并明确注明这是EZD的义务,"而非EZD RP"。这是一项预告,而非已通过的法律条文。在规划时可以采纳这一日期,但应持续核实它是否发生变化。
档案法修正案。 部长会议于2026年7月28日通过了该法案草案,7月30日提交众议院(第3000号文件),9月15日各委员会提交了报告。该草案赋予纸质文件扫描件与原件同等效力,规定了系统应满足的要求,并对文件销毁作出规范。该法律预计在公布后12个月生效。草案中并未包含2028年1月1日这一日期,其本身也不引入实施系统的义务。
EZD PUW的时间表。 根据同一份NASK演示文稿:从EZD PUW向EZD RP迁移的支持服务自2028年第一季度起提供,EZD PUW的开发工作于2029年第二季度暂停,迁移支持于2030年12月31日结束,EZD PUW的服务支持于2031年3月31日终止。这是来自演示文稿的时间表,而非法律文件中的规定,因此可能发生变化。
对于已经在使用EZD PUW的机关而言,结论是:压力并非来自2028年这个日期本身,而是来自现有系统将停止开发、随后停止维护这一事实。虽然还有时间认真准备,但并没有多到可以推迟盘点工作的程度。
哪些决定属于机关职权范围
- 系统选择。 EZD RP由NASK免费提供,可部署在云端或机关自有基础设施上。但拟议的义务针对的是系统类别,因此机关也可以选择其他符合要求的方案。建议至少比较两个方案,计算总体拥有成本(TCO),而非仅看许可费用。
- 迁移范围。 是迁移全部案件、仅迁移在办案件,还是从新年度开始使用全新系统,旧系统仅保留查阅功能。
- 与专业系统的集成。 财务与会计、税务、登记系统、电子送达(e-Doręczenia)、国家电子发票系统(KSeF)、公共信息公报(BIP)。目前与EZD PUW相连的每一项接口,都需要重建、替换,或经过深思熟虑后放弃。
- 档案数据。 已结案的案件将如何处理、如何提供查阅、何时以及以何种形式转入单位档案室和国家档案馆。这项决定必须听取档案管理员的意见。
- 运维模式。 选择NASK云、其他云服务商,还是机关自有机房。这决定了由谁负责备份、更新和业务连续性。
"免费系统"不等于免费迁移。预算中必须预留与专业系统的集成费用、数据迁移、培训、员工工时,以及两套系统并行运行期间的费用。建议将这些支出项目单独呈报议会,并说明如果机关不为其提供资金将会发生什么。
在做出决定之前应盘点哪些内容
这份清单机关可以自行完成。它需要的是时间和接触相关人员的渠道,而非编程知识。
- EZD PUW的版本与运行方式: 安装在何处、由谁管理、有哪些附加功能和定制修改。
- 规模: 用户数量、在办及已结案件数量、已积累文件的体量。
- 集成情况: EZD PUW与哪些系统交换数据、接口由谁开发、是否有相应的文档和合同。
- 实际流转情况: 公文和发票实际如何在各部门间流转,包括那些系统之外仍在流通纸质文件的环节。
- 办公文书规范: 办公室工作细则、统一事项档案目录、不实行电子化办案的例外情形。
- 合同与许可: 期限、解约通知期、数据权利及数据导出权。
- 人员: 谁将担任协调人、谁熟悉现有系统、各部门实际能拿出多少时间用于培训。
关于这份清单与普通应用程序列表有何不同,我在文章盘点与应用程序列表的区别中有详细说明。
常见错误
以下是类似项目中反复出现的情况,并非对某个具体机关的描述。
- 原样照搬旧的流转方式。 迁移本是简化审批流程的契机。若原封不动地复制旧流程,只会把旧问题带入新系统。
- 合同之外的集成需求。 与专业系统的对接需求往往在合同签署后才浮现,随后以补充协议的形式出现。
- 缺乏档案数据处置决定。 没有这项决定,旧系统就必须无限期维持运行,因为没人知道是否可以将其关闭。
- 将项目仅视为信息化项目。 每个部门的工作方式都会随之改变,而各部门往往是在培训时才得知时间安排。
- 在期限压力下仓促决定。 若机关在支持结束前几个月才启动,就没有时间比较方案,只能选用当下可用的选项。
文件流转系统的迁移,就如同机关搬迁到另一栋大楼。可以把所有东西都搬过去,包括那些多年无人打开的柜子;也可以先做一份清单,决定哪些东西要搬、哪些要送进档案室,然后再安排搬运。
关于如何让组织为系统实施做好准备,我在文章系统实施前的准备工作中有更详细的论述。
向供应商提出的问题
无论对方提供的是系统、迁移服务还是实施支持,即便涉及EZD RP,这些问题都值得提出。
- EZD PUW中的哪些数据将被迁移、以何种形式迁移,哪些内容将被遗漏?
- 我们如何核实迁移后没有遗漏任何内容?由谁在核查记录上签字确认?
- 与我方专业系统的哪些集成已包含在报价中,哪些需要单独计价?
- 两套系统并行运行将持续多久,在此期间各自由谁负责?
- 如果终止合作,我们将以何种格式、在什么条件下取回数据?
- 谁负责备份、更新以及根据法规变化进行调整?
- 时间安排中预计我方员工需投入多少工时,按部门细分是多少?
- 我们可以在哪里看到在规模相近的单位中的实施案例?
资料来源
法律状态截至2026年10月4日。