中央合同登记系统在机关中的实施步骤：谁来申报、期限多久、如何避免手工录入

该登记系统已运行三个月，首批合同的录入期限已经过去。现在正是检查机关是否已妥善安排这项义务、还是仅仅"勉强应付"的好时机。本文内容不能替代法律意见。

该义务的法律依据及生效时间

法律依据是《公共财政法》第34a、34b和34d条，以及财政与经济部2026年3月30日发布的条例（2026年法律公报第440项）。该系统全称为"公共财政部门单位中央合同登记系统"，缩写为CRU JSFP。

该登记系统曾多次推迟启动：2021年的法律原定于2022年7月1日生效，后又推迟至2024年1月1日和2026年1月1日。2025年12月4日的法律（2025年法律公报第1844项）对相关条文进行了全面修订，并分两步实施：自2026年4月1日起，各单位开立账户；自2026年7月1日起，各单位公开合同信息。该义务适用于2026年7月1日起签订的合同。

了解这一点很重要，因为许多机关内部仍在流传旧版规定的信息：某一金额门槛、14天的期限以及刑事处罚条款。而在现行条文中，这三项内容均已不复存在。

谁负责申报

该义务由公共财政部门单位负责人承担。这里指的是该法第9条所列单位，在地方自治层面包括镇（gmina）、县（powiat）、预算单位、预算机构和文化机构等。由机关（如镇长wójt或县理事会zarząd powiatu）签订的合同，由为该机关提供行政服务的单位负责人负责录入。商事公司，包括市属公司（spółka komunalna），不属于公共财政部门，根据财政部的说明，登记系统的规定不适用于它们。

财政部说明中有三点对地方自治单位具有实际意义：

账户按REGON编号开立。 镇（gmina）与镇公所（urząd gminy）、县（powiat）与县公所（starostwo）可以分别开设独立账户。如果只有其中一个单位签订合同，则只需开立一个账户即可。
合同由其所涉及的单位负责录入。 若将合同录入到另一单位的账户下，财政部视为未履行该义务。
共用服务中心不能替代该义务。 账户申请须由相关单位的负责人或其代表提出。条例允许同一人拥有多个单位账户的权限，但须为每个单位分别提交申请。

负责人无需亲自操作系统。系统设有三种权限：管理员、录入员和发布员。财政部建议采用"双人复核"原则：一人负责录入，另一人负责审核并发布。登录须以实名方式进行，可使用信任档案（profil zaufany）、mObywatel应用或国家身份认证节点提供的其他认证方式。

哪些合同、期限如何规定

凡同时满足以下两个条件的合同，均须录入登记系统：一是属于《公共采购法》意义上的采购合同，即有偿的供货、服务或建筑工程合同；二是以书面、文件、电子或其他特定形式签订。

没有金额下限。财政部明确指出，该义务原则上涵盖"哪怕只有1格罗什"的合同，且与是否适用《公共采购法》规定的程序无关。单纯的发票不属于合同，因此无需录入。口头合同同样无需录入，但负责人可以自愿将其登记。

不在登记范围内的合同包括劳动法领域的合同、国防与安全领域的合同，以及由国家卫生基金（NFZ）公布的医疗服务合同等。根据财政部的说明，补助合同不属于采购合同。若某项信息因公共信息获取相关规定而受到保密限制，则不予公开，但须注明法律依据及作出该决定的人员。

录入内容包括：合同编号、签订日期、合同期限、合同各方、合同标的、含选择权和续签在内的净值（对于无固定期限合同，为前48个月的净值）、欧盟资金资助情况说明以及合同状态。

期限：应不迟延地录入，最晚不超过合同签订后30天。补充协议、解除、权利转让或发现错误后的更新，同样适用30天期限。2026年7月1日之前签订的合同的补充协议无需录入，但依据旧框架协议新签订的、带有新日期的执行性订单则需要录入。

财务监督提示

现行登记系统相关规定并未针对迟延或错误录入设定单独的处罚。2021年原始版本中的刑事处罚条款从未生效。但这并不意味着没有风险。登记系统是公开的，因此合同缺失会被所有人看到：议员、记者、审计人员。根据财政部的说明，负责人须对录入内容与实际及法律状况的一致性负责。负责人同时也是数据管理者，因此须确保不超出必要范围公开个人数据。具体违规情形应如何认定，应由机关的法律顾问作出判断。

表单录入还是接口对接

该系统免费使用。各单位工作人员通过 jsfp.rejestrumow.gov.pl 登录，公众查询入口则为 rejestrumow.gov.pl。

数据录入有两种方式。第一种是浏览器表单。第二种是条例中规定、财政部网站上有详细说明的应用程序接口（API），可用于发布和更新合同、撤回合同以及获取已发布的数据。财政部同时提供测试环境。

贵机关现有系统是否已支持该接口，需要直接向供应商确认：目前是否已经可用，是否包含在现有合同范围内，还是需要额外付费。

链条：发票、案卷、合同、登记系统、财务会计

登记系统并非一项独立任务，而是机关原本就在运行的流程中的一个环节。

合同在EZD类（电子文件与案卷管理系统）系统所处理的案卷中生成。司库（skarbnik）签署会签意见，相关支出承诺随即进入财务会计系统。随后，来自KSeF（波兰国家电子发票系统）的发票到达，需要与该合同关联并进行说明。而登记系统所需要的数据，恰恰来自这一流程最初的环节：合同各方、标的、金额、日期。

类比

这就像把同一份数据抄写到四个本子里：科室的本子、财务的本子、机关自己的合同登记册，以及中央登记系统。每抄一次，就多一次出错的机会。自动化的关键不在于再买一个第五本子，而在于确定哪一个才是"第一本"。

常见的困难是：合同由各科室签署，合同登记由某人用电子表格维护，而财务部门直到收到第一张发票才知道有这份合同存在。在这种情况下，30天的期限往往在不知不觉中过去，而最容易被遗漏的，正是通过电子邮件确认的小额订单。

本周机关应检查哪些事项

账户。 机关及每个拥有独立REGON编号的组织单位是否均已开立账户并配置完整权限，包括休假期间的代理安排。
责任主体。 由谁负责录入内容的完整性。较为可行的做法是指定一个原本就能接触到所有合同的部门，例如负责维护机关内部合同登记册的部门，由秘书（sekretarz）监督并与司库（skarbnik）协作。请将此写入内部规定。
源头。 合同编号在哪个环节生成，30天期限从哪个时间点开始计算。
小额订单。 低于公共采购门槛、通过电子邮件或订单表单下达的采购，如何进入登记系统。
变更。 由谁负责申报补充协议、解除和合同终止。
信息公开。 由谁决定排除哪些信息，并在发布前核查个人数据。
核查。 每月将单位账户报表与财务部门的合同清单进行比对。
系统。 向文件流转系统和财务会计系统供应商询问其是否支持登记系统的接口。

第1至7项无需任何采购。关于如何将这些措施纳入更全面的规划，我在《不被束之高阁的战略》一文中有详细说明。

资料来源

法律状态截至2026年10月4日。