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Sans jargon

· 9 min de lecture · Wojciech Kroczak

Traduit du polonais avec l’IA.

Réponse courte: Avant de choisir sa voie, le secrétaire de la collectivité doit clarifier quatre points : quel délai s'applique réellement à sa collectivité, ce que celle-ci possède aujourd'hui dans EZD PUW et avec quoi ce système est connecté, ce qui doit être transféré et ce qui reste dans les archives, et enfin qui, côté collectivité, prend les décisions. L'obligation d'utiliser un système de classe EZD (système de gestion électronique des documents et des dossiers) à compter du 1er janvier 2028 est annoncée dans les plans du ministère de la Numérisation et du NASK, mais au 4 octobre 2026, aucune disposition légale fixant cette date n'a été adoptée. Cette obligation porte sur la classe de système EZD, et non spécifiquement sur EZD RP. Pour une collectivité travaillant déjà sous EZD PUW, les dates du calendrier du NASK comptent davantage : l'arrêt du développement d'EZD PUW au deuxième trimestre 2029 et la fin du support technique le 31 mars 2031.

Cet article s'adresse aux secrétaires des collectivités travaillant sous EZD PUW, ainsi qu'aux trésoriers, aux starostas et aux maires : la migration du circuit documentaire est d'abord une décision organisationnelle et budgétaire, et seulement ensuite technique.

Quels délais s'appliquent réellement

Dans les discussions sur l'EZD, trois sujets de poids différent se mélangent.

L'obligation prévue à compter du 1er janvier 2028. Le ministère de la Numérisation en parle « conformément aux dispositions en projet » : les entités de l'administration gouvernementale et territoriale devraient fonctionner sur la base de systèmes de gestion électronique des documents. Dans sa présentation « Politique de mise en œuvre d'EZD en Pologne » du 18 mars 2026, le NASK reprend la même date et précise explicitement qu'il s'agit de l'obligation EZD, « et non EZD RP ». Il s'agit d'une annonce, pas d'une disposition adoptée. Il est utile de retenir cette date pour la planification, tout en vérifiant qu'elle n'a pas changé.

La modification de la loi sur les archives. Le Conseil des ministres a adopté le projet le 28 juillet 2026, lequel a été transmis au Sejm le 30 juillet (document n° 3000), et les commissions ont présenté leur rapport le 15 septembre. Le projet confère aux documents papier numérisés une valeur égale à celle des originaux, fixe des exigences pour les systèmes et clarifie les règles d'élimination des documents. Il doit entrer en vigueur 12 mois après sa publication. Il ne mentionne pas la date du 1er janvier 2028 et n'introduit pas lui-même d'obligation de mettre en œuvre un système.

Le calendrier pour EZD PUW. Selon cette même présentation du NASK : accompagnement de la migration d'EZD PUW vers EZD RP à partir du premier trimestre 2028, arrêt du développement d'EZD PUW au deuxième trimestre 2029, fin de l'accompagnement à la migration le 31 décembre 2030, fin du support technique d'EZD PUW le 31 mars 2031. Il s'agit d'un calendrier issu d'une présentation, non d'un acte juridique, et il peut donc évoluer.

Conclusion pour une collectivité qui travaille déjà sous EZD PUW : la pression ne vient pas de la seule date de 2028, mais du fait que le système actuel cessera d'être développé, puis maintenu. Il reste du temps pour se préparer sérieusement, mais pas assez pour repousser l'inventaire.

Quelles décisions reviennent à la collectivité

  • Le choix du système. EZD RP est mis à disposition gratuitement par le NASK, en mode cloud ou sur l'infrastructure propre de la collectivité. L'obligation prévue porte toutefois sur la classe de système, de sorte que la collectivité peut aussi choisir une autre solution répondant aux exigences. Il convient de comparer au moins deux options, en calculant le coût total (TCO) et non le seul prix de la licence.
  • Le périmètre de la migration. Transférez-vous l'ensemble des dossiers, seulement les dossiers en cours, ou commencez-vous l'année nouvelle avec un système vierge, l'ancien restant accessible en consultation.
  • Les interfaces avec les systèmes métiers. Finances et comptabilité, fiscalité, registres, e-Doręczenia (système polonais de notification électronique), KSeF (système polonais de facturation électronique), BIP. Chaque connexion fonctionnant aujourd'hui avec EZD PUW devra être recréée, remplacée ou abandonnée en connaissance de cause.
  • Les données archivées. Ce qu'il advient des dossiers clôturés, comment ils seront consultables, à quel moment et sous quelle forme ils rejoindront les archives de l'établissement et les archives nationales. C'est une décision dans laquelle l'archiviste doit avoir voix au chapitre.
  • Le modèle de maintenance. Cloud du NASK, autre prestataire cloud ou salle serveur propre. En dépendent la responsabilité des sauvegardes, des mises à jour et de la continuité de service.
Pour le contrôle financier

Un « système gratuit » ne signifie pas une migration gratuite. Le budget doit prévoir les interfaces avec les systèmes métiers, le transfert des données, les formations, le temps de travail des agents et la période durant laquelle les deux systèmes fonctionnent en parallèle. Il est utile de présenter ces postes au Conseil séparément, en précisant ce qui se passera si la collectivité ne les finance pas.

Ce qu'il faut recenser avant toute décision

Cet inventaire, la collectivité peut le réaliser elle-même. Il demande du temps et un accès aux bonnes personnes, pas de compétences en programmation.

  1. La version et le mode de fonctionnement d'EZD PUW : où il est installé, qui l'administre, quels modules et adaptations il comporte.
  2. L'ampleur : nombre d'utilisateurs, de dossiers en cours et clôturés, volume des fichiers accumulés.
  3. Les interfaces : avec quels systèmes EZD PUW échange des données, qui a réalisé la connexion, s'il en existe une documentation et un contrat.
  4. Le circuit réel : comment le courrier et les factures circulent véritablement entre les services, y compris les endroits où le papier continue de circuler en parallèle du système.
  5. Les documents de gestion documentaire : le règlement de gestion documentaire, le plan de classement uniforme des dossiers, les exceptions à la gestion électronique des affaires.
  6. Les contrats et licences : échéances, préavis de résiliation, droits sur les données et leur exportation.
  7. Les personnes : qui assurera la coordination, qui connaît le système actuel, combien de temps les services peuvent réellement consacrer aux formations.

J'ai expliqué en quoi un tel inventaire diffère d'une simple liste d'applications dans l'article Inventaire versus liste d'applications.

Erreurs fréquentes

Il s'agit de situations récurrentes dans des projets comparables, et non de la description d'une collectivité en particulier.

  • Reproduire l'ancien circuit à l'identique. La migration est l'occasion de simplifier les circuits de validation. Les reproduire sans changement transpose les anciens problèmes dans le nouveau système.
  • Des interfaces hors contrat. Les connexions avec les systèmes métiers apparaissent après la signature du contrat et reviennent sous forme d'avenants.
  • L'absence de décision sur les données archivées. Sans elle, l'ancien système doit être maintenu sans limite de durée, car personne ne sait s'il peut être éteint.
  • Un projet traité comme purement informatique. La manière de travailler de chaque service change, et celui-ci n'apprend les échéances qu'en formation.
  • Une décision prise sous la pression du calendrier. Une collectivité qui s'y prend quelques mois avant la fin du support ne compare plus les options : elle prend ce qui est disponible.
Analogie pour la direction

La migration du système de gestion documentaire ressemble au déménagement de l'administration vers un autre bâtiment. On peut tout transporter, y compris les armoires que personne n'a ouvertes depuis des années. On peut aussi d'abord faire l'inventaire, décider ce qui part, ce qui va aux archives, et ne commander le transport qu'ensuite.

Je développe la préparation de l'organisation avant la mise en œuvre dans l'article Préparer l'organisation à la mise en œuvre d'un système.

Questions à poser aux prestataires

Il est utile de les poser à tout prestataire proposant un système, une migration ou un accompagnement à la mise en œuvre, y compris pour EZD RP.

  1. Quelles données d'EZD PUW seront transférées, sous quelle forme, et lesquelles seront omises ?
  2. Comment vérifierons-nous qu'après la migration rien ne manque ? Qui signe le procès-verbal de cette vérification ?
  3. Quelles interfaces avec nos systèmes métiers sont incluses dans le prix, et lesquelles nécessitent un devis séparé ?
  4. Combien de temps durera le fonctionnement en parallèle des deux systèmes, et qui sera responsable de chacun durant cette période ?
  5. Sous quel format et à quelles conditions récupérerons-nous nos données si nous mettons fin à la collaboration ?
  6. Qui est responsable des sauvegardes, des mises à jour et de l'adaptation aux évolutions réglementaires ?
  7. Combien d'heures de travail de nos agents le calendrier prévoit-il, par service ?
  8. Où pouvons-nous voir une mise en œuvre réalisée dans une collectivité de taille comparable ?

Sources

État du droit au 4 octobre 2026.

La collectivité doit-elle obligatoirement passer à EZD RP ?
Les annonces portent sur l'obligation d'utiliser un système de classe EZD, et non ce système en particulier. Le NASK le précise explicitement. Le choix revient à la collectivité, et il est utile de le documenter par une comparaison des options.
EZD PUW répond-il à l'obligation prévue pour 2028 ?
EZD PUW est un système de classe EZD. Les exigences détaillées restent toutefois à harmoniser, c'est pourquoi il est utile de confirmer ce point auprès du NASK une fois les dispositions connues. Indépendamment de cela, le calendrier du NASK prévoit bien la fin du développement et du support d'EZD PUW.
Jusqu'à quand peut-on attendre pour commencer ?
Selon le NASK, l'accompagnement à la migration d'EZD PUW vers EZD RP doit durer du début 2028 à la fin 2030. L'inventaire des systèmes, des interfaces et des circuits peut toutefois être réalisé plus tôt, et il sera utile quelle que soit l'option retenue.
La collectivité bénéficiera-t-elle d'un accompagnement pour la mise en œuvre d'EZD RP ?
Le NASK assure un accompagnement à la mise en œuvre, y compris dans les collectivités territoriales selon un modèle en cascade, où une entité pilote accompagne les entités qui lui sont rattachées. Pour les entités utilisant EZD PUW, la présentation du NASK prévoit un accompagnement à partir de 2028. Les modalités propres à chaque collectivité doivent être confirmées directement auprès du NASK.
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