Von EZD PUW zu einem System der EZD-Klasse: Was der Sekretär klären sollte, bevor die Verwaltung sich entscheidet

Der Beitrag richtet sich an Sekretäre von Verwaltungen, die mit EZD PUW arbeiten, sowie an Skarbnik (Treasurer), Starosta (Landrat) und Wójt (Gemeindevorsteher): Die Migration des Dokumentenumlaufs ist zunächst eine organisatorische und haushaltspolitische Entscheidung, erst danach eine technische.

Welche Fristen tatsächlich gelten

In Gesprächen über EZD vermischen sich drei Themen von unterschiedlichem Gewicht.

Die geplante Pflicht ab 1. Januar 2028. Das Ministerium für Digitalisierung schreibt darüber „gemäß den geplanten Vorschriften“: Einheiten der Regierungs- und Selbstverwaltungsverwaltung sollen auf Basis von Systemen zur elektronischen Dokumentenverwaltung arbeiten. NASK nennt in der Präsentation „Politik der EZD-Einführung in Polen“ vom 18. März 2026 dasselbe Datum und fügt ausdrücklich hinzu, dass es sich um die Pflicht zu EZD handelt, „nicht zu EZD RP“. Dies ist eine Ankündigung, keine beschlossene Vorschrift. Das Datum sollte man in der Planung berücksichtigen und regelmäßig prüfen, ob es sich nicht geändert hat.

Novelle des Archivgesetzes. Der Ministerrat hat den Entwurf am 28. Juli 2026 angenommen, er ging am 30. Juli in den Sejm (Drucksache Nr. 3000), und am 15. September legten die Ausschüsse einen Bericht vor. Der Entwurf verleiht Scans von Papierdokumenten den gleichen Wert wie Originalen, legt Anforderungen an Systeme fest und ordnet die Aussonderung von Unterlagen. Er soll 12 Monate nach Verkündung in Kraft treten. Er enthält nicht das Datum 1. Januar 2028 und führt selbst keine Pflicht zur Einführung eines Systems ein.

Zeitplan für EZD PUW. Laut derselben NASK-Präsentation: Unterstützung bei der Migration von EZD PUW zu EZD RP ab dem ersten Quartal 2028, Einstellung der Weiterentwicklung von EZD PUW im zweiten Quartal 2029, Ende der Migrationsunterstützung am 31. Dezember 2030, Ende des Servicesupports für EZD PUW am 31. März 2031. Dies ist ein Zeitplan aus einer Präsentation, nicht aus einem Rechtsakt, kann sich also noch ändern.

Schlussfolgerung für eine Verwaltung, die bereits mit EZD PUW arbeitet: Der Druck ergibt sich nicht aus dem Datum 2028 selbst, sondern daraus, dass das aktuelle System nicht mehr weiterentwickelt und später auch nicht mehr unterstützt wird. Es bleibt Zeit, sich gründlich vorzubereiten, aber nicht so viel, dass man die Inventarisierung aufschieben könnte.

Welche Entscheidungen bei der Verwaltung liegen

Systemwahl. EZD RP wird von NASK kostenlos bereitgestellt, in der Cloud oder auf eigener Infrastruktur der Verwaltung. Die geplante Pflicht betrifft jedoch die Systemklasse, sodass die Verwaltung auch eine andere, die Anforderungen erfüllende Lösung wählen kann. Es lohnt sich, mindestens zwei Varianten zu vergleichen und dabei die Gesamtkosten (TCO) statt des Lizenzpreises zu betrachten.
Umfang der Migration. Werden alle Vorgänge übernommen, nur laufende Vorgänge, oder beginnt man zum Jahreswechsel mit einem bereinigten System, während das alte zur Einsicht bestehen bleibt?
Integrationen mit Fachverfahren. Finanzen und Buchhaltung, Steuern, Register, e-Doręczenia (e-Zustellung), KSeF, BIP. Jede Verbindung, die heute mit EZD PUW funktioniert, muss nachgebildet, ersetzt oder bewusst aufgegeben werden.
Archivdaten. Was geschieht mit abgeschlossenen Vorgängen, wie werden sie zugänglich gemacht, wann und in welcher Form gelangen sie ins Betriebs- und Staatsarchiv? Dies ist eine Entscheidung, bei der der Archivar mitreden muss.
Betriebsmodell. NASK-Cloud, ein anderer Cloud-Anbieter oder eigener Serverraum. Davon hängt ab, wer für Datensicherung, Updates und Betriebskontinuität verantwortlich ist.

Für die finanzielle Aufsicht

„Kostenloses System“ bedeutet nicht kostenlose Migration. Im Haushalt müssen Integrationen mit Fachverfahren, Datenübertragung, Schulungen, Arbeitszeit der Mitarbeiter sowie der Zeitraum, in dem zwei Systeme parallel laufen, eingeplant werden. Diese Posten sollte man dem Rat (Rada) gesondert vorlegen, mit einer Beschreibung dessen, was passiert, wenn die Verwaltung sie nicht finanziert.

Was aufzunehmen ist, bevor die Entscheidung fällt

Diese Bestandsaufnahme kann die Verwaltung selbst durchführen. Sie erfordert Zeit und Zugang zu den richtigen Personen, kein Programmierwissen.

Version und Funktionsweise von EZD PUW: wo es installiert ist, wer es administriert, welche Zusätze und Anpassungen es hat.
Umfang: Anzahl der Nutzer, laufende und abgeschlossene Vorgänge, Umfang der gespeicherten Dateien.
Integrationen: mit wem EZD PUW Daten austauscht, wer die Verbindung hergestellt hat, ob dazu Dokumentation und ein Vertrag vorliegen.
Tatsächlicher Ablauf: wie Schriftstücke und Rechnungen wirklich durch die Fachabteilungen laufen, einschließlich der Stellen, an denen neben dem System noch Papier zirkuliert.
Kanzleidokumente: Kanzleiordnung, einheitliches Sachaktenverzeichnis, Ausnahmen von der elektronischen Vorgangsführung.
Verträge und Lizenzen: Fristen, Kündigungsfristen, Rechte an Daten und deren Export.
Personal: wer Koordinator sein wird, wer das aktuelle System kennt, wie viel Zeit die Abteilungen realistisch für Schulungen aufbringen können.

Wie sich eine solche Bestandsaufnahme von einer einfachen Anwendungsliste unterscheidet, habe ich im Beitrag Bestandsaufnahme versus Anwendungsliste beschrieben.

Typische Fehler

Dies sind wiederkehrende Situationen aus ähnlichen Projekten, keine Beschreibung einer konkreten Verwaltung.

Übertragung des alten Ablaufs eins zu eins. Die Migration ist eine Gelegenheit, Genehmigungswege zu vereinfachen. Werden sie unverändert nachgebildet, übernimmt das neue System die alten Probleme.
Integrationen außerhalb des Vertrags. Verbindungen mit Fachverfahren kommen erst nach Vertragsunterzeichnung ans Licht und kehren als Nachträge zurück.
Keine Entscheidung über Archivdaten. Ohne sie muss das alte System unbefristet weiterbetrieben werden, weil niemand weiß, ob man es abschalten kann.
Ein rein IT-Projekt. Die Arbeitsweise jeder Abteilung ändert sich, doch von den Terminen erfahren die Mitarbeiter erst in der Schulung.
Entscheidung unter Zeitdruck. Eine Verwaltung, die erst wenige Monate vor Ende des Supports beginnt, vergleicht keine Varianten mehr, sondern nimmt das, was verfügbar ist.

Analogie für den Vorstand

Die Migration des Dokumentenumlaufsystems gleicht einem Umzug der Verwaltung in ein anderes Gebäude. Man kann alles mitnehmen, einschließlich der Schränke, die seit Jahren niemand mehr geöffnet hat. Man kann aber auch zunächst eine Bestandsaufnahme machen, entscheiden, was mitkommt und was ins Archiv geht, und erst dann den Transport bestellen.

Über die Vorbereitung der Organisation auf die Einführung schreibe ich ausführlicher im Beitrag Vorbereitung auf die Systemeinführung.

Fragen an die Anbieter

Diese sollte man jedem stellen, der ein System, eine Migration oder Unterstützung bei der Einführung anbietet, auch bei EZD RP.

Welche Daten aus EZD PUW werden übernommen, in welcher Form, und was wird ausgelassen?
Wie prüfen wir, dass nach der Migration nichts fehlt? Wer unterzeichnet das Protokoll dieser Prüfung?
Welche Integrationen mit unseren Fachverfahren sind im Preis enthalten, welche erfordern ein gesondertes Angebot?
Wie lange wird parallel mit zwei Systemen gearbeitet, und wer verantwortet in dieser Zeit welches?
In welchem Format und zu welchen Bedingungen erhalten wir unsere Daten zurück, falls wir die Zusammenarbeit beenden?
Wer verantwortet Datensicherung, Updates und Anpassung an Rechtsänderungen?
Wie viele Arbeitsstunden unserer Mitarbeiter sieht der Zeitplan vor, aufgeschlüsselt nach Abteilungen?
Wo können wir eine Einführung in einer Einheit vergleichbarer Größe besichtigen?

Quellen

Rechtsstand: 4. Oktober 2026.