EZD PUW에서 EZD급 시스템으로: 기관이 방향을 정하기 전에 사무국장이 확인해야 할 것

이 글은 EZD PUW를 사용 중인 기관의 사무국장뿐 아니라 회계책임자(skarbnik), 군수(starosta), 읍·면장(wójt)을 위한 것입니다. 문서관리체계 전환은 먼저 조직적·예산적 결정이며, 기술적 결정은 그다음입니다.

실제로 적용되는 기한은 무엇인가

EZD에 관한 논의에서는 비중이 다른 세 가지 사안이 뒤섞여 있습니다.

2028년 1월 1일부터 시행 예정인 의무화. 디지털화부는 이를 "예정된 법규에 따라"라고 표현합니다. 중앙행정기관과 지방자치단체(JST)는 전자문서관리시스템을 기반으로 업무를 수행해야 한다는 것입니다. NASK는 2026년 3월 18일 발표한 "폴란드 EZD 도입 정책" 발표자료에서 같은 날짜를 제시하면서, 이는 EZD급 의무화를 의미하며 "EZD RP를 지칭하는 것은 아니다"라고 명시하고 있습니다. 이는 예고일 뿐 확정된 법규가 아닙니다. 계획 수립 시 이 날짜를 기준으로 삼되, 변경 여부를 계속 확인하는 것이 좋습니다.

기록물보관법 개정안. 각료회의는 2026년 7월 28일 법안을 채택했고, 7월 30일 세임(폴란드 하원)에 제출되었으며(문서번호 3000), 9월 15일 위원회가 심사보고서를 제출했습니다. 이 법안은 종이문서 스캔본에 원본과 동일한 효력을 부여하고, 시스템에 대한 요건을 규정하며, 문서 폐기 절차를 정비합니다. 공포 후 12개월이 지나면 발효될 예정입니다. 이 법안에는 2028년 1월 1일이라는 날짜가 포함되어 있지 않으며, 그 자체로 시스템 도입 의무를 부과하지도 않습니다.

EZD PUW 일정표. 같은 NASK 발표자료에 따르면, EZD PUW에서 EZD RP로의 이전 지원은 2028년 1분기부터 시작되고, EZD PUW 개발은 2029년 2분기에 중단되며, 이전 지원은 2030년 12월 31일에 종료되고, EZD PUW 기술지원은 2031년 3월 31일에 끝납니다. 이는 발표자료상의 일정이지 법규상의 일정이 아니므로 변경될 수 있습니다.

이미 EZD PUW를 사용 중인 기관에 대한 결론은 다음과 같습니다. 압박의 근원은 2028년이라는 날짜 자체가 아니라, 현재 시스템의 개발이 중단되고 이후 기술지원도 끝난다는 사실입니다. 제대로 준비할 시간은 있지만, 현황 조사를 미룰 만큼 여유가 있지는 않습니다.

기관이 직접 내려야 할 결정

시스템 선택. EZD RP는 NASK가 클라우드 또는 기관 자체 인프라 방식으로 무상 제공합니다. 다만 예정된 의무화는 시스템의 등급(클래스)에 관한 것이므로, 기관은 요건을 충족하는 다른 솔루션을 선택할 수도 있습니다. 라이선스 가격이 아니라 총소유비용(TCO)을 기준으로 최소 두 가지 대안을 비교해 보는 것이 좋습니다.
전환 범위. 모든 사건을 이전할지, 진행 중인 사건만 이전할지, 아니면 새해부터 완전히 새 시스템으로 시작하고 기존 시스템은 열람용으로만 남길지를 정해야 합니다.
업무 분야별 시스템과의 연동. 재무·회계, 세무, 각종 대장, e-Doręczenia(폴란드 전자배달 시스템), KSeF(폴란드 전자세금계산서 시스템), BIP(공공정보게시판) 등입니다. 현재 EZD PUW와 연결되어 작동하는 모든 연동은 재구축하거나 대체하거나, 혹은 의식적으로 포기해야 합니다.
보존 자료. 종결된 사건을 어떻게 처리할지, 어떻게 열람 가능하게 할지, 언제 어떤 형태로 기관보존소와 국가기록보존소로 이관할지를 정해야 합니다. 이 결정에는 기록물관리 전문가의 의견이 반드시 반영되어야 합니다.
운영 모델. NASK 클라우드, 다른 클라우드 공급업체, 혹은 자체 서버실 중 무엇을 택할지입니다. 이에 따라 백업, 업데이트, 업무 연속성에 대한 책임 소재가 달라집니다.

재정 감독 관점에서

"무상 시스템"이 "무상 전환"을 의미하지는 않습니다. 예산에는 업무 분야별 시스템 연동, 데이터 이전, 교육, 직원 투입 시간, 그리고 두 시스템을 동시에 운영하는 기간의 비용이 반영되어야 합니다. 이러한 항목들은 의회에 별도로 제시하면서, 기관이 재원을 마련하지 않을 경우 어떤 일이 벌어지는지도 함께 설명하는 것이 좋습니다.

결정을 내리기 전에 정리해야 할 목록

이 목록은 기관이 자체적으로 작성할 수 있습니다. 필요한 것은 프로그래밍 지식이 아니라 시간과 관계자 접근입니다.

EZD PUW의 버전과 운영 방식: 설치 위치, 관리자, 추가 기능 및 맞춤 수정 사항.
규모: 사용자 수, 진행 중 및 종결된 사건 수, 축적된 파일의 용량.
연동: EZD PUW가 어떤 시스템과 데이터를 주고받는지, 누가 그 연동을 구축했는지, 관련 문서와 계약서가 존재하는지.
실제 업무 흐름: 공문과 송장이 각 부서를 실제로 어떻게 거쳐 가는지, 시스템과 별도로 여전히 종이로 유통되는 지점을 포함해서.
문서관리 규정: 문서관리지침, 통일문서분류표, 전자적 사건 처리의 예외 사항.
계약 및 라이선스: 기한, 해지 예고 기간, 데이터에 대한 권리 및 데이터 내보내기 권한.
인력: 누가 코디네이터를 맡을지, 현재 시스템을 잘 아는 사람은 누구인지, 각 부서가 교육에 실제로 할애할 수 있는 시간은 얼마인지.

이런 목록이 단순한 애플리케이션 목록과 어떻게 다른지는 현황 조사와 애플리케이션 목록의 차이 글에서 설명했습니다.

흔히 발생하는 실수

이는 특정 기관에 대한 설명이 아니라, 유사한 프로젝트에서 반복적으로 나타나는 상황입니다.

기존 흐름을 그대로 복제하기. 전환은 결재 경로를 단순화할 기회입니다. 변경 없이 그대로 재현하면 기존 문제가 새 시스템으로 그대로 옮겨집니다.
계약에 포함되지 않은 연동. 업무 분야별 시스템과의 연동은 계약 체결 후에야 드러나며, 결국 부속계약으로 다시 등장합니다.
보존 자료에 대한 결정 부재. 이 결정이 없으면 기존 시스템을 끌 수 있는지 아무도 알 수 없어 무기한 유지해야 합니다.
순전히 IT 프로젝트로만 취급하기. 실제로는 모든 부서의 업무 방식이 바뀌는데, 각 부서는 교육 시간에야 일정을 알게 됩니다.
날짜 압박 속의 결정. 기술지원 종료 몇 달 전에야 시작하는 기관은 대안을 비교하지 못하고 당장 구할 수 있는 것을 선택하게 됩니다.

경영진을 위한 비유

문서관리시스템 전환은 기관이 다른 건물로 이사하는 것과 비슷합니다. 몇 년간 열어본 적 없는 캐비닛까지 포함해 모든 것을 그대로 옮길 수도 있습니다. 아니면 먼저 목록을 작성하고, 무엇을 가져가고 무엇을 보존소로 보낼지 정한 다음, 그제야 운송을 의뢰할 수도 있습니다.

조직을 도입에 대비시키는 방법은 시스템 도입 준비하기 글에서 더 자세히 다뤘습니다.

공급업체에 던질 질문

시스템, 전환, 또는 도입 지원을 제안하는 모든 업체에게, EZD RP의 경우에도 던져볼 만한 질문입니다.

EZD PUW의 어떤 데이터가 어떤 형태로 이전되며, 무엇이 제외됩니까?
전환 후 누락된 것이 없는지 어떻게 확인합니까? 그 확인 결과에 대한 조서에는 누가 서명합니까?
저희 업무 분야별 시스템과의 연동 중 가격에 포함된 것과 별도 견적이 필요한 것은 무엇입니까?
두 시스템을 동시에 운영하는 기간은 얼마나 되며, 그동안 각 시스템에 대한 책임자는 누구입니까?
계약을 종료할 경우 어떤 형식과 조건으로 데이터를 돌려받을 수 있습니까?
백업, 업데이트, 법규 변경에 따른 조정은 누가 책임집니까?
일정표는 저희 직원의 근무 시간을 부서별로 얼마나 가정하고 있습니까?
비슷한 규모의 기관에서 진행된 도입 사례를 어디에서 볼 수 있습니까?

출처

2026년 10월 4일 기준 법적 현황입니다.